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在美国，每天会议的平均数量范围多样。但其中有多少实际上是有生产力的？
在无方向的讨论中浪费了无数的时间，会议议程的重要性不可否认。
这篇详细的文章为你提供了写会议议程的步骤指南，最佳实践，以及各种会议议程示例。继续阅读，学习如何将你的下一次会议变成一个有成果的会议。
什么是使用会议议程的好处？
会议是不可避免的，但我们可以用会议议程使每一场会议都更有生产力。
会议议程能做到以下几点：
提高专注度
你是否曾到过一个会议，在会议实际开始之前你都不知道会议的具体内容？会议议程消除了这种混乱，为讨论提供了框架。
有了清晰的议程可以遵循，每个人都会知道会议的目的和将要讨论的主要话题。这将帮助您的团队从一开始就保持专注和一致的水平。你的讨论也不太可能偏离课题，破坏会议的流程。
记录你的会议讨论和决策。。
提高参与度
一个通常依赖多方的输入。但是，要让员工参与其中可能很困难。事实上，领导者对于因为参会者没有发言或提供意见而导致会议参与度低这一事实感到沮丧。
提前知道会议的议题可以让参会者为会议做好准备。这给他们时间收集相关的信息，提出问题，准备好有意义地参与其中。
精心制定的议程还可以促进积极的倾听，因为与会者可以预料到即将出现的话题，并相应地调整他们的重点。
高效决策
当所有与会者对会议的目的和目标都清晰明了时，团队可以快速作出良好的决定。与其进行无休止的、围绕问题的讨论，不如让会议议程将谈话引向解决方案。
专注的讨论让你能够系统地评估选项，考虑不同的观点，从而得出明智的解决方案。
更好的时间管理
我们都害怕那些没完没了的会议，尤其是那些看似无疾而终的讨论。会议议程可以帮你更好的准备。通过为每个议程项目设定明确的时间界限，你强调了按部就班的重要性。
有了议程，你不太可能在一个主题上超时，侵占了其他主题的时间。而且，议程向与会者显示你尊重他们的日程和时间。这可以提高士气，防止那种浪费时间的感觉，这种感觉会导致会议疲劳。
如何用七个简单步骤编写有益的会议议程
令人震惊的是，有的员工表示他们最大的会议不满就是缺乏明确的议程。但编写一份有效的会议议程其实比你想象的要简单。
遵循以下七个步骤来制定一份能推动行动的会议议程：
1. 确定会议的目的
这听起来像是常识，但你会惊讶于有多少会议没有清晰的目的。
首先，你需要明白你为什么要召开会议。同时，问问自己，“这真的需要开会吗？这个话题是否可以通过邮件或快速交谈来处理？”。
一旦你确定了开会是必要的，就应该确定会议的焦点和目标。它是为了讨论一个新项目，还是为了解决员工的表现问题，或者别的什么？知道会议的目的可以帮你相应地规划议程。
可以尝试像“5 Why”这样的技巧来帮你找到需要解决的问题的根本原因。例如，如果会议是关于市场营销活动推迟的，你的“5 Why”可能如下：
- 为什么市场营销活动推迟了？ 答：资产还没准备好。
- 为什么资产没准备好？ 答：我们正在等待产品团队的最终文案。
- 为什么文案延迟了？ 答：产品规格在最后一分钟被改变了。
- 产品规格为什么变更? 答案: 是用户反馈推动了功能的调整。
- 为什么我们之前没有预见到这个功能变更? 答案: 是因为产品和市场团队之间的沟通存在问题。 它不仅是表格，更是零代码应用，赶快领取飞书多维表格的权益 →
通过连续提问五个"为什么"，你能找到需要处理的核心问题。在这个案例中，会议的目的可能是讨论如何改善团队间的沟通。
2. 确定应参加会议的人员
会议并不总是需要全公司甚至整个部门的人参加。邀请过多的人员只会延迟决策和浪费时间——这些时间本可以用在其他的工作上。
通过只邀请必要和相关的员工，你可以显著提高会议的效率。
一个小而有针对性的团队能更有效地讨论手头的主题，且不易被打断。这使得你能方便地查看团队成员的空闲时间。这意味着你可以迅速确定正确的参会人员并避免调度冲突。你甚至可以邀请自定义的群组，而不是一个一个添加参会人。
