实践概览

一、甲乙方合作的本质是什么

二、乙方的常见挑战

三、乙方的最佳实践

四、具体实践场景中的 Before & After

五、乙方公司用飞书背后的理念

六、了解更多先进工作方式

为什么您会需要这份文档？

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一、甲乙方合作的本质是什么

甲方和乙方应该成为合作伙伴，用各自的专业知识相互促进，而不只是简单的雇佣关系。

甲乙双方的合作一般有明确的交付目标和项目时限，提高交付质量和协作效率是双方都关心的重点。

二、乙方的常见挑战

时间紧任务重琐事多

项目有明确的交付物和交付时间，本身就压力很大，还有种种挑战：使用不同工具、琐碎的事务沟通、时常有突发变化等等

两方认知和信息难拉平

项目进展到什么阶段了？接下来的工作有哪些？各种认知和信息总是很难在甲乙方之间拉平，导致沟通反复出问题，甚至产生冲突

合作效果依赖对接人

甲乙方都会有项目负责人来作为对接人，由对接人再把信息沟通给各自团队，那么合作的效果就很依赖对接人的能力和效率，信息也不够透明

三、乙方的最佳实践

使用飞书来完成整个项目合作：

飞书文档打磨整个方案

用飞书文档呈现和打磨方案，重内容不重形式，且双方沟通便捷，在文档上添加评论，两方所有人员都可以查看，高效信息同步；
圈出相应负责人，对方在会话界面会收到消息提醒，消息不遗漏；
只有唯一线上版，实时更新多端同步，再也不用V1 V2...来回发送，过往历史版本都留档，不用担心丢失。

飞书即时通讯承载两方沟通

所有沟通和文件传输都汇集在飞书即时通讯，不用切换工具，同时方便搜索。
新入群成员也可以查看过往消息，快速同步上下文；
群内资料可以通过群公告和 pin 做有效沉淀整理。

飞书管理项目进度

用飞书日历标记重要时间节点拉平双方认知，用在线的表格和多维表格全局掌握项目进度，便于大家查看和根据项目实际情况更新，还能到期提示。

飞书视频会议高效开会

用飞书，可以做到少开会，少线下开会。
视频会议妙享支持多人自由浏览并编辑、评论同一份文档方案，信息同步和意见反馈更加高效；
会后还会自动生成妙记记录，音视频加转录文字，让会议内容更可沉淀和追溯。

四、具体实践场景中的 Before & After

场景1：方案呈现

	Before	After	图片示意
呈现形式	当想发送多种形式的内容时，要分别发送。可能要发一个文件夹，包含一篇 Word 文档 + 几个参考视频 + 一个 PDF 文件，还要上传下载...	一篇飞书文档就可以支持多样的形式，因而可以承载丰富的内容。PDF、PPT、视频、图片、思维导图、表格...全部可以放入一篇文档，只有唯一在线版，资料收归一处更清晰
权限控制	要么失去控制，要么是造成不便：使用Word 等线下工具，文档发出后就无法再控制其传播，有方案泄露带来的风险；使用云盘等线上工具，总会发生链接发给对方，而对方打不开或编辑不了的情况，还要额外沟通	权限管控易操作。在 IM 中发送文档时默认给对方开通了阅读权限，并且可以下拉直接修改为授予编辑权限在文档中可以随时修改对文档有权限的人员范围，在需要时开放或收回权限
方案查看	经常在外面跑，路上收到 Word 等形式的文档移动端查看和回复不便，总要拿出电脑办公	飞书云文档移动端友好，字体大小自适应，清晰触达所有细节。想要评论时点住内容左滑/右滑即可添加评论，单手操作无障碍

开箱即用的资料

用途	模板与工具	使用说明
让甲方填写模板下 Brief	视频 Brief 模板	可以参考示例：视频Brief 如何使用飞书云文档：快速玩转飞书云文档
视频脚本	视频脚本模板	可以参考示例：飞书会议室产品功能视频脚本
视频分镜	视频分镜模板	可以参考示例：会议室解决方案分镜如何使用飞书表格：快速玩转飞书表格
挑选演员	演员材料	可以参考示例：演员材料

场景2：方案打磨

	Before	After	图片示意
方案版本	V1 V2 V3... Vfinal 反复发送和下载，版本易混淆	只有唯一在线版，随时查看最新版
方案沟通	大量关于方案的沟通在群聊中进行，打扰群内所有人，且信息散乱难追踪	在文档右侧边栏可以针对文档的具体内容添加评论。回复其他人，或者 @ 其他人，对方都会在 IM 中收到提示消息，点击直接进入文档高效精准触达，且评论留痕，便于追踪
指出具体问题	沟通方案中的具体某个问题时定位麻烦，要截图圈出，或者说看表格第几页第几个格子	使用边栏评论的方式，精准沟通，聚焦需要讨论的内容
记录过往工作	甲方总是在变化，有时候经历了N个版本又改回了第一版，无法清晰追溯，也没法很好地凸显反复修改背后的工作量	把所有改动和版本都记录在一个文档中，修改内容和工作量一览无余

