使用飞书前

在门店管理上，主要分为新店开业阶段和门店运营阶段两个阶段，有着较长的周期和流程，原流程需要人工提醒，跨部门不能及时知道评审结果和时间进度，对于管理人员来讲，缺乏统一所有门店所有开发报点的看板，每次都需要手工整理。
当前客户主要是通过 SAP 和费控两个系统来承载财务管理内容，财务数据整理和分析主要通过线下导出 Excel 的方式，确认过程耗时费力。
餐饮行业运营属性强，师徒机制对于加速新人的融入和成长至关重点，但传统传帮带师徒机制在指定师傅和徒弟后，全凭师徒间日常一对一的口头交流，双方的投入度没有保障，也缺乏有效机制对过程和效果进行跟踪。

使用飞书后

通过飞书项目落地，提高信息流转效率，推动门店两阶段的业务管理水平提升。
从用户端收集信息并且持续跟踪的财务侧场景，使用飞书多维表格进行自动化追踪与提醒。
用飞书知识库编制门店通过手册并实时更新，把前人的精华经验系统化沉淀、传递给新人；通过多维表格和知识库的结合，解决了传统的传帮带效果好坏全凭自由发挥的难题。

实践概览

一、门店业务管理篇

二、财务管理篇

三、协同办公篇

一、门店业务管理篇

背景：在门店管理上，主要分为两个阶段：第一阶段是新店开业阶段，包括房产条件勘察审核-->合同签订-->进场准备-->进场施工-->证照办理-->开业。第二阶段是开业后门店运营阶段，包括门店工单、原材料进销存管理、每日销售数据报盘、每日清洁、客诉管理等。通过飞书项目落地，提高信息流转效率，推动门店两阶段的业务管理水平提升。

新店开发报点管理

背景及痛点：

当公司决定在一个城市开一家新店时，第一件事就是进行门店的选址，门店选址包括门店基本信息、点位评级、投资测算等；每一家门店地址都要经过严格的跨部门评审，包括一级部门主管、CEO 参与。原流程需要人工提醒，跨部门不能及时知道评审结果，预估要几天完成。
对于管理人员来讲，缺乏统一所有门店所有开发报点的看板，每次都需要手工整理。

优化方案和价值：

通过云文档+飞书文档化审批+多维表格+知识库，不仅能够将开发报点流程规范化，实现信息同步，同时能够在多维表格中形成完整的开店看板进行综合决策。

1.新店开发报点选址文档准备	2.提交审批流	3.审批进度同步至多维表格	4.多维表格查看所有开发报点信息	5.上会通过后，进入门店通讯录

新店开业进度管理

现状和痛点：

当前企业处于快速扩张期，在一个季度，同时有 40+ 门店开业，每开一家店对于 CEO 以及连锁运营中心负责人来讲，如何去查看和管理每一家门店当前的开业进度，是当前急需解决的痛点问题。
每新开一家店，都需要 10+ 部门，上百个人进行协同管理，很重要的一点就是要保证信息拉齐，进度实时更新，问题及时处理，不需要等到周会上再去对齐信息。

优化方案和价值：

1.多部门在多维表格上进行协同，有效降低沟通成本。	2.异步信息对齐，门店所有开业信息在一张多维表格中呈现。后续行动人可以根据之前的信息做出判断。	3.通过自动化流程，自动提醒到开店各个环节的负责人进行下一步的工作，避免认为通知或者漏通知带来的时间差导致整体开店进度放缓。

营运中心行事历

背景及痛点：

在门店管理上，有一些周期性事件类似于人事排班、周清检查、门店周盘等固定性事件，在使用飞书之前主要通过邮件的形式进行通知店长及区域经理，使用 Excel 表格统计数据，沟通效率较低，容易遗漏，经常需要手动重复提醒。

优化方案和价值：

将每月行事历在多维表格中记录，用自动化流程进行消息提醒和状态更新，后续通过 anycross 与日历打通后，可自动同步至门店指定人员公共日历上（客户资源问题尚未实施）

1、在多维表格中整理每月重要执行事项、执行人以及执行时间等	2、到达开始时间后，流程自动化提醒，并且直接推送关联数据搜集入口（多维表格/飞书）	3、根据执行时间自动更新任务状态，并可进行看板展示	4、行事历同步至执行人日历，形成门店行事历看板

营运管理巡店

现状和痛点：

前期使用 Excel 表格放在公共盘，存放位置不易寻找
巡店内容格式凌乱，不易操作
机会点照片放置散乱，同时需要调整格式
巡店报告靠自觉，提交巡店报告后，无法第一时间联结直接上级，关联负责人查看