记住还要收集那些并未直接参与会议的人的见解。向会议边缘人士发送简短的邮件，概述会议的目的，并要求他们提供任何相关的输入或问题供参考。这确保他们的观点被听到，同时不牺牲会议的焦点。
3. 列出你的议题
本次会议将涵盖哪些内容？ 创建一个与会议目的相关的关键讨论点的列表。这将作为你的讨论指南，保持与会者的注意力。
如果你对会议将包含的具体议题不确定，可以先做一个头脑风暴。列出需要讨论的潜在问题，然后根据它们的重要性和与会议目的的相关性进行优先级排序。确保避免过于宽泛的主题或试图涵盖过多的内容。
使用这两种流行的方法来优先考虑你的讨论话题：
- MoSCoW方法： 将主题分类为“必须有”，“应该有”，“可以有”和“不会有”。MosCoW方法可以帮助你专注于会议中最重要的项目，同时也承认其他可以稍后讨论的方面。
- 艾森豪威尔矩阵： 根据主题的紧急性和重要性进行可视化。这可以帮助你识别需要立即采取行动的任务和那些可以被计划、委派或删除的任务。
另一个好的做法是将大的主题细化为更小的子主题。例如，对于一个讨论团队沟通问题的会议，你的子主题可以包括延迟的响应、过多的工具和错过的截止日期。
这样做可以让你更深入、清晰地解决每个问题。
4. 估计时间分配
为了避免过长和不生产的会议，为每个议题分配特定的时间段。为每个议程项分配现实的时间也很重要。考虑主题的复杂性，谁会并且有多少人将贡献，以及整个会议预计会持续多久。
分配特定的时间段有助于确保你不会急于完成更重要的议题或者留下没有解决的事情。此外，它还可以防止讨论跑题或迷失在无关的细节中。
这里有一些更好的时间分配策略：
- 闪电回合： 设置一个紧张的时间限制，例如每人两分钟，用于日常状态更新或快速输入。
- 停车场： 对可能阻碍议程的主题，将会议结束时设定一个“停车场”环节来简略的处理这些问题，如果时间允许的话。
- 时间检查公告： 让会议主持人定期宣布一个“10分钟时间检查”，以提高意识并根据需要进行调整。
然而，需注意一些讨论可能需要比预期多或少的时间。保持你的日程灵活，并预留一些缓冲时间以防延误。
5. 包括支持材料
一点规划会带来很大的效益。所以，在会议之前准备好你需要的一切。包括与会人员应在会议前或会议中查看的任何相关信息，如项目提案，竞争对手分析报告或营销活动材料。
制作清单是确保没有忽视任何重要事项的好方法。确保提前与会议参与者分享这些材料，以便他们有时间做好准备，并在讨论中积极参与。
对于分布在不同地点和时区的团队，预会准备对保证所有人保持同步非常必要。通过使用Lark的共享文档和全球工作人员的实时协作编辑功能，他们发现会议效率和协作性大大提高。 不仅是表格，更是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
提高会议效率的专业建议： 指明参会人员应查阅的最重要的部分，帮助你的团队优先准备。
6. 分配角色和行动项
通过制定角色和责任，确保你的会议不仅仅是讨论。指定一个讨论主持人，一个，一个时间记录者，或者一个特定的主题发表人。
如果你经常举行会议，可以考虑在与会者中轮换角色。这是让你的团队发展他们的技能，培养共享责任感的好方法。
这一步中的另一个关键元素是预先确定会议后需要完成的行动项。这样，会议中做出的决定会变成可以追踪进度的行动。
像Lark这样的工具让这个过程变得简单。直接在会议记录中使用“@”函数分配任务给特定的团队成员。然后，使用Lark的任务功能跟踪行动项，设置截止日期，并在一个集中的地方监控进度。
7. 校对和分享
在你确定了议程后，花时间进行校对，以避免发送多个版本。检查以下内容：
-
清晰性： 措辞是否易于理解？
-
准确性： 所有的细节（日期、时间和参与者姓名）是否正确？
-
时间分配： 你分配的时间段是否合理和适当？
-
