作者：标果科技平台运营 leader 王紫藤

一、关于我们

标果科技是一家成立于 2020 年年初的创业公司，是国内领先的生鲜供应链企业，我们的小程序「标果工厂」连接数十万家水果贸易商与水果门店，致力于打造中国城乡零售基础设施。

我们于 2020 年 11 月开始接触飞书，在感受了飞书高效协同办公带来的愉悦工作体验后，选择了快速将整个组织数百人全面切换到飞书上。下面是我们的一些实践案例，希望对你有帮助~

二、我们对飞书的应用

1.基于文档协作一切

1.1 为什么一定要用文档？

传统的 PPT、word、甚至截图 Excel 的汇报，都是过时的、无法搜索、分享、协作的信息。相比之下，飞书功能强大且与 IM 协作非常好。

文档为什么重要？

开放的信息是自驱组织的必要前提。传统的协作方式一般会选择通过群聊、会议传递信息，然而，群承载不了所有需要开放的信息，且随着团队、业务增长，会议的实时通讯越来越无法安排，利用 PDF, PPT 图片等很难与同事互动。因此，我们需要文档来提供更多开放的信息。

字节跳动倡导：

Context not Control

（给员工充分提供信息，而非控制）

我们每个人都有自己的定位和自己擅长的部分，充分 context，让每个人能看到更多信息，才能充分协作，从自己角度出发贡献价值，更自驱也更高效。

Control 控制 / 任务分发

Context 为提供充分信息

写文档不是很麻烦吗？

•写文档耗时，是投入

•写文档的过程中完成了个人对信息的整理，是价值A；文档被更多的人异步阅读，对他们的工作带来帮助，是价值B

•价值A+价值B > 投入时，写文档就是有必要的；读的人越多，价值越大

•文档是个人时间的杠杆，通过文档减少同一内容的反复零散沟通，就像做了一次时间的理财

1.2 我们对文档的应用

项目计划、项目复盘报告、部门周计划总结、跨部门协作指南、员工入职培训等都可以用文档来写，也应该用文档来写。

相信我，只要你持续书写并与同事在文档中互动，你会爱上这种新的协作方式！

1.2.1 应用案例

项目计划及复盘：《大促策划》《大促复盘报告》

部门报表：《部门周报》

跨部门沟通：《如何设计协作》

新员工培训：《平台运营员工手册》

……

飞书没有文档的树状结构，我们用一些文件夹嵌套解决了这个问题；

1.2.2 为什么一定要用在线文档

•相比群组和会议沟通，用文档沟通的优势：

◦形式丰富，你们可以讨论表格数据、图片

◦信息沉淀、完整，多人异步同步，每个加入文档的人，都能了解前因后果

◦单人定向交流，任意两个文档阅读者，可以就某个点详细讨论，并抄送给其他文档阅读者，而你在微信群里，屏蔽了怕错过消息，不屏蔽又被别人的聊天刷屏

•相比文档，在线文档的优势：

◦云存储：多设备多平台随用随到

◦全局全文搜索：检索非常重要

◦多人同时编辑：多人协作大大解放了生产力，也不用反复传文件了

◦版本管理：编辑的人多了，版本自然多了，云文档可以看到历史版本

◦强化互动功能：如评论、划线评论、@等；当然大部分平台都有评论功能，但评论易不易用反映了平台对互动、协作的重视程度，很重要

◦更重视内容的文档设计：文档重视大纲格式，关注内容本身，你不用纠结字体、字号等，只需关注内容；快捷键一应俱全，提高效率

•飞书文档的优势则在于与IM的高度整合

飞书文档中@ 你的同事，他们会直接在IM中收到提醒，并可以直接在窗口中打开，这个功能让基于文档的协作成为可能，且愉悦的事；

1.3 表格

支持丰富的公式，几乎可以当excel用；

而且，你在一个飞书文档中插入的表格，也都是飞书表格，可以自由使用各种公式和特殊格式。

创建表格时有丰富类型可选：

1.4 思维笔记

思维笔记是一个可以在大纲笔记和思维导图之间任意切换的工具。

使用场景：

发散思维、写文档大纲、写简单的随手记，都可以用思维笔记。

使用案例：部门工作日报

我们用飞书思维笔记写日报，通过划线评论，直接和同事对他们的日计划、总结做沟通；早期的内容可以做折叠。

除灵活利用思维笔记外，你也可以用标准的日报工具。

操作指南：如何使用思维笔记

2.信噪比更好的消息管理

