采购业务对于各行业而言都是重要的一项管理内容，通过从战略到业务落地——端到端的采购业务，实现透视可控、效率提升、成本节约的采购和供应商管理。
在数字化转型趋势下，飞书从流程电子化、平台协同化、执行自动化、管理智能化等维度助力采购业务的进一步升级。
实践概要
一、新环境下采购管理策略的不断升级
二、ERP/SRM 的采购实践
三、数字化采购发展趋势与特征
四、飞书为采购管理进一步赋能
一、新环境下采购管理策略的不断升级
随着市场竞争日趋激烈，传统的独立企业之间的竞争逐渐转换为企业和其供应商所组成的供应链与竞争对手的供应链的竞争，采购对于企业的重要性日益增加，逐渐从操作型的部门向战略性的部门转变。 企业采购管理的关注点，从事务性采购逐渐发展到整合供应链。
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每个阶段的特征是：
二、ERP/SRM 的采购实践
在采购领域，信息化不是一件新鲜的尝试，众多 ERP/SRM 系统已经对基本的采购业务有了较大程度的支撑，但同时其制约性也有所显现。
- ERP 系统实现了企业级紧耦合业务流程的整体考虑与打通，通过流程线上化促进跨部门业务流与数据流的流转。但随之而来的问题是，ERP 系统往往较为重型，牵一发而动全身，任何的功能或流程变更，都需要考虑对其他业务的影响，因此ERP系统适合稳态运作的行业或稳态运作的特定业务范围；同时 ERP侧重于管控，强调结果数据的留存与记录，过程信息往往仍在线下。 从采购视角来看，采购申请-采购订单-采购验收-发票与付款流程，由于与生产、预算、库存、财务管理流程衔接紧密，较多企业仍然保留该部分流程在ERP系统中流转，将采购各流程的结果数据沉淀于 ERP 系统当中。
- SRM 系统提供了采购员与供应商的对话窗口，将与供应商之间的业务交互与往来集中于一个平台之上，一定程度上提升了产业链协同效率。通过SRM系统，将供应商自注册、在线竞标、在线报价等采购过程进一步线上化，同时将采购计划-采购订单-发货单-发票-付款申请的单据实现在线化实时传递。但是纵观各企业 SRM 实践，并没有完全将与供应商之间的协同过程线上化，相对零散的沟通过程仍然依赖社交应用、电话等。
三、数字化采购发展趋势与特征
随着人工智能、物联网、机器人流程自动化和云端协作网络等新一代数字化技术的逐渐成熟，新技术与采购业务的融合深度与场景越来越为广泛，从而实现降本增效，显著降低合规风险，将采购部门打造成企业新的价值创造中心。我们看到在数字化时代下，采购管理有如下发展趋势及特征：
- 流程数字化
采购流程从线下转移到线上，实现采购全过程记录，实现流程可追溯，信息可沉淀。
- 平台协同化
在“互联网+”趋势下，整合企业内外部资源，形成一个价值平台，打通供应链、乃至产业链合作伙伴的信息流，信息透明化，促进协作升级。
⭐️典型应用：供应商协同平台、企业内部专业采购平台、超市采购电商平台、行业范围内的产业互联网等。
- 执行自动化
利用RPA、自动化机器人等技术，触发事务型采购执行过程自动化，消除重复性手动操作。
⭐️典型应用：自动感知物料需求并触发补货申请，基于规则的自动采购订单下达，基于物料配送信号或交付状态自动触发付款、自动生成审计跟踪等。
- 管理智能化
利用人工智能技术，对企业内外部数据进行聚合与分析，实现采购管理可感知、可洞察、可预测。
⭐️典型应用：供应商风险预测、供应商寻源智能推荐、VR技术供应商访问与现场审核等。
四、飞书为采购管理进一步赋能
飞书作为一款数字化转型趋势下应运而生的效率工具，依赖其即时通讯、云文档、多维表格、音视频会议等能力，也帮助企业顺应数字化采购转型的几大方向。
🪙在数字化发展趋势下，飞书带来的增值能力：
数字化采购转型场景示例：
- 供应商管理与协同
供应商协同能力的重要性不断凸显，企业与供应商从新品研发、需求预测、订单到支付环节，存在大量的业务协同场景，通过飞书的关联组织、即时通讯、云文档等能力，可以补足传统 ERP/SRM 系统的能力，加速协同效率。
（1）关联组织，统一沟通平台
将飞书作为与供应商之间的统一沟通协作平台，同时将供应商的租户与本企业租户设置为关联组织，无需加外部好友便可以一键找到相关人员进行在线协作，同时做到数据有效隔离满足安全管控需求。
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- 飞书支持将两个组织建立关联，由超级管理员选定可供对方访问的共享成员
- 组织关联后，共享成员间无需加好友即可进行跨组织协作
- 共享成员间可通过规则配置通讯录、搜索的可见性，可自定义成员对外的名片展示字段
（2）创新式供应商协作：
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审批流程协同： 通过飞书审批赋能供应商协作流程
例如在供应商资质认证、供应商产能调查、原材料问题处理等流程下，涉及到我方采购与供应商之间的流程协作，而原本这些流程交互是存在断点的，往往是采购员通过邮件等方式向供应商下达任务，供应商通过社交应用、邮件等进行回复，再由采购员将相关结果维护到系统当中，容易造成采购员重复操作、操作数据存在错误等问题。而在此类场景下，可以直接通过飞书统一的供应商协作平台，将供应商作为流程当中的一环，直接向其推送相关待处理流程，提高流程相关效率以及可追溯性。
