如何在飞书中使用“简约费控”应用？

1.简介

简约费控是一款 SaaS 企业费用管理软件，提供申请、报销、审核、付款、入账、分析、预算等功能，支持与ERP 系统对接和第三方消费平台的集成。

- 个人报销情况快速查询，报销审批进度及时查看。单据发票拍照上传，彻底摆脱纸质报销

- 出差申请简单管理，轻松添加相关报销待审批单据一目了然，批量审批快速便捷

- 移动端、PC 端多平台支持，处理问题随时随地，随意随心

- 数据云端储存，轻松同步，再也不用担心数据丢失

- 庞杂数据清晰呈现，复杂逻辑简单处理

- 根据公司，定制专属报销及申请配置

2.安装应用🍃

2.1 企业管理员

•可以在飞书应用商店 (https://app.feishu.cn/) 可以找到或搜索 "简约费控"，然后点击 "获取"；

•获取后，在飞书的管理后台的菜单中，点击 "应用 -> 应用列表"，选择 "简约费控"，在打开 "启用" 按钮后，即可使用本产品。

•安装后，“简约费控”后台默认的系统管理员为第一个下载本应用的飞书管理员。请登录网页版简约费控，进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】，在【管理员账号】中添加相应成员。详细操作请参考 "管理员使用教程 -> 基础信息设置 -> 职位与角色" 。

•安装后，需要为公司的财务人员配置财务角色。如未进行财务角色配置，财务人员将无法正常使用本应用。请登录网页版简约费控，进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】，在【财务】中添加相应成员。

2.2 非企业管理员

•如果你不是企业管理员，请发送此文档给你的企业管理员来安装应用；

•或者你可在应用商店中点击“获取”，在弹出的申请安装应用中填写申请原因，申请通过后即可使用。

2.3 打开简约费控 ☑️‌

•简约费控目前支持手机版小程序、BOT和web端，安装后，可在飞书手机端工作台中打开简约费控；

•如果在工作台中没有找到简约费控，很有可能你不在应用使用范围内，可以联系你的企业管理员来更改可用性状态。

3.员工使用教程📖

3.1 界面介绍

3.1.1 首页

•快捷操作：

添加单据：快速选择需要的单据类型进行创建

消费记录：用于添加消费记录

扫一扫：纸质发票二维码导入及验真

票据识别：利用OCR技术识别票据

•全部单据：

在差旅管理、费用管理、采购管理、健康关怀等单据模块中选择需要提交的申请

•待办单据：

查看未审批结束的单据

3.1.2 审批

用于审批人查看待审批单据与审批历史单据。点击任意审批表单，进入单据详情页面。点击【工作流】，即可看到审批流程，审批节点一目了然；

•支持批量批准：点击搜索框右侧的“批量”，可批量批准多张单据。注：单据卡片上若有“黄色感叹号”，表示该单据触发了“警告”，不可被批量批准。只能在单据详情页面审批。

•详情请看3.9 审批。

3.1.3 我

用于查看个人信息、查看已完成单据、查看开票设置。其中“个人信息”和“开票信息”都由简约费控管理员维护，不支持普通员工自行编辑。

3.2 扫一扫

用户可以选择【首页】上或消费记录右上角➕里的【扫一扫】，扫描发票二维码，将该发票导入消费记录，后期作为报销明细；同时可直接识别发票内容，与国税底账库验真，返回验真结果和全票面信息。