飞书聊天工具在控制信噪比上有很多有用的功能。

2.1 消息列表

以下这些内容，都可以在消息列表上点击右键，选择对应菜单实现。

2.1.1 置顶

飞书的置顶只是一个图标，你可以用来将你【最常主动发起会话】的消息置顶；比如部门群、上级、下级等。

2.1.2 稍后处理

如果这个聊天窗口包含未尽任务，选择稍后处理，列表中会有明显的标记提示你。

2.1.3 关闭消息通知/会话盒子

有的群消息比较频繁的，你可以关闭通知；有的群你看的更低频的，可以把它收进消息盒子，这样就把消息分为从及时到非及时三种：

接收消息提醒 / 不接收消息提醒 / 不接收提醒且收进盒子

可以根据各个群对你的价值，灵活进行设置。

2.1.4 完成消息

如果完成了一条消息，这条消息就会从你的屏幕上被清理掉；收进【已完成】中。

2.2 聊天窗口

以下功能基本可以在聊天窗口消息上右键实现。

2.2.1 给你context（上下文）

还记得刚前面说的 Context not Control 吗（充分信息，而非控制）？

飞书所有群在加入新成员时，都会默认全文分享历史聊天记录。

不会信息不安全吗？

大多数情况下，邀请他人进群都是可以将之前的信息全文分享给对方的，因为你的邀请是希望他能协作。

如果你对信息有所保留，说明你们聊得主题可能已经发生了变化，可能需要新群，你也可以点击飞书中的【撤销】按钮，撤回这次邀请。

2.2.2 加急

着急的消息可以用加急，给对方打电话、发短信，提醒对方看消息。

2.2.3 pin

pin 可以实现多条消息的置顶，重要消息，放 pin 里。

2.2.4 表情回复

通过这种方式可以减少刷屏，避免重要消息被顶上去；下图的案例是我们的一个测试，在大群中，减少噪音的效果会更明显。

2.3 话题群

•话题群是将团队内具有相同关注点的人聚集在一起，围绕各种“话题”展开交流的社区。

•群中所有内容按「话题」聚合展示，可发布，可订阅。

•当团队需要围绕多个话题分别展开讨论时，使用话题群能让沟通更聚焦，信息更聚合，互动更高效。

•适用于问题反馈、知识与资讯共享、兴趣爱好交流、企业文化内宣等多种场景，帮助团队营造一个多元开放的交流空间，从而激发成员更多的思想活力与创新潜能。

操作指南：如何使用话题群？

3.强大全面的会议和日程功能

3.1 会议的好用的小功能点

•全功能，不切换：飞书的单人语音通话、语音会议、视频会议，都是同一个会议系统，操作习惯统一，只需要学会一个会议系统的操作即可。

•支持多设备登陆：

◦场景：这样比如你电脑喇叭坏了，你可以手机接入会议，但用电脑的大屏看会议（真的有这种场景）

◦场景：或者你电脑接入会议，同时手机接入会议，打开摄像头，举起来对着会议室中的发言人（真的有这种场景）

•支持手机演示屏幕，比如用于做关于小程序的讨论

•支持录像，实用，不用多说了

•支持一键创建会议群，创建会议纪要，约时间、同步材料，不麻烦

•支持日程一键开会，所有日程都会自动创建会议号，想把一个线下会议临时转到线上？没问题！

操作指南：会议操作指南

3.2 飞书妙享

飞书妙享是指你可以在会议中直接投一个虚拟的屏幕——文档；

相比传统的投屏的优势是

•电脑端、手机端都能看清内容，也方便互动：

•你可以跟随主讲人的视角看文档，也可以自己浏览；也可以修改、评论文档；

操作指南：如何使用妙享功能

3.3 飞阅会

简要流程

•提前约会议，确保大家时间 OK

•会前准备文档，需要同步所有人的信息，在文档中完成；如有需要他人澄清的，可提前评论@他

•默读及评论讨论：

◦会议前用 15 分钟的时间，参会人员集体默读文档；

◦有疑问时可评论，提出自己想进一步了解或讨论的内容；

◦对应的同事文字评论，或等待语音讨论部分讨论

•语音讨论：针对文档内的评论进行逐条探讨，当场解决问题或明确解决方案

•必须做会议纪要、todo，并跟进完成情况

飞阅会的优势

1.确保充分准备（会前有文档）

2.确保充分讨论（每人都发言）

3.会议提效（并行讨论 6～15min）

4.信息留存、跟踪

操作指南：多人会议效率低？独家秘笈“飞阅会”助你提效

