通过阅读此文,你可清晰了解如何在飞书中进行假期管理。
一、功能简介
在审批管理后台,企业管理员及审批应用管理员,可以便捷设置各种类型的假期、以及管理员工的假期余额,从而实现高效的假期管理。
二、操作流程
添加假期类型
点击添加类型,即可根据团队实际需求添加更多的假期。
现在根据 2 种不同的假期类型(不限额假期和限额假期)来说明如何设置假期规则。
- 1.不限额假期
不限额假期,即假期时长没有限定额度,如事假、调休假等。
设置不限额假期,仅需填写一些基本信息即可,包括假期名称、适用范围、新员工请假限制、最小请假单位和请假时长计算方式。
- •假期名称:可以自行输入名称,但是不可以与已有的假期名称重复。
- •适用范围:选择该假期适用的部门或人员。如果员工不在该范围内,他就看不到该假期类型。
- •新员工请假限制:可以限定当新员工入职时长小于一定时间时,不允许申请此假期,比如有的团队试用期员工无法使用年假。
- •最小请假单位:可以选择天、半天、小时来作为员工的最小请假单位,同时统计报表也会以该单位进行统计。
- •请假时长计算方式:可以选择工作日、自然日、或手动输入。其中,工作日默认去除周末和中国法定节假日(如使用了打卡应用,则以考勤规则所设定的排休日期为准)。
最后,选择不限额后,点击保存即可设置完成。
- 2.限额假期
限额假期,即假期时长有限定额度,员工在使用时不可超过该上限,如年假、婚假等。
设置限额假期,除了上述基本信息外,还需要对发放方式、发放时间、发放规则等内容进行设置。现根据 4 种不同的发放方式来说明如何设置各种发放规则。
发放方式 1 - 按年发放
即系统自动在每年的固定时间进行发放,比如年假、探亲假等。
- •发放时间:你可以设置按自然年发放(比如固定在每年的 1 月 1 日发放),也可以设置根据每位员工的入职时间发放,同时可以勾选是否按实际工作时长逐日计算余额。
- •发放规则:对于发放的额度,你可以按照每位员工的司龄、工龄进行灵活配置,也可以按固定额度(比如每年 12 天)进行发放。
注:可在审批管理后台的“假期管理” - “假期余额”页面,设置员工的工龄 / 司龄。
- •有效期:可以设置按照发放日期失效(在发放日起一段时间后失效,以及超过有效期一段时间内依然有效)、或者长期有效。
发放方式 2 - 按月发放
即系统自动在每月的固定时间进行发放,比如带薪病假、每月产检假等。
- •发放时间和规则:你可以设置在每个月的某一日,发放固定额度的假期。
- •有效期:可以设置按照发放日期失效(在发放日起一段时间后失效,以及超过有效期一段时间内依然有效)、或者长期有效。
发放方式 3 - 手动导入余额
即根据你在假期余额页面,手动导入员工余额的形式来进行发放。
- •有效期:可以设置在每年的固定日期失效(以及超过有效期一段时间内依然有效)、或者长期有效。
发放方式 4 - 加班时长自动转换为假期余额
即该假期主要用于加班时长的自动转换,比如调休假。如果管理员设定的加班规则允许计为调休时长,那么员工在进行相应的加班后,即可转换为该种假期的余额。
- •有效期:可以设置按照发放日期或固定日期失效(以及超过有效期一段时间内依然有效)、或者长期有效。
如何设置加班规则详见 👉 如何进行加班管理?
最后,点击保存,即可设置完成。
修改 / 停用 / 删除假期类型
- 1.修改假期类型
点击某假期类型右侧的编辑,即可在编辑类型页面对各项内容进行修改。
请注意,如果修改了“发放方式”、“发放时间”、“发放规则”,该假期的余额会重新发放,且重新发放时会扣除掉已经使用的假期;如果修改了其他内容,该假期的余额不会重新发放。
注:如何修改各项内容,可参考上文“添加假期类型”的操作说明。
- 2.停用 / 删除假期类型
点击某假期类型右侧的停用,即可停用该假期类型。停用后,你可以重新启用该假期类型,也可以删除该假期类型。
注:停用后,若仍有与此假期相关的未完成的审批,也将同步停止。
管理假期余额
- 1.查看员工使用详情及修改余额
点击假期余额值,可以进一步查看员工的余额使用详情以及修改假期余额。
- •余额使用详情:包括系统自动增减、管理员手动增减、以及员工使用等余额变动明细。
- •修改假期余额:在假期使用记录页 - 对应假期栏,点击修改余额,即可完成修改。
注:若修改后的假期余额大于原值,新增的假期将按规则进行发放;若修改后的假期余额小于原值,减少的假期将从最早发放但未失效的假期中进行扣除。
- 2.导出导入余额及批量修改余额
在假期余额页面,点击页面右上角导出余额和导入余额,即可批量导出和导入员工的假期余额。
同时,你可以在导出报表中对假期余额进行批量修改,再将修改后的报表导入系统,即可完成批量修改。
注:如果导入的假期余额与假期发放规则冲突(比如超过假期限定额度),则以导入的数值为准。
三、常见问题
问:在假期余额页面点击导出余额,为什么导出的报表缺少一些假期类型?
答:缺少的假期类型为不限额假期,不限额假期默认不做导出。
问:按年发放 / 按月发放的有效期,为什么不再支持每年固定日期失效?
答:该配置会导致员工可能存在某段时间没有假期的情况,此种情况下管理员便无法给员工修改假期余额。如果你之前选择了该方式,请尽快切换为其他选项,切换保存后该选项将无法恢复。