优化方案和价值：

通过飞书多维表格制定每月区域巡店重点，生成巡店表单，每日定时 18:00 自动推送巡店表单给区域经理提醒完成巡店报告。优势如下：
多维表格自动化流程触达提醒区域经理完成任务；
巡店表单格式统一，巡店内容清晰明了，照片添加快捷方便；
提交巡店表单后，巡店内容自动录入汇总表形成记录，解决多人在线编辑表格问题；
巡店机会点一键通知相关负责人，高效协同处理问题；
新增一条巡店记录，系统自动触达相关人员，巡店内容一目了然，再也不需要打开表单追踪没有完成作业的同学。

1、每日巡店自动提醒，巡店表提交	2、巡店情况汇总，巡店报告通知	3、整改情况追踪（建立门店整改进度看板，并通过高级权限进行权限管理）

日/周/月清洁检查

现状和痛点:

门店每天、每周、每月都要进行清洁检查，拍照上传，店长确认，保证门店的清洁卫生。数据将汇总至总部。
人工操作成本高 主要通过 Excel 表格进行汇总提交，操作成本都很高
监督难度大 品控及门店管理部门难以了解到每家门店的清洁情况
整改追溯较难 当前只能点对点、一对一进行门店卫生整改情况追踪处理

优化方案和价值：

每日、每周、每月清洁提醒，填写检查单	各门店检查情况汇总，店长确认是否需要重做	不符合标准的清洁项，通知到店长并进行整改

门店活动运营

背景及痛点：

门店活动包括门店开业活动、单店行销活动、新品活动、平台活动、会员活动、私域活动、品牌活动，呆滞库存活动等。原先每周进行线下确认，然后通过邮件进行信息同步。涉及财务、产品、行销等多个部门。各渠道各自维护其活动信息，在公司层面上没有统一的数据中心。
依赖大量线下沟通、各渠道在多个入口提交重复内容、信息没有有效共享，并经常出现手工维护导致的差错。

优化方案：

通过多维表格+飞书文档化审批+日历+知识库，优化活动申请流程，降低沟通成本，方便在公司层面进行（门店+电商+会员+私域）统一活动信息管理。

1.整理活动信息至飞书云文档，并提报飞书审批	2.审批进度同步至多维表格	3.活动信息展示甘特图	4.与数据分析报表整合，进行活动预算执行指标分析

客诉管理：客服 400 工单集成（落地中）

背景及痛点：

通过 400 系统与飞书工单对接，通过飞书工单中心统一管理 400 热线客诉，可在飞书上快速通知门店员工，一键拉群处理，追溯和管理处理进度和时效，计划将 400 热线客诉的平均解决时间从 3 天降低至 1 天以内。
“采购了 400 系统，解决了不能多席位的痛，但是飞书上我们现在还是用私聊处理的，给每一个门店设置了客服账号，客服遇到需要门店进行处理的投诉，就会单独拉这个门店的客服账号私聊。不知道哪些门店有需要处理的投诉，他们是否及时处理、以及是否处理，没有任何追踪，管理带来很大的问题。”

优化方案及预计价值：

400 热线客户投诉对解决时效的要求性高，热线收到的客诉，通过飞书而不是 400 系统自带的工单系统 App，通知一线员工、接收处理结果，将是最快的方式

飞书作为全员最常使用工具、其它工具的入口，员工在飞书上使用时间最长。如果想把某条消息、任务准确地传递给某位一线员工，飞书将是最快的渠道
将 400 工单数据与飞书打通，推送到飞书工单中心，即可“一站式”查看和处理所有工单任务，与飞书机器人、加急、转发到聊天、一键拉群等功能融合提效效赋能，追溯和管理处理进度和时效

客户声音：“我们公司都习惯用飞书，当然想让一线员工通过飞书收到客诉工单，处理反馈，这样是最方便最快的。”

营运异常管理：话题群一键同步、及时处理

背景及痛点：

门店物料问题发生后，由店员向店长，店长向异常处理管理人反馈问题，再由其找到相关物料异常的处理人沟通说明问题，而后解决物料异常问题。中间存在多个层级的信息沟通、问题讨论和确认的过程，且无法统一追溯问题解决的进度和结果。

优化方案和价值：

利用飞书话题群以话题/事项为单位即时沟通、聚合展示、存档的能力，营运中心建立门店物料异常处理的专项话题群，把门店物料问题解决的平均速度从3天提升到3小时。
店员或店长在门店物料异常处理的话题群中，建立话题，群中值班的物料异常处理人直接在该话题下沟通问题详情，并快速落实解决办法，在话题下反馈解决结果。
门店物料异常处理的话题群中，以单个异常事项为单位，记录所有的物料异常事项，方便统一追溯，管理解决进度、结果。

品牌推广材料全流程管理（落地中）

现状和痛点:

当前主要是品牌中心在负责各种推广材料的设计和交付，包括头图、宣传文案、海报等，由于尚未规范流程，当前主要还是点对点找人，一对一沟通需求，沟通和交付效率较低。

问题 1：沟通成本高 推广文案需求当前主要通过聊天来传达，过程中由于需求不明确需要反复沟通修改

问题 2：流程管理不规范 整个需求提出和交付的流程没有规范化管理，而且营运部门会不知道不同的推广材料需要找谁来做。

问题 3：推广材料没有沉淀各自设计的推广材料只能保存在自己的文档空间，没有沉淀下来进行共享

优化方案和预计价值：

利用文档化审批，将云文档和飞书审批进行结合，既可以保证流程规范化，又可利用飞书云文档进行高效协作，交付完成后还可自动把需求及成果归档至知识库。

营运部门在飞书审批中发起申请，并补充云文档中的需求信息	根据表单内容自动流转至对应的品牌中心需求交付人，交付人完成设计后，将文案/头图/海报等补充到云文档中	审批完成后自动归档至指定知识库路径下

吐槽大会，基层反馈直达通道

背景和痛点:

门店一线员工每天的工作很繁忙，人员流动大，经常会有一些问题和负面情绪，当前由于上下问题反馈渠道不通畅，导致一线的声音难以被听到，一线的问题难以被发现。

优化方案:

客户营运同学通过 App builder 建立了匿名吐槽机器人，员工可进行匿名吐槽，如果需要协助可留下联系方式。吐槽的内容会实时更新至管理群，让领导们能够听到一线的声音。
每周五推送“吐槽大会回馈”公告，将员工吐槽最多的TOP问题拿出来进行统一回复，给出解决方案，形成管理闭环。

线上：吐槽机器人

二、财务管理篇

背景和痛点：财务管理主要包括预算、核算、税务、资金四大管理模块。当前客户主要是通过两个系统来承载财务管理内容：一个是 SAP ，主要是负责核算管理（包括供应链订单相关的费用核算成本分摊）；另一个是费控系统，主要是对公和对私的报销。财务数据整理和分析主要通过线下导出 Excel 的方式。

对于一些需要从用户端收集信息并且持续跟踪的财务侧场景，尚无系统支撑，使用飞书多维表格来落地推广。

各部门资金计划管理

1、各部门每月填写下个月的资金计划表	2、财务汇总各部门资金计划，协调资金池	3、每周/月复盘进度，将实际收支数据与资金计划进行对比，并和各部门进行对齐。

预付款发票追踪

1、部分供应商要求先付款再开票时，需要提交合同预付款申请，并记录预计收到发票时间	2、到达预计收到发票时间责任人还没上传发票时，自动提醒追踪发票	3、收到发票后上传（电子票）

开票申请（也可考虑使用飞书审批）

1、业务人员填写开票申请

2、自动提醒出纳查询流水，确认已收款

3、根据开票信息开渠发票，开完后提醒申请人

三、协同办公篇

公司人员流动较快，新人入职管理和企业培训成为人才管理的痛点

新人入职和企业培训（落地中）

现状和痛点:

公司人员流动较快，新人入职管理和企业培训成为人才管理的痛点，如：
新人入职后需要HR手动拉培训群，学习资料也要手动发送，存在较多重复性劳动
企业当前有学习平台，但是当前使用效果很差，学习自驱性不强，主要靠人工督促
培训效果难以追踪和衡量

优化方案及预计价值：

新员工入职自动拉群，提升归属感

培训资料自动发送

考试任务自动指派

学习预警、学分查看、学习数据统计分析

传帮带师徒

现状和痛点:

利用多维表格的数据库和流程管理能力，建立全公司的师徒人员画像数据库，统一管理，并把传帮带师徒机制进行标准化和规范化；利用知识库，把新人入职后应知会的各项技能放入其中，编制门店通过手册并实时更新，在学习平台中制定视频和文档学习规划，把前人的精华经验系统化沉淀、传递给新人；通过多维表格和知识库的结合，解决了传统的传帮带效果好坏全凭自由发挥的难题
餐饮行业运营属性强，传帮带师徒机制对于加速新人的融入和成长至关重点，但传统的传帮带师徒机制在指定师傅和徒弟后，全凭师徒间日常一对一的口头交流，双方的投入度没有保障，也缺乏有效机制对过程和效果进行跟踪
同时，徒弟只能学到师傅个人的经验，公司中过往很多有经验员工的精华性经验，没有总结并传递给所有的新人，传帮带师徒的效果参差不齐、没有兜底的标准