3.4 用飞书妙记生成录音稿

或方便未参会的人更好的了解会议内容；目前已经支持会后 5 分钟内出 AI 录音稿，未来还会有 AI 会议纪要

操作指南：如何使用飞书妙记？

3.5 says 做基于视频的异步沟通

文档虽然好，但有时候难以说清，或对方无法完全 get 到点

虽然能开会介绍，但

1.团队是流动的，每个新人来了你可能都得培训一遍

2.如果不能养成异步沟通的习惯，大家的会会越来越多，时间安排越来越难

says可以帮你录制个简单的视频，加上头像、字幕等，提升演示效果，未来还会有更多特效等。

注：该功能正在内测中，如需试用，可访问官网申请。

3.6 一起用日历，更好约时间

以前约会是这样的：

确定参会人、群组或逐个私聊确认方便开会的时间。

现在约会是这样的：

如果所有同事都能养成用日历记录日程的习惯，找到大家的共同空闲时间、约会议将变得很轻松。

4.协作及项目管理

4.1 任务看板

我们使用第三方应用【板栗看板】明确每个人的 todolist，每个卡片可以包含：

•任务负责人/协作人

•任务截止时间

•一些目标或任务的简要说明

•任务优先级（高中低）等等

操作指南：如何在飞书中使用板栗看板

对于复杂的项目的任务管理，我们还会使用【tower协作】

操作指南：如何在飞书中使用 Tower 协作（原飞象任务）？

4.2 飞书提醒 bot：你的团队助理

bot 是飞书中的机器人；飞书中还有很多机器人可使用

将飞书提醒 bot 加入群中后，就可以在群中创建一些循环提醒

我们部门群中每天 9 点和 23 点都会提醒员工更新日报

操作指南：如何使用飞书提醒？

4.3 飞书 OKR：OKR 选择之一

OKR 其实核心不在工具，在理念，用文档也可以做 OKR；

飞书 OKR 的核心价值在于功能易用，书写轻松，划线评论、@、全文评论等各种功能都有，方便沟通；

通过定期查看 OKR 进度和对其打分，我们可以了解到月重点目标和结果的达成情况。

字节跳动一直在实践 OKR，因此这个亲儿子系统做的很易用，和飞书整合也不错，你可以在每个协作的人的名片上看到他的 OKR。

操作指南：如何使用飞书 OKR？

5.无处不在的易用性

飞书中很多小细节，都能打动你，这些地方可能是很小的一些点，但累积起来是对整个效率的改进。

•全局搜索框可以搜人、搜群、搜聊天记录、搜文档全文、搜应用……

•新消息和新@你的消息的提示音是不一样的，在每次有新消息时这个声音都能帮助到你

你也不用记哪个声音是哪个，到时候就感受到了

•所有的文档出现在聊天中的时候，都会有预览；所有网页也都有预览；方便你更快进入阅读状态

•提供 7*24 小时人工在线服务，如有问题可以随时咨询【你的飞书助手】

三、为什么飞书会这么好用？

•字节跳动强大的产品能力。飞书是字节的产品，它需要满足字节跳动 10 万名员工的工作需求。

•字节跳动的文化就是高效沟通、透明开放。飞书完全是在践行字节价值观，比如重点打磨文档功能、群组同步全部历史消息等。

四、尾声

在切换到飞书之前，我们已经在一个文档平台上积累了很多内容，数百名同事也已经习惯了在原有的企业内部通信平台上协作，但当我们体验过飞书强大的“all in one”的愉悦办公体验后，我们还是选择了闪电完成数百人的协作平台大迁徙。

梁宁在《产品思维》中分享过俞军用户价值公式：

用户价值=（新体验-旧体验）-替换成本

与之对应，我也有一个对工具迁移的价值的理解：

进行工具迁移的 ROI = （新增价值+解决的旧体验中的痛点）/ 替换成本

基于飞书的文档、会议、IM和海量的第三方应用，将原本通过群组和会议的串行沟通，变成整个组织的高效并行协作，在愉悦高效的工作体验面前，替换成本微不足道，ROI 显而易见。

一个企业最重要的资产就是员工，让每个个体的能力协同起来，实现更复杂的任务和目标；让每个人的知识、经验、信息能够在组织中自由分享。期待我们的探索和实践能够帮助到你，一起打造更有生命力的组织。

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