Lark是飞书面向海外市场运营的品牌名称。
Lark Base对应的中文产品名称为飞书多维表格
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每位有抱负的企业家都知道组织和清晰性在运营中的重要性。采购订单是许多商业交易的核心，它是保持生产和销售持续进行的必备文件之一。
在本博客中，我们将介绍采购订单，包括什么是采购订单、采购订单的工作原理、采购订单流程以及您可以考虑的采购订单免费解决方案和模板。
采购订单定义
让我们从基础知识开始。当我们问“什么是采购订单？”时，我们指的是企业日常使用的官方文件。
采购订单（通常缩写为 PO）最简单的形式是买方发送给卖方的文件。它指定了他们希望购买的产品或服务的详细信息。可以将其视为一份正式的说明，说明“我想从您那里购买这个”。
举个例子，假设您拥有一家咖啡馆并且需要咖啡豆。您需要向咖啡供应商发送采购订单，指定要购买的咖啡豆的类型、数量和商定价格。这就是采购订单流程的工作原理。
现在，如果您想知道采购订单与发票之间的区别，这很简单。虽然采购订单表明了购买意向或请求，但发票是卖方在订单交付或服务提供后发送的付款请求。
在发出或接收采购订单时，您应该注意以下一些字段：
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买方和卖方的详细信息：包括姓名、地址和其他联系信息。
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采购订单号：一个唯一的编号，可帮助买方和卖方跟踪和管理订单。
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商品或服务描述：包括类型、数量、规格以及与所订购商品相关的任何其他相关信息。
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价格和付款条件：商定的商品或服务价格，以及付款条件（例如，30 天净付款、交货时付款等）。
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交货详情：包括交货日期、运输方式和交货地点。
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条款和条件：可能包括延迟交货的罚款、保修和双方同意的其他条款。
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签名（在某些情况下）：对于某些交易或公司，可能需要签名来验证采购订单。
使用采购订单对您的业务来说是必要的和有益的：
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控制和预算：采购订单使企业能够更好地跟踪和控制其支出。这对买方和卖方都有帮助。
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法律保护：在发生争议的情况下，采购订单可以作为买卖双方达成协议的法律记录。
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高效记录保存：采购订单有助于清晰记录过去的采购情况，有助于库存管理、会计和预测。 用飞书轻松定制采购管理系统，优化采购流程和管理 →
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清晰且减少错误：通过明确指定采购细节，采购订单有助于减少订单过程中的误解和潜在错误。
采购订单发出并被接受后，卖方将交付货物或服务，并通常会发送应与采购订单细节相符的发票。如果存在差异，可以根据原始采购订单中列出的详细信息进行处理。
采购订单如何运作？
采购订单，在行业中通常简称为 PO，不仅仅是一份文件——它是一种结构化的承诺。一般来说，买家和卖家将经历以下步骤。
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买方发起：当需要商品或服务时，采购订单流程就开始了。采购订单表格有时会从数字采购订单模板或 Excel 采购订单模板中提取，然后起草。这可以使用采购订单软件完成，对于较小的操作，也可以手动完成。
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审核和批准：准确性是关键，因为采购订单是书面承诺。每个采购订单，无论是内部审核的样本采购订单还是最终版本，都可能经过审查。较大的公司可能会使用其采购订单系统来获得分层批准，确保采购订单号等详细信息符合跟踪要求。
