作者:标果科技平台运营 leader 王紫藤
一、关于我们
标果科技是一家成立于2020年年初的创业公司,是国内领先的生鲜供应链企业,我们的小程序「标果工厂」连接数十万家水果贸易商与水果门店,致力于打造中国城乡零售基础设施。
我们于2020年11月开始接触飞书,在感受了飞书高效协同办公带来的愉悦工作体验后,选择了快速将整个组织数百人全面切换到飞书上。下面是我们的一些实践案例,希望对你有帮助~
二、我们对飞书的应用
- 1.基于文档协作一切
1.1 为什么一定要用文档?
传统的 PPT、word、甚至截图 Excel 的汇报,都是过时的、无法搜索、分享、协作的信息。相比之下,飞书功能强大且与 IM 协作非常好。
文档为什么重要?
开放的信息是自驱组织的必要前提。传统的协作方式一般会选择通过群聊、会议传递信息,然而,群承载不了所有需要开放的信息,且随着团队、业务增长,会议的实时通讯越来越无法安排,利用 PDF, PPT 图片等很难与同事互动。因此,我们需要文档来提供更多开放的信息。
字节跳动倡导:
Context not Control
(给员工充分提供信息,而非控制)
我们每个人都有自己的定位和自己擅长的部分,充分 context,让每个人能看到更多信息,才能充分协作,从自己角度出发贡献价值,更自驱也更高效。
写文档不是很麻烦吗?
- •写文档耗时,是投入
- •写文档的过程中完成了个人对信息的整理,是价值A;文档被更多的人异步阅读,对他们的工作带来帮助,是价值B
- •价值A+价值B > 投入时,写文档就是有必要的;读的人越多,价值越大
- •文档是个人时间的杠杆,通过文档减少同一内容的反复零散沟通,就像做了一次时间的理财
1.2 我们对文档的应用
项目计划、项目复盘报告、部门周计划总结、跨部门协作指南、员工入职培训等都可以用文档来写,也应该用文档来写。
相信我,只要你持续书写并与同事在文档中互动,你会爱上这种新的协作方式!
1.2.1 应用案例
项目计划及复盘:《大促策划》 《大促复盘报告》
部门报表: 《部门周报》
跨部门沟通:《 如何设计协作》
新员工培训:《平台运营员工手册》
……
飞书没有文档的树状结构,我们用一些文件夹嵌套解决了这个问题;
1.2.2 为什么一定要用在线文档
- •相比群聊和会议沟通,用文档沟通的优势:
- ◦形式丰富,你们可以讨论表格数据、图片
- ◦信息沉淀、完整,多人异步同步,每个加入文档的人,都能了解前因后果
- ◦单人定向交流,任意两个文档阅读者,可以就某个点详细讨论,并抄送给其他文档阅读者,而你在微信群里,屏蔽了怕错过消息,不屏蔽又被别人的聊天刷屏
- •相比文档,在线文档的优势:
- ◦云存储:多设备多平台随用随到
- ◦全局全文搜索:检索非常重要
- ◦多人同时编辑:多人协作大大解放了生产力,也不用反复传文件了
- ◦版本管理:编辑的人多了,版本自然多了,云文档可以看到历史版本
- ◦强化互动功能:如评论、划线评论、@等;当然大部分平台都有评论功能,但评论易不易用反映了平台对互动、协作的重视程度,很重要
- ◦更重视内容的文档设计:文档重视大纲格式,关注内容本身,你不用纠结字体、字号等,只需关注内容;快捷键一应俱全,提高效率
- •飞书文档的优势则在于与IM的高度整合
飞书文档中@ 你的同事,他们会直接在IM中收到提醒,并可以直接在窗口中打开,这个功能让基于文档的协作成为可能,且愉悦的事;
1.3 表格
支持丰富的公式,几乎可以当excel用;
而且,你在一个飞书文档中插入的表格,也都是飞书表格,可以自由使用各种公式和特殊格式。
