- 1.简介
简约费控是一款 SaaS 企业费用管理软件,提供申请、报销、审核、付款、入账、分析、预算等功能,支持与ERP 系统对接和第三方消费平台的集成。
- 个人报销情况快速查询,报销审批进度及时查看。单据发票拍照上传,彻底摆脱纸质报销
- 出差申请简单管理,轻松添加相关报销待审批单据一目了然,批量审批快速便捷
- 移动端、PC 端多平台支持,处理问题随时随地,随意随心
- 数据云端储存,轻松同步,再也不用担心数据丢失
- 庞杂数据清晰呈现,复杂逻辑简单处理
- 根据公司,定制专属报销及申请配置
- 2.安装应用🍃
2.1 企业管理员
- •可以在飞书应用商店 (https://app.feishu.cn/) 可以找到或搜索 "简约费控",然后点击 "获取";
- •获取后,在飞书的管理后台的菜单中,点击 "应用 -> 应用列表",选择 "简约费控",在打开 "启用" 按钮后,即可使用本产品。
- •安装后,“简约费控”后台默认的系统管理员为第一个下载本应用的飞书管理员。请登录网页版简约费控,进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】,在【管理员账号】中添加相应成员。详细操作请参考 "管理员使用教程 -> 基础信息设置 -> 职位与角色" 。
- •安装后,需要为公司的财务人员配置财务角色。如未进行财务角色配置,财务人员将无法正常使用本应用。请登录网页版简约费控,进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】,在【财务】中添加相应成员。
2.2 非企业管理员
- •如果你不是企业管理员,请发送此文档给你的企业管理员来安装应用;
- •或者你可在应用商店中点击“获取”,在弹出的申请安装应用中填写申请原因,申请通过后即可使用。
- •简约费控目前支持手机版小程序、BOT和web端,安装后,可在飞书手机端工作台中打开简约费控;
- •如果在工作台中没有找到简约费控,很有可能你不在应用使用范围内,可以联系你的企业管理员来更改可用性状态。
- 3.员工使用教程📖
3.1 界面介绍
3.1.1 首页
- •快捷操作:
添加单据:快速选择需要的单据类型进行创建
消费记录:用于添加消费记录
扫一扫:纸质发票二维码导入及验真
票据识别:利用OCR技术识别票据
- •全部单据:
在差旅管理、费用管理、采购管理、健康关怀等单据模块中选择需要提交的申请
- •待办单据:
查看未审批结束的单据
3.1.2 审批
用于审批人查看待审批单据与审批历史单据。点击任意审批表单,进入单据详情页面。点击【工作流】,即可看到审批流程,审批节点一目了然;
- •支持批量批准:点击搜索框右侧的“批量”,可批量批准多张单据。注:单据卡片上若有“黄色感叹号”,表示该单据触发了“警告”,不可被批量批准。只能在单据详情页面审批。
- •详情请看3.9 审批。
3.1.3 我
用于查看个人信息、查看已完成单据、查看开票设置。其中“个人信息”和“开票信息”都由简约费控管理员维护,不支持普通员工自行编辑。
3.2 扫一扫
用户可以选择【首页】上或消费记录右上角➕里的【扫一扫】,扫描发票二维码,将该发票导入消费记录,后期作为报销明细;同时可直接识别发票内容,与国税底账库验真,返回验真结果和全票面信息。
3.3 票据识别
智能识别发票添加消费记录。火车票、定额发票都可经OCR进行识别,点击【票据识别】选择拍照或从手机相册选择。识别的票据,能同步导入到消费记录中。
3.4 消费记录
消费记录列表,用于维护用户的消费记录。可作为报销明细。出差过程中发生的费用,可以随时通过手机记录消费,方便事后报销。
- •根据“未报销”、“已赠送”、“已报销”分类。已报销的消费记录上可查看被导入的单据号。
- •支持消费记录进行转赠和退回(被赠的消费记录)。注意,不支持二次转赠。
- •支持同类型的票据进行组合和取消组合。
- •支持手动添加票据:用户可选择【消费记录】,右上角“+”,选择【手动添加】导入发票及消费记录。支持直接启用“票据识别”功能,无须跳回首页。
3.5 差旅管理
3.5.1 国内出差申请
创建国内出差申请
