活动的本质是一场传播，好的活动可以将信息有效传递给目标受众。飞书丰富的协作套件可以帮助团队实现优质策划、让活动执行“化繁为简”，还可以高效推进活动的后期复盘。

一、活动前期策划

1.汇集多方经验，让创意灵感自然迸发

在策划的前期，团队可以先进行经验复盘与竞品调研，为活动规划奠定更坚实的基础。团队成员可以将过往的成功经验与失败教训汇总在文档中，并提炼出此次活动的注意事项。成员还可以对行业顶尖活动进行调研，总结其形式和内容上的亮点，进而为策划提供更多参考。

接下来，团队就可以采用“飞阅会”的形式召开“活动创意策划会”。成员提前分享调研文档到群中，并采用“先阅读后讨论”的模式，将各自的想法充分沉淀，再进行发言以提升讨论的质量。对于优质的创意想法，会议主持人可以更新在✏️ 会议记录中，会后同步给大家，其他参会者也可以在文档中进一步补充，让策划创意不断完善。

2.群策群力完善策划方案，无缝沟通对齐活动目标

生成活动创意后，团队成员还需在策划阶段，确定活动的主题、时间、地点、流程、设计风格、推广渠道等，形成初步的活动策划方案，并通过“项目启动会”，与内外部的各协作方进行同步。

团队可以使用云文档，写明活动策划的背景、目标、流程等基础信息。对于设计风格、推广传播等环节，可以邀请设计师、市场商务协同编辑，以更专业的经验进一步完善策划方案。此外，飞书还提供了🎆 活动运营方案，帮助团队以更高的效率推进策划进程。

在敲定策划方案后，团队可以建立专属的项目群组，邀请活动相关的各协作方入群，并召开“项目启动会”，与各方对齐活动的目标和预期。即使有协作方错过会议，后续加入，也无需担心。新成员加入群组即可查看全部历史消息，快速了解项目背景与进度，团队还可以将会议内容进行录制并转发到群中，方便随时查看。

3.轻松制定活动预算，优化预算产出价值

预算的制定与管理也是活动策划的重要环节之一。在拟定活动预算时，团队不仅要关注活动有哪些支出，更重要的是知道预算分配的重点，并依据活动目标，将主要预算分配到最有价值的活动环节中。

团队可以使用飞书在线表格制定活动预算表，并通过“插入图表”的方式，清晰地展现活动各环节的预算分配和对应占比。成员如果对拟定的预算有疑问，可以在对应的数据处进行标注评论，留下反馈建议，方便预算制定者统一查看。

二、活动中期执行

1.实时把控活动进展，及时识别潜在风险

活动执行对项目时间把控极其严格，对于过程中的诸多事务，例如任务清单、文件分享、账务管理、供应商联络、场景搭建等等，如果没有及时同步，极容易造成信息遗漏，影响项目进度。

团队可以使用项目甘特图，将内容准备、物料制作、嘉宾邀请等工作拆分成具体任务，并安排对应的负责人。组长可以为每个任务设置截止日期，并依据进展状况实时更新任务状态，及时识别项目风险，有序管理活动进程。

组长还可以通过人力分配图，对任务的工作耗时进行预估，并匹配相应人力。如果有新增的任务需求，组长可以及时增加人力配备，以更完善的规划，确保活动顺利进行。

2.内容制作高效协同，反馈建议实时同步

流程详情、发言稿件、主题视觉、活动通稿、双微推文、出街海报......这些都是活动举办及推广阶段所需的内容素材。大量的内容制作不仅需要团队内部的高效配合，还需要协同外部多方，依反馈进行相应的调整。

对于文字性的内容素材，文字编辑可以在云文档中撰写稿件，并将文档链接分享给各协作方，邀请他们直接在文档中评论，有针对性地提出修改建议，节省对接沟通时间。如果稿件修改多次后想用回原版，也无需担心，云文档支持查找历史版本，一键即可恢复特定版本内容。

对于图片、视频等视觉性素材，编辑可以直接在文档中提出相关需求。待素材制作完成后，设计师、剪辑师便可以将图片或视频直接插入文档，让团队更方便地使用素材。如果素材需随活动进度相应调整，成员也可以在文档中同步反馈，有效提升设计师、剪辑师的工作效率。

3.连接外部各方，沟通协作顺畅进行

外部各方的沟通与协作也是活动执行至关重要的一环。团队需要为活动邀请参会嘉宾，并与外部的合作伙伴们密切配合。

团队可以将嘉宾的邀请情况汇总在表格中，并将文档链接分享给团队成员。邀请人员的变动可以随时更新在表格中，数据信息会实时保存在云端，成员通过链接查看文档即可同步最新进展。

对于需要紧密沟通的协作方，团队还可以添加其成为外部联系人，并邀请其加入活动的沟通群组，进行及时的交流。即使群组中消息繁多也无需担心，飞书可以针对单条消息进行回复，相关讨论自动“串”在一起，点击其中任意一条消息就能快速查看上下文，不用费力翻找聊天记录，成员沟通更顺畅。

三、活动后期复盘

1.准确掌握复盘数据，协同沉淀活动经验

复盘首先要做的是事实陈述，准确的复盘必须建立在“铁的事实”的基础上。如果活动经过难以陈述清楚，复盘将难以深入下去。

团队可以借助活动中期执行的项目甘特图和人力分配图，清晰追溯活动任务的人力分配、实际用时，并查看各项目任务是否按时完成。对于延期完成的任务，团队可以基于事实数据，重点排查其影响因素。

在准确记录活动过程的基础上，团队就可以从目标回顾、结果对比、过程分析、规律总结等方面推进活动复盘。团队可以创建“活动复盘”云文档，并将文档链接分享给成员，邀请大家共同撰写编辑，将团队智慧凝结在文档之中。

2.巧用“飞阅会”，高效推进复盘沟通

团队将活动经验沉淀在文档之后，便可以尽快举行复盘会议，趁活动执行细节和用户反馈都历历在目的时候，完成高效的复盘沟通。

团队可以采用“飞阅会”的形式召开复盘会议。在会议开始时，成员先集体默读活动复盘文档，对想进一步讨论之处进行评论，提出自己的见解或渴望了解的内容。当讨论开始时，成员可以针对文档内的评论进行逐条探讨，以更聚焦的沟通提升复盘质量。

当会议结束后，所有的讨论过程、结论、下一步行动都将记录在文档中，细节清晰可见，有效避免会议决议不了了之。针对此次活动的待优化之处，团队还可以在文档中发起匿名投票，让成员真实地表达自己的想法，选出最值得借鉴的经验教训。

3.提炼规律经验，打造活动专属模板

在事实回顾和沟通的基础上，团队还可以进一步提炼活动规律，了解策划、执行等环节的注意事项，并为日后提高活动的运营效率提供参考。

团队可以将项目经验总结成为“活动策划与执行模板”，上传到飞书云空间的企业知识库中，并在后续工作中不断迭代优化。当团队需要再次举行类似活动时，便可以快速使用此模板，推进项目启动。如果团队有新入职的员工，也可以通过模板快速上手，更高效地习得活动经验。