功能介绍
操作方法
- 1.新增会议室
方法一:通过 新增会议室 按钮添加会议室
输入会议室名称、容量、国家/地区等信息,设置会议室状态,点击 确定,即可添加会议室。
注:
1. 首次添加会议室,页面将提示需要添加建筑和楼层,点击 +添加建筑 或 +添加楼层,输入建筑名称和具体楼层,即可完成操作。
2. 会议室支持自定义国家/地区、城市字段,可在选择 国家/地区 或 城市 时,点击 +新增国家/地区 或 +添加城市,添加自定义信息。
方法二:通过模板批量导入会议室
若会议室数量多,你可点击 导入/更新 - 下载会议室模板,填写相关信息后,点击 上传表格,利用模板批量导入会议室。
- 2.编辑会议室信息
当会议室名称、容量等详细信息发生变化时,你可以对会议室信息进行修改。
方法一:点击右侧的 “
⋮
” 按钮并选择 编辑,跳转至编辑会议室界面,修改相关信息。方法二:若需要修改信息的会议室数量较多,你可点击 导入/更新,批量更新会议资源。
- 3.设置会议室审批
管理员可以在管理后台为具有特殊用途的会议室设置审批流程。进入管理后台中的会议室设置,点击 查看详情 进入某个会议室的设置详情页,你会看到 会议室审批 开关。
- 4.设置会议室预定时间
管理员可以在管理后台设定会议室的可预定时间范围、单次可预定时长上限、以及最早可提前预定时间,以减少会议室空间资源和成本的浪费,提高会议室的使用效率。
进入管理后台中的会议室设置,点击 查看详情 进入某个会议室的设置详情页,你会看到 预定时间限制 开关。
打开开关后,你可以从如下方面为会议室设置预定时间:
- •每日可预定范围:你可以设置会议室的开放时间,包括可预定的最早时间和最晚时间;
- •单次可预定时长上限:你可以设置会议室单次可预定的时长,若超过该时长,则该会议室将无法预定;
- •最早可提前预定时间:你可以设置会议室可提前预定的时间范围,若最早可提前预定时间设为 1 年,则成员可以在该会议室预定未来一年内的会议日程。
设置成功后,成员便可在日历中依照会议室的开放时间进行预定。
- 5.设置会议室抢占规则
管理员在管理后台选中特定建筑,在相应界面点击 会议室抢占,可设置会议室抢占规则或下载会议室二维码。
另外也可点击所选会议室的二维码标志,选择下载二维码,即可保存二维码图片,之后可将会议室二维码打印并张贴于室内后。
注:日程开始后,若时间超出管理员设置的范围,但参与人仍未出席,其他用户可通过移动端扫描并抢占当前空置的会议室。
- 6.禁用会议室
当会议室出现故障或占用,管理员可通过该功能,将会议室设为禁用。当会议室禁用后,企业员工将无法使用会议室。
方法一:选中会议室,点击上方的 禁用 按钮完成相关操作。
方法二:点击会议室名称所在行右侧的 “
⋮
” 按钮,选择 禁用 完成相关操作。- 7.删除会议室
当会议室不再使用时,你可通选择需要删除的会议室,点击上方 删除 按钮,删除该会议室。
你还可以点击会议室名称所在行右侧的 “
⋮
” 按钮,选择删除。