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发送采购订单：批准的采购订单将发送给供应商。随着技术的兴起，许多人更喜欢数字采购订单方法，而有些人仍然使用传统渠道。这意味着供应商可能希望以电子邮件附件或 DocuSign 链接的形式收到采购订单，表明采购订单正在等待签名。
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供应商确认：收到采购订单后，供应商会审查此采购订单，并确保其符合其供应能力、库存水平和产品可用性。确认表示双方同意。不过，在大多数情况下，需要签名才能正式确认和结算采购订单。
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货物或服务交付：然后，供应商根据采购订单表开展工作，确保按规格及时交付。在这些过程中，供应商通常会提供跟踪代码、提醒电子邮件或其他通知方法，让买家了解其货物的下落。
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发票和付款：很多人对“发票与采购订单”、“采购订单与发票”或“销售订单与采购订单”等术语感到困惑。简单来说，在货物交付和收到后，供应商会发送发票以进行付款。必须根据初始采购订单对此进行验证。如果匹配，则进行付款。当然，一些供应商在发货前需要支付一定数额的款项。此要求应包含在采购订单中并经双方同意。 是表格，更是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
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记录保存：保存记录，特别是在采购订单管理系统中，有助于使用采购订单号跟踪过去的订单。双方都保留副本，这对于采购订单融资或审计跟踪等场景至关重要。为了简化搜索和记录保存，越来越多的公司选择将采购订单数字化，而不是依赖笔和纸。
采购订单模板是什么样子的？
采购订单流程可能看起来很艰巨，但有了清晰的采购订单模板，一切就变得简单了。以下是标准采购订单表格中通常会显示的内容：
- 标题：标有公司的徽标，并突出显示标题“采购订单”。此部分的一个重要部分是唯一的采购订单号，这对于跟踪和将来参考至关重要。
- 买方和卖方信息：在这里，您将详细说明买方和卖方的姓名、地址和联系信息。这对于以后采购订单与发票的比较至关重要。
- 订单详情：此部分列出了订购的商品或服务。您通常会看到描述、数量、单价和总价。企业从 Excel 采购订单模板或甚至在线提供的免费采购订单模板中提取这些详细信息并不罕见。
- 运输和条款：一个简短的部分，指定交付信息和购买条件。它还可以在对比销售订单和采购订单时区分元素。
- 总成本：除了物品成本外，此部分还将概述税费、额外费用和总计。这在审查采购订单融资时起着重要作用。
- 签名和日期：表示同意和意图。
如今，许多企业都在向数字采购订单系统转型，看重它们带来的效率和清晰度。无论您是在检查示例采购订单、考虑采购订单软件，还是深入研究采购订单管理，了解采购订单的外观和感觉都是基础。随着业务的发展，了解发票与采购订单之间的区别，或掌握数字采购订单的使用，可以简化运营并让您走上成功之路。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
如何创建采购订单？
在业务运营中摸索有时会让人感到不知所措，尤其是当文书工作开始堆积如山时。随着业务的发展，传统的纸质方法可能会变得效率低下。因此，越来越多的企业开始生成数字采购订单，以提高速度、效率和便利性。
那么，如何才能过渡到以数字化和便捷的方式创建采购订单呢？以下是分步指南：
- 选择合适的软件：市场上充斥着各种采购订单软件，从 QuickBooks 采购订单功能等专用平台到全面的企业解决方案。如果您刚刚开始，请考虑免费但灵活的工具和解决方案，它们可以帮助您以数字方式管理采购订单，而无需花费一个月的时间学习如何使用该工具。例如：
Lark Base：使用 Lark Base 中嵌入的文档生成应用程序时，您的企业可以轻松输入新的采购订单并生成组织良好、格式正确的 PDF 以供签名。此外，所有采购信息都可在 Lark Base 中轻松找到和跟踪。最好的部分？它是免费的。
Excel（或 Google Sheets）：Excel 仍然是创建采购订单的强大工具，尤其是对于刚刚起步的企业而言。您可以添加各种字段、格式化表格并轻松打印。但是，同时管理多张表格并尝试通过遵循所有文件的严格命名模式来区分不同的订单可能具有挑战性。
