员工考勤跟踪器：模板和软件选项

Lark是飞书面向海外市场运营的品牌名称。

Lark Base对应的中文产品名称为飞书多维表格

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工资处理中心又打电话来了。再次出现员工考勤错误，让他们感到沮丧，你的员工也不再印象深刻。

填写员工出勤信息本来就繁琐且耗时，但问题更大的是它如此容易出错。你需要投资于正确的跟踪器，以便安全、准确、遵规地简化你的流程。

本文概述了正确跟踪员工出勤的最重要原因。我们也分享模板和软件解决方案，帮助你优化团队的考勤跟踪。

为什么你应该跟踪你员工的出勤？

准确且依法跟踪你的员工出勤至关重要。这样做，你可以：

确保工作量公平

正确的跟踪确保经理在团队成员中均匀分配和分派工作量。你也可以核查加班小时，确保员工没有过度工作。

工作压力是员工工作压力水平的关键因素。如果不加以控制，压力较大的员工会更快疲劳——并因此寻求其他工作。

分析员工生产力

有了准确的员工出勤跟踪器，你还可以分析员工的生产力。特别是，你可以看到哪些员工在工作，什么时候在书本上，以及他们在工作日内完成多少工作。

有深远影响生产力，所以你想了解哪些员工是高度成就者以及原因。

主动解决问题

跟踪你员工的出勤增加了你在它们变成严重问题前识别任何出勤或缺席问题的能力。

例如，你可能可以找出为什么某些员工经常不在办公室。在职场中，慢性缺席通常与高级别的工作压力和角色模糊有关。如果你知道他们为何缺席，你就可以采取行动解决问题。

监控疲劳迹象

了解员工的工作时间还允许你跟踪他们的上班时间，并监控是否有疲劳过度的迹象。

的员工报告感到压力重重，而这些数字在过去的几年中持续增加。反之，感觉在工作场所参与度高的员工报告严重压力的可能性较小。

通过考勤跟踪监控员工的工作时间是你可以展示对他们整体健康的支持的一种方式。

迅速处理请求

当员工的有薪休假（PTO）和休假请求被快速处理和回应时，你会注意到生产力和士气得到了提升。立即处理PTO请求，通过支持积极的工作生活平衡提升士气。

此外，当你跟踪员工的休假请求，并确保你在任何时候都有足够的员工在场，你的业务将运行平稳。

高效完成薪酬支付

强大的员工出勤率跟踪器确保员工得到准确和及时的支付。

你不能负担习惯性的错误，特别是在寻找新工作的员工可能就两次薪酬错误。

提高客户体验

客户会注意到员工是否在紧张，分心或者心不在焉。

工作过度的员工无法有时间给你的客户应得的注意，或者一贯地提供高质量的产品。结果，客户满意度将下降，你可能会看到负面评论、客户流失或者转介数量减少的影响。

有了有效的跟踪过程，你可以更好地处理工作负荷，防止疲劳乏力或者分心的员工影响客户体验。

减轻管理层的负担

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员工频繁请假或者未按时出勤给管理层带来负担。他们需要给其他员工分配任务和责任，或者找寻最后一刻的替代者，花费额外的时间。

高效的员工跟踪系统不仅节省了经理的时间和精力，也减少了他们与始终出现（并因此被要求做更多工作）的员工之间的摩擦。

想要更大的效率提升？将考勤跟踪链接到一个全面的

既然你现在知道了员工出勤率跟踪器的重要性，我们来看看最有效的选项。

如何跟踪你的员工的出勤情况

模板和软件是轻松实施员工考勤跟踪系统的两种最佳方法。让我们分别看一下。

1. 员工考勤跟踪模板

如果你在寻找一种可定制且用户友好的解决方案，那么可以考虑实施一个考勤跟踪模板。

模板是预先格式化的电子表格，有助于简化数据录入。你选择的模板类型将取决于你的业务需求，以及你希望跟踪的信息。

直接上司、管理人员、团队领导和人力资源人员通常会跟踪员工的考勤。

以下是一些员工考勤跟踪模板的例子:

每日员工考勤跟踪

这种类型的考勤表格只是简单的按天跟踪员工的考勤情况。下面是如何开始的步骤：

1. 为每个待跟踪的员工创建一行。
2. 在左边的列中，添加他们的姓名、职务、部门和任何其他相关信息。
3. 下一列将显示他们的考勤情况。创建简单的代码来反映“出席”、“个人休假”、“病假”、“休假”和“未出现”。
4. 然后，添加两列：一列为“时间开始”另一列为“时间结束”。如果你的员工有休息时间权利，你可能想要添加最后一个“休息时间”列。

