一、智能会议管理系统的定义与功能
智能会议管理系统是一种利用现代科技手段来优化和管理会议全过程的软件工具。它不仅可以帮助用户安排会议，还能发送通知、记录会议内容、生成报告等。主要功能包括：
- 会议安排：自动化地根据参与者的时间表安排会议，避免时间冲突。
- 通知与提醒：通过邮件、短信或应用内通知提醒与会者，确保会议准时进行。
- 会议记录：自动保存会议内容，方便日后查阅和整理。
- 报告生成：根据会议记录自动生成数据报告，帮助分析会议效果。
二、智能会议管理系统的优势
1. 提高会议效率
智能会议管理系统可以显著提高会议的效率。
- 自动化会议安排：系统会根据每个与会者的日程自动安排会议时间，减少了手动协调的麻烦。
- 快速通知与提醒：通过多种渠道发送通知和提醒，确保每个参与者都能及时收到信息，不会错过会议。
2. 数据管理与分析
智能会议管理系统在数据管理与分析方面也有很大的优势。
- 会议记录的自动保存与整理：会议内容可以自动保存，并按时间、主题等进行分类整理，方便查阅。
- 数据分析与报告生成：系统可以根据会议记录生成数据报告，帮助用户分析会议效果，找出改进空间。
立即体验飞书多维表格，基于100万热行数据的图表5秒极速呈现 →
3. 增强协作与沟通
智能会议管理系统还能增强团队的协作和沟通。
- 实时共享文档与资料：与会者可以在会议过程中实时共享文档和资料，提高沟通效率。
- 多平台兼容，支持远程会议：系统支持多种平台，可以方便地进行远程会议，打破地域限制。
4. 安全与隐私保护
在安全与隐私保护方面，智能会议管理系统也做得非常到位。
- 数据加密与权限管理：所有数据都经过加密处理，只有授权人员才能访问，确保数据安全。
- 会议内容的安全存储与访问控制：会议内容存储在安全的服务器上，只有经过权限认证的用户才能访问，防止信息泄露。
总的来说，智能会议管理系统不仅提高了会议的效率，还增强了数据管理、安全性和团队协作能力，是现代企业不可或缺的工具。
三、如何使用飞书智能会议
-
开启会议录制
- 在视频会议进行期间，点击视频会议页面右下角的更多选项（...）。
- 找到并点击智能伙伴的标识，然后点击“开始录制”。
- 使用智能伙伴进行会议问答
- 通过点击对应的按钮，让智能伙伴总结会议内容、生成待办事项和总结参会人发言。
- 也可以直接与智能伙伴进行对话问答，询问有关本场会议的其他问题。
-
生成智能纪要
-
方式一：会议录制后自动生成。若会议发起人开启了会议录制，会后的妙记文件或会议纪要文档将自动生成智能纪要，包括会议总结、待办事项和章节纪要。
注：会议结束后，会议发起人会收到视频会议助手发来的妙记文件，发起人一键分享给所有参会人员后，参会人员即可查看妙记及其中的智能纪要。
-
方式二：根据已有的音视频文件生成。将该文件上传到妙记生成新的妙记文件，其中将自动包含智能纪要。
-
-
关闭会议问答和智能纪要功能（可选）
- 在视频会议页面，点击更多选项（...）> 设置 > 智能会议，取消勾选不需要的功能。
这样，通过使用飞书的智能会议功能，可以大大提高会议的效率和组织性，从而优化团队协作。
四、飞书如何实现和助力智能会议管理系统
飞书通过一系列功能和集成工具，实现并助力智能会议管理系统，从而提高会议的整体效率和效果。以下是具体的功能和配合图片说明：
1. 会议任务下达
通过飞书，可以搭建会议与辅导平台，自上而下下发统一的会议任务，明确会议主题、执行人和截止时间，确保信息传递不变形。同时还支持层层穿透触发任务提醒。
2. 会议创建与管理
飞书支持从会议与辅导平台直接创建飞书会议，统一管理会议信息。用户可以在飞书日历中批量创建日程，并在开始前自动发送提醒通知。
3. 会中管理
飞书提供多维表格来帮助结构化管理会议议题和参会人员，同时利用飞书妙记可以实时记录会议内容，生成智能会议纪要及待办事项。
4. 会后信息沉淀
会后，会议记录和待办事项会自动汇总至飞书妙记，并通过飞书任务实现责任到人，实时追踪任务进展。
5. 会议管理总览
通过飞书AI和数据BI能力，提供全局穿透、实时洞察各层级会议展开数量与任务完成情况，实现高效的会议质量评估和全局管理。
飞书智能会议管理系统，通过统一的任务下达、日历管理、实时记录和会后追踪，确保会议的高效率和高质量执行。
五、用户常见问题FAQ
1. 如何让飞书智能伙伴在视频会议中生成会议纪要？
在视频会议进行期间，可以使用智能伙伴来总结会议要点、生成待办事项和总结发言人内容。需要在会议页面右下角点击 "..."，找到并点击智能伙伴的标识，然后点击开始录制。会议结束后，若会议发起人在智能纪要功能的内测范围内，并且会议期间开启了会议录制，会后的妙记文件或会议纪要文档中就会自动生成智能纪要，包括会议总结、待办事项和章节纪要。
2. 会议结束后，我如何查看会议讨论的结论和待办事项？
会议结束后，讨论结论和待办事项将通过系统消息同步到群聊和日程中，结论有沉淀，任务进度可追踪。这样用户可以在群聊和日程中方便地查看和跟踪会议讨论的重点和待办事项。
3. 飞书智能会议纪要功能的内测范围有哪些？
智能会议纪要功能目前跟随 My AI 的灰度进程，适用于飞书超前体验群和部分外部租户。使用该功能的前提是发起会议的用户需要在 My AI 灰度范围内，以及在视频会议设置中开启智能会议纪要。
4. 飞书是否支持基于会议主题自动生成议程？
是的，飞书支持通过会议主题自动生成会议议程，协助组织者准备开会讨论的重点。在预约日程或即时会议中，AI 会基于会议主题自动创作会议议程。
5. 如何通过飞书智能伙伴在多维表格中使用AI功能？
在多维表格中，智能伙伴可以帮助生成内容、推荐字段、生成仪表盘等。用户可以在表格中输入指令，利用AI生成文本、单选、多选、数字、日期等类型的字段内容，并支持将AI功能与自动化流程结合，在触发条件满足时自动更新记录中的AI字段。
