腾讯企业邮箱迁移到飞书邮箱

本文阅读时长:16 分钟
一、功能简介
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谁能操作:超级管理员或拥有邮箱权限的管理员。
飞书提供从腾讯企业邮箱到飞书邮箱的自动化迁移工具,可将员工在腾讯企业邮箱中的邮件数据迁移到飞书邮箱中,迁移过程由邮箱管理员、员工个人等多个角色协作完成。
二、迁移原理
整体迁移逻辑:先同步邮件数据,再切换邮箱服务。
迁移过程通过标准的 SMTP/IMAP 协议完成, 相当于对原邮箱数据进行了一次备份,不会修改或删除原邮箱中的数据。不过需要注意的是,迁移任务完成之后,备份工作也将自动停止。
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三、迁移效果
迁移过程不影响原邮箱服务的正常运作,在迁移过程中飞书邮箱和原邮箱可并行使用。邮箱迁移功能通过 IMAP 协议进行邮件获取,无法 100% 保证将原邮箱所有邮件迁移到飞书,极小部分邮件会因为各种已知/未知原因导致无法迁移,下面是可迁移及不可迁移的项目:
  • 可迁移项目:收件箱内的邮件、已发送内的邮件、自定义文件夹内的邮件、自定义文件夹
  • 不可迁移项目:已删除内的邮件、垃圾邮件夹里的邮件、自定义的标签、用户的个人联系人、邮箱草稿、邮箱规则、大于 100MB 的邮件、历史日程、任务、笔记、eml 损坏/无法解析的邮件、From/Date 为空等不符合规范的邮件
四、参与角色与迁移阶段
邮箱迁移过程需要多个角色配合完成,角色定义如下:
角色
责任
邮箱管理员
负责在飞书管理后台实施具体的迁移操作,需要具有飞书邮箱和通讯录管理权限。
企业员工
负责在邮箱迁移开启之后自行完成自己的邮箱迁移。
DNS 配置人员
负责为企业域名配置邮箱相关的 DNS 记录,通常为某位IT部门员工。
业务系统运维人员
负责为需要向外部发信的业务系统切换 SMTP 配置,通常为运维业务系统的某位IT员工。
有时,一名员工可以承担多个角色,比如邮箱管理员可以同时是 DNS 配置人员等,具体的角色分配视企业自身的人事安排而定。迁移过程的时长取决于企业人员规模以及员工的操作效率等因素,根据以往经验,对于 10000 人以内的企业,一般可以在 2 个月左右完成邮箱的迁移,整个迁移过程大致分为以下几个阶段:
阶段
参与角色
操作内容
预估耗时
功能评估
邮箱管理员
企业管理者
对飞书邮箱进行功能评估,以确定飞书邮箱及迁移工具是否满足你的需求,具体信息请参考快速上手飞书邮箱以了解更多详情。
2 天
制定迁移计划
邮箱管理员
邮箱迁移过程涉及的步骤较多,建议为迁移制定一份详细的迁移计划。
1 天
邮件数据迁移
邮箱管理员
企业员工
DNS 配置人员
邮箱管理员开启邮箱迁移流程,企业员工各自完成邮件迁移操作。
60 天
修改邮箱相关配置
邮箱管理员
业务系统运维人员
业务系统运维人员进行发信系统 SMTP 配置修改。
3 天
切换到飞书邮箱服务
邮箱管理员
DNS 配置人员
将企业邮箱正式切换到飞书,并完成原邮箱域名替换。
1 天
宣传推广
邮箱管理员
在企业内推广使用飞书邮箱。
7 天
五、准备工作
在正式进行邮箱搬家前,需要提前做好以下准备:
  • 准备一个飞书管理员账号,需要具有飞书邮箱和通讯录管理权限。
  • 确定 DNS 配置人员,确保其对邮箱域名具有 DNS 修改权限。
  • 准备好需要迁移的邮箱清单,包括员工邮箱、公共邮箱和邮件组。
  • 确认需要迁移的邮箱域名(有些企业可能会同时使用多个邮箱域名)。
  • 协调各业务系统负责人,梳理出当前正在使用腾讯邮箱 SMTP 服务器进行对外发信的业务系统,以便后续切换为飞书 SMTP 服务器。
六、迁移操作流程
在完成功能评估和迁移计划制定后,请邮箱管理员按照以下步骤完成迁移操作。
第 1 步:发送迁移前通知邮件
在开启邮箱迁移之前,建议向员工发送邮箱迁移的宣传邮件,邮件内容可参考以下模板:
你好!
