Lark是飞书面向海外市场运营的品牌名称。
Lark Base对应的中文产品名称为飞书多维表格
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在经营业务时，你经常会听到两个常见术语，即“采购订单”和“发票”。但这些术语是什么意思，它们有什么区别？
我们在这里用简单的词汇为你解释，帮助你轻松理解这些术语，尤其是如果你刚刚开始你的业务，想要在商店或在线成功地运营你的第一次销售活动。
理解采购订单
采购订单（PO)就像你给卖家的购物清单。它说明了你想买什么，你需要多少，以及你愿意支付的价格。只有当你收到你要求的东西后，你才承诺支付。这个文档一旦被卖家接受，就基本上定下来了，有点像是你不能反悔的承诺。你可以使用采购订单模板来简化这个过程，也有采购订单软件可以加快这个过程。
在发出或接收采购订单时，有几个字段你应该注意：
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买方和卖方详细信息：包括双方的姓名、地址和联系方式。
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采购订单编号：用于追踪和管理订单的唯一标识符。
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货物或服务描述：包括类型、数量、规格以及关于订购商品的其他相关详细信息。
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价格和支付条款：商定的货物或服务价格，以及支付条款（例如，网上 30 天，货到付款，等等）。
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交货详情： 包括交货日期、运输方式和交货地点。
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条款和条件：这些可能包括迟延交货的罚款、保修和其他约定条款。 既是表格，也是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
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签字（如适用）：对于某些交易或公司，可能需要签字来确认采购订单。
发票解释
发票就像你在交付商品或服务后收到的账单。它会说：“我们已经交付了这些，现在是支付的时候了。”它详细列出了费用，交付了多少每种物品，以及应付的总额。通常，你在收到所订购的东西之后才会收到发票，这是你进行付款的提示。
在创建或接收发票时，这里有一些常见的字段（我们知道它可能看起来和购买订单非常相似）：
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发票号：每个发票的唯一标识符，对于记录和参考非常必要。
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发票日期：发票发出的日期。
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到期日：预期的付款日期。
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商业信息：卖方的名称，地址和联系信息。
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客户信息：买方的名称，地址和联系信息。
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物品/产品描述：提供的商品或服务的详细信息，包括名称或描述。
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数量：提供的每个物品或服务的单位数量。
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单价：每个物品或服务的单位价格。
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总价格：每种类型的物品或服务的总费用（数量 x 单价）。
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小计：税费和附加费用之前所有物品或服务的总费用。
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税费：应用的税费金额，通常会根据不同的税率或类型进行详细列出。
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折扣（如适用）：应用于总金额的任何折扣。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
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运费（如适用）：如果与交易相关，则为运输费用。
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额外费用（如适用）：不包含在小计中的任何其他附加费用。
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总计：最终应付总金额，包括税款、折扣以及附加费用。
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付款说明：如何付款的详细信息，包括可接受的付款方式、电汇的银行详情等。
采购订单与发票：简单说明
采购订单是你发送给卖家的文件，显示你想要购买的东西，而发票是卖家在送货或提供服务后发送的账单。你在得到物品之前提出购买订单，你在之后收到发票。
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创建和发布：
- 采购订单：采购订单由买家使用采购订单模版或数字化的采购订单软件创建。他们在收到货物或服务前出现。
- 发票：发票由卖家生成，通常使用开票软件或excel模板。他们在交付货物或服务后出具。
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内容和详情：
- 采购订单：采购订单包含买家打算购买的商品或服务的详细清单，通常与描述、数量、和约定的价格一项分列。采购订单编号对于追踪和未来的引用至关重要。
- 发票：发票包含了交付的商品或提供的服务的项目清单，包括数量、单价和总价。与采购订单编号不同，发票通常包括发票编号和付款详情。
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交易中的目的和角色：
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采购订单 作为法律上的购买要约；当被卖家接受后，变成了具有约束力的协议。在B2B业务的采购过程中，对于订单确认和库存管理至关重要。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
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发票 作为账单，要求买家支付。对于付款处理和财务记录保存至关重要。
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数字化管理与处理：
- 采购订单： 企业通常利用采购订单软件进行创建、跟踪和管理，确保效率并更容易跟踪。数字化采购订单系统因其自动化和准确性而受到欢迎。它们可以从简单的解决方案，如采购订单的Excel模板，到更先进的选项，如QuickBooks。像Lark这样的平台通常提供免费模板和自动化功能，帮助企业管理采购订单。
- 发票： 发票可以被数字化管理和处理，通常与采购订单系统集成，实现无缝交易。数字化处理有助于快速准确的财务记账和报告。
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文件状态和付款：
- 采购订单 表示购买意图，并非账单或付款请求。它通常在采购订单融资中用于保障短期商业财务。
- 发票 在订单完成后请求付款。这是表示交易完成并启动付款过程的文档。
在商业世界中，拥有清晰的采购订单和发票管理系统非常重要。它确保你和卖方之间没有任何混淆。像QuickBooks采购订单系统这样的工具，甚至是数字化采购订单，可以帮助保持一切井然有序，效率最大化。
为何选择数字化？
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数字化使一切变得更简单、更快捷。你可以在线创建、发送和管理你的采购订单和发票。再也不用担心丢失纸质文件或等待蜗牛式的邮件了。
数字化采购订单系统帮助你在一个地方跟踪所有的订单和付款。此外，当你刚开始运营一个新的企业时，你可以在网上找到易于使用的免费采购订单模板。
1. 效率和速度
将采购订单和发票数字化大大加快了采购和支付流程。在数字系统中，企业可以创建、发送、接收和处理这些文档几乎是瞬间完成，减少了传统手动创建、批准和归档所花费的时间。
集成到数字系统中的自动化功能可以消除重复的任务，提高效率，让员工可以专注于更具策略性的活动。比如，企业可以使用Lark Base来轻松创建采购订单。采购经理可以使用一个表单输入必要的信息，然后使用一个扩展自动将这些信息填充到一个格式化的表格中，用于生成PDF。
2. 准确性和清晰度
数字系统最小化了与手动操作相关的人为错误。通过自动填充和模板等功能，企业确保了每个文档的一致性和准确性。由于数字文档易于阅读、处理和跟踪，交易的清晰度也得到了增强。
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只要使用像Lark这样的免费数字化工具，每一次输入、更改或批准的记录都可以被获得，提供透明的追踪和审核路径。这种准确和清晰的处理采购订单和发票的方式对于维系可靠的商业记录和关系至关重要。
3. 成本缩减和环保
转向数字化平台意味着企业可以减少与纸张、印刷、存储和处理实物文件相关的成本。这不仅是一种经济高效的选择，而且是一种环保的选项，可以减少纸张浪费。
此外，数字存储确保所有文件都有组织，易于访问和安全。它减少了存储所需的实体空间，并确保重要记录免受物理损坏或丢失的影响。这是一种符合全球走向可持续性和成本效益化趋势的现代方法。
结论
采购订单标志着商业伙伴关系的开始，而发票则表示其完成。追踪两者都很重要，数字化它们将帮助您的企业无忧无虑地增长，不用担心购买的差异。
无论你是经验丰富的专业人士，还是刚开始你的商业之旅，理解这些术语是使你的商业流程顺利无阻的一步。买卖愉快，并且如果你希望使用在Lark Base中的免费模板进一步自动化你的PO或发票生成，请今天就联系Lark团队。
