💡 适用职能与角色：企业 IT 人员、会议室管理与运维人员

一、飞书会议室管理后台

飞书会议室管理后台，集资源配置、预定管理、数据统计于一体，轻松实现会议室资源的集中化、精细化管理，提升会议室利用率，带来高效、便捷的会议室预定与管理体验。

功能亮点

•统一配置，灵活管理：飞书会议室管理后台支持对所有会议室资源进行统一管理，管理员可批量添加、编辑、删除会议室，也可针对特定会议室进行单独操作。

•多种预定规则，会议室资源利用最大化：当会议室使用不均，存在浪费资源或过度占用时，管理员可通过设置会议室的可预定时间、可预定范围来减少不合理的预定情况，优化会议室的利用率。对于有特殊情况的会议室，管理员还可以提前设置会议室审批、禁用，加强会议室管控。

二、基础功能

1.添加、编辑、删除会议室

•添加会议室：管理员可以通过管理后台添加企业会议室，管理后台支持单独添加和批量添加两种方式。上传成功后，员工即可通过飞书日历进行会议室预定。

•编辑会议室信息：管理员可设置会议室的名称、容量、国家/地区、设施信息（电视、签到表、投影仪）等信息，方便员工在筛选会议室时进行参考。

•删除会议室：如果线下会议室已废弃或不再使用，管理员可删除对应的会议室，员工将无法看到相应会议室。

手把手操作指南：管理员如何添加、编辑、删除会议室？

2.设置会议室审批

管理员可以在管理后台为具有特殊用途的会议室设置审批流程。当企业员工需要使用这些会议室时，需在日历中发起审批申请，审批通过后才可预定成功并使用。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室审批？

3.设置可预定时间

•管理员可以设定会议室的可预定时间范围、单次可预定时长上限、以及最早可提前预定时间，以减少会议室资源浪费，提高会议室的使用率。

•设置成功后，成员可在添加会议室时，查看到会议室的预定时间限制，并可依此选择所需的会议室。若预定不符合会议室的时间限制规则，将无法进行预定。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室的可预定时间？

4.设置可预定范围

•当会议室需要仅限某些部门/成员可预定时，管理员可以通过设置会议室预定范围，向部分成员开放会议室的预定权限。

•设置成功后，有预定权限的成员可以通过日历搜索到该会议室并进行预定，无权限的成员则无法搜索和查看到该会议室。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室的可预定范围？

5.设置会议室禁用

•当会议室出现故障、有特殊情况、或依计划需被征用（如封闭开发、团队会议）时，管理员可以将该会议室设为禁用，提前设置会议室的禁用时段、禁用原因、和联系人，并可以选择将禁用通知发送给预定了该会议室的相关成员。

•设置成功后，禁用状态将在管理员设定的禁用时段生效。在此时段内，团队成员将无法查看、搜索、预定到该会议室；已预定该会议室的成员，将收到预定取消的通知。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室禁用？

三、进阶能力

1.设置会议室二维码签到

•为了节省会议室签到相关的硬件成本，管理员可以启用会议室的签到功能，并生成会议室的签到二维码。设置成功后，管理员可以将二维码打印出来并张贴于会议室门外。

•成员可通过扫描二维码进行签到；若未在规定时间内扫码签到，会议室将被释放。成员还可以通过扫描二维码，即时查看会议室的空闲时间，快速预定会议室。

注：此功能灰度中，且会议室二维码签到功能与会议室抢占不可同时开启，如需使用二维码签到，请确保抢占功能已关闭。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室二维码签到？

2.设置会议室抢占

为了提高会议室的使用效率，管理员可以为会议室设置抢占规则，对参与人未按时出席的会议室进行资源释放，方便其他员工扫描二维码抢占当前空置的会议室。

注：会议室抢占功能和二维码签到不可同时开启，如需使用会议室抢占功能，请确保二维码签到功能已关闭。

手把手操作指南：管理员如何设置会议室抢占？

3.会议室数据导出

•在管理后台，管理员可以将会议室的相关数据集中导出，从而对会议室使用情况进行统计、复盘，提升内部会议室预定和使用效率。

•可导出的数据包括会议室 ID、会议室名称、容量、状态等在内的基础数据，以及会议室名称、预定人、邀请人数、会议名称、时间等在内的预定数据。

手把手操作指南：管理员如何导出会议室数据？

四、三方能力

会议室 API 接口

飞书会议室管理后台支持 API 接口，可无缝对接企业自身的会议室管理系统，帮助管理员更高效地完成飞书和企业自有系统的数据互通。

如需查看会议室 API 接口的详细信息，请见飞书开放平台 > 服务端 API > 会议室。

五、运维和推广技巧

在飞书管理后台完成会议室配置后，管理员可以通过员工公告，告知员工启用飞书会议室管理系统的信息，并帮助其快速上手使用飞书会议室。

•员工公告：管理员可以使用如下公告模板，向员工宣布启用飞书会议室管理系统的信息

如何预定？操作指南请见如何通过日历查找和预定会议室？

六、获取帮助

如果配置和使用飞书会议室的过程中，遇到了疑难问题，管理员可以通过人工客服解决，或联系你的客户成功团队获取帮助。

•飞书帮助中心：飞书帮助中心 > 飞书使用技巧及常见问题解答

•人工客服：在飞书中点击 我的头像 > 帮助与客服，跳转后点击 在线客服 进入 飞书助手 的对话框，选择 管理后台 > 会议室管理 ，查看常见问题。若未能解决你的疑惑，请点击 以上都不是，转人工服务，将有专业的客服人员为你答疑。

•客户成功团队：你还可以联系你的客户成功团队，获取更多帮助。

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