创建表格时有丰富类型可选:
1.4 思维笔记
思维笔记是一个可以在大纲笔记和思维导图之间任意切换的工具。
使用场景:
发散思维、写文档大纲、写简单的随手记,都可以用思维笔记。
使用案例:部门工作日报
我们用飞书思维笔记写日报,通过划线评论,直接和同事对他们的日计划、总结做沟通;早期的内容可以做折叠。
操作指南:如何使用思维笔记
- 2.信噪比更好的消息管理
飞书聊天工具在控制信噪比上有很多有用的功能。
2.1 消息列表
以下这些内容,都可以在消息列表上点击右键,选择对应菜单实现。
2.1.1 置顶
飞书的置顶只是一个图标,你可以用来将你【最常主动发起会话】的消息置顶;比如部门群、上级、下级等。
2.1.2 稍后处理
如果这个聊天窗口包含未尽任务,选择稍后处理,列表中会有明显的标记提示你。
2.1.3 关闭消息通知/会话盒子
有的群消息比较频繁的,你可以关闭通知;有的群你看的更低频的,可以把它收进消息盒子,这样就把消息分为从及时到非及时三种:
接收消息提醒 / 不接收消息提醒 / 不接收提醒且收进盒子
可以根据各个群对你的价值,灵活进行设置。
2.1.4 完成消息
如果完成了一条消息,这条消息就会从你的屏幕上被清理掉;收进【已完成】中。
2.2 聊天窗口
以下功能基本可以在聊天窗口消息上右键实现。
2.2.1 给你context(上下文)
还记得刚前面说的 Context not Control 吗(充分信息,而非控制)?
飞书所有群在加入新成员时,都会默认全文分享历史聊天记录。
不会信息不安全吗?
大多数情况下,邀请他人进群都是可以将之前的信息全文分享给对方的,因为你的邀请是希望他能协作。
如果你对信息有所保留,说明你们聊得主题可能已经发生了变化,可能需要新群,或者你也可以点击飞书中的【撤销】按钮,取消同步前文。
2.2.2 加急
着急的消息可以用加急,给对方打电话、发短信,提醒对方看消息。
2.2.3 pin
pin 可以实现多条消息的置顶,重要消息,放 pin 里。
2.2.4 表情回复
通过这种方式可以减少刷屏,避免重要消息被顶上去;下图的案例是我们的一个测试,在大群中,减少噪音的效果会更明显。
2.3 话题圈
- •话题圈是将团队内具有相同关注点的人聚集在一起,围绕各种“话题”展开交流的社区。
- •圈中所有内容按「话题」聚合展示,可发布,可订阅。
- •当团队需要围绕多个话题分别展开讨论时,使用话题圈能让沟通更聚焦,信息更聚合,互动更高效。
- •适用于问题反馈、知识与资讯共享、兴趣爱好交流、企业文化内宣等多种场景,帮助团队营造一个多元开放的交流空间,从而激发成员更多的思想活力与创新潜能。
操作指南:如何使用话题圈?
注:此功能正在测试阶段,敬请期待。
- 3.强大全面的会议和日程功能
3.1 会议的好用的小功能点
- •全功能,不切换:飞书的单人语音通话、语音会议、视频会议,都是同一个会议系统,操作习惯统一,只需要学会一个会议系统的操作即可。
- •支持多设备登陆:
- ◦场景:这样比如你电脑喇叭坏了,你可以手机接入会议,但用电脑的大屏看会议(真的有这种场景)
- ◦场景:或者你电脑接入会议,同时手机接入会议,打开摄像头,举起来对着会议室中的发言人(真的有这种场景)
- •支持手机演示屏幕,比如用于做关于小程序的讨论
- •支持录像,实用,不用多说了
- •支持一键创建会议群,创建会议纪要,约时间、同步材料,不麻烦
- •支持日程一键开会,所有日程都会自动创建会议号,想把一个线下会议临时转到线上?没问题!
