乙方用飞书的最佳实践

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实践概览
一、甲乙方合作的本质是什么
二、乙方的常见挑战
三、乙方的最佳实践
四、具体实践场景中的 Before & After
五、乙方公司用飞书背后的理念
六、了解更多先进工作方式
为什么您会需要这份文档?
作为甲方,如何更好地帮助乙方快速上手飞书,双方高效配合?转发本文档即可~
作为乙方,如何借助飞书给甲方提供专业贴心的服务?按照本文档操作即可~
一、甲乙方合作的本质是什么
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甲方和乙方应该成为合作伙伴,用各自的专业知识相互促进,而不只是简单的雇佣关系。
甲乙双方的合作一般有明确的交付目标和项目时限,提高交付质量和协作效率是双方都关心的重点。
二、乙方的常见挑战
时间紧 任务重 琐事多
项目有明确的交付物和交付时间,本身就压力很大,还有种种挑战:使用不同工具、琐碎的事务沟通、时常有突发变化等等
两方认知和信息难拉平
项目进展到什么阶段了?接下来的工作有哪些?各种认知和信息总是很难在甲乙方之间拉平,导致沟通反复出问题,甚至产生冲突
合作效果依赖对接人
甲乙方都会有项目负责人来作为对接人,由对接人再把信息沟通给各自团队,那么合作的效果就很依赖对接人的能力和效率,信息也不够透明
三、乙方的最佳实践
使用飞书来完成整个项目合作:
飞书文档打磨整个方案
用飞书文档呈现和打磨方案,重内容不重形式,且双方沟通便捷,在文档上添加评论,两方所有人员都可以查看,高效信息同步;
圈出相应负责人,对方在会话界面会收到消息提醒,消息不遗漏;
只有唯一线上版,实时更新多端同步,再也不用V1 V2...来回发送,过往历史版本都留档,不用担心丢失。
飞书即时通讯承载两方沟通
所有沟通和文件传输都汇集在飞书即时通讯,不用切换工具,同时方便搜索。
新入群成员也可以查看过往消息,快速同步上下文;
群内资料可以通过群公告和 pin 做有效沉淀整理。
飞书管理项目进度
用飞书日历标记重要时间节点拉平双方认知,用在线的表格和多维表格全局掌握项目进度,便于大家查看和根据项目实际情况更新,还能到期提示。
飞书视频会议高效开会
用飞书,可以做到少开会,少线下开会。
视频会议妙享支持多人自由浏览并编辑、评论同一份文档方案,信息同步和意见反馈更加高效;
会后还会自动生成妙记记录,音视频加转录文字,让会议内容更可沉淀和追溯。
四、具体实践场景中的 Before & After
场景1:方案呈现
Before
After
图片示意
呈现形式
当想发送多种形式的内容时,要分别发送。可能要发一个文件夹,包含一篇 Word 文档 + 几个参考视频 + 一个 PDF 文件,还要上传下载...
一篇飞书文档就可以支持多样的形式,因而可以承载丰富的内容。PDF、PPT、视频、图片、思维导图、表格...全部可以放入一篇文档,只有唯一在线版,资料收归一处更清晰
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权限控制
要么失去控制,要么是造成不便:使用Word 等线下工具,文档发出后就无法再控制其传播,有方案泄露带来的风险;
使用云盘等线上工具,总会发生链接发给对方,而对方打不开或编辑不了的情况,还要额外沟通
权限管控易操作。在 IM 中发送文档时默认给对方开通了阅读权限,并且可以下拉直接修改为授予编辑权限
在文档中可以随时修改对文档有权限的人员范围,在需要时开放或收回权限
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方案查看
经常在外面跑,路上收到 Word 等形式的文档移动端查看和回复不便,总要拿出电脑办公
飞书云文档移动端友好,字体大小自适应,清晰触达所有细节。想要评论时点住内容左滑/右滑即可添加评论,单手操作无障碍
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用途
模板与工具
使用说明
让甲方填写模板下 Brief
可以参考示例:视频Brief
如何使用飞书云文档:快速玩转飞书云文档
视频脚本
视频分镜
可以参考示例:会议室解决方案 分镜
如何使用飞书表格: 快速玩转飞书表格
挑选演员
可以参考示例:演员材料
场景2:方案打磨
Before
After
图片示意
方案版本
V1 V2 V3... Vfinal 反复发送和下载,版本易混淆
只有唯一在线版,随时查看最新版
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方案沟通
大量关于方案的沟通在群聊中进行,打扰群内所有人,且信息散乱难追踪
在文档右侧边栏可以针对文档的具体内容添加评论。回复其他人,或者 @ 其他人,对方都会在 IM 中收到提示消息,点击直接进入文档
高效精准触达,且评论留痕,便于追踪
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指出具体问题
沟通方案中的具体某个问题时定位麻烦,要截图圈出,或者说看表格第几页第几个格子
使用边栏评论的方式,精准沟通,聚焦需要讨论的内容
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记录过往工作