- 1.在差旅管理下点击【国内出差申请】-【添加】按钮,完善【单据详情】下的详细信息。
- 2.在【单据明细】下,点击【添加单据明细】,选择费用类型后,完善时间、地点、城市等信息,添加相应附件,点击保存。若出行计划繁多,可继续添加费用行。
- 3.在【工作流】下:核对工作流是否正确。如需添加审批人,点击【添加审批人】进行添加。
- 4.填写好出差申请后,点击【提交】,即可发起审批。也可以点击【保存】将单据存为草稿。
查看我的单据
点击【国内出差申请】-【我的单据】,可查看我编辑过的单据的状态,也可点击单据查看单据的详情。
查看共享给我的单据
点击【国内出差申请】-【共享单据】,可查看别人共享给我的单据,点击单据可查看单据的详情。别人共享的单据不能编辑。注:共享单据的功能需要联系简约费控的客服,进行开通。
单据共享
点击【国内出差申请】-【我的单据】,选择对应审批通过的单据,在“单据共享”区域,点击【编辑】,选择指定的用户、部门或职位,即可将单据共享给其他用户,以便其他用户关联报销。注:共享单据的功能需要联系简约费控的客服,进行开通。
单据升级之出差计划变更
点击【国内出差申请】-【我的单据】,选择对应审批通过的单据。
- 1.在底部点击【出差计划变更】按钮,出现“出差计划变更”区域,下面展示可以变更的字段。下图,可以变更的是“开始时间”和“结束时间”。
- 2.编辑栏位后,点击提交。待审批通过后,修改的内容会覆盖原先的内容,即新的开始结束时间覆盖原先的时间。如需了解变更信息,可在“历史版本”区域查看。
- 3.注:出差计划变更的功能需要联系客服,进行开通。客服也可帮忙配置能修改的字段。
3.5.2 国际出差申请
使用方式与“国内出差申请”类似。
3.5.3 出差报销
勾选消费记录报销
在首页点击【消费记录】,勾选需要报销的消费记录,点击【创建报销单】,选择报销【类型】,完善单据信息,进行提交。
常规创建报销
- 1.在首页点击差旅管理下【出差报销】,点击【添加】;填写单据标题、时间、申请人所属部门、收款人及账号等信息。
- 2.在【报销明细】下点击【添加报销明细】,或者直接【导入消费记录】。完善本次出差报销的详细费用类型、金额、时间、地点、城市、付款方式、项目等信息。
- 3.如果出差报销时有额外的审批人,则需要在【工作流】下,点击【添加审批人】,点击提交。
添加前序单据
对于需要先申请才能出差报销的业务场景,添加前序单据可以免去再一次一一填写单据内容的麻烦。出差报销的前序单据被配置为“国内出差申请”。
选择对应的”国内出差申请“进行添加,相应的内容就会自动填写。下图单据里的内容都是关联前序单据后,自动填写的。注:前序单据的功能需要管理员进行配置,如需了解配置步骤和更多使用方式,请联系简约费控的客服。
纸质单据
对于需要递交纸质单据的情况,可把纸质单据装在信封里,通过扫码信封上的条码或手动输入条码,将纸质票据与出差报销单关联。注:纸质单据的功能需要联系简约费控的客服,进行开通。
3.6 费用管理
津贴申请:用于津贴的报销申请。使用方式与“国内出差申请”类似。
招待费申请:用于招待费的报销申请。使用方式与“国内出差申请”类似。
费用报销:费用报销指除差旅报销外的其他报销。使用方式与“出差报销”类似。
3.7 采购管理
在对公支付费用管理场景中,从采购申请、采购合同、到付款申请的互相关联,实现采购管理中从申请到付款的全链路费用管理流程。
3.7.1 采购申请
- 1.在采购管理下点击【采购申请】-【添加】按钮,填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属部门、费用承担部门、提交人等信息。
- 2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】,完善本次采购申请的详细费用类型、申请金额、项目、描述、附件等信息。
- 3.如果采购申请时有额外审批人,则要在【工作流】下,点击【添加审批人】,方可提交。
3.7.2 采购合同
- 1.在采购管理下点击【采购合同】-【添加】按钮,填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属部门、费用承担部门、提交人等信息。
