多维表格高效连接PLM与ERP,物料主数据收集提效

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物料主数据管理痛点
[项目背景]SAP、PLM与物料主数据管理
物料主数据是SAP系统的重要基本数据之一,包含生产、采购、销售、仓库、会计和成本等方面信息。SAP后勤系统的各个组件都需要用到物料主数据,例如:订购用的采购数据、货物移动过帐和管理库存盘点用的库存管理、货物移动时的物料估价或发票校验用的会计数据、物料需求规划用的物料规划数据。物料主数据维护的正确性、及时性对生产组织影响重大。
PLM与ERP是一种互补的关系:ERP侧重于企业内部的资源管理,可以管理企业的产、供、销、人、财、物,但是ERP没有考虑数据源的问题;而PLM可以解决数据源的问题,尤其是可以解决产品的BOM信息来源问题。作为产品生命周期管理系统,PLM支持产品全生命周期的信息的创建、管理、分发和应用,可以大幅缩短研发周期。物料编码和物料基础数据由PLM系统统一生成管理。
物料编码和物料基础数据在PLM生成后,企业需补齐该物料编码相关的物料主数据,传导至SAP系统。某车企作为一家汽车整车和零部件制造企业,每个物料编码所对应的物料主数据,包含基本视图、销售视图、工厂视图、采购视图、数据/存储视图、MRP视图、工作计划视图、数据/存储视图、会计视图、成本视图等,共涵盖超过70个字段,涉及字段的责任部门有销售、生产、采购、财务、仓库等。
原物料主数据收集流程,由物料创建部门在PLM系统发起,填写物料基础数据后,审批创建正式的物料编码。主数据管理员负责统一收集及维护物料主数据,将物料编码和主数据收集模板,用Excel模板通过邮件发给各子公司采购、生成、销售、仓库、财务相关人员。各部门填写完成后发送至主数据管理员进行汇总,然后检查维护进系统,整个数据收集流程平均周期为约5个工作日。
随着公司业务向高度客制化拓展,集团信息化建设升级,原物料主数据收集流程中面临如下问题:(1)客户个性化定制产品增多,产品开发及更新换代加速,每年增加新品及定制化产品数量快速增加,物料数据收集相关工作人员面临巨大工作量和工作压力;(2)物料主数据收集涉及子公司和部门多,数据分发、收集、汇总、修订流程繁琐,一次收集平均耗时约5个工作日,拖慢业务流程进度;(3)excel数据收集过程中,手工填写、传阅、汇总,涉及多个不同版本,数据量较大时会产生手误,导致数据不准确
多维表格方案提效点
飞书上线后,多维表格替代原有的物料主数据收集流程,提升数据收集的时效性、准确性,并大幅减少相关工作人员工作量:
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❌Before
✔After
  • 物料主数据收集由excel模板进行收集和汇总,涉及子公司和部门多,数据分发、收集、汇总、修订流程繁琐,一次收集平均耗时约5个工作日,拖慢业务流程进度
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  • 飞书多维表格进行模板自动填写、填写通知、自动汇总和统计,平均一次物料主数据收集时间从5个工作日缩短至半个工作日
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  • 物料数据收集相关工作人员面临巨大工作量和工作压力
  • 平均一个物料编码的主数据收集,主数据管理员工作耗时从半小时缩短至5分钟
  • excel数据收集过程中,手工填写、传阅、汇总,涉及多个不同版本,数据量较大时会产生手误,导致数据不准确
  • 物料主数据不存在版本誊写出错问题,数据收集历史记录可追溯,准确率大幅提升
多维表格方案详情
方案流程
图示
  • 主数据管理员将PLM中审批形成的物料编码和基础数据导入多维表格
  • 下一步方案规划:一期上线后,在调研规划PLM与多维表格间数据传输方式由人工导入转为接口自动导入
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  • 根据“模板”字段,多维表格自动填写模板中预设的字段,减少人工填写工作量(预设字段填写后,可后继由人工进行更改)
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  • 根据“工厂”字段,系统自动为物料编码分配各工厂/子公司的数据收集人员,并发送消息通知,提醒填写
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  • 各视图物料主数据填写、自动汇总
  • 多个工厂/子公司间不同部门的数据填写人员,通过多维表格高级权限设置,仅可见/可编辑所负责的物料编码和字段,其它数据不可见,确保数据安全
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  • 系统及时提醒主数据管理员物料数据收集进度情况,及时跟进处理
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