通过阅读此文,你可了解如何用飞书的各个功能实现人事物多方位互联。
适用场景:需要“信息互联”的多种场景
使用功能:飞书聊天,文档,日历,工作台,搜索
团队工作效率低的一个重要原因,是难以有效地将不同方面的人事物联合成一个有机整体,各成员和部门之前常常存在信息、认知、沟通、方法等方面的“隔断”,阻碍了工作的进行。以下飞书最佳实践能帮你强化“互联”意识、借用工具培养“互联”的工作习惯,从而提高工作效率。
善用聊天让“言”和“物”互联
| 言之有“物”,才能言简意赅
单聊、群聊是日常交流的主要方式,但很多人会经常感觉说了一大段话还是难以把事说清楚,这是因为用文字解释文字,信息冗长却不具体,而一般的聊天软件也不具备让你“言之有物”的能力。飞书可以从多方面帮你解决这个问题:
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当谈及某个具体事项时,直接在会话中插入相关工作文档,方便成员快速获取信息。
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提及某位团队成员时,不要只说名字,而是直接 @ Ta。即使对方不在当前群聊中,也可以被 @ 到 (对方不会收到提醒),这样其他成员就能清楚地知道你具体所指是谁,方便在有需要时直接联络
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如果需要将沟通内容同步给不在当前群聊中的成员,无需复述,直接多选相关消息合并转发,对方就可以清晰地看到完整对话。
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当要分享和某一事项相关的多个信息时,把信息整合成一条富文本消息发送,而不是多条零散的消息。直接在富文本消息中插入图片、链接等内容,提供更充分的信息参考。
善用文档让多类型信息互联
| “散装” 变 “集装”,信息不遗漏
信息零散无序是团队工作中的常见问题,强化“信息整合”意识,养成“关联”的习惯,能显著提高你的沟通和工作效率。
在文档中通过 @ 键,充分整合多种类型的相关信息,包括图片、表格、视频、网站、群名片等等,为事项提供充分且必要的上下文。
当涉及到具体任务时,把“人”和“事”紧密关联起来,方便执行和跟进。
当一个项目涉及多个任务且有多人协作时,和为项目建立一个汇总文档,把各类型的工作文档整合并分类插入到汇总文档中,形成一个项目资料目录,以便按类别快速查找和补充信息。
善用工作台让工具互联
| 简化工具链,形成工作流
由于工作内容的繁杂和多样,很多团队会需要同时使用多种工具来完成不同的任务,很容易遇到信息分散、流程复杂、互不兼容等问题。飞书工作台中汇集了各类办公应用,充分利用这些效率和协作工具可以帮你省去在不同平台间来回切换的麻烦,让工作过程更流畅。
以飞书捷径为例,这是飞书团队推出的自动化工具,通过对“触发器”、“操作”、“设置选项”的三项设定,把不同功能串连成一个自运行的工作流。比如你可以设置“当邮箱收到投诉邮件时,将邮件内容作为飞书消息发送给我”。飞书捷径会将“触发器”和“操作”衔接起来,按照“设置选项”自动执行任务,这样就形成了一个简单的自动化工作流。
💡 更多关于飞书捷径的实践,请参考:
过去和现在互联
| 历史信息轻松查,自助自学无障碍
新老成员的交替和新旧信息的更迭是每个团队都会面临的情况,“新”和“旧”之间能否无缝衔接对于工作中沟通和学习成本的高低有很大影响。
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有新成员加入时,要提醒他们浏相关群聊中的历史消息,以便了解背景。
- 在群公告中整合出团队的重要信息和资料,方便成员随时查看和取用。
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如果想了解某个具体事项,可以通过全局搜索来查看所有和“关键词”相关的消息、文件、日程等,历史信息和最新信息都尽在掌握。
内部和外部互联
| “入圈出圈” ,畅通无阻
除了内部工作之外,很多团队需要与外部频繁互动,便捷的外部沟通和协作流程是工作顺利完成的必要条件。在飞书你可以通过以下方式将内部和外部互联:
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将对方添加为外部联系人,对方接受你的邀请后,你们就可以在飞书内进行交流了。
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如果需要分享资料给团队外部成员,设置合适的文档权限即可。
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如果你同时使用多个日历工具,通过整合日历来避免频繁切换或遗漏日程。你可以直接在飞书中导入谷歌日历,或者通过 CalDav 设置将飞书日历同步到电脑或手机的本地系统日历中。
💡 具体同步日历操作,请参考 如何将飞书日历同步到本地系统日历?
👏 使用飞书可以实现信息的“互联”,让成员间的信息交流更加高效和流畅,你也可以试试看哦😄
💕飞书与你携手,健康办公每一天!