通过阅读本文,你将了解如何使用文档的历史记录功能。
一、功能介绍
文档提供强大的版本管理功能,帮助你轻松找回历史版本,追溯编辑对象。当内容被修改时,系统将会自动保留历史版本,并记录修改人、修改时间和修改细节,让你在有需要时一键恢复内容至任意历史版本。此外,只有拥有编辑权限的用户才可以查看及还原历史记录,给文档数据提供安全的保护。
二、操作流程
查看历史记录
- 1.打开历史记录列表:在文档页面右上角的导航栏中,将鼠标光标悬浮在更多按钮“…”上,在菜单栏中选择历史记录,即可打开历史记录列表。所有历史记录按时间倒序排列,并显示相应的修改人和修改时间。
- 2.查看历史记录列表:在列表中,历史记录将按照修改时间倒序排列。每一条历史记录都标记了修改人和修改时间。系统使用绿色的底色来标记,相较于上一个历史版本增加的内容;使用红色的删除线来标记,相较于上一个历史版本被删除的内容,方便你定位和查找想要查看的历史版本。
- 3.查看版本完整内容:在列表中,根据修改时间、修改人和修改细节,找到你想要详细查看的历史版本。将鼠标光标悬浮在该条历史记录右侧的时钟图标上,点击更多操作按钮,即可查看该时间点文档的完整内容和修改细节。
注:系统使用绿色的底色来标记,相较于上一个历史版本增加的内容;使用红色的删除线来标记,相较于上一个历史版本被删除的内容。将鼠标悬浮在被标记的条目上,还可以看到此操作的对应编辑人。
- 4.关闭:点击列表右上角的 X 按钮,即可关闭历史记录列表。
还原历史版本
- 1.在历史记录列表中,点击选择你想要还原的历史版本。
- 2.查看页面中间的历史记录区域,确认该版本是否为你想要找回的版本。
- 3.点击右上角的恢复按钮,即可将此文档还原为该历史版本。
注:删除(即红色删除线)内容无法在该版本直接恢复,若要找回请恢复更早的历史版本
三、常见问题
问:谁可以查看历史记录?
答:为了保证涉密信息的安全性,只有拥有编辑权限的用户(包括文档所有者),才可以查看和还原历史记录。
问:部分文档找不到历史记录的入口?
答:只有具有编辑权限的用户,才可以查看和还原历史记录。因此,对于仅拥有阅读权限的用户,文档的菜单栏中自动不显示历史记录功能的入口。
问:本地记录是什么?和历史记录有什么区别?
答:本地记录是在线文档的一项记录保存功能。它保存了网络中断时,你对文档的编辑操作,即对文档内容的增减修改细节。等待下一次恢复联网时,系统将自动将本地记录同步到云端。通常情况下,在联网同步数据后,在线文档不再保留此条本地记录,你可以直接通过历史记录功能来查看本次的修改细节。
想要了解功能详情,请点击查看文章:常见问题 | 本地记录与历史记录有什么区别?
问:文档里的表格、电子表格和文档正文能一起恢复吗?
答:表格可以和正文一起恢复,电子表格和正文需要分开恢复。区别于同一时段被修改的正文内容,电子表格的修改细节会被单独列成一条历史记录。因此,只恢复正文,并不会恢复电子表格的内容,反之也是。若需要恢复电子表格的对应内容,请在历史记录中找到对应的电子表格版本。
问:版本还原后,被删除的内容并未恢复?
答:首先,请确认选择恢复的历史版本是否准确。如果你选择了表现为“删除了......”的历史版本进行还原,将会恢复到此内容被删除后的版本。如果想还原删除前的版本,请选择删除该条记录的更早历史版本进行还原。
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