逻辑流程： 主题是否顺利过渡并相互建立？
一旦完成，提前将议程分享给所有参会者。
使用Lark，你可以快速地使用一个简单的链接。如果你的会议有很多与会者，你可以选择授予查看权限或编辑权限，这取决于你的会议目的。
理想情况下，提前24到48小时以便让每个人有时间复习主题并准备他们的问题或贡献。
5个高效会议议程的例子
这里有五个会议议程的例子供你参考：
1. 项目启动会议议程
会议目标： 团队成员达成一致，获得利益相关者的支持，并成功启动项目。
参与者：
- 项目发起人
- 项目经理
- 项目团队成员
- 关键利益相关者
议程：
欢迎与介绍 (5分钟)：这非常重要，如果参与者来自不同部门或之前没有一起工作。
项目概述 (15分钟)
- 背景和目的
- 项目目标和目标
- 范围
- 高级时间表
职责与职责 (10分钟)
- 澄清每个关键团队成员的角色和工作范围
通讯计划 (5-10分钟)
- 讨论团队如何保持彼此更新进度并保持利益相关者知晓。
风险管理 (5-10分钟)
- 讨论可能的风险清单
- 确定如何在项目中管理这些风险
下一步行动和任务 (5分钟)
- 总结以启动项目的即时任务
- 为这些行动项分配责任和截止日期
问答和开放讨论 (10-15分钟)
欢迎此机会澄清不确定的信息和解决问题。
2. 周销售团队会议议程
会议目标： 跟踪业绩，分享更新，应对挑战，以及为接下来的一周激励团队。
与会者：
- 销售经理
- 销售代表
议程：
公告（5分钟）
- 庆祝上周的成果
- 分享重要的公司或团队范围内的更新
个人更新（20分钟）
让每个团队对以下内容进行简短的更新：
- 关键交易已完成
- 销售进度（他们即将完成的交易，可能有的任何新潜在客户）
- 他们面临的任何挑战
业绩回顾（15分钟）
- 回顾上周的个人销售和团队销售
- 讨论趋势，改进地方，以及本周的目标
挑战与解决方案讨论（15分钟）
- 讨论团队面临的挑战
- 集思广益，提出解决这些障碍的方法
行动项目和下一步计划（5分钟）
- 为每个销售代表总结关键点和行动项目
- 设定下周的重点领域
3. 绩效评价会议议程
会议目标： 评估表现，提供反馈，并设定目标
与会者：
- 员工
- 经理/评审员/审查者
议程：
员工自我评估（10分钟）
- 回顾成就和挑战
- 自我反思的优点和改进领域
经理的反馈（10分钟）
- 根据目标和期望提供全面的表现评估
- 列出具体的优点和弱点实例
双向讨论（15分钟）
- 讨论自我评估和经理的反馈
- 让员工提问并表达他们的观点
发展规划（20分钟）
- 确定增长和专业发展的领域
- 设定与公司和员工目标都相符的新目标
职业目标与期望（10分钟）
- 开展关于员工长期期望的开放性对话
- 探讨公司如何支持员工的职业道路
总结（5分钟）
- 概述关键点，行动项目，和发展计划
4. 跨部门会议议程
会议目标： 分析涵盖多个部门的特定流程，识别瓶颈和低效性，并寻找解决方案。
参与者：
- 各部门的主要代表
- 流程所有者
- 会议引导员
议程：
欢迎并介绍（5分钟）
- 介绍来自不同部门的参与者
会议目的和流程概述（10分钟）
- 识别正在进行审查的流程
- 解释为什么这个流程需要改进
流程绘制（20分钟）
- 在所有部门中可视化地绘制当前流程
- 查看每个步骤，部门之间的接手，以及决策点
瓶颈和痛点（20分钟）
- 讨论流程在哪些地方卡住，花费时间过长或导致错误
- 鼓励每个部门分享他们对这些挑战的看法
根源分析（15分钟）
- 深入了解以上提及问题的根本原因
解决方案大脑风暴（15分钟）
- 鼓励提出创新的改进流程的想法
- 考虑不同的解决方案或改进流程的工具
行动计划，下一步行动，以及时间表（10分钟）
- 优先考虑解决方案并为进一步测试分配任务
- 制定实施变化和测量结果的时间表
- 根据需要安排后续会议
5. 全员会议议程