3.3 票据识别

智能识别发票添加消费记录。火车票、定额发票都可经OCR进行识别，点击【票据识别】选择拍照或从手机相册选择。识别的票据，能同步导入到消费记录中。

3.4 消费记录

消费记录列表，用于维护用户的消费记录。可作为报销明细。出差过程中发生的费用，可以随时通过手机记录消费，方便事后报销。

•根据“未报销”、“已赠送”、“已报销”分类。已报销的消费记录上可查看被导入的单据号。

•支持消费记录进行转赠和退回（被赠的消费记录）。注意，不支持二次转赠。

•支持同类型的票据进行组合和取消组合。

•支持手动添加票据：用户可选择【消费记录】，右上角“+”，选择【手动添加】导入发票及消费记录。支持直接启用“票据识别”功能，无须跳回首页。

3.5 差旅管理

3.5.1 国内出差申请

创建国内出差申请

1.在差旅管理下点击【国内出差申请】-【添加】按钮，完善【单据详情】下的详细信息。

2.在【单据明细】下，点击【添加单据明细】，选择费用类型后，完善时间、地点、城市等信息，添加相应附件，点击保存。若出行计划繁多，可继续添加费用行。

3.在【工作流】下：核对工作流是否正确。如需添加审批人，点击【添加审批人】进行添加。

4.填写好出差申请后，点击【提交】，即可发起审批。也可以点击【保存】将单据存为草稿。

查看我的单据

点击【国内出差申请】-【我的单据】，可查看我编辑过的单据的状态，也可点击单据查看单据的详情。

查看共享给我的单据

点击【国内出差申请】-【共享单据】，可查看别人共享给我的单据，点击单据可查看单据的详情。别人共享的单据不能编辑。注：共享单据的功能需要联系简约费控的客服，进行开通。

单据共享

点击【国内出差申请】-【我的单据】，选择对应审批通过的单据，在“单据共享”区域，点击【编辑】，选择指定的用户、部门或职位，即可将单据共享给其他用户，以便其他用户关联报销。注：共享单据的功能需要联系简约费控的客服，进行开通。

单据升级之出差计划变更

点击【国内出差申请】-【我的单据】，选择对应审批通过的单据。

1.在底部点击【出差计划变更】按钮，出现“出差计划变更”区域，下面展示可以变更的字段。下图，可以变更的是“开始时间”和“结束时间”。

2.编辑栏位后，点击提交。待审批通过后，修改的内容会覆盖原先的内容，即新的开始结束时间覆盖原先的时间。如需了解变更信息，可在“历史版本”区域查看。

3.注：出差计划变更的功能需要联系客服，进行开通。客服也可帮忙配置能修改的字段。

3.5.2 国际出差申请

使用方式与“国内出差申请”类似。

3.5.3 出差报销

勾选消费记录报销

在首页点击【消费记录】，勾选需要报销的消费记录，点击【创建报销单】，选择报销【类型】，完善单据信息，进行提交。

常规创建报销

1.在首页点击差旅管理下【出差报销】，点击【添加】；填写单据标题、时间、申请人所属部门、收款人及账号等信息。

2.在【报销明细】下点击【添加报销明细】，或者直接【导入消费记录】。完善本次出差报销的详细费用类型、金额、时间、地点、城市、付款方式、项目等信息。

3.如果出差报销时有额外的审批人，则需要在【工作流】下，点击【添加审批人】，点击提交。

添加前序单据

对于需要先申请才能出差报销的业务场景，添加前序单据可以免去再一次一一填写单据内容的麻烦。出差报销的前序单据被配置为“国内出差申请”。

选择对应的”国内出差申请“进行添加，相应的内容就会自动填写。下图单据里的内容都是关联前序单据后，自动填写的。注：前序单据的功能需要管理员进行配置，如需了解配置步骤和更多使用方式，请联系简约费控的客服。

纸质单据

对于需要递交纸质单据的情况，可把纸质单据装在信封里，通过扫码信封上的条码或手动输入条码，将纸质票据与出差报销单关联。注：纸质单据的功能需要联系简约费控的客服，进行开通。

3.6 费用管理

津贴申请：用于津贴的报销申请。使用方式与“国内出差申请”类似。

招待费申请：用于招待费的报销申请。使用方式与“国内出差申请”类似。

费用报销：费用报销指除差旅报销外的其他报销。使用方式与“出差报销”类似。

3.7 采购管理

在对公支付费用管理场景中，从采购申请、采购合同、到付款申请的互相关联，实现采购管理中从申请到付款的全链路费用管理流程。

3.7.1 采购申请

1.在采购管理下点击【采购申请】-【添加】按钮，填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属部门、费用承担部门、提交人等信息。

2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】，完善本次采购申请的详细费用类型、申请金额、项目、描述、附件等信息。

