一、前言
本方案基于飞书aPaaS的「采购协同管理」领域解决方案的一部分/模块/子集。
本方案内容主要陈述，对于已经实施采购（SRM）系统的企业，飞书与之结合希望能提供的增益价值。
许多企业通过导入SRM系统，已经将企业内部采购业务及外部供应商协作链路打通，但实际使用过程中，用户的体验仍存在明显痛点，尤其是无法解决采购的企业内外部协同，飞书作为企业协作和业务提效的平台工具，可以对供应商关系管理全链路中的协同场景进行增强，提升企业整体的采购工作的效率和体验，实现 1 + 1 > N 的价值。
二、需求范围说明
2.1 现状与潜在问题
假设客户现有SRM系统功能完备的情况下：
1、需求到采购的全流程电子化管理完善，但过程中的突发事件、时效监控、预警通知不到位
一事件/订单一群？采购订单SLA监控？
2、基于Word的经验总结文档体验差、难管理 且 缺少基于采购异常事件的分析
某医药行业采购负责人:
"我从业20年，在团队管理上一直关注两件事：【有哪一块石头总是绊倒我的人】、【哪一个人总是被同一块石头绊倒】”
3、供应商全生命周期过程管理体系完备，但对于某些供应商，需要“更闭环、更透明、更聚焦”
战略供应商？ 某供应商组？ 某地区的供应商？某品类的供应商？
4、采购系统无法对供应商进行生态运营，供应商与企业不在一个协作平台，线上沟通不便。
（1）如何快速找到一个供应商的对接人和他的联系方式？ （2）供应商在合作中产生的线上知识资产（文档）无法沉淀在公司内，数据风险怎么办?
某消费品牌CIO: "我要求我的供应商，关键会议必须有妙记。核心产出，比如需求清单、方案设计建议书等等，必须在我们的供应商生态租户，且一律使用飞书文档，线上归档。我们提供标准的文件夹结构和知识库路径。"
（3）供应商抱怨SRM门户体验差，如何提供给伙伴与企业一致的协同体验？
某大型医疗器械行业供应商: "其实我们也不是不愿意用企业的SRM门户，只是太难用了，又卡又丑，除了填个单据还有啥用？ 想沟通点事情不还是得微信聊，其实我个人也不是很喜欢把私人工作软件用在工作中。"
5、采购系统与办公平台信息割裂、审批流割裂 且缺少必要的安全管控与沟通模块
供应商主数据、订单主数据、核算数据 很多企业客户购买或自研了很多业务系统/应用，但是彼此分割，信息流转存在障碍
某制造行业一线采购: "我们采购了一款专门的SRM平台，但打开又慢，系统表单又没办法复制粘贴，我跟其他部门沟通时只能截图转发对齐信息。"
某零售行业采购负责人: "很多时候我其实就想关注下团队及我下属的KPI指标结果，但现在我只能去查我助理做的Excel。”
在浏览器中打开业务应用，缺少必要的安全管控措施。在浏览器中，员工可能会自行截图、复制业务系统的内容并对外传播，造成信息泄露时无从查证。
而飞书客户端则包含了水印、禁止复制、防截图、行为审计等一系列安全管控能力，比通用浏览器要强很多。
某汽车产业客户IT部门负责人: "我们非常关注企业信息安全，飞书的很多安全管控能力已经满足了我们的需求。但SRM系统还不具备这样的能力，开发这些系统的安全管控可能是一笔很大的开支。
2.2 方案总体目标
“每个采购跟供应商是怎么协作都不尽相同，即使我们不需要一套标准方法，我们还是需要一个最佳实践让所有人都能达到平均标准以上。”
业务痛点
1.评估和监控不足：供应商绩效评估和风险监控手段有限，难以实时了解供应商的整体表现和风险状况；
2.数据触达效率低：数据沉淀在SRM系统中，依赖用户手工获取，使用不灵活
3.协同效率与体验双低：SRM仅管理结果和流程，对于业务过程协作的帮助有限
总体目标
1.以采购事件为抓手，加强状态监控及预警控制