甲方总是在变化,有时候经历了N个版本又改回了第一版,无法清晰追溯,也没法很好地凸显反复修改背后的工作量
把所有改动和版本都记录在一个文档中,修改内容和工作量一览无余
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场景3:项目管理
Before
After
图片示意
项目节点
大家对于重要的项目时间点弄不清、记不住
全部成员用公共日历订阅项目进度,关键节点在日历查看一目了然
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项目时间表
在项目最开始时制定了一个excel时间表,随着项目中间步骤的延期,已经没有人再看这个过时的时间表了
用飞书多维表格,填写表格后可以直接转为甘特图视图,什么时间谁应该完成什么事情,一目了然;在线表格方便更新,随时根据实际情况做修改
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项目信息
项目信息散落各处,分工不明确,待办事项不好追踪
文档理清并同步项目分工、项目背景、短期待办任务等项目关键信息,能分工到人,负责人被圈出后直接在会话界面收到通知
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公司内整体的项目管理
乙方有大量的过往和进行中项目,可能通过excel、wiki、文件夹等方式在做管理,低效难用
使用多维表格管理项目,让每个维度的信息都清楚明白,还方便添加各种附件,一个表格抵一个数据库
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用途
模板与工具
使用说明
项目交付表
项目总文档
可以参考示例:Keynote for Beyond|项目文档
乙方有大量过往和进行中项目,需要整理记录信息
场景4:高效开会
Before
After
图片示意
开会频率
甲乙方之间什么都需要开会沟通,动不动就需要约视频会议,多人的时间还不好协调
很多会都不用开了,把想法整理成文档,双方在边栏沟通即可,化同步沟通为异步异步
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发起视频会议
开视频会议需要专门切换工具,下载相应软件
在飞书群聊中、日历的日程中,可以一键发起视频会话
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视频会议查看文档
需要共享文档的时候,共享桌面发现即会看不清文档细节,又很容易因为各种推送和图标暴露不应该给甲方看的内容
使用飞书视频会议的“妙享”功能,只投屏一份文件,且其他参会者有了更大的自由度:可以协同编辑、可以根据自己的节奏翻看文档;信息更安全
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视频会议沉淀和记录
开会过程虽然录像了,但一两个小时的录像不可能全部回看,每次想找关键的讨论内容特别困难
在会议中点击“录像”,会后会收到一份“飞书妙记”(直接点击链接体验妙记)把音频内容全部转化为文字,便于会后复盘整理。支持搜索,方便快速查看重点内容
会议中发送的表情和评论也可以在妙记中看到,可用这种方式来定位重要时间点
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针对会议给反馈
对于会议过程中讨论的某个问题需要给反馈,要描述一遍当时的上下文,同步起来很费劲
视频转成妙记,可以通过高亮、评论、表情直接在时间轴上给反馈
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用途
模板与工具
使用说明
发起和使用视频会议
飞书视频会议
会议过程中查看文档
飞书妙享
指南:
  1. 可以查看视频学习
暂时无法在飞书文档外展示此内容
视频会议内容的沉淀、记录、反馈
飞书妙记(开会过程中录制,会后自动生成)
指南:
  1. 可以查看视频:
暂时无法在飞书文档外展示此内容
场景5:反馈收集
Before
After
图片示意
零碎反馈
反馈意见直接在群聊中发送,零碎又不宜追踪,很容易遗漏
直接使用飞书文档收集意见,约定截止时间,甲方人员可以利用碎片时间把自己的想法填到统一的文档上,化零为整,一篇文档把意见全部收纳其中
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信息流动
两方之间的信息流动依靠对接人传话,不仅效率低,还可能因为对接人的误传而造成双方误解
所有人都直接在文档上沟通,信息透传好;圈出相应的人,精准沟通。同时乙方可以对甲方的评价、反馈有全局整体的把握
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沟通会议录像转文字
甲方通常不喜欢书面沟通,乙方需要专人记录并对内转述,无法专注于创意本身,而无法交付符合预期的创意,就需要和甲方更多轮低效琐碎的口头沟通,形成恶性循环。
飞书可以把口头沟通通过妙记和文档模版变成书面沟通,实时、结构化地汇总甲方建议,将乙方从琐碎的记录工作中解放出来,把更多的时间花在创意上。
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视频反馈