3.如果采购申请时有额外审批人，则要在【工作流】下，点击【添加审批人】，方可提交。

3.7.2 采购合同

1.在采购管理下点击【采购合同】-【添加】按钮，填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属部门、费用承担部门、提交人等信息。

2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】，完善本次采购合同的详细发票类型、金额、时间、项目、描述、附件等信息。

3.如果申请采购合同时有额外审批人，则要在【工作流】下，点击【添加审批人】，方可提交。

3.7.3 付款申请

付款申请：已对接和交付成功，进行最后付款。

1.在采购管理下点击【付款申请】-【添加】，填写【单据详情】下的单据标题、时间、申请人所属公司、提交部门、费用部门、供应商等信息。

2.在【单据明细】下点击【添加单据明细】，完善本次付款申请的付款金额、项目、描述等信息；也可直接导入消费记录。

3.如果申请付款申请时有额外审批人，则需要在【工作流】下，点击【添加审批人】，方可提交。

3.8 健康关怀

“报平安”用于疫情期间员工报告健康状况。“就医记录”用于疫情期间员工报告就医记录。

3.9 审批

点击任意审批表单，进入单据详情页面。点击【工作流】，即可看到审批流程，审批节点一目了然；

•支持添加额外审批人：在单据详情页的【工作流】，点击当前审批人下面的➕，即可添加审批人。添加的审批人和自己为并行审批。

•支持查看历史数据和预算：在单据详情页的右下角，点击三点符号，选择“历史数据”，可查看当前提单人的历史报销数据；选择“预算”，可查看当前提单人的预算数据。注：预算查看的功能需要联系简约费控客服，为您开通。

3.9.1 代理审批

•支持代理审批：如果您被委托审批别人的单据，在您的审批列表里会出现提交给该同事的单据，如下图。“委托人杨为”表示杨为委托您审批单据。

•如何委托别人为我审批单据：在web端右上角，点击我的名称，下拉框中选择“设置代理人”，进入「当前代理人」页面后，点击「添加审批代理人」，添加用户和编辑代理时间即可。

3.9.2 询问与答复

•审批单据的时候，需要询问相关人员，可以添加询问人后填写问题，询问对方相关单据信息。询问后即便未被答复，也可继续批准和拒绝。

•被询问的人，在审批tab可以看到待回复的单据。点击单据卡片进入单据详情页面，可填写答复。已答复完毕的询问不再有单独的区域，将被折叠在相关审批流下方。

4.财务使用教程📖

4.1 财务角色

财务相应的角色都需要管理员进行配置。详细配置方法请参考“5.1.5 角色”。财务角色仅支持在简约费控web端上使用。如您已经被配置了财务相关权限，可在简约费控机器人对话框中输入“菜单”或对应页面的名称，例如“报销审核”、“出纳付款”等，即可获得关键字回复。点击您需要进入的页面，再通过飞书扫码进行登录，即可进入您需要操作的页面。

4.2 财务审核

4.2.1 报销审核

•单据审核：登录网页版简约费控，财务在审批、审核环节进入【财务审批】，选择【报销审核】，选择要审核的单据，点击报销明细行，查看单据的详细信息。

•待交发票审核：在单据表头信息中，除了单据的基本信息外，重点关注一个字段“发票包含”（默认是勾选），当财务审核时候，还没交发票，那么财务可以把【发票包含】不进行勾选，点击审核通过后，会进入到待交发票的菜单栏里，等到补交后，可以在待交发票中取出单据进入正常报销流程。具体见“待交发票”模块。

•明细行审核：在明细行中以下部分的数据是财务审核阶段额外可以查看/修改的信息：调整报销金额、调整汇率、调整发票税率、调整税额、财务备注、借会计科目、贷会计科目、税会计科目、详情（实际情况下单据不同，可修改的栏位不同）等。财务可根据实际情况不同，对单据进行调整，如何调整请参照“管理员操作手册”中的“财务基础设置”。

