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记得我们上周会议讨论了什么吗？ 再想想上个月的会议呢？
如果你对会议的记忆模糊，没有任何可执行的收获，那可能说明你的会议纪要中缺席了某些东西。
一个良好的会议纪要可以转化为可行的下一步行动。本文将指导你如何拟定一份捕捉每次会议本质，引导行动的会议纪要。
会议纪要是什么？
会议纪要是会议中所有关键讨论、决策和行动项目的简要概述。它作为参加者的快速参考点，让大家都能对讨论和达成的协议保持一致。
小型企业如何使用会议纪要
会议纪要可以帮助你的小型企业掌握进度。你可以轻松地回顾它们，跟踪重要业务如菜单发布，营销活动或人员变动等的进展。
通过与团队分享会议纪要，你可以统一努力方向并推动行动。每个人离开会议时都有同样的收获，并清楚他们下一步需要做什么。
会议纪要还可以让你的商业决策基于讨论记录，决策和行动项目，做到有据可依。
会议纪要和会议记录的5个区别
虽然会议总结和会议记录都是会议中重要的工具，但他们有不同的目的，并且在五个主要方面有所不同：
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制作时间：会议后 vs 会议期间
会议总结是在会议后制作的。它记录了会议期间讨论的内容，做出的重大决定和下一步的行动。
另一方面，会议记录是在会议进行的实时记录。他们包含了会议的详细内容，包括个人的贡献，提出的任何问题，以及每个议程项目的具体讨论。
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详情量：简洁 vs 全面
每次会议的关键收获是什么？会议总结主要关注这些。他们以简洁的格式记录下关键的决定和行动事项。
会议记录则更全面地记录了会议。他们通过每次讨论的具体细节增加一些更多的上下文。
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可读性：简单 vs 结构化
由于会议总结突出了最重要的信息，所以它们容易阅读和理解。高效的会议总结使用项目符号、清晰的标题和简洁的语言来增强可读性。
相比之下，会议记录遵循更加结构化的格式。他们包括讨论的时间顺序记录，通常按议程项目分成各个部分。
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目的：快速更新 vs 正式记录
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当你创建每个文件时，请考虑你的目的。会议总结用于快速参考，并与那些无法参加会议的人分享重要信息。他们给出了发生了什么和下一步会发生什么的快照。
另一方面，会议记录是会议的官方记录。他们可以被用于法律或合规目的，因为他们记录了做出的决定和采取的行动。
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语气：非正式 vs 正式
会议摘要倾向于更加非正式和对话式，因为它们主要用于内部沟通。它们可以有友好的语气，甚至包括个人化的触感或幽默使它们更吸引人。
会议记录则更正式，因为它们可能会被与外部利益相关者共享或作为法律或合规目的的官方文档使用。他们使用专业的语言保证准确性和客观性。
你的团队如何从会议摘要中获益？
这是会议摘要如何帮助你的团队将谈话转化为行动：
让每个人都跟上进度
有时，跟踪会议上讨论的所有详细信息可能很难。你可以查阅会议摘要，快速回顾关键的讨论和决策。当涵盖了多个主题时，这尤其有帮助。
使用这些摘要也方便更新没有参加会议的团队成员。他们可以快速理解关键点和已经做出的决策，而无需查看冗长的笔记或录音。
建立唯一的事实来源
当出现混淆或不同意时，可以参考你的会议摘要进行澄清。有一个单一的参考点有助于避免误解，并确保每个人都在使用相同的信息。
你也可以在需要时参考会议摘要。例如，在后续会议中，你可以快速浏览过去的决策和行动项，以追踪进度。
提高清晰性和透明度
会议摘要培养了一个透明和负责任的工作环境，因为它们清楚地概述了每个人都能看到的会议的重要细节。再也不用猜测或浪费时间在误解上。这有助于团队中的每个人保持在同一页面，了解下一步的步骤，从而最终提高团队效率和生产力。
促进一致性和协作
会议纪要有助于团队成员的对齐，这对于有分散的或远程的员工尤其重要。
你的团队可以在他们都可以访问到相同信息并了解关键要点的情况下，更好地合作。一个共享的理解确保每个人都在朝着相同的目标努力，无论他们所在的位置或时区。
什么构成了一份出色的会议纪要？
一份优秀的会议纪要应该包括以下四个部分：
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- 关键讨论点： 捕捉会议期间最重要的对话或辩论。记得也要突出不同的观点和未来可能的解决方案以供参考。
