8款最佳电子档案管理系统工具推荐

一、飞书多维表格

1.1 飞书多维表格的特点

飞书多维表格是一个强大的电子档案管理系统工具，专为提高数据管理和协作效率而设计。其主要特点包括：

多维数据展示：支持数据的多维展示和分析，用户可以根据需求自定义表格视图，轻松管理复杂的数据。
实时协作：多用户可以同时编辑同一个表格，实时查看修改，确保团队协作的高效性。
丰富的模板库：内置丰富的模板，用户可以根据不同的业务需求选择合适的模板，快速开始工作。
数据安全：提供企业级数据安全保障，确保电子档案的安全性和完整性。是表格，更是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →

1.2 如何使用飞书多维表格管理电子档案

使用飞书多维表格管理电子档案极为简单高效。以下是一些步骤和建议：

创建电子档案表格：根据电子档案管理的需求，创建一个新的多维表格，设置所需的字段和维度。
导入数据：将现有的电子档案数据导入表格，飞书多维表格支持多种数据格式的导入，如Excel、CSV等。
自定义视图：根据不同的管理需求，自定义表格视图，添加过滤器、排序规则等，方便快速查找和管理档案。
协作编辑：邀请团队成员共同编辑和管理表格，实时查看修改，确保档案数据的准确性和及时性。
模板应用：利用飞书多维表格内置的模板库，选择合适的电子档案管理模板，快速搭建管理系统。

飞书多维表格不仅是一个强大的电子档案管理系统软件，还可以广泛应用于学生电子档案管理系统和电子会计档案管理系统中，满足多种业务需求。

二、飞书低代码平台

2.1 飞书低代码平台的优势

飞书低代码平台是一款灵活高效的电子档案管理系统工具，具有以下优势：

快速开发：通过拖拽组件和可视化界面，用户无需编写代码即可快速开发应用，极大地缩短了开发周期。
高度定制化：支持用户根据具体业务需求，自定义应用功能和界面，满足个性化的电子档案管理需求。
集成能力强：飞书低代码平台可以轻松集成其他系统和工具，实现数据的互通和共享，提高管理效率。
安全可靠：平台提供多层次的安全防护措施，确保电子档案管理系统的安全性和稳定性。飞书低代码平台：极速搭建复杂企业应用，业务场景全覆盖 →

2.2 飞书低代码平台在电子档案管理中的应用

飞书低代码平台在电子档案管理中的应用非常广泛，以下是一些具体的应用场景：

自定义档案管理系统：用户可以通过飞书低代码平台，快速搭建符合自身业务需求的电子档案管理系统，支持档案的接收、整理、保存和利用等功能。
流程自动化：利用低代码平台的流程设计功能，用户可以自动化电子档案的管理流程，如审批、归档、借阅等，提升管理效率。
数据集成与共享：飞书低代码平台支持与其他系统的数据集成，如ERP系统、CRM系统等，实现数据的互通和共享，构建一体化的管理平台。
移动办公：通过飞书低代码平台开发的应用，可以支持移动设备访问和操作，实现随时随地的电子档案管理。

飞书低代码平台不仅适用于一般的电子档案管理系统，还可以在学生电子档案管理系统和电子会计档案管理系统中发挥重要作用，满足不同领域的管理需求。

三、飞书项目

3.1 飞书项目的核心功能

飞书项目是一个全面的项目管理工具，旨在提升团队的协作效率和项目管理能力。其核心功能包括：

任务管理：支持任务的创建、分配、跟踪和完成，确保每个任务都能按时高质量完成。
项目看板：通过可视化的项目看板，用户可以直观地查看项目进展，调整任务优先级。
时间管理：提供时间追踪和日历功能，帮助团队合理安排时间，提高工作效率。
文件管理：支持文件的上传、共享和版本控制，确保团队成员始终使用最新的文件版本。
沟通协作：内置即时通讯工具，支持团队成员实时沟通，解决问题，提高协作效率。

