一站式采购申请入口，整合非招标采购需求，让申请更顺滑高效

近年来，东华集团业务的迅速开展，正在加快打造功能型、平台型、投资型的三型公司，并逐步构建起“科技创业投资、园区开发及运营、高端商务服务”三大核心业务。与此同时，对非招标采购的需求也在急速增加。过往依赖纸质申请和领导签名审批的流程无法满足高效敏捷的非招标采购需要。于是，东华集团利用飞书工作台和飞书审批打通，提供了全新的解决方案。

在过去，集团及权属企业发起非招标采购申请，原有采购工作依赖线下沟通与跟进，申请人需用纸质文档申请，寻找不同的层级领导沟通申请需求，经过多级领导签批才可通过。对于新员工而言，没有相应流程说明，难以快速清晰找到签批人员，不但繁琐耗时，也容易发生签批遗漏；一旦遇到管理层外地出差，审批进展往往会有所延误，容易出现签批滞后、耗时过长等问题；不仅如此，若纸质文件保存不当，需要复查核验时亦往往难以寻觅。

如今，集团的非招标采购业务流程均通过飞书实现。集团企业发展部将非招标采购入口搭建至飞书工作台，这不仅便于员工查询使用，还打通了不同权属企业的需求传递过程，实现了异地协同办公、深化办公协同。东华集团依托飞书审批搭建，重新梳理采购流程，搭建了统一的采购方案模板，能确保签批权责明确到人，提高了采购信息的流转和处理效率。添加的自动化流程不仅实现了采购进展的及时通知，还能确保企业发展部能积极响应各单位各部门的采购需求，签批流程效率显著提升 120%。

多维表格承载经营报表，打通数据孤岛，搭建经营数据驾驶舱

作为连续三年考核被评为山东发展投资集团A级企业，东华集团在投资经济效益逐年提升的同时，亦面临着由一些传统、低效的工作方式带来的阻力，希望依托飞书进行流程升级：

例如，在过去，归属于高端商务服务业的东华假日酒店公司（深圳东华集团下属企业），其财务部数据岗员工若需收集每日经营数据，每天都会面临复杂流程带来的重重阻碍：一线部门导出各系统的 Excel 业务报表并提交，数据岗再调整版本、格式、标准及筛选整理，环节多易出错。若有员工延迟发送报表或数据岗员工周末休息，都会影响数据汇总更新，导致管理层获取数据艰难。由于经营报表的准确性和时效性紧密关联到经营管理成效，如何摆脱管理层对数据岗员工提交经营管理报表的依赖、提高数据收集质量和效率，成为了东华假日酒店面临的一大难题。

使用飞书后，东华集团企业发展部以多维表格作为数据载体，构建酒店专属的经营数据驾驶舱，规范数据收集过程、实现标准化。不仅如此，借助表单和自动化推送，各业务部门还改变了协作模式，能够按时填写各自的业务数据并沉淀至多维表格中自动计算汇总，机器人助手还能定时将数据发送给各管理层。

这一套工作方式的升级，对于一线员工来说，带来了显著的提效变化：

即刻提交计算，定时自动推送，提升收集效率：机器人按时按流程通知业务部门提交数据，各部门填写后提交表单，通过多维表格固定公式+跨表联动，系统秒级汇入计算结果并推送各部门信息。日常可节省员工数据填写时间 40 分钟，每周共节省 280 分钟，有效缩短了数据处理周期，减免信息重复录入。
规范工作标准，提升计算准确性：多维表格的应用使数据收集的标准化、规范化，减少了因格式、标准不一致、版本调整等带来的问题，减少了跨部门的不必要沟通和协调环节，数据汇总速度提升 60%，降低了 90%数据出错率。

对于管理层而言，飞书带来决策更精准、管理更精细、使用更安心的体验：

数据驾驶舱为管理保驾护航：飞书搭建的经营数据驾驶舱及经营管理分析方案，解决了管理层对数据需求的信息瓶颈。管理层能够随时随地查询和处理关键数据，包括销售数据、财务数据和战略目标等，实现了数据的随时可视、可控、可分析，更快速精准地响应管理需求。
摆脱数据等待带来的决策延误：机器人每日更新数据，不仅保障了数据的准确性、及时性、稳定性，便于精细化管理，还节省了管理层周六日 48 小时的数据等待时间，避免了因数据反馈不及时、信息延误等带来的决策风险和延误可能。使管理层能够更快地做出决策，抓住市场机会。
信息安全不泄漏：经营数据表配备高级权限，规范了人员操作权限，数据的分级分权触达相关人员，在保障数据安全性和保密性的同时，让相关管理层能够获取到所需的准确数据。

