飞阅会方式团队周会管理

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飞阅会的概念及起源

飞阅会,全称为飞书阅读会,是字节跳动旗下协同产品飞书推出的一种高效会议模式。其核心理念是通过文档协作代替传统的PPT展示,以提高会议效率和信息传递的准确性。飞阅会的特点在于所有内容记录在文档上,并通过文档进行协作。会议前20分钟,所有参与者阅读文档并做批注,发起人可以在文档中直接回复问题,甚至@任何人来补充内容。这样,大部分问题在会议开始前就已解决。

飞阅会的灵感来源于亚马逊的会议模式。亚马逊的会议要求组织者带着方案来,而不是带着问题来,并且会议材料需要提前准备和分享。贝索斯和他的高级主管团队开会前会阅读打印好的备忘录,会议直奔主题,进入讨论环节。这种模式保证了在座所有人的注意力和高效思考。

飞阅会与传统会议模式的对比

传统会议模式的弊端

在传统会议中,制作PPT耗费大量时间精力,尤其在排版、调色、配图上。更重要的是,PPT的制作过程可能导致信息丢失,且需要额外的“讲PPT”环节来补充说明。这种方式不仅低效,还增加了复现难度。此外,传统会议往往采用串行模式,即一个人发言,其他人静听。这种模式非常浪费时间,尤其当发言者总结能力较差时,其他人可能无法充分表达自己的观点。再者,长时间的会议容易导致与会者注意力不集中,影响决策质量。

飞阅会的优势分析

飞阅会模式的特点在于所有内容记录在文档上,并通过文档进行协作。会议前20分钟,所有参与者阅读文档并做批注,发起人可以在文档中直接回复问题,甚至@任何人来补充内容。这样,大部分问题在会议开始前就已解决。飞阅会的三大优势包括:

  1. 非常聚焦:不会偏离提前设定的文档内容和主题。
  2. 清晰记录:整个过程被清晰记录下来,形成沉淀,方便随时追踪进展。
  3. 高效提问:将串行的单人提问变成并行的多人同时提问,用文档进行提问,方便未参会成员知悉会议内容。

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实施飞阅会的关键步骤

文档撰写与共享

会议发起人首先需要创建会议文档,要求清晰、准确。文档应包括会议的主要议题、目标和相关背景信息。然后,通过在线协同工具将文档共享给所有参会人员。参会人员需要在会议前阅读文档,了解讨论的重点和目标。

静默阅读与批注

在会议开始的头20分钟,参会者需要默读议题文档,并通过评论的方式提出问题。发起人则用文字回答这些问题。不在场的相关人员可以通过@通知参与笔谈。这一步骤有助于减少议题的发散,确保参会者在会议前了解讨论的重点和目标。

互动讨论与问题解决

默读和评论阶段结束后,会议直接进入语音交互问答阶段。发起人可以解说之前的评论议题,回答参会者的进一步问题。这种方式保证了讨论的深度和广度。参会者围绕文档的评论进行讨论,解决复杂问题。

会后行动计划的落实

飞阅会模式的一大优点是减少了会后的会议纪要工作量。通过在线文档的协同编辑和评论,会议纪要可以自动生成,大大提高了效率。会议结束前,用任务(what)、人员(who)、时间节点(when)完成对目标任务的分解。任务具体安排到人,并明确截止日期。  

飞阅会在企业中的应用与效果

成功案例分享

字节跳动的高效开会文化

在字节跳动,高效开会是一个被广泛关注和探索的问题。飞书作为字节跳动的内部产品,也在不断寻找提高开会效率的办法。飞书团队推出了“飞阅会”这一基于文档的开会方法,用文档推进会议,无文档不开会。会议前15分钟先阅读文档,评论疑问。针对文档内的评论逐条探讨,会后明确下一步行动。飞阅会通过文档驱动工作推进,提高了会议效率,使得讨论更加聚焦和深入。

其他企业的实践经验

在某次TGO鲲鹏会分会理事会中,采用了飞阅会模式。会议流程为10分钟阅读逐字稿+PPT文档,10分钟讲解,10分钟答疑。原本需要20分钟讲完的内容,大家10分钟就可以看完,显著提高了效率。

飞阅会带来的变革

提高会议效率的数据支持

根据某公司实施飞阅会的经验数据,会议时间减少了30%;会议决策效率提高了25%;与会者满意度提升了20%。飞阅会模式通过文档协作和批注,显著提高了会议效率,解决了传统会议中的诸多问题。

对企业文化的积极影响

飞阅会模式贯彻了会议应有的两个核心理念:追求高效和确保产出。通过减少无效沟通和信息传达,飞阅会模式使得团队的文化发生了积极的变化。无效沟通减少,坦诚清晰的共识增多,团队的文化也因此发生了积极的变化。

面临的挑战与应对策略

会议发起人的能力要求

飞阅会模式的实施也面临一些挑战。首先是会议发起人的能力要求。会议发起人需要将会议事项清晰、明白地落实到文档中。这对发起人的文档撰写能力和逻辑思维能力提出了较高的要求。

企业文化的适应与改变

其次是企业文化的适应与改变。飞阅会模式对个人惰性和企业文化提出了挑战,需要所有内容都留底。这要求企业在实施飞阅会模式时,需要进行相应的文化建设,鼓励员工积极参与和贡献。

未来展望

飞阅会模式的优化与创新

飞阅会模式作为一种新型的会议形式,通过提前阅读材料和集中讨论关键问题,大大提高了会议的效率和决策质量。未来,飞阅会模式可以进一步优化与创新,例如引入更多的智能化工具,提升文档协作的便捷性和高效性。

在不同行业的推广前景

飞阅会模式不仅适用于科技企业,也可以在其他行业中推广应用。例如,在教育行业,飞阅会模式可以用于教师的教研活动,提高教研效率和质量;在医疗行业,飞阅会模式可以用于医生的病例讨论,提高诊疗决策的科学性和准确性。

目标分解的方法有几种

在实施飞阅会模式时,了解目标分解的方法有几种是非常重要的。目标分解的方法有几种,取决于会议的具体需求和团队的工作方式。通过不同的目标分解的方法,会议发起人可以更好地将任务落实到具体的执行层面,确保每个任务都有明确的负责人和截止日期。

对于企业来说,目标分解的方法有几种可以灵活应用于不同的场景。例如,在项目管理中,目标分解的方法有几种可以帮助团队更好地规划和执行项目任务。在产品开发中,目标分解的方法有几种可以确保每个开发阶段都有明确的目标和任务分配。

最后

飞阅会模式通过文档协作和批注,显著提高了会议效率,解决了传统会议中的诸多问题。虽然实施过程中面临一些挑战,但其高效、聚焦和清晰记录的特点,使其成为一种值得推荐的会议模式。未来,随着飞阅会模式的不断优化与创新,它将在不同行业中发挥更大的作用,推动企业和团队的高效协作和决策。

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