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RPA（机器人流程自动化）是指按照人们设定的场景，以精确和高效的方式执行任务。
直译为"通过机器人自动化业务流程"，在海外也常被称为"数字劳动力”。
在本篇中，我们将关于RPA进行解释。如果你关注业务效率化和防止错误等问题，欢迎参考。
RPA（机器人流程自动化）是什么
RPA是「Robotic Process Automation」的首字母缩写，指的是按照人类所设置的场景，由机器人来完成工作并实现自动化。
RPA能够比人类更高效地完成工作，并且能够全天候作业，365天不停歇。它擅长完成不需要复杂判断的简单工作，可以代替人类来完成日常的常规工作。
因此，人类可以集中精力在其他主要的工作上，不再需要费力地加班。
与VBA（Visual Basic for Applications）的区别
RPA经常会被与「VBA」混淆。
VBA是指由微软提供的，用于实现Excel、Word、Access等Office应用程序处理自动化的程序。
VBA仅限于在Office应用程序中运行。相比之下，RPA可以完成计算机内所有的工作。但是，像是商品销售趋势这样的复杂统计处理等，VBA擅长的Excel任务，RPA就不太擅长，因此，推荐将两者的优点结合起来，用以提高工作效率。
与AI（Artificial Intelligence）的区别
我们将对RPA和AI的区别进行解析。
AI是被翻译成“人工智能”的概念，是模仿人类思维和行为等， artificially 再现的实物。相对于此，RPA仅仅可以执行人类事先命令的工作。
与机器人思考并行动的AI不同，理解RPA是另一种事物将会比较好。然而，AI和RPA之间难以画出明确的界限，这两者是相互发展的。
按照工作难度分为三个类
RPA按照作业难度可分为三类。
▽RPA（Robotic Process Automation）
- 难度最低
- 仅遵守设定的规则执行工作
▽EPA（Enhanced Process Automation）
- 擅长处理大量数据
- 机器人自动判断，可以自动分类大量图片
▽CA（Cognitive Automation）
- 难度最高
- 擅长处理大量数据
- 可以自动化实现人类的认知和判断
- 可以在进行数据分析后做出企业管理决定
RPA的典型功能
RPA的主要功能是，它可以像人类在计算机上做的日常例行公事一样进行操作。
只要将人类实际进行的操作步骤进行录入，就可以像人类一样操作多个应用程序或系统，产生相同的成果。
对于RPA的登记过程也并非困难重重。因为大多数RPA工具都配备了像屏幕操作记录和拖放等功能，所以即使是没有编程知识的人也可以直观地进行设置。
因此，初次设置或由于工作回顾而进行的更新所带来的负担并不会过大。
RPA的种类
RPA的种类可以分为"桌面类型"和"服务器类型（包括云类型）"两种。下面会解释各自的特性。
桌面类型
桌面类型是指在安装了RPA工具的计算机内运行，操作相对简单且价格适中。
但是，由于其只在负责人的计算机内运行，因此想要将RPA工具的使用范围从负责人扩大到部门、业务部门等，则存在一定的困难。
服务器型（包含云型）
所谓的服务器型（包含云型），是指RPA工具不是安装在PC上，而是在服务器内运行。
RPA工具的使用范围可以从负责人拓展到部门、事务部，无任何阻碍，能够同时运行大量的机器人也是可能的。 这是一张表格，也是无数的图表，基于100万的热行数据，图表能在5秒内快速显示 →
缺点是，费用比桌面型的要高。即便如此，也有价格较便宜，可直接使用的RPA工具。
例如，Lark的“工作流自动化功能”是可以免费开始使用的。即便是免费的Starter计划，也能在一个月内运行5000次。你可以从感受其便利性开始尝试。
RPA的优点和缺点
接下来，我们来整理一下RPA的优点和缺点。
▽优点
- 能准确而迅速地完成工作
- 能够24小时365日持续运行
▽缺点
- 只能运行事先给出的命令
- 如果要执行复杂的任务，就需要给出分解后的多个步骤的命令
- 无法处理故障。一旦发生故障，处理程序就会停止。
人们在看到RPA的缺点时，有时会说它就像新入职的员工。然而，它无法模仿的是，精确且快速的工作速度，以及24小时365天的工作能力。
“这项工作是RPA的强项，让RPA来处理吧”“如果出了问题，让人来处理”等等，需要合适地组合RPA和人类。
RPA的引入优点
接下来，解释一下引入RPA的优点。主要有以下五个方面。
- 提高工作效率
- 降低人力成本
- 防止失误
- 可以365天24小时操作
- 人员可以集中精力在主要业务上
下面详细介绍每一点。
提高工作效率
利用RPA，我们可以自动化各种工作，从而可以将常规工作交给它。在进行其他工作的同时，只需偶尔检查RPA是否正常工作即可。
此外，RPA工具中也有一些可以与AI进行联动的。这些与AI联动的类型不仅可以快速处理大量数据，而且具有像人类一样的判断力，可以应对高级自动化。
能降低人工成本
RPA可以代替人进行工作，因此也可以节省相应的人工成本。
虽然RPA的设置本身需要花费一些时间，如果有适当的更改，则需要进行更新。但一旦完成，你会惊讶于可以自动化多么多的工作，使工作变得轻松。
容易防止错误
与人类不同，人工智能可以避免出错，因此不必进行像双重检查这样的步骤。