以供应商资质认证流程为例：
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通过业务系统集成实现流程协同： ☎️以采购订单协同场景为例，以前的采购订单协同流程：
采购员在ERP系统中下达一个采购订单之后，需要将订单下载下来，通过邮件等形式，将订单发给供应商，对订单详情的沟通，大多也是通过社交应用或者电话来沟通的，当订单交付过程发生问题，经常会出现难以归责、扯皮的情况。
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💡而通过飞书的结合，现在的采购订单协同流程：
流程节点 | 描述 |
采购订单下达通知 | 采购员在ERP系统下达采购订单后，可以将订单及确认提醒信息推送到供应商联系人的飞书账号中 250px|700px|reset |
订单接收与确认 |
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问题追溯 | 事后，当与供应商发生订单相关的纠纷，也可以随时查看和追溯订单的讨论过程，清晰的定位问题根源。 |
后续的交货、开票、付款等环节也同样可以通过类似的流程来实现供应商的快速沟通协调。
总结来说，通过飞书与业务系统的整合，进一步的将原本线下零散的沟通信息，沉淀为与每一个业务流关联的业务信息，在为采购业务提效的同时，加强合规与风险追溯能力。
2.事务性采购
事务性采购对于很多信息化程度较为成熟的制造型企业而言，在 ERP/SRM 系统中已经较好的实现闭环流程的流转。而对于中小型企业，或以服务采购为主的新兴产业（ IMT 等），可利用飞书【多维表格】、【云文档】等能力，快速搭建一套轻量采购系统，实现采购过程的全程记录与提醒、采购员与供应商的在线协同等。
流程节点 | 描述 |
制定寻源策略 |
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编写招标文件 | 采购部门与需求部门，通过飞书云文档，根据采购方式共同在线协同编写招标文件，包括商务部分及技术部分。 250px|700px|reset 另外也可以通过自定义模板管理公司内部不同类型的采购合同、招投标文件模板，方便每次流程进行调用。 250px|700px|reset |
邀请供应商 | 采购部门决策满足供应商准入条件的特定供应商范围后，通过多维表格向其发送投标邀请，供应商联络人将收到投标邀请通知。 250px|700px|reset |
技术与商务澄清 | 当供应商对商务条款及技术需求存在疑问时，供应商可以直接在云文档招标文件/澄清函中通过划词评论或在特定章节进行提问，采购员第一时间接收问题并给予回复，供应商也将及时收到回复提醒。 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
报价 | 当供应商确认投标后，进入到报价环节，供应商将准备好的投标文件以及最终的报价结果进行上传。 250px|700px|reset |
供应商讲标与谈判 |
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供应商评估与选定 |
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除了采购需求及寻源流程之外，合同谈判与签订、交付与验收、结算与付款等流程也可以以类似的方式通过飞书各功能的组合来实现流程线上化。
3. 采购分析
采购分析是战略采购的重要组成部分，通过按照采购品类、供应市场趋势、国家、区域、组织、时间等不同维度的自定义分析，向采购人员提供多维度、全面及精准的实时数据洞察，帮助企业识别采购节约重点方向、发现集采机会等。
通过【飞书多维表格】的【仪表盘】功能，可以轻松通过拖拉拽的形式完成仪表盘的搭建，辅助丰富维度的采购分析。
•示例：花了多少钱？花在哪里？哪个供应商最多？哪个品类和国家/区域最多？有什么规律？
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除了单纯利用多维表格进行数据管理与分析外，也可以通过集成的方式获取源数据进行加工展示，例如：如果已有 ERP/SRM 等采购系统，也可以通过飞书集成平台，抓取相关采购订单数据，进行加工展示；例如可以通过爬虫技术的结合，从网络抓取指导价格信息，帮助企业进行大宗物资原材料的价格变动趋势分析等。
相关客户案例：
某集团公司主要原材料为大宗材料，因此为监控主要大宗材料波动情况，满足钢材、混凝土、铝锭等调价的需求，通过自动化机器人+多维表格的结合，自动抓取钢材、混凝土等地区的信息价，把台账搬到线上，再设置对应的计算规则，就可以计算出今日、上月、本年、去年的价格平均值，并将对应的价格信息通过自动化机器人，每天/每周/每月分享给需要的同事，实现全平台共享价格信息
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