- 2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】,完善本次采购合同的详细发票类型、金额、时间、项目、描述、附件等信息。
- 3.如果申请采购合同时有额外审批人,则要在【工作流】下,点击【添加审批人】,方可提交。
3.7.3 付款申请
付款申请:已对接和交付成功,进行最后付款。
- 1.在采购管理下点击【付款申请】-【添加】,填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属公司、提交部门、费用部门、供应商等信息。
- 2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】,完善本次付款申请的付款金额、项目、描述等信息;也可直接导入消费记录。
- 3.如果申请付款申请时有额外审批人,则需要在【工作流】下,点击【添加审批人】,方可提交。
3.8 健康关怀
“报平安”用于疫情期间员工报告健康状况。“就医记录”用于疫情期间员工报告就医记录。
3.9 审批
点击任意审批表单,进入单据详情页面。点击【工作流】,即可看到审批流程,审批节点一目了然;
- •支持添加额外审批人:在单据详情页的【工作流】,点击当前审批人下面的➕,即可添加审批人。添加的审批人和自己为并行审批。
- •支持查看历史数据和预算:在单据详情页的右下角,点击三点符号,选择“历史数据”,可查看当前提单人的历史报销数据;选择“预算”,可查看当前提单人的预算数据。注:预算查看的功能需要联系简约费控客服,为您开通。
3.9.1 代理审批
- •支持代理审批:如果您被委托审批别人的单据,在您的审批列表里会出现提交给该同事的单据,如下图。“委托人杨为”表示杨为委托您审批单据。
- •如何委托别人为我审批单据:在web端右上角,点击我的名称,下拉框中选择“设置代理人”,进入「当前代理人」页面后,点击「添加审批代理人」,添加用户和编辑代理时间即可。
3.9.2 询问与答复
- •审批单据的时候,需要询问相关人员,可以添加询问人后填写问题,询问对方相关单据信息。询问后即便未被答复,也可继续批准和拒绝。
- •被询问的人,在审批tab可以看到待回复的单据。点击单据卡片进入单据详情页面,可填写答复。已答复完毕的询问不再有单独的区域,将被折叠在相关审批流下方。
- 4.财务使用教程📖
4.1 财务角色
财务相应的角色都需要管理员进行配置。详细配置方法请参考“5.1.5 角色”。财务角色仅支持在简约费控web端上使用。如您已经被配置了财务相关权限,可在简约费控机器人对话框中输入“菜单”或对应页面的名称,例如“报销审核”、“出纳付款”等,即可获得关键字回复。点击您需要进入的页面,再通过飞书扫码进行登录,即可进入您需要操作的页面。
4.2 财务审核
4.2.1 报销审核
- •单据审核:登录网页版简约费控,财务在审批、审核环节 进入【财务审批】,选择【报销审核】,选择要审核的单据,点击报销明细行,查看单据的详细信息 。
- •待交发票审核:在单据表头信息中,除了单据的基本信息外,重点关注一个字段“发票包含”(默认是勾选),当财务审核时候,还没交发票,那么财务可以把【发票包含】不进行勾选,点击审核通过后,会进入到待交发票的菜单栏里,等到补交后,可以在待交发票中取出单据进入正常报销流程。具体见“待交发票”模块。
- •明细行审核:在明细行中以下部分的数据是财务审核阶段额外可以查看/修改的信息:调整报销金额、调整汇率、调整发票税率、调整税额、财务备注、借会计科目、贷会计科目、税会计科目、详情(实际情况下单据不同,可修改的栏位不同)等。财务可根据实际情况不同,对单据进行调整,如何调整请参照“管理员操作手册”中的“财务基础设置”。
- •查看发票详情:选择要审核的单据,点击报销明细行,点击明细信息最右侧的【详情】,可直接查看费用报销单据附件,查看消费记录,查验发票。
4.2.2 财务审核历史
登录网页版简约费控,进入【财务审核】,下拉选择财务审核历史,可以查看历史已审批过的“差旅管理”、“采购管理”、“备用金管理”、“资金管理”、“销售管理”、“预算管理”等历史审批记录。