•查看发票详情：选择要审核的单据，点击报销明细行，点击明细信息最右侧的【详情】，可直接查看费用报销单据附件，查看消费记录，查验发票。

4.2.2 财务审核历史

登录网页版简约费控，进入【财务审核】，下拉选择财务审核历史，可以查看历史已审批过的“差旅管理”、“采购管理”、“备用金管理”、“资金管理”、“销售管理”、“预算管理”等历史审批记录。

4.2.3 待交发票

如果单据已提交并审核至财务，但是未提交发票，那么财务可以把【发票包含】不进行勾选，点击审核通过后，会进入到待交发票的菜单栏里，等到补交后，再在待交发票中找出单据进入正常报销流程。查看待交发票审批流程：点击【待交发票】界面，即可看到单据信息。

4.3 出纳付款

•登录网页版简约费控，进入【出纳付款】，在“待支付”列表中选择需要进行支付的公司，勾选需要支付的报销单（支持多选和全选），点击【支付】；单据“待支付/支付中/已支付”状态一目了然，支持自动和人工筛选付款，网银支付可按需要定制。

•在选择银行帐号画面，确认支付银行帐号信息无误后，点击【确认】。点击【下载网银支付单】可批量下载所选单据的付款明细单。银行帐号需要简约费控的管理员进行维护。

•注意：一旦离开这个页面，重新返回即无法再次批量下载付款明细单，请在支付完成后尽快下载并保存。在【已支付】列表中只能按单据单独下载付款明细单了，仅适用于补漏处理。

4.4 会计凭证

•当报销单经过财务审核通过后，首先会流转至财务凭证（待生成中）供生成财务凭证。

登录网页版简约费控，进入【会计凭证】，在“待生成凭证”列表中勾选需要生成财务凭证的单据（可以多选，也可全选），点击右侧【生成财务凭证】，出现详情填写财务凭证的信息填写。

•生成成功后，待生成的单据就会进入到【已生成】栏位中，并且在【待生成】界面会出现下载财务凭证的按钮。点击【下载财务凭证】可以进行下载上一笔生成的财务凭证（如果是批量生成的，则下载下来的EXCEL会包含所有的科目信息）

•注意：一旦离开这个页面，重新回来即无法再次批量下载财务凭证，只能在【已生成凭证】中通过凭证号下载，所以请在生成凭证完成后尽快下载并保存。

4.5 财务管理

4.5.1 消费记录管理

登录网页版简约费控，进入【财务管理】，选择【消费记录管理】查看所有票据。消费记录列表右侧点击【详情】，还可查看“消费记录详情”。

4.6 财务设置

4.6.1 票据费用类型

登录网页版简约费控，进入【财务设置】，选择【费用报销】，点击【票据费用类型】，在“发票”下方选择【添加】或【批量导入】可以将公司的发票信息进行分类和维护。

4.6.2 费用标准

1.城市级别设置：登录网页版简约费控，进入【我的企业】，选择【企业主数据】，点击【城市】，在“城市列表”左上角选择【添加】城市，完善地区、分类及描述。其中“分类”中设置城市的级别，是【费用标准】中，区分酒店住宿餐补类报销标准的依据。

2.费用标准设置：登录网页版简约费控，进入【财务设置】，选择【费用报销】-【费用标准】，右上角【添加】新的费用标准，或在费用标准列表选择【编辑】维护费用标准“基本信息”和“级别标准”。用于员工提交费用审批时，自动校验费用是否符合标准，将员工的费用控制在制度规定的范围内。

3.费用标准校验：设置好费用规则后，右侧点击编辑，点击【级别标准】，选择【校检级别】，如选择警告，则在超出相应金额时进行警告但仍允许提交；如选择错误，报错后则无法提交申请。

4.费用标准类型-住宿：住宿餐补类是按照城市级别设置。支持自定义费用标准设置。

5.费用标准类型-其他：其中标准类型中的飞机票类、火车票类，其他按照员工职位界别设置。

6.指派：在指定的单据类型中启用上述费用标准，需要管理员在【我的企业】-【单据配置】-【单据设置】中，选择相应的单据类型，点击【指派】，在弹框中选择对应的费用类型，勾选启用，并选择上述配置的【费用标准】。