2.提升数据获取和流转效率
3.提升业务协同效率与体验
三、信息架构设计
3.1 功能清单
3.2 方案架构
3.3 流程建模（TBD）
业务、应用、数据三位一体
四、详细解决方案
4.1 统一入口
业务系统入驻飞书主导航栏（类似PC操作系统底边栏）
- 群插件集成在这个采购系统页面中，形成了飞书群组和业务页面的绑定关系。
群插件集成了飞书聊天群组的基本功能，包括输入框、消息收发、回复转发，以及发送语音、图片、视频、文件等等。因此，业务系统可以免去很多开发成本，就能获得一个强大的评论沟通功能。
-
水印、禁止复制、防截图、行为审计等
-
单点登录：即实现通过飞书消息和工作台两个入口，都可以直接免登跳转到流程系统中。
4.2 采购角色旅程
角色1：采购总监助理/系统管理员/ITBP
| 序号 | 场景 | 动作 | 界面 |
|---|---|---|---|
| 1 | 事件规则配置 | 1. 梳理事件类型、等级、响应要求、相关人员、建群维度等事件管理方案后，通过工作台应用入口进入管理后台，灵活配置SLA预警机制 | 1. SLA配置页面：根据事件类型、等级配置拉群机制、群成员等 |
| 2. 根据不同事件类型，设计事件复盘报告模版，关联事件规则。模版可按需灵活调整。 | 2. 事件复盘报告模版：按事件类型自定义报告模板 | ||
| 2 | 事件统计分析 | 3. 定期需要进行事件统计分析时，通过工作台应用入口进入工具页面，可汇总查看事件记录，筛选、统计分析、导出等，以识别高频问题。 | 1. 事件查询与分析页面 |
| 2. 采购事件知识库 | |||
| 3 | 全员KPI管理 | 4. 通过多维表格管理KPI指标值，计算逻辑调整后，直接调整多维表格，更新后的KPI自动透传到各角色的工作台 | 1. 多维表格承接全员KPI数据，灵活调整 |
（事件查询与分析页面）
（多维表格承接全员KPI数据）
角色2：采购经理/采购员
| 序号 | 场景 | 动作 | 界面 |
|---|---|---|---|
| 1 | 突发事件对齐 | 1. 特定采购事件发生时，自动按照规则建群、拉入相关角色；不自动建群的情况，责任人收到消息卡片提醒后，可手动按需建群 | 1. 事件群：根据规则自动建群，或者第一负责人按需一键建群 |
| 2. 自动按模版生成事件报告，填充基础信息，报告添加到群Tab上，可快捷访问 | 2. 自动收集相关资料，同步事件信息 | ||
| 2 | 一订单一群Or | 3. 自动检索关联事件的资料，填充报告，且以消息卡片形式推送到群中，减少资料收集时间 | 3. 反复发生事件预警 |
| 一事件一群Or | 4. 自动检索历史关联事件日志，若相同供应商的相同产品问题重复发生，自动预警，并以消息卡片形式将历史问题信息同步到群中。 | ||
| 一供应商一群 | |||
| 3 | 事件处理跟进 | 5. 跟踪事件处理过程及状态，关键进展自动同步，信息自动对齐 | 1. 群状态展示（采购事件信息） |
| 6. 事件状态群置顶透出，一目了然事件背景信息 | 2. 维护事件进展，事件报告写作 | ||
| 7. 事件处理日志自动填充复盘报告 | |||
| 8. 事件处理完毕，记录解决方案、经验教训等关键信息，形成事件档案 | |||
| 4 | 事件复盘总结 | 9. 事件记录汇总查看，统计分析，识别高频问题 | 1. 按事件类型匹配复盘报告模版，自动抓取事件相关信息，自动填充生成报告文档，采购人员只需按需补充一些个性化的内容、附件等，即可快速生成一份完整的复盘报告 |