4.2.3 待交发票
如果单据已提交并审核至财务,但是未提交发票,那么财务可以把【发票包含】不进行勾选,点击审核通过后,会进入到待交发票的菜单栏里,等到补交后,再在待交发票中找出单据进入正常报销流程。 查看待交发票审批流程:点击【待交发票】界面,即可看到单据信息。
4.3 出纳付款
- •登录网页版简约费控,进入【出纳付款】,在“待支付”列表中选择需要进行支付的公司,勾选需要支付的报销单(支持多选和全选),点击【支付】;单据“待支付/支付中/已支付”状态一目了然,支持自动和人工筛选付款,网银支付可按需要定制。
- •在选择银行帐号画面,确认支付银行帐号信息无误后,点击【确认】。点击【下载网银支付单】可批量下载所选单据的付款明细单。银行帐号需要简约费控的管理员进行维护。
- •注意:一旦离开这个页面,重新返回即无法再次批量下载付款明细单,请在支付完成后尽快下载并保存。在【已支付】列表中只能按单据单独下载付款明细单了,仅适用于补漏处理。
4.4 会计凭证
- •当报销单经过财务审核通过后,首先会流转至财务凭证(待生成中)供生成财务凭证。
登录网页版简约费控,进入【会计凭证】,在“待生成凭证”列表中勾选需要生成财务凭证的单据(可以多选,也可全选),点击右侧【生成财务凭证】,出现详情填写财务凭证的信息填写 。
- •生成成功后,待生成的单据就会进入到【已生成】栏位中,并且在【待生成】界面会出现下载财务凭证的按钮。点击【下载财务凭证】可以进行下载上一笔生成的财务凭证(如果是批量生成的,则下载下来的EXCEL会包含所有的科目信息)
- •注意:一旦离开这个页面,重新回来即无法再次批量下载财务凭证,只能在【已生成凭证】中通过凭证号下载,所以请在生成凭证完成后尽快下载并保存。
4.5 财务管理
4.5.1 消费记录管理
登录网页版简约费控,进入【财务管理】,选择【消费记录管理】查看所有票据。消费记录列表右侧点击【详情】,还可查看“消费记录详情”。
4.6 财务设置
4.6.1 票据费用类型
登录网页版简约费控,进入【财务设置】,选择【费用报销】,点击【票据费用类型】,在“发票”下方选择【添加】或【批量导入】可以将公司的发票信息进行分类和维护。
4.6.2 费用标准
- 1.城市级别设置:登录网页版简约费控,进入【我的企业】,选择【企业主数据】,点击【城市】,在“城市列表”左上角选择【添加】城市,完善地区、分类及描述。其中“分类”中设置城市的级别,是【费用标准】中,区分酒店住宿餐补类报销标准的依据。
- 2.费用标准设置:登录网页版简约费控,进入【财务设置】,选择【费用报销】-【费用标准】,右上角【添加】新的费用标准,或在费用标准列表选择【编辑】维护费用标准“基本信息”和“级别标准”。用于员工提交费用审批时,自动校验费用是否符合标准,将员工的费用控制在制度规定的范围内。
- 3.费用标准校验:设置好费用规则后,右侧点击编辑,点击【级别标准】,选择【校检级别】,如选择警告,则在超出相应金额时进行警告但仍允许提交;如选择错误,报错后则无法提交申请。
- 4.费用标准类型-住宿:住宿餐补类是按照城市级别设置。支持自定义费用标准设置。
- 5.费用标准类型-其他:其中标准类型中的飞机票类、火车票类,其他按照员工职位界别设置。
- 6.指派:在指定的单据类型中启用上述费用标准,需要管理员在【我的企业】-【单据配置】-【单据设置】中,选择相应的单据类型,点击【指派】,在弹框中选择对应的费用类型,勾选启用,并选择上述配置的【费用标准】。
4.6.3 会计科目
基于不同的费用类型、部门所对应的会计科目,从而系统可以自动产生会计凭证。
方式一:登录网页版简约费控,进入【财务设置】,选择【会科科目】,右上角点击【添加】“会计代码”、“会计名称”“类别”,选择“启用”。支持手动输入、批量导入。
方式二:登录网页版简约费控,进入【财务设置】,选择【会科科目】,右上角点击【批量导入】,点击【下载模板】,根据模板格式批量上传会计科目。支持手动输入、批量导入。
4.6.4 会计规则
