采购业务对于各行业而言都是重要的一项管理内容，通过从战略到业务落地——端到端的采购业务，实现透视可控、效率提升、成本节约的采购和供应商管理。
在数字化转型趋势下，飞书从流程电子化、平台协同化、执行自动化、管理智能化等维度助力采购业务的进一步升级。

实践概要

一、新环境下采购管理策略的不断升级

二、ERP/SRM 的采购实践

三、数字化采购发展趋势与特征

四、飞书为采购管理进一步赋能

一、新环境下采购管理策略的不断升级

随着市场竞争日趋激烈，传统的独立企业之间的竞争逐渐转换为企业和其供应商所组成的供应链与竞争对手的供应链的竞争，采购对于企业的重要性日益增加，逐渐从操作型的部门向战略性的部门转变。企业采购管理的关注点，从事务性采购逐渐发展到整合供应链。

每个阶段的特征是：

采购关注阶段	管理内容	重点能力要求	管理关键指标
事务性采购	为满足内部业务物资及服务的购置需求，而展开的采购活动，包括采购需求-采购寻源-合同管理-交付管理-结算与付款管理环节。	强调流程全面与规范化，依赖系统实现流程固化阳光采购，流程合规预算管理与采购管理融合	采购需求响应速度采购周期完美订单达成率
善于议价	在寻源阶段，通过谈判等技巧获得供应商最大限度的让价；结合花费分析+供应市场分析，梳理不同采购品类下的管理及采购策略。	人员专业性及谈判经验花费分析战略采购体系化梳理	采购降本达成率每单降价率
全集团集中采购管理	统筹多区域/多地点需求信息，通过聚拢需求，从而发挥集团规模优势、以量博价，降低全集团采购成本；针对通用且供应市场供应紧张、缺货风险高的物资，进行联储联备；。	品类分析，选择合适集采的范围需求预测与整合分析集采模式及集采供应链布局	集采节约度战略物资储备有效率
战略性供应商管理	对供应商分级管理，建立完善的准入-分级-考核-激励-淘汰管理流程；对于关键供应商建立战略合作伙伴关系，建立产业链各环节战略级协作、风险共担等机制，提升整体供应链竞争优势及风险对抗能力。	供应商端到端管理战略合作伙伴管理	供应商满意度供应商质量合格率 ...
整合供应链	通过收并购等方式，整合内化供应链环节能力。	战略合作资本运作	供应链 TOC 客户完美订单达成率 ...

二、ERP/SRM 的采购实践

在采购领域，信息化不是一件新鲜的尝试，众多 ERP/SRM 系统已经对基本的采购业务有了较大程度的支撑，但同时其制约性也有所显现。

	ERP	SRM
系统定位	企业资源计划管理系统，整合企业人、财、物、设备、工具等各项资源信息，支撑企业全面生产经营管理业务	供应商协同
核心理念	企业级管理系统，通过标准化的数据和业务操作流程，全面、及时和集成地体现企业日常经营业务中 “物流”、“资金流”和“信息流”，从而实现三流合一。	致力于企业实现与其上游供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的管理思想和软件技术的解决方案，是旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制。
覆盖流程	销售管理：order to cash 生产管理：plan to produce 采购管理：procurement to pay 财务管理	供应商管理：供应商自注册-准入评估-分级-考核-激励-淘汰采购流程透明化：采购寻源（ RFQ/在线竞价/招投标等多种采购方式）- 合同协同，采购需求计划协同 - 订单协同 - 发票与付款协同
采购管理侧重点	采购端到端流程衔接与连续生产计划与采购计划联通采购与库存管理联通采购与预算管理联通采购与财务管理联通	供应商协同动作线上化及透明化，提升信息传递效率和反应能力

ERP 系统实现了企业级紧耦合业务流程的整体考虑与打通，通过流程线上化促进跨部门业务流与数据流的流转。但随之而来的问题是，ERP 系统往往较为重型，牵一发而动全身，任何的功能或流程变更，都需要考虑对其他业务的影响，因此ERP系统适合稳态运作的行业或稳态运作的特定业务范围；同时 ERP侧重于管控，强调结果数据的留存与记录，过程信息往往仍在线下。从采购视角来看，采购申请-采购订单-采购验收-发票与付款流程，由于与生产、预算、库存、财务管理流程衔接紧密，较多企业仍然保留该部分流程在ERP系统中流转，将采购各流程的结果数据沉淀于 ERP 系统当中。
SRM 系统提供了采购员与供应商的对话窗口，将与供应商之间的业务交互与往来集中于一个平台之上，一定程度上提升了产业链协同效率。通过SRM系统，将供应商自注册、在线竞标、在线报价等采购过程进一步线上化，同时将采购计划-采购订单-发货单-发票-付款申请的单据实现在线化实时传递。但是纵观各企业 SRM 实践，并没有完全将与供应商之间的协同过程线上化，相对零散的沟通过程仍然依赖社交应用、电话等。