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3.2 如何通过飞书项目提升档案管理效率

飞书项目不仅适用于一般的项目管理，还可以大大提升电子档案管理系统的效率。以下是一些具体的应用场景：

任务分配与跟踪：在电子档案管理系统中，不同的档案管理任务可以通过飞书项目进行分配和跟踪。管理员可以创建任务，分配给不同的团队成员，并实时跟踪任务的进展情况，确保档案管理工作高效有序地进行。
项目看板：飞书项目的看板功能可以用于展示电子档案管理系统的整体工作流程。从档案接收、整理、保存到利用，每个环节都可以在看板上清晰展示，方便团队成员了解工作进度，及时调整工作计划。
文件共享与管理：电子档案管理系统涉及大量文件的处理和共享。飞书项目的文件管理功能支持文件的集中存储和共享，团队成员可以随时访问和更新文件，确保档案信息的准确性和及时性。
时间管理：通过飞书项目的时间管理功能，档案管理人员可以合理安排工作时间，避免工作冲突，提高工作效率。同时，时间追踪功能可以记录每个任务的时间消耗，为后续的工作优化提供数据支持。

四、电子档案管理系统基本功能规定

4.1 系统总体要求

根据《电子档案管理系统基本功能规定》，电子档案管理系统应具备以下总体要求：

开放性：系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
扩展性：系统功能应具备可扩展性，满足当前及未来的业务需求。
灵活性：系统应支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
安全性：系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，防止非授权访问，确保电子档案的安全。

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4.2 档案接收与整理

《电子档案管理系统基本功能规定》对档案接收与整理提出了明确的要求：

档案接收：系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统还应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
档案整理：系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。系统还应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
档案保存：系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，确保数据备份的安全可靠性。系统还应具备对电子档案存储状况的监控及警告功能，确保档案的长期保存和安全性。

通过遵循这些规定，电子档案管理系统可以确保档案的真实、完整、可用与安全，为档案管理工作提供有力的技术支持。这些核心功能和规定不仅适用于一般的电子档案管理系统，还可以广泛应用。

五、电子档案管理办法（国家档案局令第22号）

5.1 电子档案的定义和要求

《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）明确了电子档案的定义及其管理要求。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。为了确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，组织机构应当确保电子档案符合以下要求：

来源可靠：电子档案应当来源于合法、可信的途径，确保其真实性。
程序规范：电子档案的形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置等过程应当符合国家相关法律法规和标准规范。
要素合规：电子档案应当包含必要的元数据，确保其内容、结构和背景信息完整。

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5.2 主管部门和单位职责

《电子档案管理办法》规定了档案主管部门和电子档案形成单位的职责，确保电子档案管理工作依法依规开展。

档案主管部门职责：

统筹规划：制定电子档案管理政策制度，建立健全标准规范体系。
监督指导：监督和指导全国电子档案管理工作，确保电子档案管理依法依规进行。
推进评估：推动电子档案全过程管理能力评估，提升电子档案管理水平。

电子档案形成单位职责：

确定管理机构：明确管理电子档案的机构或人员，确保责任落实。
协调各部门：协调档案、文秘、业务、信息化、保密等职能部门共同推进电子档案管理。
收集整理归档：负责本单位电子文件的收集、整理、归档工作，确保电子档案的完整性和规范性。

通过明确各级部门和单位的职责，《电子档案管理办法》为电子档案管理系统的实施提供了有力的保障，提升了电子档案管理的科学化、规范化水平。

六、国家档案局印发《电子档案管理办法》

6.1 文件背景和重要意义

《电子档案管理办法》是国家档案局发布的重要文件，旨在进一步加强和规范电子档案管理工作。该办法自2024年11月1日起施行，是贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施条例》的重要举措。其出台标志着我国电子档案管理工作迈入新阶段，对推动档案事业创新发展，实现档案现代化具有重要意义。

6.2 电子档案保管与处置

《电子档案管理办法》对电子档案的保管与处置提出了具体要求，确保电子档案在保管过程中的安全性和可用性。

电子档案保管：

安全管理：电子档案的保管应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。
技术保障：采用电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案的完整性和防篡改性。
监控与备份：系统应具备对电子档案存储状况的监控及警告功能，并定期进行数据备份，确保档案数据的安全可靠性。