优化方案及预计价值：

利用多维表格的画册视图建立公司的师傅库，把优秀的人才纳入师傅库，所有带教人全部从师傅库中选取，同时把所有的新人加入徒弟库，清晰记录新人的背景、工作经历、喜好各项信息
利用多维表格的项目管理能力，在师徒配对后，设定每周固定的 1V1 沟通会议，按照人员的职能和岗位类型，自动配置师傅和徒弟在关键时间结点的任务，接近任务结点时提醒师傅和徒弟完成任务，并需在系统中上传任务完成情况
建立新人知识库和和门店通关手册，云上的知识库和通关手册可随时更新，方便全员随时查看到最新版内容；同时，在学习平台中制定学习计划，上传视频和文档内容，让新人系统性地集中学习重要的内容，把前人的精华经验系统性传递给新人

OKR 让餐饮管理颠覆传统，从“命令-执行” 到“团队成员主动向上补位 ”

CEO:
“用飞书和OKR是为了降低新品牌快速扩张过程中产生的损耗”
"传统新品牌扩张的思路是，比如当门店从 100 家迅速扩张到 800 家的时候，发现人的能力跟不上了，就会空降一个管理者，空降难免会有磨合，“某餐饮品牌”就花了几个亿在组织的迭代上；而她相信用 OKR 可以降低新品牌扩张过程中的损耗，让每个人除了思考现有岗位上的事情，还要往前走，要知道公司远一点要什么，然后要考虑一下我的能力能不能匹配远一点的目标，如果不行的话那我自己现在要分一点精力出来做我远一点的这个能力的匹配跟成长。对现有的管理者而言，那我下面的人也要支撑我走到那个更高的位置上去，所谓的“下面的人向上补位”。
部门负责人：
“传统门店的做事逻辑是：命令-执行，原先是我（leader）告诉团队怎么做，团队告诉我 1.1，1.2.但是没人告诉我 2，3，4...这套东西前期会很顺，但是中后期挑战也会很大”
“让每个员工被看见”

会议提效，部门周会落地飞阅会模式

现状和痛点:

会前：部分部门花费大量时间准备 PPT；通知的开会时间容易遗漏，时有参会人员错失会议
会中：很多部门周会常耗时超过两小时，花费大量时间同步经营数据信息、过流水账，同时主题不够聚焦、易跑题，与会者的时间被占用
会后：周会中讨论出的待办事项口头指定给责任人，后继落实情况难以跟进和反馈，常出现任务拖沓、遗漏

优化方案及预计价值：

跟随飞书企业效能顾问体验过用文档开会的飞阅会后，公司把总经办、财务部、人事部、门店连锁运营中心、供应链中心、会员中心、新流量中心等核心部门的周会，在一周内均切换至飞阅会模式，部门周会耗时普遍缩短 50% 以上，每周待办事项有效执行、不遗漏。

1.参会人员共同将会议内容形成一篇云文档，提前发送给参会人员；飞书一键拉会，提前设置开会日程，到点自动提醒参会

2.会前或会议开始时预留时间，全体参会人员阅读文档，有问题进行划词评论；会议中不再花费大量时间宣读经营数据信息，围绕评论进行未解决的问题的重点探讨及脑暴，避免流水账

3.文档中记录周会的待办事项，并把该事项用飞书任务指定给责任人，通过文档和飞书任务中心跟进完成情况

知识管理，用飞书建立一个工作生态

飞书建立的是一个工作生态，使工作信息更同步化，在满足语音、通话的基础上，建立文字的同步协同传输功能，使工作更高效。

知识库

百科让知识文化在手边

信息中心建立了共享知识库，知识库中建立中心年度、季度、月度、周工作目标计划及进度，中心涉及核心资料建档设置查看及编辑权限，季度项目计划进度协同，同时共享协同各涉及渠道部门更新进度，内部沟通群转移至飞书等。

HR COE 团队成员：“企业百科和知识库是在人力资源体系建设中很有必要的工具，是在之前的企业中都没有的，以往COE的经验中体系建设之后能够将方法论广而告之并全员落地是一件非常有挑战的事情，但通过飞书的企业百科和知识库工具可以迅速地做到信息透明化，对于减少管理成本和时间成本是非常有帮助的。”

个人说明书

总公司 200 人，已有超过 130 人完成个人说明书的填写。大部分员工都表示「沉浸」在写个人说明书里，说明书风格多样充分展示了个人魅力。此外，查看同事之间的说明书已经成为内部办公的一个小习惯：认识你、了解你、以后工作就找你。

全国广播号高效推送重要通知

创建企业官方广播号，主要用于向全国的伙伴进行重要消息通知。例如图中的广播号向全员推送了第一次飞书全员培训的推送，推送的内容直接展示在飞书消息列表中，消息入口更明显，发送主体更突出，内容提醒与触达效果更强。伙伴们第一时间接收到培训通知，大大提升了通知的效率。