用飞书前
- 客户流程管理原本分散在原系统的各个模块,流程管理入口不统一,审批人每天要在飞书与原系统上进行切换,进行流程发起和处理。
- 合同申请、采购订单等 ERP 流程,仅支持 PC 端审批,审批人需要审回到办公室操作,无法及时处理。
- 财务管理(回款认领)流程下涉及角色并行审批,发起人需要通过飞书、电话、微信等渠道进行逐个沟通,多方信息汇总后形成决策依据,才能完成审批流程,审批决策需多方沟通效率低。
用飞书后
- 通过飞书审批升级审批人体验,从去 OA、人力、财务、法务等系统找审批,转变为审批通过飞书主动找你,带来决策效率和准确性的指数级上升。
- 通过飞书审批统一流程,实现统一口径的效率分析,将业务流程效率情况可视化、报表化,将 86 项流程的冗余节点进行精简,针对性进行流程治理。
实践概览
一、审批最佳实践总结
二、审批流程的现状和痛点
三、审批流程的需求背景
四、飞书审批的解决方案
五、流程改造对比:Before & After
六、附录:审批单据托管方案介绍
一、审批最佳实践总结
- 低成本的快速对接
客户在某 OA 上存在常用的 86 个审批业务,分布于销售业务(销售合同)、采购业务(供应商/个人登记)、采购业务(采购合同)、作品管理(作品登记)、财务管理(付款申请)、行政管理(间接采购)等十多个场景上,在保留原审批表单的前提下,3 小时快速集成部署完全不会对原有业务的迁徙产生压力,0 搭建成本,开箱即用。
- 审批中心一体化
当前飞书审批原生能力无法满足客户在复杂表单上的函数联动计算,而通过 Connector 接入将审批单据聚合在飞书审批中,在飞书审批列表中可直接查看待办的审批任务,减少多入口的结构性壁垒,增强业务流转的实效性
- 基层员工的感知
当前飞书审批在原生能力上虽无法比拟传统 OA 厂商在建模引擎上的个性化定制,但表单及流程的后台维护几乎与普通员工无关,当我们的能力不足以支撑企业流程全盘的信息化迁徙时,统一入口,有助于增强审批发起人对飞书一站式生态链的体感闭环,部分流程逐步迁徙的“小步快跑”,可以让基层员工更有一站式的归属感。
二、审批流程的现状和痛点
客户的审批流除了飞书搭建,在原 OA 系统里还有一些定制的审批和工作流程,主要集中在:
1. 采购管理流程;
2. 财务请款流程,关联之前的数据;
3. 供应商合同等相关数据;
这些复杂的流程飞书目前基础能力无法完全满足,沟通解决方案同学的支持,进行审批流的集成配置,通过集成开发,将绝大部分人的实际操作放进飞书操作中,实现飞书操作的完整体验,无法感知到原 OA 的存在。
三、审批流程的需求背景
- 场景:客户原有 80+ 管理流程,分散在原系统中。
流程类型 | 流程数量 |
销售业务(销售合同) | 12 |
销售业务(销售订单开票) | 6 |
销售业务(销售商机管理) | 1 |
采购业务(供应商/个人登记) | 5 |
采购业务(采购合同) | 14 |
采购业务(定价评审) | 1 |
采购业务(采购订单) | 8 |
投资业务(投资管理) | 3 |
作品管理(作品登记) | 3 |
作品管理(阅读作品签约评估流程) | 1 |
财务管理(开票申请) | 5 |
财务管理(付款申请) | 11 |
财务管理(回款认领) | 7 |
财务管理(日常管理) | 6 |
行政管理(间接采购) | 3 |
- 覆盖范围:
- 企业高管:关键管理流程 10+。
- 采购业务:采购相关流程 20+。
- 财务管理:财务相关流程 30+。
- 销售管理:工程相关流程 10+。
- 其他业务:相关流程 5+
- 发生频率:
- 客户每月上旬、下旬为审批流高发期、每日大概 100 条上下
- 需要高层处理的占比 20-30%
- 业务审批+财务流程高发期每日超过 50 条以上审批流产生
- 低效点:
- 流程管理入口不统一:客户流程管理原本分散在原系统的各个模块,审批人每天要在飞书与原系统上进行切换,进行流程发起和处理。
- 三端能力不统一:合同申请、采购订单等 ERP 流程,仅支持 PC 端审批,审批人需要审回到办公室操作,无法及时处理。
- 审批决策需多方沟通效率低:财务管理(回款认领)流程下涉及角色并行审批,发起人需要通过飞书、电话、微信等渠道进行逐个沟通,多方信息汇总后形成决策依据,才能完成审批流程。
-
四、飞书审批的解决方案
- 审批人体验的升级:从去 OA、人力、财务、法务等系统找审批,转变为审批通过飞书主动找你
通过官方连接器集成原 OA;将自建流程迁移到飞书审批中心。支持三端审批,实现飞书审批中心统一流程管理。
结合飞书IM / BOT / 文档 / 表格等先进工具,实现了事情找到人、同时满足了更多协同场景的审批需求,带来决策效率和准确性的指数级上升
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- 审批效率提升:基于流程统一,实现统一口径的效率分析,将业务流程效率情况可视化、报表化
客户计划后续开展审批提效专项,当前通过统一数据分析,发现当下部门「业务审核表」管理流程审批时间过长,多项管理流程秒批率高的问题,后续将结合具体业务进行点对点分析,梳理流程节点,将 86 项流程的冗余节点进行精简,针对性进行流程治理。
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五、流程改造对比:Before & After
Before
审批发起与处理
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审批决策人沟通
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After
审批发起与处理
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审批决策沟通
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六、附录:审批单据托管方案介绍