Lark是飞书面向海外市场运营的品牌名称。
Lark Base对应的中文产品名称为飞书多维表格
如果您正在为您的出海或海外业务寻找合适的解决方案，或对飞书产品有任何问题，欢迎您随时随地与飞书联系和咨询！
对RAID日志不了解？或者你需要引入一个，但你不确定从何开始。如果这是你的情况，那么你来对了地方。
RAID日志是一种组织项目信息的方式，适用于项目中出现的任何情况 - 如果没有得到适当管理，这些情况就可能阻碍项目进展。因此，它是一种组织和管理不在范围、计划和预算内产生的项目，但可能影响这些项目的一种方式。
在这篇文章中，我们将解释构建RAID日志的内容，以及使用它们的优点和缺点。我们还将介绍一种在几分钟内为你的企业或项目创建RAID日志的简单方法。
RAID日志的定义：一项一字解释
RAID日志是一种跟踪项目中四个重要领域的项目管理工具。RAID的首字母代表：
- R风险
- A行动项目 (或A假设)
- I问题
- D依赖性 (或D决策)
“日志”是这些领域被记录和管理的地方，这是项目经理通常需要领导的任务。最初在项目计划阶段创建，它是一个需要在项目中重复更新的动态文档。甚至可以在事后审查中使用，以识别从过去的项目中学到的教训，并将它们应用到未来的项目中。
日志的信息来自各种来源，包括风险评估，之前的项目，和客户接待表格。所需的详细程度取决于项目的复杂性。
风险
项目风险是可能影响你的项目的未来事件，例如资源有限、监管风险，以及可能影响整个市场的潜在风险。
在RAID日志中，单独总结每个风险，记录谁负责管理它，并考虑风险发生的可能性以及风险对项目的严重程度。
你还应制定一个计划来降低每个风险变成问题的可能性，并设置审查日期来监测风险的进展。最好在风险变成全面问题之前就确定一个未来的解决方案，并和团队其他人共享它。诸如减轻计划之类的。但有时，你只能接受风险或者将其转移到第三方，比如保险公司。
假设或行动事项
我们双音节词的第一个。你的RAID日志可以使用假设、行动事项，或者两者都用，这取决于你的项目计划。如果你的项目复杂，并且有许多知名的未知因素需要记录，那么就使用假设。此外，使用行动事项来记录项目中需要指派和解决的事项。
什么是假设？
项目假设是你认为关于项目的重要事情。根据它是否真实，对项目有重要的影响。例如，团队成员是否按时交付项目的关键部分可能会影响项目的其他部分。在这种情况下，你的假设是这部分将按时交付。
记录每个假设，以及你为什么要做这个假设。此外，记录哪些信息可能会推翻这个假设，以及如果假设是错误的，项目将如何变化。
什么是行动事项？
一个行动事项是一个具体的任务，必须在一个特定的时间完成，以帮助达成项目最终的目标。记录每个行动事项，以及它将如何影响项目的进展。也要记录谁负责完成这个任务，以及完成这个任务的截止日期。 在RAID的上下文中，行动同项目管理中的一个熟知部分是同义词。与事先计划好的范围、进度或预算项不同，行动项在任何项目中都会出现。
记录每个行动项，谁负责并且何时需要完成。项目经理应确认行动项已完成，确保团队正常进行，并帮助他们消除导致出现行动项的任何障碍。
问题
问题和风险在某种程度上有别，因为潜在的风险可能是可能也可能不会发生的障碍，而问题则是已经变为现实的问题。关键问题通常会延迟交付物，打断正在进行的流程，或者可能迫使项目使用更多的资源。
对于每个问题，记录其在问题日志中的严重程度，何时开始，谁负责处理它，以及何时将它解决（假设它可解决）。如果由于初始问题而引起未来的问题，那么这将非常有用，因为您的团队可以逆向工作，通过问题日志查看发生了什么以确定根本原因。
依赖或决策
你的RAID日志可以使用依赖，决策，或者两者同时使用，这取决于你的项目。
什么是依赖？
RAID日志中的依赖通常是事件，而不是内部任务依赖。但是，它们可以影响项目任务和项目结果。例如，供应商XYZ的交货必须在2月15日之前到达以便准时启动项目。
记录每个依赖的负责人以及何时将其完成。你最可能需要得到其他项目利益相关者的支持，以免你为他们无法控制的依赖进行负责。
甘特图经常被用来获得主要任务依赖的视觉概览。这是一个事实。
RAID日志中的依赖通常在项目期间出现，因此无法像在进度计划中识别的任务依赖那样进行预期。
什么是决策？
公司还可以使用RAID日志来记录预期的未来决策，例如是否使用分包商A还是分包商B。 但是，在任何项目中都会出现一些未预料到的决策。 这些决策就是可以记录在RAID日志中的决策类型。
例如，如果一个关键资源被另一个项目延误，就必须决定如何填补这个空缺。 在这方面，可能会影响项目进度的决策应该被记录和管理，因此只记录重要的决策，而不是每一个微小的决策。
如果你需要回顾过去的文件记录来弄清楚某个特定决策背后的思考过程，或者需要找出错误的起源，那么过去决策的积压就会显得非常有用。
使用RAID日志的好处和弊端有哪些?
