一、无纸化会议系统简介
无纸化会议系统是一种利用现代信息技术，将会议过程中的信息传递、讨论、记录等环节全部数字化的系统。这种系统通过电子设备替代传统的纸质文档，使得会议更加高效、环保。无纸化会议系统的历史可以追溯到20世纪末，随着科技的进步和企业对效率要求的提升，无纸化会议系统逐渐普及。无纸化会议系统的基本功能包括会议资料的电子化管理、实时共享与协作、会议记录和决议的电子存档等。
二、无纸化会议系统的优势
2.1 环保与节约成本
无纸化会议系统最直接的优势就是环保。减少纸张的使用，不仅保护了森林资源，还减少了废纸的产生。此外，企业可以显著降低办公用品和打印成本。传统会议需要大量的纸张、打印机和墨水，而无纸化会议系统则完全避免了这些费用。
2.2 提高会议效率
无纸化会议系统能够显著提高会议效率。通过系统，会议资料可以实时共享和协作，参会人员能够在同一时间获取最新的信息。系统还支持快速检索和查找资料，避免了翻阅大量纸质文件的麻烦。这样一来，会议的准备和进行都变得更加高效。
2.3 安全与保密
在信息安全方面，无纸化会议系统也有很大的优势。系统通常采用数据加密和权限管理，确保只有授权人员才能访问敏感信息。这不仅防止了信息泄露，还能追踪和记录每一个文件的访问和修改记录，提供了更高的安全保障。
2.4 便捷与灵活
无纸化会议系统还提供了极大的便捷性和灵活性。参会人员可以通过远程参与和移动办公，不受地理位置的限制。系统通常支持多设备兼容和跨平台操作，无论是电脑、平板还是手机，都可以方便地接入会议。这使得会议安排更加灵活，适应了现代企业的多样化需求。
总的来说，无纸化会议系统不仅环保节约成本，还能显著提高会议效率、增强信息安全和提供便捷灵活的会议体验。
三、如何使用飞书智能会议
会中问答与生成待办事项
- 开启会议录制：
- 在视频会议页面右下角点击更多选项（...）。
- 找到并点击智能伙伴的标识，然后点击开始录制。
- 使用智能伙伴进行会中问答：
- 会议进行期间，可以点击智能伙伴标志，进行问题的查询和回答。
- 智能伙伴可以总结会议要点、生成待办事项、总结发言人内容等。
会后生成智能纪要
- 自动生成智能纪要：
- 如果会议发起人在智能纪要功能的内测范围内，并且会议期间开启了会议录制，会后妙记文件或会议纪要文档中自动生成智能纪要，包括会议总结、待办事项、章节纪要三部分。
- 会议结束后，会议发起人将收到视频会议助手发来的妙记文件。发起人一键分享后，所有参会人员才可看到妙记及其中的智能纪要。
- 根据已有音视频文件生成纪要：
- 将录制前或其他平台的音视频文件上传至妙记，生成的新妙记文件中将自动包含智能纪要。
- 注意，启用智能伙伴之前的妙记文件需下载并重新上传才能生成新的智能纪要。
通过上述方法，可以充分利用飞书智能会议功能，提高会议的组织和管理效率。
四、飞书如何实现和助力无纸化会议系统
飞书通过结合飞书视频会议和云文档，提供了一个完整的无纸化会议系统。以下是如何实现和助力无纸化会议的具体步骤和功能：
- 会前准备：
- 主持人及与会人员将相关议题汇总到会议文档，附上相关链接，@相关人员，并预估议题用时。会议文档可在飞书云文档中创建和整理，确保所有人能够在会前查阅和准备资料。
- 主持人及与会人员将相关议题汇总到会议文档，附上相关链接，@相关人员，并预估议题用时。会议文档可在飞书云文档中创建和整理，确保所有人能够在会前查阅和准备资料。
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会议期间：
- 开始会议时，主持人发起飞书视频会议，共享会议文档，与会者通过自由浏览模式各自阅读文档，并在文档中评论、讨论和记录意见。
- 讨论结束后，主持人总结会议结论，并在文档合适位置记录待办事项，设定完成日期，并@相关负责人。
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会后跟进：
- 会议结束后，主持人可以完善会议记录，并将文档分享至会议群组，让未参会人员也能掌握会议要领及各自任务。各位同学将待办事项的相关进展同步在文档中，实现对任务进度的有效跟踪，避免会议决议不了了之。
- 会议结束后，主持人可以完善会议记录，并将文档分享至会议群组，让未参会人员也能掌握会议要领及各自任务。各位同学将待办事项的相关进展同步在文档中，实现对任务进度的有效跟踪，避免会议决议不了了之。
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功能亮点：
- 多屏互动，无需切换设备及窗口： 弱网情况下也可实现屏幕共享。
- “穿屏”能力： 与会者可直接修改屏幕文档。
- 强大文档功能： 支持分层标题、建立待办事项、设置提醒。
- 精准定位问题： 在文档特定位置评论，提高讨论效率。
- 自主选择浏览模式： 可短暂“离队”自由浏览后重新“归队”。
- 指定文档共享： 防止其他屏幕信息泄露，保护隐私。
这种模式被称为“飞阅会”，有效提升了会议效率，实现了无纸化办公。通过使用飞书视频会议和云文档，企业能够达到高效、环保的目标，减少纸张使用，优化了会议流程。
五、用户常见问题FAQ
1. 飞书会议是否支持外部人员参与？
支持。外部人员可以下载并注册飞书账号参会。如果没有飞书账号，也可以通过飞书会议链接，实现网页端链接入会。
2. 如何共享屏幕？
通话或会议中，任意成员点击共享，可以选择共享自己的桌面或应用窗口 ，或者选择投文档（妙享功能）。 详细操作指南可参考：如何使用妙享功能。
3. 飞书会议中网络不佳或者语速突然加快？
在网络不佳的情况下，飞书会议将缓存一部分语音内容，并在网络恢复后快速播放。 如果您在会议中网络不佳，请先尝试切换网络，若频繁出现网络问题，请联系IT进行进一步排查。
4. 飞书是否有电子表格功能？
有的。点击「云文档」，选择新建>新建表格。 详细操作指南请参考：云文档表格。
5. 如何用飞书视频会议和云文档实现无纸化会议？
飞书视频会议提供了高效、轻松、可协同的在线会议体验。会议开始前，主持人通过云文档撰写会议议程并@相关人员；会议中通过视频会议共享云文档，与会者可以自由浏览文档并进行评论互动；会议结束后，主持人记录会议待办事项并@相关负责人，相关人会后即可开展工作。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