场景3：项目管理

	Before	After	图片示意
项目节点	大家对于重要的项目时间点弄不清、记不住	全部成员用公共日历订阅项目进度，关键节点在日历查看一目了然
项目时间表	在项目最开始时制定了一个excel时间表，随着项目中间步骤的延期，已经没有人再看这个过时的时间表了	用飞书多维表格，填写表格后可以直接转为甘特图视图，什么时间谁应该完成什么事情，一目了然；在线表格方便更新，随时根据实际情况做修改
项目信息	项目信息散落各处，分工不明确，待办事项不好追踪	文档理清并同步项目分工、项目背景、短期待办任务等项目关键信息，能分工到人，负责人被圈出后直接在会话界面收到通知
公司内整体的项目管理	乙方有大量的过往和进行中项目，可能通过excel、wiki、文件夹等方式在做管理，低效难用	使用多维表格管理项目，让每个维度的信息都清楚明白，还方便添加各种附件，一个表格抵一个数据库

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用途	模板与工具	使用说明
项目交付表	设计项目管理	快速玩转飞书多维表格
项目总文档	项目总文档模板	可以参考示例：Keynote for Beyond｜项目文档
乙方有大量过往和进行中项目，需要整理记录信息	合同订单管理

场景4：高效开会

	Before	After	图片示意
开会频率	甲乙方之间什么都需要开会沟通，动不动就需要约视频会议，多人的时间还不好协调	很多会都不用开了，把想法整理成文档，双方在边栏沟通即可，化同步沟通为异步异步
发起视频会议	开视频会议需要专门切换工具，下载相应软件	在飞书群聊中、日历的日程中，可以一键发起视频会话
视频会议查看文档	需要共享文档的时候，共享桌面发现即会看不清文档细节，又很容易因为各种推送和图标暴露不应该给甲方看的内容	使用飞书视频会议的“妙享”功能，只投屏一份文件，且其他参会者有了更大的自由度：可以协同编辑、可以根据自己的节奏翻看文档；信息更安全
视频会议沉淀和记录	开会过程虽然录像了，但一两个小时的录像不可能全部回看，每次想找关键的讨论内容特别困难	在会议中点击“录像”，会后会收到一份“飞书妙记”（直接点击链接体验妙记）把音频内容全部转化为文字，便于会后复盘整理。支持搜索，方便快速查看重点内容会议中发送的表情和评论也可以在妙记中看到，可用这种方式来定位重要时间点
针对会议给反馈	对于会议过程中讨论的某个问题需要给反馈，要描述一遍当时的上下文，同步起来很费劲	视频转成妙记，可以通过高亮、评论、表情直接在时间轴上给反馈

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用途	模板与工具	使用说明
发起和使用视频会议	飞书视频会议	快速玩转视频会议
会议过程中查看文档	飞书妙享	指南：如何使用妙享可以查看视频学习暂时无法在飞书文档外展示此内容
视频会议内容的沉淀、记录、反馈	飞书妙记（开会过程中录制，会后自动生成）	示例：飞书未来无限筹备会妙记指南：如何使用妙记可以查看视频：暂时无法在飞书文档外展示此内容

场景5：反馈收集

	Before	After	图片示意
零碎反馈	反馈意见直接在群聊中发送，零碎又不宜追踪，很容易遗漏	直接使用飞书文档收集意见，约定截止时间，甲方人员可以利用碎片时间把自己的想法填到统一的文档上，化零为整，一篇文档把意见全部收纳其中
信息流动	两方之间的信息流动依靠对接人传话，不仅效率低，还可能因为对接人的误传而造成双方误解	所有人都直接在文档上沟通，信息透传好；圈出相应的人，精准沟通。同时乙方可以对甲方的评价、反馈有全局整体的把握
沟通会议录像转文字	甲方通常不喜欢书面沟通，乙方需要专人记录并对内转述，无法专注于创意本身，而无法交付符合预期的创意，就需要和甲方更多轮低效琐碎的口头沟通，形成恶性循环。	飞书可以把口头沟通通过妙记和文档模版变成书面沟通，实时、结构化地汇总甲方建议，将乙方从琐碎的记录工作中解放出来，把更多的时间花在创意上。妙记（直接点击链接体验妙记）
视频反馈	对于旁白多的视频，针对细节给反馈，无论是画面还是字幕，都需要单独截图	针对妙记给评论，迅速定位到具体画面或字幕