| 10. 事件复盘报告补充完整后，可以归档到事件知识库，为后续案例分析及学习总结积累资料，逐步提升业务人员的突发事件应对能力。 | 2. 报告全方位关联（事件、人员、供应商、订单） | ||
| 5 | 个人KPI及日常业务 | 11. 采购定制工作台，实时展示关键KPI指标 | 1. 采购定制工作台 |
| 12.飞书侧边栏快捷进入常用业务系统 | |||
| 6 | 采购业务数据助手 | 13. 交互式查询，便捷访问常用数据 | 1. 小程序：应用交互，便捷分享单据信息 |
| 14. 机器人OCR助手，智能识别图片内容 | 2. 机器人OCR识别：微信截图、证照信息、发票订单 |
（事件群，根据规则自动建群）
（自动同步事件信息）
（小程序，便捷分享单据）
角色3：采购总监/CPO
| 序号 | 场景 | 动作 | 界面 |
|---|---|---|---|
| 1 | 事件管理 | 1.重大事件按规则自动入群，快速对齐上下文 | 事件群： |
| 2.处理进展自动透传到群中，掌控全局，无需抓人汇报 | 处理进展自动同步： | ||
| 3.复盘报告自动发送，快捷获取，无需搜索 | |||
| 4.事件记录汇总查看，识别高频问题 | |||
| 2 | 采购高管工作台 | 5. 全员KPI实时展示，增强过程管理，实时干预 | |
| 6. 业务管理看板、核心业务报表 |
（业务看板，核心业务报表）
4.3 审批统一：采购业务流程管理
企业无需改造原有的采购系统，只需在数据层将审批任务汇总推送到飞书审批，审批人即可“一站式”查看和处理所有审批任务；并且通过每日待办提醒、快捷审批、列表自动聚类等审批提效功能赋能，提升审批人的处理效率。 以猎户星空为例，审批接入飞书后，常用审批需求平均流转耗时缩减为1/4，80%审批流24小时内完成，效率极大提升。
采购审批单据聚合，打造“一站式”的采购审批任务中心
- 同时适配 PC、手机、Pad，多端互通且一致的，推广、上手门槛低。
- 在[审批中心]界面统一查看来源于不同系统的审批流程信息，同时支持批量审批
- 支持将三方系统的审批页面嵌入到飞书审批中，用户可执行刷新、浏览器打开等操作，减少审批人外跳，带来连贯顺畅的审批体验
采购审批流程提效
（1）卡片审批
消息卡片推送与快捷审批：飞书Bot实时推送消息卡片，审批人可以直接进行快捷审批，或点击卡片免登跳转三方系统进行审批操作
飞书消息卡片可以实现用户在 IM 对话框内完成与外系统的信息交互，因此对于一些表单相对简单，对审批时效要求比较高的流程类型，可以在消息卡片中，直接嵌入审批操作的按钮，如“审批通过”、“审批拒绝”等。审批人可以直接在收到消息卡片的同时，完成审批。
（2）采购审批流群聊
某些类型的流程，如采购、合同、付款等，由于审批节点比较多，需要审批的信息较难被同步给全部的审批人，从而出现到了一些后置的节点。由于对业务事项与决策点的信息掌握的不清楚，从而出现流程停滞或者驳回审批人需求更多沟通的场景，这些都会造成流程的效率降低。
因此我们建议将“审批流群聊”的能力，引入到此类流程场景中。流程系统将某一流程实例审批链上的参与人，通过唯一的 Key 值映射，从而获取这些参与人在飞书平台内的 open_id，再通过创建群聊接口完成完成。
（3）可视化BI流程效率分析
通过BI看板展示公司级的审批效率情况、同时支持下钻到流程/任务/部门维度，帮助定位采购流程效率问题
（4）采购审批提醒
实时消息提醒：当新的采购审批任务或知会任务需要发送给指定用户时，可以通过发送消息卡片接口执行。
超期消息提醒：当采购系统的审批模块中设有超期控制，如某种流程类型超出时限需要再次提醒审批人时，依然可以通过发送消息卡片接口，对审批人进行多次的催办。