登录网页版简约费控,进入【财务设置】,选择【会科规则】,【添加】,“新建会计规则”,区分费用的借方贷方,完善该规则下的“成本中心”、“费用类型”、“账套”、“会计科目”等信息。
作用:基于不同的费用类型、部门所对应的会计科目规则,从而系统可以自动产生会计凭证。
- 5.管理员使用教程📖
5.1 基础信息设置
5.1.1 分公司与部门信息
登录网页版简约费控,右侧菜单栏【部门和成员】可维护总公司和分公司的公司名称、地址、电话、邮箱、纳税人识别号、开票地址、开户银行、银行账号等信息。维护好的开票信息将展示在员工的“我”界面-【开票信息】上。
5.1.2 员工信息
进入【部门和成员】,点击【维护员工列表】,点击员工的姓名,出现员工信息编辑弹窗。输入员工相关信息后,点击【保存】。
5.1.3 部门信息
点击【部门与成员】,选择需要被维护的部门,点击【维护部门信息】,修改或维护企业、部门、分公司基础信息。
5.1.4 职位
- •职位维护:右侧菜单栏【我的企业】-【企业主数据】
【职位】可根据企业自身情况进行不同职位的设定,维护公司所有职位信息,从而可以在审批流中设置按职位来审批;
【职位级别维护】可根据企业自身情况进行不同级别的设定,维护公司所有职位的级别,从而在企业费用标准中使用。
- •员工职位、职位级别匹配:登录网页版简约费控,进入【员工管理】中,点击需要调整的员工,根据【职位维护】的信息,完善用户的“职位”、“级别”信息,从而不同职位的员工在审批中可操作审批,不同级别的员工可享受不同的费用标准。
5.1.5 角色
- •员工角色设置:登录网页版简约费控,进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】,分别设有【财务】、【出纳】、【管理员账号】、【单据审核员】、【会计凭证】等角色,支持单个角色设置多名成员。 需分别在各个角色里设置成员,用于单据审核的范围的分配。【财务】可查看所有的财务页面。【出纳】决定出纳付款页面的权限,【会计凭证】决定会计凭证页面的权限。
5.1.6 商业伙伴
登录网页版简约费控,进入【我的企业】,选择【企业主数据】,点击【供应商主数据】,右上角选择【添加】或【批量操作】可将公司供应商信息录入系统。便于在提交审批时选择相应的供应商信息。用于付款或预付款时,选择相应的供应商。
5.2 流程设置
5.2.1 审批工作流
- 1.登录网页版简约费控,进入【我的企业】,选择【审批流程】-【审批工作流】,点击右上角添加。
- 2.设置审批流对应的单据。
- •在“条件”下方点击【添加】,匹配合适的单据走该审批流程;
- •设置条件时,在【栏位名称】中选择对应的栏位,在【操作符】中选择判断条件的符号,在【值】中选择条件匹配的判单值,设置该流程匹配的审批单据;
- •【规则名称】填写审批流对应名称,【动作】选择审批流、审批通过或审批拒绝,【优先级】可根据单据使用频率自行填写,进行启用。
- 3.在“审批流”处点击建好的审批,设置具体审批流程。添加【序号】、【步骤】、【类型】,设置相应条件的审批人和抄送人,在符合条件时经过此节点;如无设置条件,则会按照序号默认经过此节点。在【值】中选择相应职位。(须在“职位”选项中维护人员信息,单个职位可包含多个人员,如包含多人,则此条件下将进行并行审批。)
5.2.2 校验规则
- 1.用于对用户提交单据包含的费用进行校验,登录网页版简约费控,进入【我的企业】,选择【单据配置】,点击【校验规则】,点击右上角【添加】。
- 2.选择【校验对象】、填写【规则名称】、设置【错误级别】(错误/警告)。勾选是否【启用】,设置该校验规则启用与否。
- 3.在“规则条件”下方点击【添加】,设置符合条件的审批流,匹配到该校验规则;
在“规则校验”下方点击【添加】,设置符合条件的审批流,包含的申请内容适用的校验规则。
5.2.3 工作流管理
进入【我的企业】,选择【系统管理】,点击【工作流管理】。用于筛选查找审批中的工作流程,输入相应的筛选条件,筛选进行中、已审批、不同发起人、不同审批人的工作流;支持批量替换审批人:审批人出现离职或其他情况,系统支持批量。
- 6.联系我们💁♂️
如果你在使用过程中有任何问题,欢迎与我们联系。客服热线400-001-1718。