3.2 飞书妙享
飞书妙享是指你可以在会议中直接投一个虚拟的屏幕——文档;
相比传统的投屏的优势是
- •电脑端、手机端都能看清内容,也方便互动:
- •你可以跟随主讲人的视角看文档,也可以自己浏览;也可以修改、评论文档;
操作指南:如何使用妙享功能
3.3 飞阅会
简要流程
- •提前约会议,确保大家时间 OK
- •会前准备文档,需要同步所有人的信息,在文档中完成;如有需要他人澄清的,可提前评论@他
- •默读及评论讨论:
- ◦会议前用 15 分钟的时间,参会人员集体默读文档;
- ◦有疑问时可评论,提出自己想进一步了解或讨论的内容;
- ◦对应的同事文字评论,或等待语音讨论部分讨论
- •语音讨论:针对文档内的评论进行逐条探讨,当场解决问题或明确解决方案
- •必须做会议纪要、todo,并跟进完成情况
飞阅会的优势
- 1.确保充分准备(会前有文档)
- 2.确保充分讨论(每人都发言)
- 3.会议提效(并行讨论 6~15min)
- 4.信息留存、跟踪
3.4 用飞书妙记生成录音稿
或方便未参会的人更好的了解会议内容;目前已经支持会后 5 分钟内出 AI 录音稿,未来还会有 AI 会议纪要
操作指南:如何使用飞书妙计?
3.5 says 做基于视频的异步沟通
文档虽然好,但有时候难以说清,或对方无法完全 get 到点
虽然能开会介绍,但
- 1.团队是流动的,每个新人来了你可能都得培训一遍
- 2.如果不能养成异步沟通的习惯,大家的会会越来越多,时间安排越来越难
says可以帮你录制个简单的视频,加上头像、字幕等,提升演示效果,未来还会有更多特效等。
注:该功能正在内测中,如需试用,可访问官网申请。
3.6 一起用日历,更好约时间
以前约会是这样的:
确定参会人、群聊或逐个私聊确认方便开会的时间。
现在约会是这样的:
如果所有同事都能养成用日历记录日程的习惯,找到大家的共同空闲时间、约会议将变得很轻松。
- 4.协作及项目管理
4.1 任务看板
我们使用第三方应用【板栗看板】明确每个人的 todolist,每个卡片可以包含:
- •任务负责人/协作人
- •任务截止时间
- •一些目标或任务的简要说明
- •任务优先级(高中低)等等
操作指南:如何在飞书中使用板栗看板
对于复杂的项目的任务管理,我们还会使用【tower协作】
4.2 飞书提醒 bot:你的团队助理
bot 是飞书中的机器人;飞书中还有很多机器人可使用
将飞书提醒 bot 加入群中后,就可以在群中创建一些循环提醒
我们部门群中每天 9 点和 23 点都会提醒员工更新日报
操作指南:如何使用飞书提醒?
4.3 飞书 OKR:OKR 选择之一
OKR 其实核心不在工具,在理念,用文档也可以做 OKR;
飞书 OKR 的核心价值在于功能易用,书写轻松,划线评论、@、全文评论等各种功能都有,方便沟通;
通过定期查看 OKR 进度和对其打分,我们可以了解到月重点目标和结果的达成情况。
字节跳动一直在实践 OKR,因此这个亲儿子系统做的很易用,和飞书整合也不错,你可以在每个协作的人的名片上看到他的 OKR。
操作指南:如何使用飞书 OKR?
- 5.无处不在的易用性
飞书中很多小细节,都能打动你,这些地方可能是很小的一些点,但累积起来是对整个效率的改进。
- •全局搜索框可以搜人、搜群、搜聊天记录、搜文档全文、搜应用……
- •新消息 和 新@你 的消息的提示音是不一样的,在每次有新消息时这个声音都能帮助到你
你也不用记哪个声音是哪个,到时候就感受到了
- •所有的文档出现在聊天中的时候,都会有预览;所有网页也都有预览;方便你更快进入阅读状态
- •提供 7*24 小时人工在线服务,如有问题可以随时咨询【你的飞书助手】
为什么飞书会这么好用?
- •字节跳动强大的产品能力。飞书是字节的产品,它需要满足字节跳动 10 万名员工的工作需求。
- •字节跳动的文化就是高效沟通、透明开放。飞书完全是在践行字节价值观,比如重点打磨文档功能、群聊同步全部历史消息等。
、尾声