- 关键决定： 包括所有会议决定的内容以及每一项决定背后的推理或背景。这帮助每个人理解如何达成关键决定。
- 开放性问题或问题： 确定需要后续讨论或调查的未解决的主题或挥之不去的问题。
- 行动项目： 明确需要做什么，谁负责每项任务，以及任何相关的截止日期。
如何编写有效的会议纪要
通过以下10个简单的步骤，学习如何编写明确和可行的会议纪要：
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简化重要的讨论点
关注最重要的讨论点。剔除任何不必要的细节或不符合会议主题的讨论。
如果一个讨论点没有直接影响会议的目标或未来的行动，那么它可能不需要包含在总结中。
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列出所有行动项目
总是将在会议中讨论的行动项目包括进来，因为这些任务需要被完成，才能推动项目的进展。
同时，清楚地指出每项任务的责任人以及任务的相应截止日期。这有助于你跟踪这些任务的进度，并使团队成员负责。
为了使行动项目更清晰，可以使用表格或项目符号列表来进行简单的参考。这种格式方便团队成员快速浏览总结并找到他们被分配的任务。
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包括一个“主要得出”的部分
你的总结应该使你的团队一眼就能理解会议的主要目的和结果。保持简洁明了 — 一两个句子就足够了。
你甚至可以考虑使这一部分更富启发性，以激励你的团队和利益相关者。例如，你可以写下，"我们创新的策略讨论了如何提升我们的品牌意识，触达新的客户群体"，而不是写下，"我们讨论了新的营销活动。"
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包括相关的数据或指标
会议中讨论的任何数字、统计数据或关键绩效指标（KPIs）也应当包括在你的会议总结中。这些数据有助于提供上下文并衡量进度。
使用视觉图表可以帮助你的团队迅速理解这些数字的重要性以及它们与会议目标的关系。
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强调任何未解决的问题或顾虑
如果会议结束后还有任何需要解决的问题或问题，一定要在总结中加以包括。
对还需要讨论或调查的事务具体而明确，如果可能的话，将这些事项指派给特定的团队成员。这有助于确保这些问题不会被遗漏。
专业提示： 在您的总结中为未解决的问题或顾虑创造一个单独的部分，这样就不会有人漏掉。
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添加相关资源
将所有演示文稿、报告和外部链接包含在您的会议总结中。 立即体验飞书智能会议系统，让会议更智能、信息同步更精准高效 →
所有的支持材料都应该集中在一个地方。这样，与会人员就不需要在他们的收件箱或共享驱动器中寻找他们需要的资源。 7. ### 准确校对
在将会议摘要发送给团队之前，别忘记校对。确保没有任何错误或者矛盾之处，可能会引起困混或者需要另开一次会议进行澄清。
如果可以，让某人再次检查会议摘要的准确性和清晰度。一双新鲜的眼睛可能会发现你最初遗漏的错误。
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让您的团队可以轻松访问
您的摘要需要对整个团队开放。
为什么？为了保持大家的步调一致。
通过电子邮件发送的会议摘要可能会在满是邮件的收件箱中迷失。所以，选择通过像Lark Docs这样的平台分享。
Lark Docs 是一个协作的工作空间，允许团队在实时创建，编辑，和分享文档，确保每个人都可以得到最新版本。
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表达对参与的感谢
记得感谢参会人员的时间，贡献和洞察。虽然这可能看起来微不足道，但对于建设团队士气有着很长的一段路。
在有异议的会议和需要做出艰难决定的会议中，总是会有。通过承认每个人的努力和贡献，确保您的团队成员知道他们在会议上是被赞赏和珍视的。
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安排未来的会议
用每个会议摘要为未来的会议做铺垫。概述下次将要讨论的主题，以便每个人都清楚地知道预期。
此外，还要包括下次会议的提议日期，时间，和议程。这样可以让您的团队更好的为之准备，并在他们的日程中预留时间。这更可以保持势头。
会议摘要的模板
使用这个会议总结模板来撰写你的下一篇总结：
嗨，团队，
感谢你们在今天的每周会议中提供的宝贵意见和创新想法。以下是一个快速回顾：
每周管理会议： XX餐厅的回顾及下一步行动
会议日期： 2024年6月24日
时间： 上午10:00
参与者： 主厨，一般经理和前厅经理
执行总结：
