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Lark Base对应的中文产品名称为飞书多维表格
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你是否正在为轮班安排和持续的工作覆盖范围而苦恼？担心让你的员工因为艰苦的工作小时过于负担？
值班表提供了一个实用的解决办法。
值班表让你有系统地组织轮班和分配那些在传统时间表中更难以捕获的任务。
本文将向你展示什么是值班表，以及它们与详细的工作日程有何不同。我们将提供一个例子，讨论高级的值班表软件，并分享12个关于如何最佳利用值班表的最佳实践。
什么是值班表？
值班表是一个在特定时间段内概述个人或团队的任务和责任的日程表。它详细说明了谁被期望完成某些任务（何时何地），以便所有必要的角色都得到了覆盖。
值班表在军事，学校以及采用轮班系统的工作场所常见。他们对于管理和主管职位的工作人员调度，优化资源配置，以及明确个体责任方面非常有帮助。
使用值班表的设定可能比你想象的更常见。大约的美国员工并不按照传统的朝九晚五工作制——他们遵循替代的轮班日程。这种情况的工作环境包括交通和公用事业（6.3%），制造业（5.7%），和酒店业（2.6%）。
值班表的目的是什么？
员工值班表在工作场所组织中扮演了许多不同的角色。以下是它最重要的功能概述：
1. 计划和监控员工轮班
值班表帮你以这样一种方式组织和安排员工轮班，以至于每一个轮班都被充分的统筹，无视盖或漏洞。
通过值班表来监控轮班，使管理层能够跟踪谁在何时工作，从而导致了更好的时间管理和责任制。
2. 持续覆盖范围
员工值班表确保总是有员工在值班。这对于需要24/7覆盖范围的工作场所尤为重要，例如医院，安全服务，和客户支持中心。
3. 明确分工与职责
值勤表明确指出哪些员工在其值勤期间负责特定任务，这样就不会有任何事情被遗漏，也避免了无意中的工作重复。 使用多维表格搭建智能排班工具，轻松优化工作安排 →
4. 优化资源配置
通过清晰地概述谁在何时工作以及承担哪些任务，值勤表帮助经理们最大化利用公司的人力资源。
有了值勤表，合适的时间就能有具备相应技能的员工在岗。
5. 更好的沟通和协调
值勤表还作为一种沟通工具，通知员工他们的工作时间表和职责。这有助于团队成员之间更好的协调，因为每个人都知道谁在任何时间值班，以及他们应该处理的任务。
6. 提高问责和绩效管理
有了值勤表，更容易追踪员工的出勤、准时以及绩效。值勤表提供一份记录，经理可以用它来进行绩效评审，处理出勤问题，确保员工遵循他们预定的轮班和职责。
简而言之，值勤表是规划和优化组织内部员工轮班的必备工具。
值勤表与标准工作时间表有何不同？
值班表能够概括说明谁负责哪些任务，以及何时执行这些任务。然而，不同于常规的日程安排或责任列表，它并没有详细列出在每个时间段内需要完成的具体活动。
例如，餐厅的值班表可能指定约翰·史密斯每周一到周三从上午7:00到上午11:00负责开業班次。
但是，这个班次可以被拆分成更详细的个人日程，指定约翰在这个时间段内的具体职责，比如分派早班人员的任务、检查厨房的准备情况，或者在上午7:30开放餐厅。
因此，值班表作为一个高级工具，用于整体任务分配和协调，而个人日程提供了员工在指定时间内预期执行的具体行动的详细信息。
从他们的特定角色来看，很明显，并非所有行业或职位类型都从值班表中受益。
例如，办公环境一般不需要为办公室员工执行的大多数任务制作值班表。另一方面，像制造业、零售业、安全服务业、公用事业和基础设施、紧急服务、酒店业、全天候医疗服务等基于轮班的行业如果没有值班表将难以运营。
为了更好地安排日程，你应该遵循的12条值班表规划最佳实践
在设置值班表时，遵循行业标准的最佳实践有助于实现最大效率，公平性和员工满意度。
以下是HR经理在实施值班表系统时应使用的一些关键实践：
1. 清晰了解您的运营需求
首先，彻底清点您的组织的运营需求。识别高峰时段，关键任务和必要的员工水平。
探索不同的轮班表，例如压缩工作周表（CWS），或者其他的。其中可能有一个比传统的40小时表更适合你的需求。
以这些需求和理想的轮班模式为基础来编程你的班表，以便在正确的时间将人员调配到正确的地方，避免人手多或少。
2. 让员工参与计划过程
轮班表并不一定是员工的最爱，因为工作模式较不稳定。所以，为了得到更多的支持，将你的员工包括在排班过程中是个好方法。
通过调查或会议确定员工的偏好和可行状态，并相应地安排他们的工作时间。这将给你的员工一种参与感，因为他们会觉得他们的需求和偏好被重视。
3. 实行公平性和透明度
24/7的班次分配的其中一个风险是有被关注度偏高: 幸运的员工得到更好的班次，而其他人则连最糟糕的都无人要。
为避免这种感觉，确保公平分配和轮换班次 - 特别是不受欢迎的班次，如夜班和周末。
事先分享每一个新的每周或每月的值班表，这样员工有足够的时间提出他们可能有的任何疑问或请求变更。
4. 遵守法律和法规要求
