技巧一：文档互链分享

公司内部有大量优质的资料，被存放在许多文件夹内，但除了文件夹所有者外，许多成员，特别是新入职的同事，并不知道自己可以访问这些文件夹，以及如何从相应的文件夹中取用所需资料。

新同事需要询问有关业务部门的同事索要资料，有时如果业务线之间关系不紧密或分工不明确，可能需要多方询问，费时费力。

为新人准备一篇“新人必读”文档（点击这里取用“入职指南”模板），除了列明新人须知信息外，还可以将团队必备的共享文件夹和文件链接嵌入文档中，即可让新人快速定位相应资源，按需阅读和取用资料。

除了文档外，还可以将文件夹链接通过聊天发送、Pin 在群聊中、贴在群公告和会议日程内，方便其他成员迅速定位到该文件夹，并取用及补充有关资料。

技巧二：专项资料收发

许多部门每周、每月都需要收集很多报表，最典型的就是销售、财务等部门，常常需要定期汇总大量报表。

由于报表类型不同，发送时间有早有晚，需要专门安排一个负责汇总审核的同事，定期催促每个同学交报表，耗费大量工时，费时费力地收集、整理及汇总。

给团队新建一个专用共享文件夹，可以按需再按类别新建子文件夹以归类，同事们就可以直接上传报表到相应文件夹中，或按需取用资料。这样不仅直接省去派专人催收、分发的人力，还可以在无需花费额外精力的情况下，实现所有历史报表存档，以备随时查看。

团队成员在工作中，需要获取部门共享资源，特别是一些设计资源及介绍类资料，可能常常需要改动及更新。

由专人保管资源并对接取用，其他同事需要使用相关资源的时候，需要联系这位同事获取。不仅要额外花费时间来沟通获取，还要面临描述不符，文件过大难以传输等问题。

为常用的资料、视频、图片等文件创建“团队资源库”文件夹，并在协作者中添加同事或团队群组，方便团队成员随时取用。成员只需记得上传相关文件，就可以一边工作一边补充资源库，实现资源库的动态更新。