像任何项目管理工具一样，使用RAID日志既有优点也有缺点。
增强的组织和可见性
考虑到RAID日志是记录可能会影响项目进度的未处理事项的地方，它是一个关键工具。 这是保持团队有条理的好方法，因为如果记录下来，这些重要的待办事项比如果还未处理就留给偶然发生的可能性更大。 并且，只要它保持更新，日志最终可以成为团队的项目信息的中央仓库。
改进的项目管理计划
通过提供一种有结构的方法来组织大量数据，RAID帮助你以更战略性，逻辑性的方式进行思考。它阻止你将问题与行动项目混为一谈，并将它们保持在视线中，而不是将它们遗忘。虽然文档有时被认为是一种负担，但这种共享文档更可以让你对项目有更多的掌控，以及对团队的集体记忆。我们的大脑并无法作为数字仓库。
在RAID日志和风险注册之间有一些重叠 - 后者是在复杂项目中常常预见和管理潜在风险的地方。一个给定的项目可能只使用其中一个，或者使用RAID日志但仅在风险注册中维护风险。
机会成本
只有保持更新，RAID日志才是一种有效的工具。否则，信息会变得过时 - 这可能会混淆那些不经常参与项目的利益相关者。更糟糕的是，它可能会混淆项目经理。
更新日志需要付出机会成本。团队成员花时间更新他们在日志中的部分可能会更好地投入到其他地方（例如推进项目进度）而不是在记录事项。在创业阶段，这一点尤其真实，生存常常依赖于迭代速度超过竞争对手的能力。
与你的其他技术栈不兼容
如果你正在使用一款大型技术栈，你的RAID日志工具如果不能与你的其他技术栈集成，可能会有问题。例如，如果需要在Google文档和你的RAID工具之间传递数据，但是这些工具没有本地集成，手动传递数据可能会消耗大量时间。不仅如此，能够在日志中包含不同类型的数据是非常重要的，这通常涉及使用多个单独的应用。 立即领取飞书项目换新计划限时权益：穿透流程，清晰管理 →
Lark拥有自己的文档程序，内置于其软件套件中，而且在Lark内部分享文档或邀请其他人协作更新RAID日志非常简单。所以，你不需要切换任务或应用。
容易陷入细节中
RAID的最大挑战是人们往往试图记录所有的内容，偏爱完美，而忽视了整体的情况。另一方面，如果你的记录太少，那么这个记录日志几乎完全没有用。往往，提前预判多少信息是过多，多少是过少，是有点困难的。
为了缓解这个问题，应当就应记录的信息以及不应记录的信息达成共识。这会因项目不同而有所不同。
在Lark中创建RAID记录
如果你想在飞书中创建一个RAID日志，那么，别从头开始做起，这会麻烦你。相反，你可以使用飞书提供的一个模版，它恰好就是一个定制的RAID模板：
按照提示，点击 “使用此模板”，然后你将可以在你的飞书帐户中编辑这个模板的版本：
接下来，添加你的数据。如果你有预先存在的数据，例如电子表格，点击右侧的深绿色图标，使用“Excel比较和导入”功能。
这将弹出此菜单，你可以一键导入你的Excel数据：
如果你担心输入了重复的数据，右侧栏上的小紫色图标能让你方便地检查重复条目。
当你更新RAID日志以使其适合你的需求时，你可能需要在发生变化时通知你的团队其余成员。飞书让你可以做到这一点，而无需使用第三方应用程序，如Slack。点击顶部导航中的“自动化”：
这将弹出此模态框：
现在，点击其中的“当记录发生变化 → 发送飞书消息”。
飞书现在会让你明确在什么条件下你想通知你项目团队的特定同事： 不仅是表格，更是零代码应用，立即领取飞书多维表格权益 →
这样设计的用户界面让你可以灵活地发送通知，既不会滥发给同事，也不会让重要的变化落下。
你还可以使用飞书的这个功能来发送通知：
- 当点击一个按钮时
- 当添加了新的记录时
- 在记录触发的时间
- 或者在每天定时的时间
如果你想要返回查看作出了什么改变，Lark也会允许你这样做。右键点击一个特定的记录：
点击“查看记录历史”：
你现在可以在一个地方查看该记录的所有数据，以及所做更改的历史记录。如果你需要与同事分享这一特定记录，还有一个分享选项。由于Lark提供的解决方案的广泛性，你甚至可以在不离开平台的情况下通过视频通话来讨论日志。
一旦你设置了所有的数据和自动化，Lark会给你多种可视化你的数据的选项。例如，通过Kanban列视图你的项目类型：
这是日历视图：
Gannt图非常适合可视化依赖关系：
关于RAID日志的常见问题解答
在敏捷中应该使用RAID日志吗?