每月员工考勤跟踪

为了更广泛地查看员工的考勤情况，你可能更倾向于每月进行跟踪。跟踪器将自动汇总员工的缺勤率，让你清晰地看到谁在办公室，以及其他人为何缺席。

1. 确定月份和年份。
2. 为每个员工创建一行。
3. 在左边的列中，添加员工的姓名、职务、部门和任何其他相关信息。
4. 为该月的每一天添加列。
5. 使用你喜欢的代码来反映员工是否出勤，休假或无故缺席。

基于每日轮班的出勤跟踪器

对于管理多个轮班的人，基于轮班的出勤跟踪器非常有效。

1. 确定具体的日期。
2. 为每个员工创建一行。
3. 在左侧的列中，添加员工的姓名，职位，部门和任何相关的信息。
4. 添加与相关轮班对应的列。你可以通过轮班类型（例如，日班，中班，夜班）或轮班时间（例如，上午8点至晚上8点，晚上8点至早上8点等）来指定。
5. 使用你喜欢的代码来反映员工何时出勤。对于其他列，如果你愿意，你可以选择灰度或添加表示“未调度”的代码。

员工请假跟踪器

你可能也想单独跟踪员工的请假请求。

1. 确定具体的年份。
2. 为每个员工创建一行。
3. 在左侧的列中，添加员工的姓名，职位，部门和任何其他相关信息。
4. 添加你正在跟踪的每种请假类型的列，如病假，年假，事假，陪审团假，家庭及医疗假等。
5. 在每个员工的每个列中，为使用的假期和可用的假期添加子行。这些子行将在最后的列中生成每月的总计供审查。 CTA：使用多维表格轻松搭建员工出勤管理的智能应用 →

使用出勤跟踪模板的优点

使用员工出勤跟踪模板有一些优点：

• 跟踪模板易于实施和使用，只需一小段学习曲线。
• 管理者和人力资源人员可以快速通过共享的云系统获取模板。
• 模板可以定制并适应任何类型的跟踪系统。
• 对于跟踪其员工出勤的小公司或预算有限的公司，模板是一种划算的选择。

使用出勤跟踪模板的挑战

使用跟踪模板确实存在挑战：

• 手工输入的需求是耗时的。
• 手动输入数据更容易出现人为错误和不准确的情况。
• 存储在云系统中的模板可能更容易遭受数据泄露。
• 使用模板的用户无法享受到高级特性和分析功能。

如何设置员工考勤跟踪模板

设置员工考勤跟踪模板既快速又简单，尤其是有各种免费提供的选择。

Lark的员工考勤表格易于设置、监控和维护。使用它，你可以：

• 监控你的员工每个预定的工作日或班次的准时情况。
• 通过监控加班时间避免过度劳累，以符合劳动和雇佣法规。
• 计算每个员工的工时和休假时间以供工资计算。
• 快速发现缺勤或其他与考勤有关的问题的迹象。
• 为性能评估、纪律原因或审计保持准确记录。
• 只需几次点击即可简化考勤管理（并节省宝贵的时间）。

以下是如何开始使用Lark员工考勤表格的方法：

1. 点击右上角的蓝色“使用模板”按钮来注册Lark。

2. 注册完成后，你将在Lark基础上看到Lark考勤表格模板，再次点击“使用模板”将其复制到你的工作区。

3. 根据你的商业需求来定制模板。

使用Lark的考勤表格，你只需几个简单步骤就可以开始使用。你将拥有一切需要维持准确且符合法规的员工考勤记录的工具。

2. 员工考勤跟踪软件

虽然模板是跟踪员工考勤的快速和简单方法，但是它们有限制。如果你正在寻找更好的解决方案，可以考虑员工考勤跟踪软件。

Lark考勤应用允许人力资源人员和经理管理班次，记录考勤，审核请假和加班请求，并获得基于数据的洞察。员工可以使用考勤应用打卡上下班，查看他们的考勤历史，并提交请假、加班或更正的请求。

需要更多证明吗？这就是Lark考勤应用是跟踪员工考勤的最佳方式：

考勤追踪软件的优势

这个应用为管理人员和员工提供了许多明确的优点：

• 管理员从一开始就设定员工出勤的公司规定。
• 雇主和员工都可以实时管理和审查现场和非现场的出勤情况。
• 员工可以通过多种方式打卡上下班。
• 请假和加班的申请都通过应用程序提交，审查，并批准或拒绝。
• 管理员可以根据所需的出勤数据立即定制和导出报告。