在这次会议中，我们最后确定了令人兴奋的新夏季菜单，并做出了必要的员工调整。
关键讨论点：
讨论主题1：夏季菜单推出
- 我们品尝并讨论了每个新菜，将所有关于味道和呈现的反馈都融入其中。
- 我们设定了反映我们食材质量的菜单价格，同时保持竞争力。
- 我们进行了推广新菜品的头脑风暴。
关键收获：
- 新菜单清新，应季，且盈利。
- 我们将在下周为VIP顾客举办一次特别的品尝活动来启动新的夏季菜单。
讨论主题2：员工更新
- 我们将雇佣新的团队成员来应对夏季的高峰期。
- 我们确定了新员工和现有员工的特定训练需求。
- 我们调整了时间表以确保我们在高峰时段有足够的人手。
关键收获：
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- 我们正在积极应对员工挑战以确保夏季的运营顺利。
- 持续的培训将有助于我们的团队提供最好的可能的客户服务。
关键决定：
决定1：最后确定夏季菜单
- 最后确认的夏季菜单包括配有布拉塔奶酪沙拉的烤桃和配有意面的大虾。
决定2：更新员工时间表
- 已经调整了员工时间表以应对高峰时间并为夏季新员工的入职做了安排。
- 我们将在周五和周六晚上增加一名额外的服务员。
决定3：加快夏季招聘流程
- 我们同意优先招聘两名额外的厨师和一名服务员以应对预期增加的夏季销售量。
行动项目：
- 为夏季菜单订购新的食材：[分配给主厨] - [截止日期：2024年6月26日]
- 在休息室发布更新的时间表：[分配给前厅经理] - [截止日期：2024年6月26日]
- 发送VIP品尝活动的邀请：[分配给总经理] - [截止日期：2024年6月26日]
- 发布额外员工的招聘信息：[分配给总经理] - [截止日期：2024年6月27日]
附件：
[新菜单草案的链接]
[新班次时间表的链接]
下一步：
我们的下一次会议安排如下：
日期： 2024年7月1日
时间： 上午10:00
议程：
- 讨论新菜单的客户反馈
- 计划四月份一周的促销活动
如今面临的常见的关于会议的挑战
虽然会议是协作的必要工具，但它并非没有挑战。以下是团队面临的一些常见难题：
远程工作环境
远程工作的兴起得益于虚拟会议平台和通信工具。实际上，如今在北美，会议大多仅在线上进行。
然而，不稳定的互联网连接、音频和视频故障以及其他技术问题，往往会容易干扰会议的进行并妨碍生产力。此外，在这些和其他干扰下，要保持每个人的参与度和专注度也是一个挑战。
分散在多个地点的团队
试图协调和与分布在不同地区的团队合作，会迅速变成一场后勤噩梦。找到一个对所有人在不同时区和日程下都适用的时间通常是一个重要的挑战。
此外，当团队成员不进行面对面交流时，建立起信任和默契会更加困难。
语言和文化障碍
对于全球团队来说，语言和文化障碍导致误解和误解，使得交流尝试无效。
不同的交流风格和文化规范可能会导致困混或冲突，如果不加以了解。例如，世界上的某一部分可能被认为是直接的方法，在另一部分可能被视为粗鲁。
缺乏清晰的议程
你知道会议在大部分时间都是无效的吗？当没有清晰的对象（也称为议程）时，他们经常感到无意义。他们也可以很容易地偏离主题，缺乏目的，或没有产生任何行动，导致团队成员感到沮丧和脱离。 是表格，也是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
使用飞书丰富你的会议
飞书通过以下功能改变了团队协作和通信的方式：
自动转录
自动转录你的会议，这意味着你不需要手动记笔记。这让你的团队手头。
你也可以通过转录搜索特定信息或重新访问重要讨论。每次会议后，都可以轻松澄清细节或跟进行动事项而不需要做其他计划。
实时自动翻译
你的全球团队应该可以毫不费力地交流，即使成员说不同的语言。使用飞书的实时会议翻译功能，完全消除语言障碍。
创建一个包容的工作环境，每个人都可以完全理解对方并参与重要的讨论。
大规模会议
举办大型会议，可容纳多达1,000名参与者和50个分组讨论，丝毫不影响会议质量。
借助Lark，公司全员会议、网络研讨会和在线研讨会都成为可能。通过实时投票、问答环节和交互式白板等功能，即使在大型虚拟环境中，也能保持大家的参与度和专注力。
Magic Share
享受屏幕上的实时协作。借助Magic Share，你的团队可以在会议中一起查看、评论和编辑共享文档。
通过更互动、更富动态的会议体验提高团队的工作效率。
简易的预约功能
为所有人预约会议可能会很麻烦，对吧？借助Lark，你可以轻松协调时间表，查看他人的可用时间，并发送团体会议邀请。再也不用来回发送电子邮件或因重复预约而头疼。
再者，通过自动化通知和提醒功能，你可以掌控即将到来的会议。
Lark文档
借助Lark文档，你可以与团队在实时环境中创建、分享和编辑会议纪要、议程、笔记以及其他相关文档。而且，Lark文档的版本历史功能确保所有人都使用的是最新的文档。
使用Lark打理你的下一次会议
不要再让一次会议白白浪费了。
