通过阅读此文,你可清晰了解如何使用飞书来提高团队任务管理效率。
适用场景:团队任务管理
使用功能:文档、表格、日历、工作台应用
和个人任务管理相比,团队的任务管理更多是项目管理,涉及的人更多、事更杂、面更广,对沟通和协作要求更高,对整体节奏把控需求更大。以下飞书最佳实践能帮助你明确并拆解目标,细分任务并落实到人,加强沟通且让进度可视化,让从而提高团队任务管理效率。
📌 用OKR拆解目标
| 让目标可落实,结果可衡量
任务是为支撑和实现某个目标而存在的,所以在聚焦具体项目和任务之前,需要让团队成员对整体目标有更清晰的认识,才能在工作中有的放矢。OKR (Objectives & Key Results) 是帮助实现目标,推进执行与合作的有效工具。其中Objectives是团队想要完成的目标,Key Results是一系列可衡量的关键结果,用来评估目标是否达成。
建立一个OKR文档,简洁清晰地列出团队现阶段的目标和相对应的关键结果。例如:
在字节跳动,包括CEO在内的每个员工都会制定自己的双月OKR,并围绕OKR执行工作。双月结束后员工和团队也会对OKR进行认真评估和复查,及时调整和校准工作方向。
更多关于制定OKR的方法和技巧,可以参考:远程办公 | 目标不一致?OKR 轻松搞定
🔖 创建项目规划文档
| 提供充分上下文,任务具体落实到人
通过OKR明确了整体目标后,从“关键结果”中进一步分类归纳出具体项目,并进行人力和时间分配。
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建立项目规划文档,写清项目背景、目标、参与人员等基本信息。你可以在飞书文档模板库中选择合适的模板,快速开始,并邀请项目成员一起协作编辑文档。
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将项目拆解成具体的任务,直接在文档中@相关负责人,并设置明确的完成时间。任务一定要细化且落实到人。如果是多个成员同时合作完成一个项目或任务,需要确定负责人,由负责人把握节奏,了解工作细节,明确每项子任务的完成时间点、完成标准、评审时间等。
📆 创建项目公共日历
| 关键节点清晰可见,定期沟通对齐进度
创建一个项目公共日历,把项目的关键时间节点标注出来,让项目进展一目了然。
设置定期会议,比如项目日会、周会等,方便大家实时沟通,同步信息。
📊 创建项目进度图表
| 具体任务进度可视化
除了在项目日历上标注关键时间节点之外,用任务进度表或甘特图的方式更细致地呈现每项任务的进展情况,由各任务负责人来填写和更新。
- 任务进度表示例:
- 创建项目甘特图,追踪各个任务随时间进展的完成情况。你可以在飞书文档模板中找到“项目甘特图”模板,快速创建。
这样团队管理者可以更全面地掌握工作节奏和进展,团队成员也可以充分了解到各项子任务的实际进度,方便配合与协作。
💻 搭配更多应用辅助管理
| 智能管理,多方位协助
在上述管理工具和方法基础上,你还可以根据需要到工作台选择合适的应用来辅助任务管理。
比如在协作空间中建立项目并邀请相关成员加入,与项目相关的所有信息,包括群聊、项目日历、相关文档都会汇聚在同一空间中,方便项目成员随时查看和管理。
💐飞书希望能从效率工具层面,为企业或团队的远程协同赋能,帮助企业或团队提升任务管理效率,提升自身竞争力。
💗 高效办公,飞书一直守护着你。