4.6.3 会计科目

基于不同的费用类型、部门所对应的会计科目，从而系统可以自动产生会计凭证。

方式一：登录网页版简约费控，进入【财务设置】，选择【会科科目】，右上角点击【添加】“会计代码”、“会计名称”“类别”，选择“启用”。支持手动输入、批量导入。

方式二：登录网页版简约费控，进入【财务设置】，选择【会科科目】，右上角点击【批量导入】，点击【下载模板】，根据模板格式批量上传会计科目。支持手动输入、批量导入。

4.6.4 会计规则

登录网页版简约费控，进入【财务设置】，选择【会科规则】，【添加】，“新建会计规则”，区分费用的借方贷方，完善该规则下的“成本中心”、“费用类型”、“账套”、“会计科目”等信息。

作用：基于不同的费用类型、部门所对应的会计科目规则，从而系统可以自动产生会计凭证。

5.管理员使用教程📖

5.1 基础信息设置

5.1.1 分公司与部门信息

登录网页版简约费控，右侧菜单栏【部门和成员】可维护总公司和分公司的公司名称、地址、电话、邮箱、纳税人识别号、开票地址、开户银行、银行账号等信息。维护好的开票信息将展示在员工的“我”界面-【开票信息】上。

5.1.2 员工信息

进入【部门和成员】，点击【维护员工列表】，点击员工的姓名，出现员工信息编辑弹窗。输入员工相关信息后，点击【保存】。

5.1.3 部门信息

点击【部门与成员】，选择需要被维护的部门，点击【维护部门信息】，修改或维护企业、部门、分公司基础信息。

5.1.4 职位

•职位维护：右侧菜单栏【我的企业】-【企业主数据】

【职位】可根据企业自身情况进行不同职位的设定，维护公司所有职位信息，从而可以在审批流中设置按职位来审批；

【职位级别维护】可根据企业自身情况进行不同级别的设定，维护公司所有职位的级别，从而在企业费用标准中使用。

•员工职位、职位级别匹配：登录网页版简约费控，进入【员工管理】中，点击需要调整的员工，根据【职位维护】的信息，完善用户的“职位”、“级别”信息，从而不同职位的员工在审批中可操作审批，不同级别的员工可享受不同的费用标准。

5.1.5 角色

•员工角色设置：登录网页版简约费控，进入右侧菜单栏【我的企业】-【权限角色】，分别设有【财务】、【出纳】、【管理员账号】、【单据审核员】、【会计凭证】等角色，支持单个角色设置多名成员。需分别在各个角色里设置成员，用于单据审核的范围的分配。【财务】可查看所有的财务页面。【出纳】决定出纳付款页面的权限，【会计凭证】决定会计凭证页面的权限。

5.1.6 商业伙伴

登录网页版简约费控，进入【我的企业】，选择【企业主数据】，点击【供应商主数据】，右上角选择【添加】或【批量操作】可将公司供应商信息录入系统。便于在提交审批时选择相应的供应商信息。用于付款或预付款时，选择相应的供应商。

5.2 流程设置

5.2.1 审批工作流

1.登录网页版简约费控，进入【我的企业】，选择【审批流程】-【审批工作流】，点击右上角添加。

2.设置审批流对应的单据。

•在“条件”下方点击【添加】，匹配合适的单据走该审批流程；

•设置条件时，在【栏位名称】中选择对应的栏位，在【操作符】中选择判断条件的符号，在【值】中选择条件匹配的判单值，设置该流程匹配的审批单据；

•【规则名称】填写审批流对应名称，【动作】选择审批流、审批通过或审批拒绝，【优先级】可根据单据使用频率自行填写，进行启用。

3.在“审批流”处点击建好的审批，设置具体审批流程。添加【序号】、【步骤】、【类型】，设置相应条件的审批人和抄送人，在符合条件时经过此节点；如无设置条件，则会按照序号默认经过此节点。在【值】中选择相应职位。（须在“职位”选项中维护人员信息，单个职位可包含多个人员，如包含多人，则此条件下将进行并行审批。）