会议目标： 分享重要的公司更新，庆祝胜利，解决挑战，并团结公司。
参与者：
- 公司的每个人
议程：
欢迎和开场白（5分钟）
- 公司领导（例如，首席执行官）设定基调，欢迎所有人，并强调会议的目的
公司更新（15分钟）
- 重点公告和主要更新
- 考虑让不同的高级管理人员涵盖公司业务的特定方面
团队成功和认可（10分钟）
- 对出stand工作的团队和个人进行表扬
- 共享这些成就如何符合公司价值观的示例
挑战和机遇（10分钟）
-
透明地讨论当前的挑战以及解决方案
-
制定增长和改进的机会 问答环节（10分钟）
-
为员工提供提问的机会
结语（5分钟）
- 重申要点，重申公司目标，感谢每一位的参与。
创建会议议程时的6个最佳实践
用以下六个最佳实践确保你的会议能够达到目标：
1. 关注结果，而非话题
不要只列出讨论的话题。对每一个议程项目明确定义期望的结果。问问自己：
- 这次讨论需要得出哪些具体的选择或批准？
- 由于这个话题，必须开始哪些具体的步骤或任务？
- 需要传达哪些必要知识，出于何种目的？
通过围绕期望的结果构建每条议程，保证了每一次讨论都能贡献于会议目标。这样使你的讨论更加以目标为导向，也在会议结束后明确了谁对什么负责。
2. 优先考虑讨论点
以动力开启你的会议。找出需要重点关注和注意的讨论点，比如需要决策的，解决问题的，或者需要头脑风暴的。
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你组织议程项目的顺序对会议流程有很大影响。不要让参加者在无关的主题间跳跃。相反，可以把相关话题分组，为会议创建一个连贯的结构。这样使参与者更容易理解，保持参与，以及在讨论期间在先前的想法上构建。
3. 对时间分配要现实
议程过满从来都不是个好主意。你需要根据每个话题的重要性和复杂程度分配足够的时间。另外，总是给参加者留下足够的时间来提问，澄清信息，以及讨论出乎意料的问题。
为了更好地管理会议时间：
- 询问贡献者们需要多少时间来讨论他们的议程项目
- 为每个议题设置严格的时间限制，保持会议的流动性
- 指定一个时间管理员，帮助小组保持进度
如果需要，愿意随时调整议程。有些讨论可能需要更多的时间，而其他的可以在之后概括或者在下次会议中讨论。
4. 欢迎提出意见
不要等到会议时才了解参会者要说什么。提前请他们对议程的主题或他们有的问题给出意见。这样做将帮助您制定更加专注和相关的议程。
会议期间，鼓励参会者提出自己的想法，创造更加包容的会议环境。
尝试以下想法，提高员工在会议中的参与度：
- 设定基调: 在会议开始时强调小组讨论的价值。
- **提出开放式问题：**代替"是否有任何想法？”的提问方式，尝试提问"我们还有其它哪些方式可以解决这个问题？”
- **温和地呼吁个人：**如果您注意到有人没有发言，可以尝试说，“我很想听听您的见解。”
- **创建积极反馈环：**当员工有所贡献时，承认并对他们的想法表示感谢。
5. 别重复创造
如果你举行定期会议，比如项目审查等，创建一个主议程模板，或从我们上面的例子中选择一个。这样，你就不必在每次会议时从头开始了。
您的模板可以包括标准条目，如欢迎词，常规报告，和开放讨论的时间。在每次会议前，根据那周的需要，定制模板，包括具体的议题，主讲人和时间分配，帮助参会者熟悉会议结构，知道期待何种结果。
6. 使用合适的软件
有时，我们需要额外的帮助来制定我们的议程，以使过程更加顺畅和高效。合适的软件可以消除议程计划的麻烦。它还可以帮助写作、格式化、时间分配、分发，甚至发送自动提醒给参会者。
像Lark这样的协作平台可以进一步简化流程。例如，多个团队成员可以直接在Lark Docs中向议程文档作出贡献。另外，Lark会自动跟踪任何所做的更改，以便您始终拥有最新的议程。
如何使用Lark Suite来帮助你编写更好的议程并改善你的会议
寻找更好会议的捷径？Lark将整个会议流程从计划到执行进行流线化。