你可以使用RAID日志来保持敏捷项目的组织，特别是在记录行动项和在有大的项目团队的时候。这样做也可以帮助团队从过去的迭代失败中学习。
敏捷项目通常不使用详细的文档，因为他们关注的是快速迭代，而不是记录他们做的所有事情。在Scrum框架中，RAID日志有时并未使用，因为其他Scrum元素提供了类似的功能。例如，依赖性在每日站会中作为阻碍被处理。
谁使用RAID日志?
无论是大型还是小型企业，都可以使用RAID日志。但实际上，最常使用它们的企业多为中大型和小型企业。
最常使用RAID日志的团队成员往往是忙碌的项目经理。但请注意，即使是项目经理领导，项目团队也需要维护日志。
RAID日志的最佳实践有哪些？
更新RAID日志是使用RAID日志时最重要的事项。在整个项目生命周期中都应更新它。更重要的是，确保事项已完成，而不仅仅是记录下来。为每个行动项目、问题、风险和依赖指定一个负责人，并确保这些个别人管理他们各自的项目。
即使项目结束后，也要审查你的RAID日志。它可以成为未来项目学习的重要来源。太多的企业在项目规划阶段创建RAID日志，然后就忘记它们了。他们的实用性需要实际使用。
另外，确保详细程度适当。过多的战术更新可能会压倒每天都不参与项目的利益相关者。另一方面，如果细节太少，可能无法提供足够的上下文来做出关键决策。
你如何鼓励团队成员填写他们的RAID日志？
个体团队成员并没有他们自己的个人RAID日志。但是，他们必须管理、完成并更新他们所拥有的任何项目。
要鼓励他们这样做，可以传达日志的重要性。让他们知道他们拥有特定的条目，并明确他们在执行所有权时的责任。问题在于当它们被拥有、采取行动，并且解决方案被沟通时，问题得以解决。同样，行动项目存在，是因为不采取行动可能会延缓或阻止进步。
为了帮助实现这点，尽可能地简化日志项的更新。每个团队成员都应该知道日志中的哪些项目是他们负责的，以及每个项目的截止日期。团队指望他们让事情发生，你不希望他们等待结果。等待意味着时间和成本的损失。
不仅仅是RAID - 使用和分享Lark的数字信息
RAID日志是组织管理项目所需数字信息的一种方式。其他一些组织和有效使用数字信息的方式包括：
- 分类并使用你的数字信息，尤其是对知识工作者
- 亚马逊的方法
Lark 可以适应这些方法和更多，以部署和使用数字信息。它为你提供了一种捕捉、使用、分享、信息交流，以及不离开应用程序即可实时翻译所有信息，供国际团队使用的手段。无需承受技术栈所需的生产力和预算的打击。但是，让我们回到主题。
今天就创建一个RAID日志
有效的RAID日志是保持组织和跟踪风险、假设、问题、行动项目和依赖项在一个地方的好方法。分享并实时讨论它将帮助你更有效地执行项目，并确保关键的项目数据对团队成员可见。
如果你想今天建立一个RAID日志，Lark的模版使得这非常容易。但不要只听我们的。今天就运用Lark试试看吧!
