对于日常工作而言,协作是分享、处理信息的有效方法,而高效安全的资料共享,是提升协作质量的利器。
在团队内,每月、每周、每天都需要互通共享许多资料。学会以下文件夹管理技巧,将助你高效收集、管理和使用文件,让团队协作更通畅。
技巧一:文档互链分享
公司内部有大量优质的资料,被存放在许多文件夹内,但除了文件夹所有者外,许多成员,特别是新入职的同事,并不知道自己可以访问这些文件夹,以及如何从相应的文件夹中取用所需资料。
普通玩法
新同事需要询问有关业务部门的同事索要资料,有时如果业务线之间关系不紧密或分工不明确,可能需要多方询问,费时费力。
飞书玩法
除了文档外,还可以将文件夹链接通过聊天发送、Pin 在群聊中、贴在群公告和会议日程内,方便其他成员迅速定位到该文件夹,并取用及补充有关资料。
技巧二:专项资料收发
许多部门每周、每月都需要收集很多报表,最典型的就是销售、财务等部门,常常需要定期汇总大量报表。
普通玩法
由于报表类型不同,发送时间有早有晚,需要专门安排一个负责汇总审核的同事,定期催促每个同学交报表,耗费大量工时,费时费力地收集、整理及汇总。
飞书玩法
给团队新建一个专用共享文件夹,可以按需再按类别新建子文件夹以归类,同事们就可以直接上传报表到相应文件夹中,或按需取用资料。这样不仅直接省去派专人催收、分发的人力,还可以在无需花费额外精力的情况下,实现所有历史报表存档,以备随时查看。
技巧三:资源统一归档
团队成员在工作中,需要获取部门共享资源,特别是一些设计资源及介绍类资料,可能常常需要改动及更新。
普通玩法
由专人保管资源并对接取用,其他同事需要使用相关资源的时候,需要联系这位同事获取。不仅要额外花费时间来沟通获取,还要面临描述不符,文件过大难以传输等问题。
飞书玩法
为常用的资料、视频、图片等文件创建“团队资源库”文件夹,并在协作者中添加同事或团队群组,方便团队成员随时取用。成员只需记得上传相关文件,就可以一边工作一边补充资源库,实现资源库的动态更新。