使用飞书前
- 企业的问题管理平台集合了流程管理和任务分发，虽然功能全面，但操作繁琐，管控不够轻量。
- 在旧的流程中，由于任务分发涉及的判断条件比较多，系统的复杂度很高。无论问题大小，都需要由各个节点的负责人审批才能进入下一步。
- 由于系统信息格式有限，问题资料并不能完整地存储在其中，而是存在云文档里，分散不易查询。
- 每一个记录在问题管理系统里的问题，根据优先级、问题范围、大小等信息，都需要通过拉齐业务方讨论来产生解决方案，形成一个较为繁复的流程。
使用飞书后
- 通过在云文档中创建问题管理系统的小组件（block），把问题管理系统和文档联通，用文档承载问题的所有上下文，在文档里直接更新问题进展，简化输入流程，实现快速响应。
实践概览
一、业务流程管理场景
二、业务流程管理解决方案
三、解决方案优势：简化、高效、沉淀
四、什么是小组件？
五、如何开发一个云文档小组件？
一、业务流程管理场景
业务流程管理（BPM），例如问题管理等，是制造业的核心管理流程之一。企业通常会使用专业的问题管理平台进行统一管理。这样的系统集合了流程管理和任务分发，虽然功能全面，但是操作繁琐，管控方式不够轻量。
1.1 问题管理旧流程
在旧的流程中，由于任务分发涉及的判断条件比较多，系统的复杂度很高。无论问题大小，都需要由各个节点的负责人审批才能进入下一步。同时，由于系统中信息格式有限，问题资料并不能完整地存储在系统中，而是存在云文档里。每一个记录在问题管理系统里的问题，根据优先级、问题范围、大小等信息，都需要通过拉齐业务方讨论来产生解决方案，这样一来就会形成一个较为繁复的流程（见下图👇）。
250px|700px|reset
1.2 痛点
- 流程复杂导致问题管理周期冗长，这很容易造成问题处理不及时、未结案的问题难以被跟进等情况
- 文档与问题管理平台间信息不互通，重复操作增加了员工的工作量，导致问题解决效率低下
二、业务流程管理解决方案
为了促进项目的流畅推进，可以在云文档中创建一个问题管理系统的小组件（block），把问题管理系统和文档信息联通，用文档来承载问题的所有上下文，在文档里直接更新问题进展，简化输入流程，实现快速响应。
250px|700px|reset
2.1 问题管理新流程
250px|700px|reset
2.2 集成方式
STEP1 ：在云文档插入一个“问题管理 Block”
- 在小组件中输入 KEY 值，点击“同步到文档”即可绑定“问题管理系统”中 KEY 所对应的记录，并将它们展示在小组件中。
- 小组件支持了丰富多样的标准组件，你可以通过调用这些组件，在文档中绘制一个表格来记录数据。点这里查看完整的组件列表。
250px|700px|reset
插入问题管理 block
STEP2 ：将“问题管理 Block”数据同步回“问题管理系统”
- 在小组件中记录问题信息后，点击“同步到系统”即可将数据更新到“问题管理系统”中
- 你可以通过 Open API 获取填写人的用户信息，并自动添加到记录中。点这里查看完成的 API 列表
- 你还可以快速接入小组件的数据协同能力，来支持多个用户在同一个小组件中协同编辑。
250px|700px|reset
同步回问题管理系统
三、解决方案优势：简化、高效、沉淀
3.1 轻量审批和同步，简化任务跟踪
像其他 BPM 系统一样，问题管理系统很注重对真实世界的仿真。实际操作中，由于任务的判断和分发有很多的决定因素和协同部门，任务推进的每一步都需要各部门依次审批，流程繁琐、问题难以跟踪。
通过集成问题管理系统的云文档 block，可以实现在文档内管理任务。通过 block 直接更新信息，一键同步回问题管理平台，无需层层审批录入。原本要花几天才能走完的流程，现在几分钟就能完成，实现轻量管理问题，高效流转任务。
250px|700px|reset
250px|700px|reset
3.2 以云文档为中心，高效判断和分发任务
有了问题管理系统的云文档 block 后，来自不同部门的项目成员可以把问题相关的信息写在一个文档里，利用云文档的协同能力，@相关同事或划词评论，高效沟通、判断、并分发任务。讨论的过程和结论直接记录在云文档里，通过 block 同步回问管理平台。无需切换不同系统，让问题管理的重点回归到处理问题本身，而不是完成流程。
250px|700px|reset
3.3 问题资料沉淀在文档里，信息完整易获取
用问题管理系统来管理问题处理的流程，理清节点和每个节点在流程中的角色，让大家有全景图后更好地工作。用云文档来完成问题任务的判断和分发，不仅可以高效处理问题，还能把问题的上下文都记录在文档里，利用飞书的知识库、全局搜索、以及飞书词典能力，随时沉淀、统一管理、快速查找。
250px|700px|reset
四、什么是小组件？
云文档小组件是支持在文档中运行的交互式功能。它可以满足自定义扩展文档功能的需求，在文档中集成你的应用功能，从而一站式完成所有工作。
👇 下面例举了一些实际工作场景，看看小组件还可以在文档中做些什么👇
场景 | 解决方案 |
举办飞阅会时，需要确认所有参会同学完成阅读后再展开讨论 | ❌ 旧体验：在会上反复询问大家是否完成文档阅读，费时费力且打扰大家阅读文档 ✅ 新体验：直接在文档尾部插入一个信息收集类小组件，并更改按钮名称为“完成阅读”，要求大家完成阅读后点击按钮 |
在进行研发面试时，为了了解面试者的真实水平，面试官需要准备一些问题 | ❌ 旧体验：面试官需要提前准备问题，面试者需要手写代码 ✅ 新体验：面试官可通过题库类小工具筛选题目并生成文档，面试者直接在文档中解答问题后，便可自动验证是否正确 |
在为会议/活动/课程类的日程创建的会议纪要文档中，用户希望添加对应的日程信息，方便后续的回溯 | ❌ 旧体验：无法实现 ✅ 新体验：插入一个日程类小组件，就能实现文档与日程的双向引用 |
五、如何开发一个云文档小组件？
- 小组件能力已面向自建应用、商店应用开放，支持开发者便捷开发。你可通过 小组件开发指南 了解如何开发一款小组件。
- 完成研发后，你需要在开发者后台申请发布小组件。
- 发布申请被审核通过后，具备该应用可用性的用户即可在云文档使用你提供的小组件。
- 云文档小组件目前还在灰度中，点击申请加入灰度后，即可开始开发小组件。