考勤追踪软件的特点

Lark考勤应用也包括许多使考勤追踪过程更流畅的功能：

• 建立员工打卡规则。

• 确定员工到达和离开的地点和GPS规则。

• 开启照片打卡方式。

• 提供移动或桌面打卡系统。 使用多维表格轻松搭建员工假勤管理的智能应用 →

• 申请、审查和批准考勤更改、请假、加班、出差等请求。

• 根据您的监查和审批需要，增加多个管理员。

• 根据需要导出考勤数据、假期余额和加班累计。

考勤追踪种类

Lark考勤应用让追踪员工不同类型的考勤变得简单，包括以下内容：

• 固定班次考勤
• 大/小班考勤
• 远程或非现场考勤
• 自由班次考勤
• 快速考勤

记录和统计报告

Lark考勤让您可以根据商业需要访问员工考勤数据并生成报告。使用它，您可以：

• 通过筛选特定的时间范围、考勤组、部门、已解雇或转移的员工，或仅当下的员工，定制您的考勤报告设置。
• 生成每日统计数据，包括每个员工的工作描述、部门和直接主管的最新信息。
• 收集关于考勤时间、结果和任何备注的信息。例如，您将看到员工是否已请求考勤更改。
• 审查员工考勤持续时间的统计数据，包括所需持续时间、实际持续时间和应付持续时间。监控问题如迟到、严重迟到和早退。
• 查看各种异常情况，如休假类型和时长、商务出差天数、换班天数和次数、异地和加班时长等。
• 生成员工每月的统计数据，包括需要出勤的天数、实际工作时长和例外情况。
• 查看整个团队的考勤数据。
• 为远程或全球员工设置不同的时区规则。
• 对员工发送考勤表验证请求，如有需要，员工可以快速完成并提交更正。

如何设置Lark的考勤跟踪功能

一旦你创建了Lark账户，就可以按照以下步骤开始你的考勤管理。

1. 在桌面，点击右上角的Lark个人头像并选择“Admin Console”。

2. 在左侧菜单选择“Workplace”，然后点击“App Management”。在那里，找到并点击考勤应用。

3. 该应用会自动包含所有成员或员工。如果你想限制访问权限，可以点击“Configuration”并修改范围以选择你想要的员工人数。

4. 在主应用页面点击“Go to App Admin Console”以设定你的考勤管理员。

5. 现在，你可以使用本页左侧的菜单来完成以下操作。

• 为组或班次设置考勤规则。
• 查看考勤报告，包括日统计和月统计。
• 管理休假和加班请求。
• 确定必须拥有访问权限的考勤管理员。 下面是更详细地完成这些操作的办法：