公司邮箱确定于X月X日前从腾讯企业邮箱正式切换至飞书邮箱,为保障各位同事的邮件数据安全与完整,请收到通知的同事于X月X日前登录电脑端飞书,参考腾讯企业邮箱迁移员工操作手册完成邮箱迁移。整个数据迁移工作预计会在X月X日前完成,感谢你支持与配合。
第 2 步:开始邮箱迁移
邮箱管理员进入飞书管理后台,点击 产品设置 > 邮箱,选择 服务管理 > 域名管理 > 开始设置,开始邮箱迁移流程。
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如果已经有域名正在迁移流程中,则可点击 继续配置 重新进入迁移流程。如果此时需要迁移新域名,则可点击 添加域名
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第 3 步:配置域名
在配置域名页面,输入你的邮箱域名。例如,如果你需要对“zhangsan@example.com”邮箱进行迁移,那么请输入“example.com”。
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点击 提交 后,在 请选择启用邮箱服务的方式 栏中选择 邮箱搬家后启用。然后协调 DNS 配置员登录你企业的域名管理后台,添加 TXT 类型的 DNS 记录,记录值如下图所示,有关 DNS 设置的具体信息,请参考管理员如何进行DNS配置。此步骤用于验证你对刚才所填入域名具有管辖权,不会影响其他的 DNS 解析记录,也不会影响腾讯邮箱的正常使用。
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在为原域名添加了 DNS 记录后,邮箱管理员在飞书管理后台点击 立即验证,此时飞书后台会尝试读取先前设置的 DNS 记录信息,如果读取成功,则会显示 验证通过,此时点击 下一步 进入配置搬家参数页面。
💡
重要:DNS 记录添加后,需要一定时间才能生效,生效时间通常来说在 1 分钟之内。
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第 4 步:配置搬家参数
在配置搬家参数页面,选择 原邮箱服务商腾讯企业邮箱,然后在 原邮箱服务器参数 下输入 任一成员的邮箱账号 邮箱密码
:在输入邮箱密码时,并不是输入成员登录邮箱的密码,而是需要在腾讯企业邮箱后台重新生成一个客户端专用密码具体获取方式请参考获取腾讯企业邮箱的客户端专用密码
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系统默认会自动设置原邮箱服务器的相关参数,如下表所示,一般不用另行设置,如果需要另行设置可点击 高级设置 进行手动设置。
配置项
配置值
原邮箱 IMAP 主机
imap.exmail.qq.com
原邮箱 IMAP 端口号(使用 TLS/SSL)
993
原邮箱 SMTP 主机
smtp.exmail.qq.com
原邮箱 SMTP 端口号(使用 SSL)
465
配置好邮箱搬家参数后,点击 开启搬家,进入邮箱搬家管理页面。
第 5 步:开启邮箱搬家
💡
重要:在邮箱搬家管理页面,请不要轻易点击页面右上角的 下一步 按钮,否则你可能提前结束整个搬家流程。
在邮箱搬家管理页面中,你可以为需要搬家的成员或公共邮箱设置邮箱地址。点击 添加成员 可以为指定员工开启搬家流程。
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在添加成员弹窗中,选择需要开启邮箱搬家的员工,并点击 确定
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在添加了成员后,点击原邮箱地址列下的 立即配置,可为成员设置原邮箱地址。另外,你也可以点击 批量配置,一次性地为多名成员设置邮箱地址。
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在为成员配置好邮箱地址后,点击成员右侧的 开启搬家 按钮,为该成员开启邮箱搬家。
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如果需要一次性为所有成员开启搬家,可以在搬家状态中选择 未开启,然后点击 全部开启
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如果你还有公共邮箱需要迁移,可以点击 公共邮箱 > 添加公共邮箱
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在选择公共邮箱弹窗中,选择需要搬家的公共邮箱地址,点击 确定
或者,可以点击 公共邮箱 创建一个新的公共邮箱。在创建公共邮箱时,请确保在 可使用公共邮箱的成员 下至少有一名成员,在开启邮箱搬家后,公共邮箱中的任意一名成员均可完成该公共邮箱的搬家任务。具体信息请参考管理员创建公共邮箱收发邮件
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在设置好需要迁移的公共邮箱后,点击公共邮箱右侧的 开启搬家 按钮,为该公共邮箱开启搬家。