三、数字化采购发展趋势与特征

随着人工智能、物联网、机器人流程自动化和云端协作网络等新一代数字化技术的逐渐成熟，新技术与采购业务的融合深度与场景越来越为广泛，从而实现降本增效，显著降低合规风险，将采购部门打造成企业新的价值创造中心。我们看到在数字化时代下，采购管理有如下发展趋势及特征：

流程数字化

采购流程从线下转移到线上，实现采购全过程记录，实现流程可追溯，信息可沉淀。

平台协同化

在“互联网+”趋势下，整合企业内外部资源，形成一个价值平台，打通供应链、乃至产业链合作伙伴的信息流，信息透明化，促进协作升级。

⭐️典型应用：供应商协同平台、企业内部专业采购平台、超市采购电商平台、行业范围内的产业互联网等。

执行自动化

利用RPA、自动化机器人等技术，触发事务型采购执行过程自动化，消除重复性手动操作。

⭐️典型应用：自动感知物料需求并触发补货申请，基于规则的自动采购订单下达，基于物料配送信号或交付状态自动触发付款、自动生成审计跟踪等。

管理智能化

利用人工智能技术，对企业内外部数据进行聚合与分析，实现采购管理可感知、可洞察、可预测。

⭐️典型应用：供应商风险预测、供应商寻源智能推荐、VR技术供应商访问与现场审核等。

四、飞书为采购管理进一步赋能

飞书作为一款数字化转型趋势下应运而生的效率工具，依赖其即时通讯、云文档、多维表格、音视频会议等能力，也帮助企业顺应数字化采购转型的几大方向。

🪙在数字化发展趋势下，飞书带来的增值能力：

数字化采购趋势	飞书能力	飞书模块
流程电子化	轻松管理各流程模板轻量采购管理系统搭建	云文档多维表格
平台协同化	供应商无缝沟通，同时沟通消息沉淀为业务数据（对于特定企业，可以考虑关联组织方案，为供应商建立专门的租户，并作为主租户的关联组织，减少供应商组织不愿意使用飞书等问题）用文档承载采购流程（如供应商资质审核流程、招标文件澄清流程等均可以通过文档来承载具体流程）供应商协同会议线上化，穿屏协作	即时通讯云文档音视频开放平台
执行自动化	业务消息提醒及时推送根据业务逻辑自主触发流程	即时通讯开放平台
管理智能化	通过多维表格仪表盘，对数据进行基础的分析与展示，如采购花费分析等	多维表格开放平台

数字化采购转型场景示例：

供应商管理与协同

供应商协同能力的重要性不断凸显，企业与供应商从新品研发、需求预测、订单到支付环节，存在大量的业务协同场景，通过飞书的关联组织、即时通讯、云文档等能力，可以补足传统 ERP/SRM 系统的能力，加速协同效率。

（1）关联组织，统一沟通平台

将飞书作为与供应商之间的统一沟通协作平台，同时将供应商的租户与本企业租户设置为关联组织，无需加外部好友便可以一键找到相关人员进行在线协作，同时做到数据有效隔离满足安全管控需求。

飞书支持将两个组织建立关联，由超级管理员选定可供对方访问的共享成员
组织关联后，共享成员间无需加好友即可进行跨组织协作
共享成员间可通过规则配置通讯录、搜索的可见性，可自定义成员对外的名片展示字段

（2）创新式供应商协作：

审批流程协同：通过飞书审批赋能供应商协作流程

例如在供应商资质认证、供应商产能调查、原材料问题处理等流程下，涉及到我方采购与供应商之间的流程协作，而原本这些流程交互是存在断点的，往往是采购员通过邮件等方式向供应商下达任务，供应商通过社交应用、邮件等进行回复，再由采购员将相关结果维护到系统当中，容易造成采购员重复操作、操作数据存在错误等问题。而在此类场景下，可以直接通过飞书统一的供应商协作平台，将供应商作为流程当中的一环，直接向其推送相关待处理流程，提高流程相关效率以及可追溯性。

以供应商资质认证流程为例：

通过业务系统集成实现流程协同： ☎️以采购订单协同场景为例，以前的采购订单协同流程：

采购员在ERP系统中下达一个采购订单之后，需要将订单下载下来，通过邮件等形式，将订单发给供应商，对订单详情的沟通，大多也是通过社交应用或者电话来沟通的，当订单交付过程发生问题，经常会出现难以归责、扯皮的情况。

💡而通过飞书的结合，现在的采购订单协同流程：

流程节点	描述
采购订单下达通知	采购员在ERP系统下达采购订单后，可以将订单及确认提醒信息推送到供应商联系人的飞书账号中
订单接收与确认	供应商可以通过消息卡片直接点开以云文档形式承载的采购订单，如果对订单数量、时间等有疑问或者无法满足时，可以通过划词评论快速与我方的采购员进行在线的交流与协商。如果对订单无异议，也可以直接通过在推送消息中点击确认。确认后，承载订单的云文档将自动归档到知识库，自动锁定，不允许再编辑，同时也自动更新ERP系统中的订单状态。
问题追溯	事后，当与供应商发生订单相关的纠纷，也可以随时查看和追溯订单的讨论过程，清晰的定位问题根源。