Lark Docs
不要让你的会议陷入漫无边际的讨论——摒弃独自编写议程的挣扎。
借助Lark Docs，您的整个团队都可以实时地提出想法并一起完善议程，确保您的会议有一个明确的目的。在会议开始之前就捕捉每一个重要的细节，最大化参与。
另外，你可以在Lark上保持你的议程整理有序且易于访问。不再需要在琳琅满目的邮件或过期的文件中搜索，每个人都可以随时随地方便地访问到议程。
需要一个开头？选择我们的预设或开始，或者学习更多。
Lark Mail and Messenger
想要更有效地发送会议议程和附件吗？飞书整合通信工具以简化流程。无需在不同的应用程序或平台之间切换。
飞书聊天可以连接所有工具。一旦你完成了议程的起草，就可以在不离开聊天界面的情况下分享、安排和分配任务。此外，飞书还会通过自动提醒功能，提醒团队成员关于即将到来的会议。 不只是表格，更是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
飞书会议
直接在飞书内部进行会议。凭借屏幕共享、协作白板以及实时投票等功能，飞书会议使团队保持了专注。特别是多种会议参与方式可以提高员工的效率。
飞书会议甚至支持实时翻译字幕，帮助全球团队无障碍地协作。每个会议参与者都可以用自己的母语表达自己。此外，利用协助功能，会议参与者可以轻松地展示内容，在发言者之间切换，甚至在头脑风暴会议中共同注解。
将你的会议直接链接到飞书日历，这样参与者就可以集中查看他们的时间表和会议详情。你也可以安排定期会议，并设置自动提醒。
飞书会议记录
利用飞书会议记录，你永远不会错过你会议中的重要细节，它会自动将你的会议讨论内容转录成可轻易搜索的文本。让你的团队摆脱记笔记的责任，专注于积极参与。
需要快速回顾一些内容吗？按照你自己的节奏播放会议录音。你可以快进、倒退，甚至跳过静音部分，以便轻松地找到你需要的内容。
有了飞书会议记录，你的团队所有成员都可以访问完整的会议记录。你可以轻松回顾讨论，跟踪决策，并保持一致。
飞书基础
Lark Base让你能够自动化处理与你的议程和会议相关的常规任务 - 无需编程。根据会议讨论和决策，向参会人发送跟进电子邮件，创建项目任务等等。
你也可以通过Lark跟踪你的行动事项。设置截止日期并监控你的团队进度，以确保会议结束后的动力继续。
关于编写会议议程的常见问题解答
让我们澄清你可能对编写会议议程的一些疑问。
我该如何为董事会会议编写议程？
董事会会议往往比公司常规会议更正式。它们通常有特定的要求和更大的重点在于高级策略。因此，议程应反映出这种正式性。
包含公司章程所要求的事项是必须的。此外，要留下充足的时间进行深入讨论，财务报告和主要决策的批准。
记住要提前分发议程和支持材料，以便给董事会成员足够的时间审查他们需要的所有内容。
我该如何为第一次会议编写议程？
第一次会议的目标是介绍新团队成员，建立融洽关系，并为一个项目或公司设定积极的基调。议程通常围绕着介绍、确定角色和澄清会议目标。
同时，为破冰活动或让每个人分享他们在项目或公司的角色以及他们最激动的事情留出时间可能也是一个好主意。即使是这样的简单活动也可以帮助缓解参会者可能有的紧张情绪。
议程应该多长？
虽然没有一个好的会议议程的理想长度，但尝试尽可能的精简，同时覆盖所有必要的话题。一个重要的一个小时会议可能有一个比快速15分钟检查的议程更详细。
如果你有一个看起来太拥挤的议程，估计每个项目需要的时间，然后删除你认为非必需的任何东西。考虑是否某些话题可以通过电子邮件更新或在下一次会议开始时的简短讨论来讨论。
每次会议都需要议程吗？
是的！一个简单的议程可以防止讨论离题。即使是短小、非正式的会议，也可以从列出它们的目的和预期结果的几点项目中受益。
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