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第 6 步:员工操作邮箱搬家
在为员工开启搬家后,员工需要登录飞书自行完成邮箱迁移动作,具体信息请参考腾讯企业邮箱迁移员工操作手册。如果需要为公共邮箱搬家,具体信息请参考企业成员迁移公共邮箱历史邮件
:腾讯企业邮箱的默认设置是只能将最近 30 天的邮件进行搬家,如需将收到的所有邮件进行搬家,员工需把 收取选项 设置为 收取全部的邮件
第 7 步:确认业务系统的发信设置已经切换到飞书
对于先前使用腾讯邮箱 SMTP 服务器外发邮件的业务系统(比如企业的 OA 系统等),需要将程序中的邮箱发送设置更换为飞书的 SMTP 服务器,否则迁移后将导致这些业务系统无法外发邮件,因此请联系各业务系统的负责人或运维人员进行相应的更换操作,具体信息请参考邮箱迁移过程中业务系统 SMTP 更换指南。该步骤在邮箱迁移结束前完成即可,一般建议为此预留 2 周左右时间。
第 8 步:结束邮箱搬家
💡
重要:此步骤完成后将结束整个邮箱迁移任务,未完成邮箱搬家的员工将无法继续完成搬家操作,因此操作此步骤时请慎重,并且确保前序步骤已经完成。
在确认前序步骤均已完成之后,在“邮箱搬家管理”页面,点击页面右上角的 下一步,在弹出对话框中点击 确定
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此时将进入启用飞书邮箱页面,根据页面提示,请协调 DNS 配置人员为邮箱域名添加 MX 和 TXT(SPF)的 DNS 记录,此步骤表示将邮箱服务从腾讯企业邮箱服务切换到飞书的邮箱服务。在操作切换前,建议先备份原有的 DNS 记录,以便在切换出错时可以及时回滚。
:此处在配置 DNS 记录时,请确保删除原有的其他MX记录,而只保留飞书的 MX 记录,对于 TXT 类型的 SPF 记录也是如此。
在按照页面的提示配置好 DNS 记录后,点击 立即验证,飞书后台将对你配置的 DNS 记录进行验证,只有配置了飞书的 MX 记录且不存在其他 MX 记录时,才能验证通过。请注意,DNS 记录配置后需要一定时间才能生效,通常不超过 1 分钟。
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在 DNS 记录验证通过后,可以在 验证状态 列中看到验证通过,点击 完成 进入在原邮箱服务替换域名页面。
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在在原邮箱服务替换域名页面,请根据提示完成原邮箱服务的域名替换,否则可能导致邮箱收发信异常。具体信息请参考管理员替换域名
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如果验证成功,你将看到域名在飞书中的状态为已启用,表示邮箱切换完成。
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第 9 步:完成收发信测试
在完成邮箱搬家后,为保证邮箱工作正常,请完成以下测试:
  • 同域名下两个邮箱地址相互收发信,比如对于域名“example.com”,测试“zhangsan@example.com”和“lisi@example.com”两个邮箱相互收发信。
  • 内部邮箱向外部邮箱发信。
  • 外部邮箱向内部邮箱发信。
  • 找一个其他的使用腾讯邮箱的域名,测试与飞书邮箱之间的收发信。
第 10 步:推广宣传
在启用飞书邮箱后,建议通过发送邮件或者飞书消息卡片等方式向员工做相应的宣传,以告知员工飞书邮箱已经正式启用,并且分享相应的飞书邮箱使用技巧。
七、常见问题
问:完成迁移后,域名和邮箱地址会变吗?
答:不会。
问:迁移会导致我原来邮箱不能用吗?
答:迁移期间不会,结束迁移切换服务之后会。
问:公共邮箱和邮件组可以迁移吗?
答:公共邮箱支持迁移,邮件组不支持迁移。
问:怎么知道迁移过来的邮件全不全?
答:管理员可以在后台看到迁移的详情,包括用户的总邮件数、已经迁移的邮件数等;此外,用户在迁移结束后,会收到一个迁移总结邮件。
问:多个域名可以迁移吗?
答:可以,每个域名单独迁移即可,且互不影响。
问:一个成员有多个邮箱账号可以迁移吗?
答:可以,但由于飞书账号和飞书邮箱一对一强绑定限制,需要管理员进行一些额外操作:
  1. 将成员的主邮箱账号与飞书账号绑定迁移;
  1. 将成员的其他邮箱账号创建为多个飞书公共邮箱,利用公共邮箱进行迁移。
问:原邮箱服务中的一些离职保留的邮箱可以迁移吗?
答:可以,但前提是这些保留的邮箱可以正常通过 IMAP/SMTP 协议访问,具体迁移时,将这些邮箱配置到多个飞书公共邮箱,利用公共邮箱进行迁移。
问:迁移过程中,新员工入职如何处理?
答:需要在原邮箱服务先创建邮箱账号,才能在飞书邮箱创建。
问:迁移需要成员配合吗?
答:一般来说需要成员自行输入密码开启迁移,如果管理员收集到用户的原邮箱密码,可以后台统一导入。
问:如何在第三方邮箱客户端中使用飞书邮箱?
作者飞书帮助中心
最后更新于2024/12/20
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