后续的交货、开票、付款等环节也同样可以通过类似的流程来实现供应商的快速沟通协调。

总结来说，通过飞书与业务系统的整合，进一步的将原本线下零散的沟通信息，沉淀为与每一个业务流关联的业务信息，在为采购业务提效的同时，加强合规与风险追溯能力。

2.事务性采购

事务性采购对于很多信息化程度较为成熟的制造型企业而言，在 ERP/SRM 系统中已经较好的实现闭环流程的流转。而对于中小型企业，或以服务采购为主的新兴产业（ IMT 等），可利用飞书【多维表格】、【云文档】等能力，快速搭建一套轻量采购系统，实现采购过程的全程记录与提醒、采购员与供应商的在线协同等。

多维表格demo：采购需求及寻源管理

流程节点	描述
制定寻源策略	需求部门通过多维表格提报采购申请至采购部门，采购部门负责人自动收到新增采购需求提醒采购部门负责人分配采购员，对应采购员将收到提醒，同时更新采购进展，若采购员长时间未更新采购进展，系统也将自动定期提醒采购员进行关注
编写招标文件	采购部门与需求部门，通过飞书云文档，根据采购方式共同在线协同编写招标文件，包括商务部分及技术部分。另外也可以通过自定义模板管理公司内部不同类型的采购合同、招投标文件模板，方便每次流程进行调用。
邀请供应商	采购部门决策满足供应商准入条件的特定供应商范围后，通过多维表格向其发送投标邀请，供应商联络人将收到投标邀请通知。
技术与商务澄清	当供应商对商务条款及技术需求存在疑问时，供应商可以直接在云文档招标文件/澄清函中通过划词评论或在特定章节进行提问，采购员第一时间接收问题并给予回复，供应商也将及时收到回复提醒。
报价	当供应商确认投标后，进入到报价环节，供应商将准备好的投标文件以及最终的报价结果进行上传。
供应商讲标与谈判	通过飞书日历功能，一键查看评标专家忙闲，快速选择合适的评标时间点，同时也一键邀请对应供应商参与到特定时间段中，省去发送邮件的额外动作。评标专家在日程中可以一览整体评标会议日程安排。供应商按照规定时间参与到评标会议中，在线进行述标，述标过程中可以在线分享投标文件，评审专家可以选择跟随供应商，或者自由浏览投标文件。投标专家对投标文件中若有疑问，也可以直接对投标文件进行划词评论，方便在提问环节进行讨论。在各供应商述标结束后，自动生成会议的纪要，方便会后回溯及归档。
供应商评估与选定	在专家评审环节，可以通过会议一键拉群功能，针对供应商、需求等问题来进行沟通各专家也可通过多维表格，对供应商进行评分，通过权限设置可控制各专家的评分互相不可见。通过仪表盘功能，可以直观的对供应商的报价、供应商的各项评分进行展示与对比。

除了采购需求及寻源流程之外，合同谈判与签订、交付与验收、结算与付款等流程也可以以类似的方式通过飞书各功能的组合来实现流程线上化。

3. 采购分析

采购分析是战略采购的重要组成部分，通过按照采购品类、供应市场趋势、国家、区域、组织、时间等不同维度的自定义分析，向采购人员提供多维度、全面及精准的实时数据洞察，帮助企业识别采购节约重点方向、发现集采机会等。

通过【飞书多维表格】的【仪表盘】功能，可以轻松通过拖拉拽的形式完成仪表盘的搭建，辅助丰富维度的采购分析。

•示例：花了多少钱？花在哪里？哪个供应商最多？哪个品类和国家/区域最多？有什么规律？

demo：采购分析

除了单纯利用多维表格进行数据管理与分析外，也可以通过集成的方式获取源数据进行加工展示，例如：如果已有 ERP/SRM 等采购系统，也可以通过飞书集成平台，抓取相关采购订单数据，进行加工展示；例如可以通过爬虫技术的结合，从网络抓取指导价格信息，帮助企业进行大宗物资原材料的价格变动趋势分析等。

相关客户案例：

某集团公司主要原材料为大宗材料，因此为监控主要大宗材料波动情况，满足钢材、混凝土、铝锭等调价的需求，通过自动化机器人+多维表格的结合，自动抓取钢材、混凝土等地区的信息价，把台账搬到线上，再设置对应的计算规则，就可以计算出今日、上月、本年、去年的价格平均值，并将对应的价格信息通过自动化机器人，每天/每周/每月分享给需要的同事，实现全平台共享价格信息