开箱即用的资料

用途	模板与工具	使用说明
收集甲方意见	意见汇总模板	可以参考示例：11.13 会议室视频Copy C 意见汇总

场景6：IM 日常沟通

	Before	After	图片示意
重要消息留存	每天群里大量会话刷屏，重要内容淹没在过往消息中	把重要的、需要高频获取的内容整理在群公告里，一目了然把重要的会话消息 Pin 起来新人入群时也可以通过群公告和 Pin 第一时间把握重点信息和文件
多群聊管理	几个项目同时进行时，无法快速找到想要的群聊，在 IM 里疯狂下翻半天	把最重要的会话“添加到置顶”，点击即可一键触达，还能根据自己的需求调整顺序和取消置顶，让置顶区与自己当前的工作优先级相对应。 “消息分组”可以把会话分门别类打上标签，比如现在正在开会，可以把会话标为稍后处理；时间有限时优先查看“@我”的会话
特定消息搜索	明明记得在某个群里发了某条消息，但怎么也找不到了	直接使用飞书大搜，穿透搜索，不管是出现在消息，还是文档，甚至是邮件里的关键词都可以被找到
会话任务整理	群聊里甲方说需要做的一件事，转头就不记得了，直到再次被对方催促才想起来	会话可以直接转为任务，所有待办事项汇集在任务模块，到期前机器人自动催促，再也不怕忘事
富文本沟通	发送文本和图片时需要发送多条消息，信息很零碎，容易刷屏	使用富文本，可以在会话界面写图文作文，复杂的信息也能收纳在一条里，逻辑和呈现更清晰

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用途	模板与工具	使用说明
用群公告沉淀资料	飞书即时通讯	暂时无法在飞书文档外展示此内容
区分会话优先级	飞书即时通讯	暂时无法在飞书文档外展示此内容
用任务管理琐碎事项	飞书任务	快速玩转任务
发送富文本消息	飞书即时通讯	如何发送富文本

场景7：邮件正式沟通

	Before	After	图片示意
催邮件回复	邮件迟迟没有收到回复，左思右想，只能把邮件截图发给对方催一下	可以把邮件分享到聊天，与合作伙伴共享邮件信息、提醒处理邮件。对方可以在聊天中打开邮件窗口直接回复，无需在邮箱和聊天中来回切换

场景8：组织内知识沉淀

	Before	After	图片示意
人员变动	员工离职，之前的工作资料可以全部打包带走	所有资料都在线上，无法带走，保障企业信息安全，且员工离职后文件权限全部转交给上级或者工作接手人
资料沉淀	过往的知识散落各处，没有形成有效的沉淀，新人入职时主要靠自己摸索和同事的口口相传	知识库将散落各处的知识汇总起来，结构化分类整理，精细化权限管控，新手也能利用知识库快速上手。

场景9：跨地域协同

	Before	After	图片示意
多语言障碍	当一方有外国人时，需要有专人帮忙翻译传话，沟通效率极低	翻译无处不在：消息可以翻译文档可以翻译妙记可以翻译开会时的实时字幕也可以翻译让每个成员都可以使用母语畅快沟通
时差问题	总在计算对方的时区几点了，有没有开始工作	IM 会显示对方时区信息，对方是否在工作时间一目了然

五、乙方公司用飞书背后的理念

成为与甲方平等的大乙方，提供专业的价值

更平等的信息流动方式

两方所有成员可以同步看到一份资料，消除信息流动不畅带来的差别。信息传递的方式也不再是甲方在会话中抛出很多零碎的信息，乙方疲于奔命回复“收到”，而是所有信息收归于一份文档。

更高效地达成双方共识

甲乙方的沟通就是用时间换结论。基于飞书文档，双方可以直接在文档中实现意见反馈和沟通，很多会议都不需要开了，乙方无需随时待命或是随时被甲方拉到会议中。即便要开会，线下碰面的会议也大大减少，妙享让会议内容共享更安全更方便。不用花费时间在路上，会议的过程和结论还能更好地记录和追溯。

对项目有更清晰的把握

项目安排和进度往往是在开始时安排好，而后续并不能完全按照预期推进，会让甲方产生焦虑从而引发额外沟通。用飞书管理项目，实时更新在线版，所有项目成员都可以对项目分工和进度有清晰的认知。

六、了解更多先进工作方式

个人说明书的最佳实践

写周报的最佳实践