设置考勤规则

1. 创建一个新的考勤组。

2. 填写该组的基本信息，包括组名和相关部门。

3. 继续选择班次，你可以选择固定、定期或自由班次选项。你可以保留每个选项的默认选择或进行相应的调整。

根据班次完成提示，但请记住，一旦你建立了一个群组，就无法变更类型。

4. 确定你的群组的考勤方法，你可以选择由GPS 或 WiFi 确定上下班时间。 使用多维表格轻松搭建员工出勤管理的智能应用 →

如果你希望成员有选择的权力，可以为每个组设置多种考勤方法。

5. 如果你希望增加其他规则，请前往考勤设置。例如，如果你的公司提供远程工作选项，你可以在这里设置。

完成信息填写后，点击"确定"以供你的员工使用。

查看考勤数据

进入“考勤管理员”，然后选择“考勤统计”。

1. 设置你的过滤条件，包括时间范围和考勤组。

2. 选择"日统计"或"月度汇总"。

3. 查看每位员工的基本信息，包括他们的名字、员工类型、入职日期、状态、直属主管、部门、员工ID和联系方式。

4. 查看考勤信息：

考勤时间 是每个上下班记录产生的时间。

考勤结果 提供额外信息，如员工休假或非工作日的“不需要考勤”。

考勤备注 包含了迟到或早退和员工要求更正的信息。

5. 查看时长统计：

必要时长 或工作时长并不会因为请假、加班或班次交换而改变。

实际考勤时长 反映出上下班的时间。

应付时长 将必要时长和实际时长相结合，确保员工准确获得他们工作的报酬。例如，如果他们比必要的时长晚一个小时签到，他们将不会自动被支付那个非工作时间的小时数。

6. 异常统计 包括请假时长、请假类型、交班日数和交班次数、外出和加班时长、更正及无打卡记录。

你也可以定制你的考勤报告。

1. 在右上角，选择“报告设置”以查看所提供的选项。

2. 选择（或取消选择）你想要的字段，然后点击“保存”。

3. 通过点击并将其拖拽到你喜欢的位置来调整字段顺序。

4. 将鼠标移至每个字段上，并点击“编辑”图标，按需要编辑字段。

5. 满意后，点击“确认”保存你的更改。

管理员工的请假和加班

从考勤管理员页面，选择“假勤管理”和“请假类型”来管理员工假期。

1. 点击“新建假期类型”，然后选择适当的模板来创建一个假期类型。

2. 按步骤创建你想要的假期类型。比如，如果你想选择“普通假期”，你首先要选择通用模板，然后在编辑页面完成设置。接着，添加有限假期的积攒规则，设定假期规则。

你可以为年假、护理假、和补偿假设定假期。

3. 在请假类型页面的右边选择“编辑”来更改假期规则。

你还可以对不同的请假类型进行排序并关闭。此外，你可以通过选择“假勤管理”然后选择“假期余额”，在考勤管理中管理假期余额。

查看、更新假期余额或从Excel文档直接导出数据。

确定考勤管理员

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在管理员设置中，点击鲜艳的蓝色按钮，写有“添加管理员”，然后，选择每个人在组内的管理范围和权限。

最好的员工考勤管理和跟踪实践

既然你已了解如何在你的组织中嵌入员工出勤跟踪，下面是一些你接下来需要记住的最佳实践：

建立一个强大且紧密联系的公司文化

感觉和工作场所联系紧密并且觉得他们所做的工作有意义的员工想要在那里工作。这意味着他们比较不可能让团队成员或同事因为他们的缺席而陷入困境。

确保你有一个开放式的政策，所以员工感觉能够自在地沟通任何和缺席相关的需求或问题。

对督导人员，经理，以及人力资源人员进行出勤跟踪培训

确保这些人明白出勤规定，后果，以及执行程序。

了解这些预期不仅使出勤管理过程变得轻松，也减少了管理者花费在这上面的时间和精力。

对你的出勤政策保持透明

员工应该知道他们什么时候需要打卡上下班，何时需要进行午餐和休息。他们也应该有个明确且便捷的方法报告最后一分钟的缺席情况。

设定明确的指导原则，让员工知道如果他们持续迟到、早退，或者未出席会出现什么情况。

员工应该知道何时以及如何申请假期，无论是因为度假，FMLA，还是出庭应召。他们应该了解在某些特定的时间（例如，在季节性的繁忙期）是否不能提出休假请求，或者是否有建议提前通知期。

评估你的PTO政策是否影响到员工的缺勤情况

PTO应当包括度假，病假，以及个人/家庭假期，以便照顾个人和家庭需求，帮助保持良好的工作-生活平衡。

鼓励你的员工使用这些已经赚取的休息时间。过度工作和压力可以降低生产力和士气。

为有出色出勤记录的员工提供奖励和认可计划

你可以将员工奖励计划和员工连续工作的天数或小时相挂钩。

保持这种认可简单而具体。不要低估手写或口头的“谢谢”或者是一张至其喜欢的商店或餐馆的礼品卡的力量。

提升员工的幸福感和士气

当问及，员工们反馈他们从与四天工作周相关的举措，提供心理健康日，以及限制工作日以外的工作期望等方面获得了体验。

结合健全的出勤跟踪，实施这些策略，你的组织的出勤问题很可能很快就会成为过去。

通过Lark提升你的员工出勤跟踪

现在你已经了解了员工出勤跟踪模板和软件的基础知识，你可以评估它们的能力，优点和挑战，以便为你的业务需求做出最好的决定。

但是为什么不转向一个能为你提供更多的解决方案呢？

有了Lark，你可以在一个简单的平台上提高你的生产力和效率。将你的Excel时间表转移到Lark Base，或使用Lark出勤app，从你的数据中获得即时的，可行的见解。例如，你将立即发现员工缺勤是否有新的趋势。

你还将拥有一个全面的平台，其中包括Messenger，文档，会议和日历（以及更多）在一个方便的地方。

Lark使同事能够轻松地协作，报告进展，并采取行动。开始享受更高效、更生产力的工作空间的好处。