以往的流程管理
- 用项目跟踪应用进行数据需求管理，应用与数据需求管理场景不契合，不便进行前置需求合规评审；
- 邮件进行外部数据需求评估和合规审批；
- 手动整理汇总审批通过的外部数据需求，外部需求整合需要手动搬运，费时费力易出错；
- 约各业务线通过会议逐条评估，拉会逐条评估需求优先级，用时长，效率低。
用飞书管理全流程后
组合应用了飞书审批+多维表格自动化能力+多维表格审批集成能力：
飞书审批实现数据合规审批流程管理，多维表格自动化能力满足需求任务分配和进度追踪的需要，而多维表格审批集成能力将流程管理和任务管理衔接起来，从而保证了需求从评估到处理的全流程无断点管理。
「数分部门」
- 在多维表格进行一站式流程管理，告别项目跟踪应用、邮件审批、线下会议的割裂协作体验
- 数据合规审批结果自动回写，免除人工搬运统计，省时省力无差错
- 工时自动计算，节省人工统计时间
- 可支配工时随时一目了然，需求分配有依据
- 已交付需求快速归档，交付成果不遗失
「业务部门」
- 数据需求审批提交方便，审批流进度易追踪
- 快速便捷为待排期需求排定优先级
- 需求处理进度清晰可查
- 数分完成需求后，需求方第一时间获取交付物
实践概览
1、数据分析部门背景信息
2、飞书数据分析需求管理方案分享
3、数据分析工作全流程管理亮点价值
1、数据分析部门背景信息
部门职责：
数据分析部门作为企业内部的重要的中台部门，日常工作内容由主动引领类工作和被动服务类工作两部分组成：
- 主动引领：主动进行盯盘分析、周期性产出数据报告等 ，这类工作被称作部门内部需求
- 被动服务：承接公司内部各业务部门提出的数据相关需求 ，这类需求则是外部需求
工作流程管理重点
在数据分析部门的工作流程管理中，有以下几个重点：
- 外部数据需求的合规审查：涉及数据的工作往往具有一定保密性，因此在正式进行需求处理前，需要由专人前置进行评估审批，评估通过的需求才可以进入后续的需求处理流程
- 评估诸多外部需求优先级：数分团队会收到来自公司各业务部门的诸多数据需求，在排定需求优先级时，既要注意平衡各部门的需求，避免只处理某些部门的需求，而忽略了另外一些部门，又要保证单个部门提报的需求中最重要的被最优先处理
- 依照员工工作量合理分配外部需求： 数分部门员工均要同时负责内部和外部需求，所以在需求分配前需要准确统计员工手头已有工作将会占用的工时和未来可用工时，在此基础上进行需求分配， 员工的工作体验和需求的按时交付 平衡内外部需求，
- 需求处理进度及时更新：外部需求的处理涉及到与公司各个业务线的合作，自己提出的需求处理进度是各业务线同事关注的重点，因此找到便捷方式将需求处理进度及时反馈到业务侧十分关键
2、飞书数据分析需求管理方案分享
250px|700px|reset
重点一：数据需求汇总
Part 1 外部需求
- 飞书审批进行前置需求合规审批
- 审批流记录自动回写至多维表格
250px|700px|reset
Part 2 内部需求
- 数分部门员工自行填写内部需求
全量需求池 = 审批通过的外部需求 + 内部需求
250px|700px|reset
重点二：自动化工时资源池
人工动作：工时提报
- 员工填写：以周为维度，填写总工时数
250px|700px|reset
- 员工leader填写：分配并填写该员工本周可在某业务线的需求上花费的工时
250px|700px|reset
自动化计算：工时资源池
- 依据员工填写的总工时数以及已分配给该员工的需求，表格自动计算出每个员工当前可用的工时数
250px|700px|reset
每周定期工时盘点
- 盘点部门和个人当前可用的总工时数
- 盘点可当前可用的工时总数的业务线分配情况
定期可用资源盘点视图 250px|700px|reset | 各业务线可用资源盘点视图 250px|700px|reset |
重点三：需求优先级评估与排期分配
由各业务线对接人进行需求优先级排定
250px|700px|reset | 依照优先级排期分配需求排期分配
250px|700px|reset |
重点四：需求处理进度自动通知和归档
需求处理进度自动通知 设置自动化流程，当需求池中【状态】字段变为“已交付”，自动向需求方发送通知 250px|700px|reset | 归档 交付物以链接形式储存，并设置单独的归档视图 250px|700px|reset |
3、全流程管理亮点价值
管理提升价值：合理分配任务，保证部门人效 | | |
管理者准确掌握下属的工作内容与工作量 任务分配合理透明，有利于建设健康部门环境 | | |
降本提效价值：全年可节省 20800 min，相当于节省一个人力的 43 个工作日（ 8 小时制） | | |
业务部门侧（需求提出方） | 需求提出方花在每条需求上的时间可节省约20min（用于拟定邮件发起需求审批、拉会逐条评估需求优先级以及反复需求进度询问的时间）。各业务方平均每周提出数据需求共计 15 条。所以，每周可为业务侧节约 300 min | |
数分部门侧（需求分配管理员） | 数分部门的需求分配管理员每周可节省约 100 min（用于手动汇总外部需求、沟通数据分析师可用工时、反复与业务侧同步需求处理情况等的时间） | |