此文帮助你快速上手本应用,体验创新性的项目管理方案。
使用条件
功能简介
本应用创造性的采用了“计划事”与“指派人”相互分离的设计,通过在项目中创建任务,你可以先聚焦于事情的计划及时间的安排,再将任务指派到人。随工作进展,项目数据即时更新,可以查看项目实时的人力成本、任务进度、风险提示等关键信息。
通过飞书机器人,当项目更新时,群组或个人可以收到相关的消息通知。机器人还会在每日固定时间内,向团队成员发出同步任务进度的提醒。
名词解释
- 1.任务列表:项目的全部任务列表,支持筛选和快速设置。
- 2.任务视图:项目的一种展示形式,可专注于任务计划与时间安排,无成员列表。
- 3.资源视图:项目的另一种展示形式,左侧为成员列表,可将任务落实到人;也可在成员对应的时间线区域内创建任务,创建后,任务即自动指派给该成员。
操作流程
- 1.创建项目
创建一个新项目,有两种方式:在飞书群组中创建,或在应用首页中创建。
- 1.在群组中创建项目
首先需要在群组中添加本应用的聊天机器人,如下图:
添加机器人后,群会收到机器人的欢迎消息。点击消息中的“新建项目”,可创建新项目。如下图:
在群中创建的项目,自动与群实现了绑定。群成员即成为项目的成员。只有在绑定之后,群内才会收到机器人发来的项目进度通知。注意,在群中创建项目,仅群主有权操作。
边聊天边指派任务
群组绑定了项目后,在群聊中同时 @轻计划和一位小伙伴,即可为小伙伴指派任务了。
- 2.在应用首页创建项目
从应用列表中,进入本应用首页,即可创建一个新项目。如下图:
在应用首页创建的项目,未与群组绑定。群组成员还不是项目成员,无法被指派任务。我们建议你先将项目与群组绑定,再开始项目工作。
项目与群组的绑定
在添加了本应用的聊天机器人后,群组收到欢迎消息,通过消息卡片中的“绑定项目”按钮,即可将群组与项目进行绑定。如下图:
此外,在群组中 @ 本应用机器人,并附加指令“绑定”,也可将群组与项目进行绑定。如下图:
为方便管理,群组同一时间仅可绑定一个项目。绑定项目,仅群主有权操作。
- 2.计划任务
从机器人消息卡片中,进入项目。在任务视图中,左侧可创建分组,如下图:
在时间线里,以单击或划动的方式,可快速创建一条任务。在右侧的任务区,可创建暂无时间安排的任务。若为其安排工作时间,只需拖到时间线上即可。如下图:
我们推荐你在任务视图中专注于任务计划和时间安排。而后再切换到人力视图,将任务指派到人。
- 3.分配人力
在人力视图中,将任务指派到人,可将右侧已创建的任务,拖到成员对应的时间线区域中。如图:
在成员对应的时间线区域中,以单击或划动的方式创建任务,此时任务即自动指派给了该成员。
人力视图展示了项目内每个成员所负责的任务及工作时间。在此视图中,可根据成员工作的饱和度,为任务合理分配人力。
- 4.编辑任务
点击任务小卡,可打开任务详情。在详情中完善任务信息。如为任务添加子任务,可以清单的形式,精确追踪工作进度。如下图:
为任务添加标签,标识任务特点。
- 5.查看数据
在项目执行过程中,你可以随时查看项目数据,了解项目进度与健康状况。如下图:
数据报告展示的是项目当前的最新数据,会随着项目进展而自动更新。
请注意:数据报告中的风险提示建议,仅供参考,不建议作为项目决策依据。
- 6.解绑群组
群组与项目可进行解绑。解绑后的群组可绑定另一个项目。
在群组中,通过向机器人发出指令“解绑”,将群组与项目解绑。如下图:
请注意:为群组解绑项目,仅群主有权操作。
机器人指令
为提升使用效率,你可以向本应用的飞书机器人发送以下指令,快速完成常用操作:
- •新建项目,发送指令:“新建”。
- •绑定项目,发送指令:“绑定”。
- •解绑项目,发送指令:“解绑”。
- •查询我的任务,发送指令:“我的”,建议该指令在与机器人的单聊对话中发送。
- •如需帮助,发送指令:“帮助”,或直接在群组内 @ 机器人。
问题反馈
若反馈问题,可在“轻计划”机器人的聊天窗口内,点击机器人头像,在弹出的卡片中,点击“反馈”按钮,即可激活客服:
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