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属人化，是指只有负责人能够理解业务的详细内容，如果没有这位负责人，现场就会陷入混乱的情况。解决属人化、让业务透明化、标准化业务是必不可少的。
因此，本文将对属人化的原因、可能出现的风险以及解决方法等进行解释。
本文汇集了对于深感属人化困扰的人有参考价值的信息，希望您能阅读。
属人化是什么
属人化是指，只有特定的负责人了解业务的详细内容，当负责人离职后，由于没有人知道如何推进业务，现场会陷入混乱的状况。
如果一个人知道的事情太多，那么当这个人突然请假或退出时，属人化的问题就会暴露出来。
相反，如果业务流程和有效的业务推进方法被可视化，那么每个人可能都会以相同的方式处理业务。这种状况可以说是"业务的标准化正在进行中"。
人才流动性越高，负责人变更的可能性就越大，因此必须推进业务的标准化。
属人化的三个原因
属人化的三个原因如下：
- 工作过于忙碌，无暇分享
- 业务专业性高
- 个人主义成果观深根于心
下面将对每一点进行解释。
工作过于忙碌，无暇分享
可能由于负责人太忙，没有时间共享知识，因此陷入了知识壟斷的状态。这是一个常见的问题。也许他们会认为“我自己应对比教下属或后辈来得快”，因此没有共享知识，时间也就这么过去了。
由于组织往往优先考虑盈利，可以理解人们会全力以赴的去创造成果。
因此，可以说，组织的高层需要率先整理出公司内部的知识共享机制。 它不仅仅是表格，更是零代码应用，立即获取飞书多维表格权益 →
业务专业性高
业务的专业性高，可能让没有足够知识和经验的人难以接手工作。比如，程序员或销售人员，可能正是由于他们有独特的技能和技巧，才能应对工作。
因此，尽管从负责人那里向其他员工共享知识是困难的，但由于这些知识和经验的珍贵，只要能够共享，就能打造出强大的组织，这是一个待解决的问题。
个人成果主义已经根深蒂固
执行者有时会有意识地加速个人特质。
如果是过于注重个人成果的组织，可能会感到分享自己的知识和经验很可惜。
如果内部竞争越激烈，为了保护自己的知识和经验，就可能会变得秘密主义，并且个人特质会进一步发展。
由个人特质可能产生的三个风险
由个人特质可能产生的三个风险如下。
- 执行者休假或退职，现场会混乱
- 业务会变为黑箱
- 会产生瓶颈
下面将对各个风险进行详细说明。
执行者休假或退职，现场会混乱
如果出现个人特质，那么当执行者休假或退职时，现场可能会因为不知道如何有效进行业务而混乱。
更进一步，如果不知道执行业务的窍门，那么不仅可能对如何有效进行业务一无所知，甚至可能无法推进业务。
那样的话，就必须从头开始整理体制，这对整个组织来说将是巨大的损失。
业务会变为黑箱
人的过度依赖可能带来业务过于黑箱化的风险。这里的“黑箱化”指的是内部状况不明的状态。
如果只有负责人在处理业务，而处理业务过于依赖个人，具体的工作内容和进展状况对其他员工来说就会显得不透明，团队整体的合作体制就不能建立起来。
如果过度依赖和过度劳动同时出现，负责人如果因身体不适休息，其他员工可能无法代替，这可能导致整个组织的协调性受损。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
会产生瓶颈效应
当个人化发生时，经常会出现瓶颈问题。所谓的瓶颈，指的是在一系列的流程中，导致业务停滞或生产力下降的环节。
如果负责人临时离职或者离开公司，那么公司中没有人能够掌握有效的工作进度，业务滞后的风险就会增大。一旦业务滞后，所有的流程都可能会被延迟，从而使整个组织的利润下降。
尤其是不宜个人化的四项业务
虽然有各种各样的业务，但是特别不宜个人化的四项业务如下所示。
- 后勤事务
- 进度管理
- 销售活动
- 在出现问题时的响应
接下来将详细解释每一项。
后勤事务
总务、经理等后勤办公业务，其工作方式不应由承担者的不同而有所变异。
理想的情况是，不论是谁都能以同样的质量完成任务。后勤办公业务虽然看起来可能不太引人注目，但它却与各个部门紧密配合，是容易形成瓶颈的业务之一。
特别是近年来，不仅正式员工，甚至有定期雇佣的派遣员工也会负责后勤办公业务。为了无论谁处理都能保证同样的质量，理想的做法是明确业务流程并制定手册。
进度管理
如果进度管理个人化，那么现场可能很容易就会产生混乱。
应该有一个项目管理负责人（领导）在，而他的进展情况应该由所有成员掌握。如果出现延迟，整个团队应该能及时提供支持。
了解"谁该在何时对何处负责"和"进程是否顺利"等情况非常重要。如果负责人出现问题，任何时候都必须有能顶替他进行进度管理的备案。
销售活动
销售活动往往容易个人化，但这种个人化的状态对于销售活动来说是不太好的。
对自家的产品或服务的解释，原则上所有员工应该都能给出相同的答复。前一任负责人说的一套，这一次又被说明了其他的内容，这种情况会使客户感到困惑，甚至可能导致对组织的不信任。
