通过阅读本文,你将清晰了解如何使用飞书协作空间进行项目管理,从而提高任务管理效率。
适用背景:项目管理
使用功能:飞书协作空间
公司的本质是团队协作。如果跨部门之间的沟通和合作难以协调,公司整体运作效率一定会被拉低。说到团队协作,就一定离不开项目管理。
在工作中,我们可能都会有这样的体验:负责跟进度的同事容易变成“职业拉群师”。
假如大项目群中有数百人,出于不打扰其他人,主动降噪的善良愿望,负责子任务的同事通常会拉个小群;如果涉及多部门合作,群聊将非常杂乱。而且,同一个项目的任务列表、工作文档和团队成员分散在不同的群中,跟进任务需要来回切换,整合与“找信息”成本也在变高。
此外,并非管理大师才能有项目管理需求,其实每个人都是自己个人项目的管理者。大多数人未必需要严格的成本风控表格或一张面面俱到的动态图。日常使用飞书的用户,可能仅仅是在寻找一个简洁易上手的小工具,帮助跟进重要任务一二三四, 捋清重要时间节点,集合飞书群聊,整理飞书云文档,改善目前的任务管理现状而已。
那么飞书协作空间如何解决上述问题呢?
1. 按项目分列整合,一目了然
| 文档多不怕,群多不怕——即使整个项目只有 10 个人参与,理论上还是可以拉出 968 个群的
能有团队看板、项目日历、任务拆解分配功能、轻量级易使用,就足够满足小型团队做项目管理的需求了。这就是飞书协作空间最大的优势——它是嵌在飞书办公套件内的轻量级项目管理系统。它的首页是一个有序规整的项目看板。多个项目整合在一起,一个项目是一张卡片。
手动把所有相关的群都添加到项目里之后,它就变成了一个文档集:项目成员可以在这里方便地查看群内共享的所有文件。如果产品经理仅希望看 UX 设计项目组中的文件,他可以勾选这个项目组,仅显示本群相关的文件。他也可以选择全选,把所有的项目文件平铺罗列。
另外,所有人都可以直接在项目协作空间里打开群聊,更直接,更清晰。
2. 任务列表结合日历,清清楚楚
| 时间紧不怕,任务多不怕——让项目结构与时间节点对所有人都有概览
对于参与项目的同事来说,如果缺少全局与整体的项目概览,容易令人感受不好:每天都很忙,多线程作业,但是不清楚自己在做的事情属于项目的哪个部分。飞书协作空间的任务列表足够简洁灵活,可以添加无数个子任务,以 TO-DO List 的形式,完成项目拆分。
通过分组进行梳理,可以清楚地划分出每个任务的结构。
项目成员还可以在待办事项模块实时查看成员的任务完成进度,确保所有人都清楚,大项目有多少个任务,已经完成了哪些任务,现在在进行哪个任务,未来还要处理哪些任务。
临时任务加入时,也要找到它在大项目中的位置。每个人心里都有数,项目才能按照计划有序推进。
当项目开始推进,相关人员增加,为了防止项目变乱,需要把项目的每个流程的时间节点都梳理好。这时,画甘特图是一个常见的项目管理做法。但,面对任务相对独立,周期短,流程又没有那么复杂的项目,画甘特图有些“大题小做”。
其实,通过在日历上把重要的时间节点标明,就可以得到一个一目了然的项目概览了。
另外,飞书协作空间的任务列表,不仅可以指派负责人,还可以设定一个任务截止时间。到时间时,过期的任务会橙色变成红色。
👏 飞书协作空间,简单易上手,集合所有项目信息,避免切换工具的繁琐,大大提升项目管理效率,你也快去试试吧!
💗 高效办公,飞书一直守护着你。