功能简介
飞书捷径是飞书团队推出的自动化工具。通过把不同功能串连到一块,形成一个自运行的工作流,飞书捷径让所有外部信息都有机会汇总到飞书里。
举个例子,当邮箱收到投诉邮件时,将邮件内容作为飞书消息发送给我,这就是一个工作流。
为了利用飞书捷径实现此工作流的自动化,我们首先需要设定以下两项:
- •触发器(邮箱收到邮件):即起点,只有满足该条件,工作流才会启动
- •操作(给我发送飞书消息):即满足触发条件后执行的操作。一个工作流可以包含多项操作
触发器和操作都可以设置细化的选项,如:当邮箱收到标题含有关键词“投诉”的邮件,给我发送含有发件人姓名和邮件主题的飞书消息。
除以上两项外,你还可以设置
- •分支:每条分支包含条件和操作两部分。有了分支,工作流可设置多个并列的操作。工作流运行到分支,会结合设定好的条件进行判断,根据判断结果执行相应的操作。如:当邮件包含附件时,将邮件信息录入单独的工作表;当邮件不包含附件时,录入另一张工作表。
完成设定后,飞书捷径会将“触发器”和“操作”衔接起来,自动执行工作流。
这样,重复性的简单工作流程就可以被自动化了!
获取流程
2. 获取应用后,进入飞书管理后台 - 工作台 - 应用列表,选择飞书捷径应用,点击启用。
3. 启用应用后,可以在可用性状态中配置可使用的成员范围。
使用流程
视频版:
文字版:
- 1.创建捷径
1.1 创建简单捷径
打开飞书捷径,进入应用主页创建飞书捷径。
从模板创建捷径:你可以在热门模板区根据具体业务场景、或在热门应用区根据你想接入的应用,来搜索符合你需求的预设模板。在模板的基础上,你只需进行帐号授权和基本设置,即可完成捷径的创建。
从零开始创建捷径:我们以“当邮箱收到投诉邮件时,将邮件内容作为飞书消息发送给我”这个飞书捷径举例,演示一条飞书捷径的完整创建流程。
首先,点击 + 创建飞书捷径,进入创建页。
点击 + 设置捷径的触发器:选择你的邮箱应用 - 将触发器设置为“新邮件” - 选择你的邮箱帐号(帐号授权流程详见单独文档)- 将“投诉”设置为主题关键词。
接下来,点击 + 设置捷径的操作:应用选择飞书消息 - 选择“通过机器人发送消息”操作(表示相关消息会由飞书捷径机器人推送给你) - 在设置选项中,将消息标题设为“你收到一条投诉”,将消息内容设为邮件主题和发件人,将按钮链接设置为指向原邮件。
点击完成,为当前飞书捷径命名。
设置成功后,当你的邮箱收到投诉邮件时,你就会在飞书上收到邮件内容的消息。
1.2 创建分支
你也可以继续添加操作,包括设置分支操作。点击最后一个动作下方的 + ,选择分支。如要新增一条分支,点击添加条件 。
为每一条分支设置判断条件和相应操作。在本例中,我们以投诉邮件有无附件为判断条件,将包含附件的邮件信息录入表格“投诉” 的对应工作表,将无附件的邮件信息录入另一张工作表。
分支设置完成后,效果如下:
- 2.管理捷径
进入飞书捷径 - 我的飞书捷径页面,可以查看你创建的所有捷径。你可以在每个捷径的卡片上查看捷径运行次数,启用、关闭或删除捷径。点击卡片即可进入捷径的编辑页面。
- 3.取消帐号授权
进入飞书捷径 - 我的应用页面,可以查看所有与飞书捷径关联的应用帐号,包括应用名称、你的帐号名、授权时间,以及使用了该应用的捷径个数。点击取消授权,即可将你的帐号与飞书捷径解绑。
备注:取消帐号授权后,相关的飞书捷径将被永久删除。
- 4.管理应用(仅限企业管理员)
作为企业管理员,你可以在飞书捷径 - 管理页面查看所有可接入捷径工作流的应用。你可以看到每款应用分别提供了哪些触发器选项和操作选项。
如要停用某一个应用,点击图标下方开关。应用停用后,普通成员将无法在飞书捷径中看到或使用该应用。
备注:此页面仅对企业管理员可见。