Word（或 Google Docs）：Word 是另一种常用的打印和填写采购订单的工具，有很多免费的采购订单模板可供选择。不过，企业有时可能会遇到类似的问题，需要跟踪所有采购订单文件。 2. 自动填充功能：使用数字工具，重复的数据输入已成为过去。一旦您输入供应商详细信息或项目规格，现代软件就可以记住并自动填充这些详细信息以供将来的订单使用。此功能大大减少了创建新采购订单所需的时间。如果您刚刚开始创业，请考虑使用具有自动化功能的免费工具来帮助您自动填充此类信息，例如 Lark Base。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
- 使用模板：数字化的好处之一是可以访问各种数字模板。平台通常会提供一系列免费的采购订单模板或 Excel 采购订单模板，您可以根据业务需求进行自定义。这样可以减少冗余并确保所有采购订单的一致性。
- 集成系统：将您的采购订单系统与日常协作工具集成可以有效减少在不同应用程序之间切换的需要。例如，借助，企业可以以简化的方式生成和签署文档。您还可以探索更深层次的集成，例如在采购订单退回和密封时接收通知。
- 数字签名：打印、签名、扫描然后发送的日子已经一去不复返了。借助数字采购订单系统，可以立即附加电子签名，确保快速批准和发货。
- 即时共享和通知：数字平台通常具有即时通知功能。创建或修改采购订单后，可以通过电子邮件或集成通信工具立即通知相关方。
- 安全存储和轻松检索：数字存储意味着不再需要笨重的文件柜。采购订单可以安全地存储在云端或服务器上，确保不会受到物理损坏。搜索功能也让检索变得轻而易举。
我的行业和业务是否需要使用采购订单？
简短的回答是肯定的。只要您的企业在利润链的任何部分处理企业对企业 (B2B) 交易，您就需要日复一日地处理采购订单。以下是一些经常使用采购订单的行业。
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制造业：在这里，原材料是持续需要的。采购订单确保以精确的数量请求这些材料，从而保持高效的生产。系统范围可以从采购订单 excel 模板到更全面的采购订单软件，无缝管理这些订单。
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零售：有效的采购订单管理使您最喜欢的商店始终拥有您需要的东西。零售商使用采购订单向供应商请求商品，确保货架始终有存货。
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建筑：在建筑时，每一块砖、瓦和钉子都很重要。采购订单用于申请这些材料。无论是数字采购订单系统还是简单的采购订单表格，它们都能确保适量的物料准时到达现场。 用飞书轻松定制采购管理系统，优化采购流程和管理 →
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酒店和餐饮服务：酒店和餐馆需要稳定的食品、清洁剂等供应。通过向供应商发送采购订单，他们确保我们享受不间断的服务。
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医疗保健：医院和诊所需要药品、设备和其他用品。采购订单确保采购数量正确，维护患者的健康和安全。
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政府：各级政府使用采购订单向供应商索要商品和服务。这为公共支出带来了透明度和问责制。
在所有这些行业中，采购订单都是有组织、系统采购的基石。它带来了清晰度、法律保障和结构，无论是通过采购订单模板、用于跟踪的采购订单号系统，还是通过样本采购订单表格来确保一致性。
无论您是商业巨头还是创业爱好者，了解采购订单和您使用的采购订单系统的详细信息都有助于提高运营效率、减少错误并简化采购流程。
为什么正确、最新的采购订单很重要？
想象一下，由于采购订单表格中的拼写错误，您订购了 10 把椅子，但却收到了 100 把。这样的错误可能会造成高昂的成本并扰乱您的业务流程。这就是为什么拥有准确且最新的采购订单对于大型或小型企业都很重要的原因。
采购订单是所请求物品或服务的合法记录，如果出现库存、财务和纠纷，可以更轻松地进行管理。正确的采购订单还有助于简化采购订单流程。
数字采购订单系统（如 Quickbooks 采购订单管理或大型公司使用的其他采购订单软件）提供了高效生成和跟踪订单的工具。
因此，无论您是在查看数字采购订单还是传统采购订单 Excel，准确性都是至关重要的。许多企业家使用免费采购订单模板或 Excel 采购订单模板来确保他们不会遗漏任何重要细节。
结论
了解采购订单的重要性以及如何创建采购订单对于任何企业的高效运营都至关重要。通过利用数字工具和模板，企业可以简化采购订单流程、减少错误并改善记录保存。
无论您是刚刚起步还是希望增强当前的采购订单管理系统，Lark 团队都会为您提供帮助。立即联系我们，详细了解 Lark 多维表格如何从第一天开始帮助您管理和简化业务，并帮助您控制运营以实现增长。