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电子档案处置：

鉴定与销毁：电子档案的鉴定与销毁应当符合国家相关法律法规和标准规范，确保档案处置的合法性和合理性。
记录管理：系统应记录电子档案的鉴定与销毁过程，包括责任人员、意见和时间等信息，确保处置过程的透明和可追溯性。

通过《电子档案管理办法》的实施，档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织能够更加规范地开展电子档案管理工作，进一步提升电子档案管理系统的整体水平。这些规定不仅适用于一般的电子档案管理系统，还可以广泛应用于学生电子档。

七、档案宝

7.1 档案宝的主要功能

档案宝是一款全面的电子档案管理系统软件，旨在为企业提供高效、安全的档案管理解决方案。其主要功能包括：

档案建档：支持采集接收、手动录入和批量导入，确保档案信息的完整性和准确性。
统一管理：提供借阅、续借、归还和检索打印功能，方便档案的日常管理和使用。
一站式管理门户：集成待办事项、数据汇总和快捷入口等功能，提升档案管理的便捷性。
鉴定销毁：支持档案的开放、密级、保管期限鉴定及销毁，确保档案的合法处置。
基础设置：提供全宗、案库、案卷、分类、密级设置功能，满足不同档案管理需求。
分级报表：提供接收、管理、利用、保存情况等报表，帮助管理者掌握档案管理的全貌。

7.2 档案宝的特色功能

档案宝不仅具备强大的基本功能，还提供了一些特色功能，使其在众多电子档案管理系统中脱颖而出：

开箱即用：系统开箱即用，深度垂直，灵活定制，开放连接，多平台多端使用，为企业提供即开即用的便捷体验。
简单易用：界面友好，操作简单，用户无需复杂的培训即可快速上手，极大地提升了档案管理的效率。
多种部署方式：支持SaaS云服务和本地化部署，企业可以根据自身需求选择合适的部署方式，确保数据的高度自主可控。

档案宝的这些功能和特点，使其成为各行业理想的电子档案管理系统工具，广泛适用于制造、互联网、金融、零售等领域，助力企业实现更简单高效的档案管理。

八、智能电子档案管理系统（华为云）

8.1 智能电子档案管理系统的亮点

华为云的智能电子档案管理系统通过先进的信息技术，实现了对档案工作的全面信息化管理，具有以下亮点：

使用方便：采用OCR识别技术自动提取图像中文字，流程界面化，用户可自行设置工作流，极大地简化了档案管理流程。
查询快捷：采用分布式存储技术，优化存储与访问速度，支持国家最新文档格式的标准OFD技术，使用Web服务技术提供软件标准化接口，确保数据的快速查询和访问。
极致安全：通过PDF防扩展技术和水印预览实现加密存储，三权分立机制确保业务管理员、系统管理员、审计管理员权限牵制，完全自研的系统适配自研操作系统、数据库和中间件，确保档案数据的安全性和可靠性。

8.2 详细功能介绍

智能电子档案管理系统提供了一系列功能，满足档案的收集、管理、存储和使用需求：

档案收集：实现档案的在线和离线接收，支持人工录入和接收记录功能，确保档案信息的完整收集。
档案管理：包括档案著录、档案调整、原文挂接和档案审核功能，确保档案管理的规范性和准确性。
档案检索：支持对各门类电子档案进行模糊检索和全文检索，用户可以快速查找所需档案信息。
档案借阅：实现档案借阅的管理，包括借阅登记和借阅管理，确保档案使用的规范和安全。
档案保存：提供档案保存库，管理档案保存位置和保存信息，确保档案的长期保存和安全性。
配置管理：提供表单管理、表单配置、分类模板、导入导出方案配置功能，满足不同档案管理需求。
档案统计：提供室藏档案统计、接收情况统计、利用情况统计等，支持跨全宗、档案门类统计，统计结果可打印和导出，支持图形化统计分析。
系统管理：包括用户管理、组织管理、权限管理、角色管理、全宗管理、日志管理等支撑性功能。