因此，需要确保在组织的网站上公开的信息和销售部门传达的信息相一致，以保持统一性。
销售活动容易陷入个人主义，因此自有的专业知识往往不容易共享，但正因为如此，不定期地设立教育机会，增强共享专业知识的意识就显得非常重要。
处理问题时的应对策略
在遇到问题时的应对非常重要。
问题的内容可能因情况而异，但在尽可能的情况下，我们希望推进规则化和标准化。如果在问题的初始阶段就做出正确的判断并尽早解决，可能可以防止整个组织印象的恶化。
反过来说，如果处理问题的方式错误，可能会失去组织的信任。这种重要的应对流程会因为负责人的变化而变化，这是我们希望避免的。
解决个人化问题的4个步骤
解决个人化问题的4个步骤如下：
- 理解工作内容
- 筛选出优先解决个人化问题的工作
- 构建标准化工作的机制
- 持续的监控和改善
下面我将详细解释每一个步骤。
1.理解工作内容
首先，让我们从理解工作内容开始。如果工作变得像黑盒一样，我们将逐一解密每一个工作内容。
2.筛选出优先解决个人化问题的工作
(此处文本已结束) 特别是后勤办公、进度管理、营销活动、遇到问题时的处理等，我们希望不过分依赖个人，优先考虑这些工作并着手处理。
在理解工作内容的过程中，我们可能会发现一些业务流程有改进的可能性。这也是能获得出乎意料的成果的好处。
3.构建标准化工作的机制
在明确业务内容后，我们会构建标准化工作的机制。
例如，在后勤工作中，我们可以为常见的员工问题创建FAQ，并建立一个共享信息的机制。此外，编写操作手册以帮助工作的顺利进行也是有效的。
4.持续监控和改进
即使我们能将工作标准化，也不能就此止步。我们需要持续的监控和改进态度。
为此，我们需要运行PDCA循环。PDCA循环是一个提高质量的框架，它包括以下步骤:
- Plan（计划）
- Do（执行）
- Check（检查·评价）
- Action（对策·改善） 尽可能在拥有业务负责人的情况下标准化工作流程。编写FAQ或手册时，如果有了解内部运作流程的人在，将更易于进行。
推荐使用IT工具解决个人化问题
为了解决个人化问题，推荐使用IT工具。比如，利用文档或聊天工具让全体员工拥有“共享意识”。作为共享工具，公司内部的wiki和公司门户网站非常适合。
什么是公司内部wiki
公司内部wiki就像我们的Wikipedia（维基百科），用于在公司内部积累和分享信息。
引进公司内部wiki，可以集中管理知识，同时促进共享和提高工作效率，降低人才培养成本。
关于公司内部wiki，我们在“”详细解释。
什么是公司内部门户
社内门户，是指用于整合需要在公司内部共享的信息的网站。
"门户(Portal)"在这里意味着"入口"，公司内部的门户一旦被访问，便可以进入获取想要信息的入口，这就是其含义。
创建公司内部门户后，即使有大量的业务文件也能轻松共享，也能快捷找到所需信息，从而更易于推进远程工作。
更进一步，通过公司内部门户，公司内部的沟通也可能得到提升。同时，公司内部的询问处理减少，推动无纸化办公，对整个组织都是有益的。 多维表格AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
关于公司内部门户的详细解释，请查阅""。
为了解决个人化问题，推荐使用IT工具。例如，请全体员工利用文档和聊天实现"共享意识"。作为这种共享的工具，公司内部wiki和公司内部门户是适当的。
公司内部wiki是什么
社内wiki是指公司内部用于积累和共享信息的类似于Wikipedia的工具。
引入社内wiki可以使知识集中管理，可以共享和提高工作效率，还可以降低人才培养成本。
另外，关于社内wiki的详细介绍已在「」中说明。
什么是公司内部门户网站
此外，公司内部门户网站是汇集企业内部想要共享的信息的网站。
「门户（Portal）」的意思是「入口」，通过访问公司内部门户网站，你可以进入获取你想要了解的信息的入口。
创建公司内部门户网站不只是可以方便地共享大量的业务资料，还能让你更快地找到需要的信息，从而推进远程工作的实施。
更进一步，通过公司内部门户网站，企业内部的沟通活动也可以得到活化。此外，减少来自企业内部的查询反馈，推进无纸化办公，对整个组织来说都是有益的。
关于公司内部门户的详细解释已在「」中说明，有兴趣的人可以去查看。
为了解决个人专业化问题并标准化业务，让我们使用「Lark」
为了解决业务个性化，实现业务标准化，我们需要进行“共享”。然而，如果不利用某种IT工具，信息就无法准确传达。
因此，我们想要利用的就是“Lark”。Lark为了让业务能够有效且顺利地进行，提供了各种IT工具。其中，我们这次要推荐的就是前文提到的公司内部wiki和公司内部门户等。
首先，您也可以免费使用，所以，请您先来体验一下它的使用感。