企业发展部领导经营分析汇报会后表示：“多维表格实现“7*24*365”经营数据分析推送，就像是给我们配备了一个随查随用的数据助理，驾驶舱数据一目了然，能够随时随地获取各部门一线数据和任务推进情况，管理效率大幅提升，值得推广学习！”

巡检管理有迹可循，服务满意度再创佳绩

在东华集团的业务范围中，服务业方面涵盖了产业园管理、物业管理和酒店管理领域。东华集团已经在深圳、东莞、济南、淄博、烟台建成并运营管理着 4 个产业园、4 个城市的物业管理区域和1家酒店。这些业态都存在安保、保洁的巡检需求。除了每日巡检外，集团还需要定期开展安全隐患排查工作。

过去，巡检记录依靠纸质表格，不仅繁琐耗时，纸质表格还易出现信息疏漏及填写不规范的情况，汇总上传耗费人力，管理人员在微信群发送问题通知，处理跟进后的反馈没有留痕，也无法沉淀处理办法，为后续工作优化迭代提供复盘参考。因此，东华集团安全管理方面有着巨大的升级需求。

基于此，东华集团引入了飞书进行巡检管理，用多维表格搭建了专属的安全管理隐患管理系统。目前，东华集团的安全管理部及权属企业东莞富源公司已熟练使用该套巡检系统。员工在巡检时只需用手机扫飞书二维码，就能详细准确地填写包括服务状态、保安保洁、问题整改等检查项。若遇到设备故障，员工填写表单上报并上传问题照片，自动化流程会将信息及时推送给接报人员，进行分发任务，整改人员收到飞书消息提醒后，能够迅速将整改措施分配移交给一线处理人。整改完成后，一线处理人上传整改后现场图片和补充说明，问题解决完成。以上流程均能够沉淀至多维表格，所有相关人员均可实时查看并监控报修进展，遇到问题随时联系节点的负责整改人员，巡检效率大幅提升。问题对接工时节省了 80%，故障及时处理率提升了 40%，并形成了有效的闭环管理。

巡检系统的引入，不仅改变了工作方式，更带来了工作流程与管理模式的升级：

监控决策有依据：飞书巡检系统每天会依据上传的巡检数据，自动生成全面的隐患排查报告和巡检报告，并精准推送给相关服务部门，为巡检管理提供了有力支撑。
问题留痕可复盘：能实时查看和监控报修进展，全面掌握工作情况，处理结果有效沉淀，便于管理复盘。
项目进展可视化：不同班次和层级的人员能够及时共享和查阅巡检问题进展，促进了不同就部门管理之间的协作，显著减少了跨部门的无效沟通成本，减少信息不对称，极大提高了协同效率。
成本降低更环保：线上录入的模式降低了纸张印刷损耗，更环保低碳，为公司带来切实有效节省了成本。

数字化浪潮下，飞书团队助力东华集团扬帆起航

为紧跟数字化浪潮，深圳东华集团还组建了一支专业的飞书运营团队。他们沉淀了丰富的飞书实战经验和专业知识，致力于为集团提供全方位的数字化支持与服务，保障用户能充分发挥飞书平台的协同工作效能，进而提升工作效率。同时，他们积极倾听集团各企业部门、员工的使用反馈，及时处理单位在使用过程中碰到的难题，持续优化流程体验。飞书平台与该团队并肩作战，共同为深圳东华集团创新开辟一条高效可行的数字化发展道路。

2024年1月，东华飞书运营团队开展了 2024 年数字化启动会，分享了数字化的最新趋势和成功案例，增加了员工对数字化价值的认知。同时，飞书运营团队还组织员工开展了飞书学习培训，帮助员工更深入地掌握飞书的各项功能，并学会在实际工作中灵活运用，实现团队协作的高效化。

通过这一联合行动，东华集团与飞书期望共同打造更多创新的数字化案例，为其数字化转型业务发展再迈新台阶。不仅如此，针对央国企数字化升级面临的诸多复杂挑战，东华集团和飞书的合作也正深入探寻着央国企使用飞书的各类场景及诉求，为更多央国企数字化转型提供了可信赖的解决方案参考，为央国企信息化升级谋高效出路。