一、 背景
使用飞书多维表格工具，可以在不增加IT开发定制界面的情况下，业务部门自助搭建一个数据服务。可以实现项目客户的需求和认证数据自动化同步更新，自助查询认证信息。自助搭建，在日常使用比较便于根据实际情况及时调整。
过去常常只涉及美加的FCC和IC认证，欧洲地区的CE和e-mark，共4个认证。认证永久有效。随着自主品牌汽车制造商的竞争力提高，一些老项目的产品，用于出口到更多的国家和地区；同时保富新的国际主机厂项目的增加。认证国家地区增加较快。
现有保富的流程，涉及到集团标准法规，项目，市场，三个部门，带来如下挑战。
1.1 现有项目的挑战:
- 做认证的国家和地区增加到了117个。涉及约70个产品型号。同一国家需要多个认证标准，个别国家也会出现多对1。
- 不少国家和地区的产品认证，有效期只有1-3年。需要定期续证。
- 因为同一产品用在不同客户的项目上，是1对多，确保客户还需要的地区续证，不需要的就不需要续证，避免浪费。
- 同时要考虑客户已经切换为新的替代产品的项目，不再进行续证，需要量产后定期跨部门与项目和销售进行确认。项目中客户需求的变化，认证信息没有做到实时同步，需要额外的沟通。
- 在关注点不同的表格中，寻找自己所需的关键信息，也需要人工沟通。反馈慢的话，就会影响到客户接触点的专业形象，也增加了证书遗漏更新导致暂停发货的风险。
当前工作方式为3个部门都有各自的日常工作用记录表格。市场部人工每半年协调核对并申请一次。
继续按照现有的跟踪管理的方式，估计仍需要约0.2人年，或者专用的IT工具（性价比不高），才能够把此项业务做到较理想的状态。
1.2 新项目的情况:
客户的多国认证需求，会有重复的国家和地区。目前是各项目手工把客户需求制作excel文件，和标准法规的同事搜集。
- 对应国家地区是否已经做过相关认证。但国家名称不标准，导致自助查询结果容易错漏，需要反复沟通。
- 圣某某岛“Saint或St.”;
- 美属萨摩那，西萨摩那;
- Vatican City State梵蒂冈，Holy See; 黑山，塞尔维亚;
- 美国 United States, USA, America
- 若没有做，提供对应的法规要求，认证耗时，认证有效期，费用，持证要求，测试要求等供项目组。
认证跟踪
客户国家和区域需求与产品
新项目调研
二、 方案概述
按照现有的跟踪管理的方式，估计仍需要约0.2人年才能够做好此项事物的跟踪，避免遗漏续证导致的无法发货的风险。
新的方案，则仅需要初期耗费时间自助搭建数据构架，相关同事仅需做微小的工作习惯的改变，就能实现数据流的自
2.1 Before & After: 优化方案
Before:
- 国家名称不一致，America, United State, 导致查不到，需要人工在几百行的表中，筛选和目视查看。
- 产品名称不一致，项目组用的型号的简称或部分，认证跟踪表中是证书上具体的型号信息。
- 不同部门关注的信息不同，表中的列过多。不方便其他不熟悉的部门自助查询和理解信息。
- 当发生认证更新时，需要人工通知，或者主动询问状态。
- 批量续证调研时，需要所有项目同事花时间回忆和查找项目文件，列出客户之前要求的国家和地区，及产品。市场同事发现不一致的，需要沟通确定最新的情况。
- 人工容易出现遗漏。
- 整个表格发放，既不方便查看，也有轻微的信息泄露的风险。若人工拆分，则节点容易产生等待，操作耗时而低效。
After: 优化方案
- 多维表格类似数据库，采用ISO3166的标准国家名称，使用标准化录入值供选择的方式实现多表信息一致。
- 采用多表查询，便于识别错漏和名称不一致（不一致会出现空白信息），提醒标准化录入产品型号名称。
- 同时使用多表查询，一个信息只从一个表中录入。避免同一信息在不同表中，重复手工录入。
- 项目同事从工作流的开端就把客户需求实时录入多维表格。而不需要定期跟踪时，耗费时间查找历史邮件/excel文件，也容易错漏。
- 使用列隐藏设置，实现隐藏不相关列方便录入和查看。
- 设置表格的变更提醒，自动触发通知。
- 使用高级权限设置表格权限，实现方便的自助服务，同时降低数据泄露风险。
- 团队leader可编辑查看所有；其他人只编辑和查看自己的数据。
- 不同团队可编辑自己负责的部分，同时可以查看其他部门相关联的信息。
数据结构的调整和拆分，便于表之间关联
汇总数据和明细数据（从明细表拉出）方便核对
数据变化跟踪更方便追溯
2.2 团队变化点
项目
- 新项目客户提出需求时，录入客户需求到。并在有变化时，实时更新表中国家清单。
- 可以根据需要，调整此表格格式，直接导出excel数据，调整格式和信息，对外与客户沟通使用，减少重复工作。
标准法规
- 把现在维护的在线的认证跟踪表，信息格式化后，直接导入。后续维护就在这个表上，旧表不再更新。
- 列的清理和数据的标准化后再导入。增加证书附件。
市场
- 维护和规划整个数据表的框架，根据实际需要，及时灵活的调整表格适应业务的需求。跟踪01-客户认证需求明细，确保续证及时，认证信息更新完整。
- 现有的信息拆分列，以及信息的清理。数据的标准化及导入。
三、搭建心得介绍
3.1 选择合适的数据构架（50%）
- 数据表限制条件：表个数上限100个。总表1个，链接到总表，只能编辑自己表中的客户。可能未来5年内的扩展性不会有问题。方便跟踪管理
- 参考数据库的设计，使用辅助列公式，跨表lookup实现多表关联 ：避免同一数据的重复录入，复制粘贴导致的不同步，和笔误。采用隐藏的辅助列实现多对一，从国家认证表中抓取数据。方便各自项目组核对
使用公式创建标准化的隐藏辅助列，实现欧盟国家，欧亚经济联盟等区域认证的 一对多等问题。
3.2 录入值的标准化（40%）
- 考虑多部门协同，录入值的标准化，更有利于多方的协作，也有助于后续的分析和筛选，条件显示等使用。
- 这种方式的缺点是：相对于 text格式的自由录入是需要牺牲部分随意录入的方便性，不同客户的外部的输入信息也需要对内转化为标准化的国家名。
国家名称和缩写便于查询，避免查US 查不到ameria 这种问题
证书状态标准化，方便使用辅助列仅显示最近要过期的行，便于团队同事注意到异常，互相提醒，主动询问。
3.3 合适的权限设置（5%）
设置只显示和能查看自己相关的，减少主表行数太多带来的录入时干扰和提高数据安全性。
- 团队leader 可编辑查看所有；其他人只编辑和查看自己的数据。
- 不同团队可编辑自己负责的部分，同时可以查看其他部门相关联的信息。
设置分组权限
设置pm-update组只能增删改自己的数据。认证表和国家标准名称表，只能查看
只能看到自己的相关记录
四、量化实践价值
- 按照现有的跟踪管理的方式，估计仍需要约0.2人年才能够做好此项事物的跟踪。同时仍然不能避免证书失效，没有申请更新的风险。
- 新的解决方案去中心化，方便团队内更多伙伴进行自助查询，及时提醒，节约此0.2人年；同时节省项目反复查找，各部门之间沟通和等待时间不能避免线下沟通，但可以节省60小时。按照平均单个客户3方沟通时间：2小时x30客户。
