在公司撰写文档送审的你,一定经历过被”改01”,“改02”,“改03”支配的恐惧……
在传统文档审改中,我们通过邮件或即时通讯软件将需要审改的文档发给审改人,相当于每一次审改都创建了一个新的文档副本。
如果一份文档需要给多人审改,工作流程就会陷入耗时耗力的循环中……
普通做法
1. 依序分阶段审核:先给组长A审核,再给经理B审核,再给总监C审核,再给法务D审核……
缺点:周期极长,只要在某一环节稍有卡顿就会拖累整体进度。
2. 多人同时审核:将同一份文档同时发给A、B、C、D修改
缺点:每个人只能基于原始文档的状态修改,无法动态接收其他人的输入,更别提汇总修改意见的你,只要每个人改动的幅度稍大,改动的方向稍有冲突,就完全无从下手。
飞书玩法
玩法一:云文档协同编辑,摆脱海量副本的烦恼
协同编辑,实时评论,查看历史记录
无需发送本地文件,只需要将在线文档的链接发给每个审改人,并为他们开通相应权限,就相当于给每个审改人分发了一个通向文档的键盘来同时修改。发送完毕后,可以为所有审改人设定一个截止时间,允许客户、老板在繁忙的工作中自由寻找时间完成文档审改,而不耽误其他人的进度。
除了直接编辑以外,审稿人可以有疑问的位置通过评论功能贴上便签纸,直接展示他们的疑问和观点。在这个动态的审改过程中,审改人可以同时参考他人的意见,最大程度降低沟通成本。你也可以在下方回复评论,采纳建设性的观点,或者用个可爱的表情跟客户卖个萌~
修改人太多,不知道这段结论是谁写的?我原来引用的数据怎么不见了?新版本需要作废,改用昨天的旧版怎么办?
打开历史记录,你会发现所有人的所有操作都展示在这里,可以选择恢复任意一个文档版本。
打开评论记录,你会发现所有的评论小便签都收集在这里,可以看到所有已解决和待讨论的评论,助你统计收集多方意见。
玩法二:想一步到位?约会来审改!
穿屏修改超能力来加持
遇到紧急需要审改的文章,没有什么比口头交流效率更高的沟通方式了,约好时间开个会迅速解决吧!
如果审改人不在一处,可以发起一场
通过以上几步,作为文档负责人的你,现在就拥有一份凝聚众人智慧和建议的文档啦,快来试试吧~