对于旁白多的视频,针对细节给反馈,无论是画面还是字幕,都需要单独截图
针对妙记给评论,迅速定位到具体画面或字幕
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用途
模板与工具
使用说明
收集甲方意见
场景6:IM 日常沟通
Before
After
图片示意
重要消息留存
每天群里大量会话刷屏,重要内容淹没在过往消息中
把重要的、需要高频获取的内容整理在群公告里,一目了然
把重要的会话消息 Pin 起来
新人入群时也可以通过群公告和 Pin 第一时间把握重点信息和文件
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多群聊管理
几个项目同时进行时,无法快速找到想要的群聊,在 IM 里疯狂下翻半天
把最重要的会话“添加到置顶”,点击即可一键触达,还能根据自己的需求调整顺序和取消置顶,让置顶区与自己当前的工作优先级相对应。
“消息分组”可以把会话分门别类打上标签,比如现在正在开会,可以把会话标为稍后处理;时间有限时优先查看“@我”的会话
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特定消息搜索
明明记得在某个群里发了某条消息,但怎么也找不到了
直接使用飞书大搜,穿透搜索,不管是出现在消息,还是文档,甚至是邮件里的关键词都可以被找到
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会话任务整理
群聊里甲方说需要做的一件事,转头就不记得了,直到再次被对方催促才想起来
会话可以直接转为任务,所有待办事项汇集在任务模块,到期前机器人自动催促,再也不怕忘事
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富文本沟通
发送文本和图片时需要发送多条消息,信息很零碎,容易刷屏
使用富文本,可以在会话界面写图文作文,复杂的信息也能收纳在一条里,逻辑和呈现更清晰
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用途
模板与工具
使用说明
用群公告沉淀资料
飞书即时通讯
暂时无法在飞书文档外展示此内容
区分会话优先级
飞书即时通讯
暂时无法在飞书文档外展示此内容
用任务管理琐碎事项
飞书任务
发送富文本消息
飞书即时通讯
场景7:邮件正式沟通
Before
After
图片示意
催邮件回复
邮件迟迟没有收到回复,左思右想,只能把邮件截图发给对方催一下
可以把邮件分享到聊天,与合作伙伴共享邮件信息、提醒处理邮件。对方可以在聊天中打开邮件窗口直接回复,无需在邮箱和聊天中来回切换
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场景8:组织内知识沉淀
Before
After
图片示意
人员变动
员工离职,之前的工作资料可以全部打包带走
所有资料都在线上,无法带走,保障企业信息安全,且员工离职后文件权限全部转交给上级或者工作接手人
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资料沉淀
过往的知识散落各处,没有形成有效的沉淀,新人入职时主要靠自己摸索和同事的口口相传
知识库将散落各处的知识汇总起来,结构化分类整理,精细化权限管控,新手也能利用知识库快速上手。
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场景9:跨地域协同
Before
After
图片示意
多语言障碍
当一方有外国人时,需要有专人帮忙翻译传话,沟通效率极低
翻译无处不在:
消息可以翻译
文档可以翻译
妙记可以翻译
开会时的实时字幕也可以翻译
让每个成员都可以使用母语畅快沟通
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时差问题
总在计算对方的时区几点了,有没有开始工作
IM 会显示对方时区信息,对方是否在工作时间一目了然
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五、乙方公司用飞书背后的理念
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成为与甲方平等的大乙方,提供专业的价值
更平等的信息流动方式
两方所有成员可以同步看到一份资料,消除信息流动不畅带来的差别。信息传递的方式也不再是甲方在会话中抛出很多零碎的信息,乙方疲于奔命回复“收到”,而是所有信息收归于一份文档。
更高效地达成双方共识
甲乙方的沟通就是用时间换结论。基于飞书文档,双方可以直接在文档中实现意见反馈和沟通,很多会议都不需要开了,乙方无需随时待命或是随时被甲方拉到会议中。即便要开会,线下碰面的会议也大大减少,妙享让会议内容共享更安全更方便。不用花费时间在路上,会议的过程和结论还能更好地记录和追溯。
对项目有更清晰的把握
项目安排和进度往往是在开始时安排好,而后续并不能完全按照预期推进,会让甲方产生焦虑从而引发额外沟通。用飞书管理项目,实时更新在线版,所有项目成员都可以对项目分工和进度有清晰的认知。
六、了解更多先进工作方式

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