排班需要严格遵守劳动法规，比如最大工作时间、最小休息时间，以及加班规则。请确保你的排班表符合这些要求，以避免法律问题。 使用飞书，智能搭建和定制各种审批应用 →
别忘记考虑员工的健康状况，包括通过排班方式防止员工过劳疲労。
5. 平衡员工的灵活性和排班的稳定性
虽然稳定的排班有助于员工规划生活，但灵活性对于应对突发变化十分必要。
因此，创建一个能轻易地调整应急情况、个人请求或运营需求变化所需的安排，而不影响整个排班表的系统。
6. 投资于正确的排班和考勤管理技术
和所有的日程一样，值班表需要一些清晰的思考才能弄明白。
创建值班表的传统方式是使用电子表格。然而，排班软件可以自动创建排班表，使整个过程更快、更准确。这些技术还可以追踪员工的可用情况，管理换班，以及结合每小时工资和最忙的天计算的考虑因素。
飞书套件就是这样的现代，全面的工具之一。其中包括广泛的HR工具，使创建和管理值班表和其他排班表变得容易。
以下是飞书的一些功能：
- 飞书考勤 是设定和管理排班表的高阶工具。它的Wi-Fi考勤跟踪功能是一大亮点。
- 飞书消息 和 飞书会议 都是讨论换班、请假请求等的好工具。
- 飞书审批 可以用于处理请假请求、换班请求等。
- 飞书文档 是一个全面的文档创建程序，适用于任何类型的排班。它包括许多不同行业的多种模板。
- 飞书基础 和 飞书项目管理 是具有强大自动化能力的高级工具，适用于跟踪员工在值班表中的任务分配。例如，你可以使用基础列出医疗员工一天的详细任务。 这一系列的集成特性和应用使飞书成为了一个强大的生产力平台，可以无缝支持您的值班排班。
7. 先设定最忙碌日的日程
首先为一周中最忙碌的日子进行排班。这样，关键员工在高峰时间可用，并不会在较为次要的日子里消耗大多数工时。这是取得最佳生产力和顶级服务的关键。 用飞书极速搭建医疗管理工具，优化患者护理和医院运营 →
8. 考虑工资时率以降低成本
通过考虑员工的小时工资率来优化劳动成本。例如，你可以为收入较低的兼职员工分配更多的工时，同时平衡时间表以最好地利用收入较高的员工。
这种策略可以帮助你有效管理劳动成本，而不妥协工作或服务的质量。
9. 定期向有关人员传达值班名单
成功排班管理的另一个关键是频繁的交流。你的员工应该清楚知道他们应何时报到以及每次值班期间期待他们做什么。尤其是在班次模式改变或有更新时。
为防止员工错过这些重要的通信，建议使用多种渠道，如电子邮件，公告板，或专用应用。这可以帮助每个人都能够保持知情。
10. 为意外情况做计划
你的值班表可能画面完美。但仍然可能突然出现如病假或突发事件的意外问题。
因此，通过提前做好备份计划来准备应对这些无法预料的情况。比如，提前确认可能的替补人选，或训练员工掌握关键岗位的技能以便在必要时候替代。
11. 鼓励反馈
定期从员工那里获取值勤名单的反馈。运行顺畅吗？每个人都忙吗？所有事情都在顺利进行，还是有某些任务被遗忘？
您的员工是您最好的情报来源，所以要利用他们的反馈做出明智的变化和改进。
12. 定期监测和调整
根据组织需要的变化，定期审查和调整值班名单。进行定期评估，以识别任何问题，如人手不足或特定员工被过度工作，然后进行必要的调整，以保持值班名单的有效性和响应性。
通过实施这些最佳实践，你可以创建一个值勤名单，最大限度地提高员工的生产力，并有助于创建一个积极合作的工作环境.
值勤名单常见问题解答
我们来看一些关于值勤名单的常见问题。
值勤名单应该多久更新一次？
请定期更新您的值勤名单——至少每周或每月一次——以反映当前的员工需求和可用性。请假申请、意外缺勤或工作量的波动都会影响你应调整值勤名单的频率。
创建值勤名单时，经理需要考虑哪些因素？
考虑员工的可用性、技能和偏好。这些是公平分配工作量的基础。
同时，要考虑合法的要求，如休息期和最大工作时间。
预计高峰时段，并相应调整时间表，以保持员工的工作效率，同时关注他们的健康。
值勤名单如何影响员工士气？
一个结构合理的值勤名单，当中包括公平的轮班分配、适当的休息期和个人偏好的考虑，可以对员工士气产生积极影响。
反之，一个管理不善的名单可能会导致员工疲劳过度，满意度下降，生产力降低。
所以，定期寻求反馈并调整名单，以保持员工的满意度和参与度。
应如何解决值勤名单中的冲突？
通过开放的沟通和灵活的态度解决值班表的冲突。及时解决任何问题。实际考虑员工的需求，并找到双方都能接受的解决方案。
最后，使用透明的调度过程，使所有员工都知道他们被公平对待。
Lark如何帮助创建和管理值班表？
Lark套件包含了让您轻松创建换班表和值班列表的先进调度工具。配合出勤跟踪软件，这些工具为您的值班表和其他调度需求提供了全面的解决方案。
让现代技术让您的值班表安排变得简单
创建值班表，无论是简单还是复杂，都不再是令人厌烦的任务。
像Lark套件这样的现代软件解决方案可以帮助您以准确、快速，对您的员工公平的方式，安排和实施您的值班表。
对Lark套件的功能和看看这些工具如何让您的生活变得更轻松感兴趣吗？如果是，那就请迈出第一步。