24小时365天持续运转
RPA作为机器人，无需像人类一样休息，可以全天候工作。
无论深夜、清晨还是周末和节假日，它都可以正常运作。如果需要处理耗时较长的工作，可以在下班前启动RPA，然后在下个工作日的早晨查看结果。
这样不仅可以大大缩短作业周期，还可能进一步提升客户满意度。
人类可以专注于主业
对于人类来说，可以把更多的精力集中在主要的工作上，从而提高工作效率。 通过RPA接管例行工作，人类可以专注于主要业务。
如果只做重复的简单工作，很容易会觉得“麻烦”和“激情不高”。这种情况下，防止积极性的下降，同时能够专注于更高附加值的主要业务，对整个组织来说是有益的。
RPA的引入的缺点和注意事项
接下来，将解释引入RPA的缺点和注意事项。主要有以下3个点。
- 如果系统故障或出现错误，业务可能会停止
- 存在信息泄漏的风险
- 业务容易变为黑箱
下面对每一个问题进行说明。
如果系统故障或出现错误，业务可能会停止
如果系统故障或出现错误，RPA将无法处理，业务可能会停止。此外，如果服务器down机，可能还会冒着丢失工作数据的风险。
因此，虽然这可能需要一段时间，但最好还是让人类在紧急情况下可以代行业务。
存在信息泄漏的风险
尽管RPA工具的安全性有了很大提高，但是信息泄露的风险并不是零。
为了防止这些，我们应当定期进行更新，复杂化ID和密码，只让有限的人知道，创造一个安全的环境。
业务容易被黑箱化
引入RPA后，人类不再手动进行该项业务，所以，随着负责人的变动或退职，业务内容和步骤很容易被黑箱化。
“虽然我不太懂这个系统，但只要我按下这个按钮，就会生成统计图表。” 这种现象在现实中往往会发生。
在出现问题时，需要人来处理，因此，我们建议保存有关具体处理内容的文档。
接下来，我们将解释引入RPA的缺点和注意事项。下面是三个要点：
- 如果系统出现故障或者Bug，业务将会停止
- 存在信息泄露的风险
- 业务容易被黑箱化
我们将对每一个点进行说明。
系统故障或bug会导致业务停止
如果系统出现故障或bug，RPA无法处理，会导致业务停止。更进一步，如果服务器宕机，可能会导致工作数据丢失。
因此，尽管人工代替可能会花更多的时间，但在紧急情况下，制备人工介入的状态是理想的。
存在信息泄露的风险
大多数RPA工具的安全性都在提升，但信息泄露的风险仍然存在。
为了防止这些，我们应该不断更新，让ID和密码的复杂程度只有限定的人能理解，并构建只有他们才能知道的环境。
业务容易变成黑盒
当引入RPA时，由于人类不再手动进行这项工作，因此随着负责人的调动或离职，工作内容和步骤往往容易变成黑箱。
虽然有人并不懂具体的机制，但他们知道"按下这个按钮就能得到汇总和图表"。
当出现问题时，人类必须介入处理，因此我们建议您留下具体处理内容的文档。
RPA引入案例｜5种模式
为了更直观地理解RPA的优点，这里介绍5个引入案例。
1.日常销售汇报
日常销售汇报是一项常规工作，正是RPA擅长的领域。
例如，可以设想一下将RPA引入每日从全国各地的POS系统收集销售报告的工作中。
将店铺的Excel文件信息注册到数据库之后，抽取必要信息，复制到模板文件中，然后将日销售额以电子邮件附件的形式发送到应该报告的地方。
实际上，已经引入RPA的公司中，有的处理速度提高了大约10倍。
2.考勤管理
RPA也可以用于考勤管理。
例如，对于那些休假中或外派中的员工，如果由人事部的负责人代表他们每月进行手动登记，那么通过引入RPA，可能大大提高工作效率。
实际上，这种系统的工作原理是从Excel文件中读取要进行考勤管理的人员列表，然后操作时间管理应用程序，根据这些数据将考勤信息反映到考勤管理系统中。
3.邮件管理
你也可以考虑将RPA用于邮件管理。
比如，基于已注册在客户管理系统中的客户编号，查找配送台帐的Excel文件，获取追踪号码，然后在电脑上确认配送状态和预计到达时间，这样的系统可以提高工作效率，防止出错。
4.竞争对手价格变动调查
竞品调研和市场调研等工作，虽然需要周期性地进行，但往往因为手头工作繁忙而被搁置，这是一项容易被忽视的工作。
考虑引入RPA进行自动化统计。例如，定期浏览多个竞争对手网站，获取的商品名和价格信息自动汇总到Excel文件中，这样做如何呢？如果有新产品或大幅度降价，您可以立即发现。
5. 纸质帐票的数据化
存在使用纸质单据交互，如发票和收据等的组织，可能在处理和管理这些单据上有所困扰。
因此，建议引入文字识别扫描与 RPA 结合，将纸质帐票数据化并进行统计。这样就能顺利进行不容许出错的会计工作。
选择RPA时的要点
选择RPA时，建议您关注以下几个要点：
- 是否具备本公司业务所需的功能
- 价格是否合适
- 是否适应公司的规模（数据量）
- 是否可以持续运营
- 是否需要针对本公司定制
- 是选择桌面版还是服务器版（包括云版本）
以上。 如果不能成功匹配，选择能立即取消或免费试用一次的产品会更安心。
让我们使用Lark「Base的工作流自动化功能」进行RPA
本文将对RPA的概念、主要功能、优缺点等进行解释。
可能已经注意到RPA的便利性，但还有些人可能会说：“我想先免费试用一次”。对于这些人，我们推荐的是Lark的 「Base的工作流自动化功能」。
正如本文所介绍的，可以免费开始使用。随后，可以大幅增加使用次数，因此非常适合有大量常规工作的组织。如果有一点点感兴趣，可以从以下链接检验。
