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会议效率低下是企业面临的一个问题。包括杰夫·贝佐斯和他的创始人在内的许多人都尝试过独特的方法来解决这个问题。
“任何不能激发与会者想象力和好奇心的会议，我都称之为 PLO：永久失去的机会。”这是传奇管理大师和作家汤姆·彼得斯的观点。
避免 PLO 的最好方法是提前计划好你的团队会议。你需要清楚地知道你想要实现什么以及你希望如何实现它。这样做，你不仅可以提高生产力，还可以提高整个团队的士气。
而这一切都从议程开始。但不是任何议程——一个精心制作、有效的团队会议议程。
你可能认为议程越详细越好，但事实并非如此。在本文中，我们将向您展示如何规划和运行更有效的会议，而无需为各种协作工具支付昂贵的订阅费。
制定团队会议议程的重要性是什么？
COVID-19 封锁前后的会议效率变化非常具有启发性。每周的会议次数增加了，参加会议的人数也增加了。然而，会议时间变短了，我们在会议中花费的时间也减少了。此外，37% 的会议没有积极使用议程。
许多人忽略的是，议程提供了一个清晰的计划，概述了会议的内容、原因和人员。您的团队将受益于以下方面：
- 准备时间：如果您在会议开始前分发议程，您的团队将有时间准备会议。如果您希望每个参与者都能在会议中提出具体内容，那么这一点尤其有用。
- 结构：最糟糕、最没有效率的会议是那些漫无目的、没有明显目标或目的的会议。有效的议程可以避免这种情况。
- 信任：清晰且经过深思熟虑的议程会告诉您的团队，您重视他们的时间和贡献。
- 效率：没有议程的会议就像没有计划的建房一样——效率极低且成本高昂。
- 责任：将行动项目和责任分配给各个团队成员，使他们对这些任务负有个人责任。
- 积极成果：明确的目标和让与会者知道他们是否应该参加会议，将使会议取得成功。
您的团队会议议程中应该包括哪些内容？
制定团队会议议程时，您应始终从基础开始：
- 会议的日期、时间和地点
- 会议链接（如果是虚拟会议）
- 会议目的
- 主题或议程项目列表（每个主题或议程项目均有预计时间范围）
- 谁将出席（以及他们负责哪些议程项目）
最后两项将引导我们了解议程的详细信息，其中应始终包括以下内容：
- 行动项目：这些项目是在团队会议期间或之后由特定团队成员分配行动的项目（通常有截止日期）。
- 讨论项目：这些项目是您的团队需要讨论和做出决定的项目。它们甚至可能需要额外的研究或工作，并成为行动项目。
- 信息项目：这些通常是您的团队感兴趣的更新。它们通常涉及项目和任务。
将所有这些要点都纳入议程，可以防止与会者在会议期间感到困惑或迷失。
因此，您可以顺利召开会议，不会超时，也不会让人们对下一步该做什么感到困惑。
3 个团队会议议程示例，供您在下次会议中使用
会议有很多种类型。例如，您可以召开绩效评估会议、员工会议、全体会议、领导团队会议、董事会会议等。
我们选择了三个会议议程示例，供您用作会议议程模板。让我们来看看。
1. 一般团队会议议程
一般团队会议可以有任何目的。下面的示例代表了典型的项目团队会议，项目经理主持会议。但是，您可以将此格式应用于任何类型的团队会议。
日期和时间：[会议日期] [会议开始时间]
持续时间：[会议持续时间]
与会者：[所有与会者姓名]
议程
一般更新（项目经理：[姓名]，[时间范围]）
- 在此处列出项目总体进度、关键指标和其他相关状态更新。
行动项目审查（项目经理：[姓名]，[时间范围]）
- 检查团队成员在上次会议期间提出的行动项目的进度（如果有）。
项目 #1（所有者：[姓名]，[时间范围]）
- 让相关团队成员概述手头的问题并描述迄今为止的计划和进展。他们还可以报告障碍（或潜在障碍），并开放发言权以发表评论或提问。
- 重复进行任何其他议程项目。
总结（项目经理：[姓名]，[时间范围]）
- 回顾团队在会议期间做出的任何决定。
- 确定行动项目并将其及其截止日期分配给特定成员。
- 接受一般评论和问题。
2.每日 scrum 会议议程
每日 scrum 会议的目标是简短——通常不超过 15 分钟。
团队会问三个标准问题，每个问题大约有五分钟的时间来回答。目的是让团队成员召开一次重点突出的会议，以便他们同步、报告进度并处理障碍。
日期和时间：[日期] [时间]
持续时间：15 分钟
与会者：[团队成员姓名]
议程
昨天（Scrum 主管：[姓名]，5 分钟）
- 您昨天完成了什么？快速回顾 Scrum 团队当天的目标，并让团队成员报告前一天取得的胜利。
今天（Scrum 主管：[姓名]，5 分钟）
- 您今天计划完成什么？从每个团队成员那里获得一份关于他们这一工作日计划的简要概述。
阻碍因素（Scrum 主管：[姓名]，5 分钟）
- 您的未来是否有任何阻碍因素？让团队讨论任何障碍，重点是解决问题和制定行动项目以消除这些障碍。
**专业提示：**一些 Scrum 主管会添加任务协调部分（以确保每个人都在同一页面上）和持续改进部分（集思广益，对流程进行调整和优化）。
3. 项目启动会议议程
会议的主要目的是收集准备项目基础文件所需的信息——通常是项目章程。
日期和时间：[日期] [时间]
持续时间：[会议持续时间]
与会者：[项目团队成员和利益相关者的姓名]
议程
介绍和目标（项目经理：[姓名]，[持续时间]）
- 项目经理向利益相关者介绍项目团队并提供项目概述。
角色和职责（项目经理：[姓名]，[持续时间]）
- 项目经理记录分配的角色并概述每个人的职责。
项目时间表（项目经理：[姓名]，[持续时间]）
- 团队讨论如何实现拟议的项目时间表。
资源和工具（演示：[姓名]，[持续时间]）
- 列出可用的资源和工具，并接受对其他资源和工具的请求。 立即领取飞书项目换新计划限时权益：穿透流程，清晰管理 →
风险管理（演讲人：[姓名]，[持续时间]）
- 团队讨论项目风险和可能的应急措施。
问答和后续步骤
- 此步骤有助于确保获得支持。
行动项目（项目经理：[姓名]，[持续时间]）
- 团队从会议中确定行动项目并为其分配截止日期。
制定有效团队会议议程的 9 个最佳实践
在制定团队会议议程之前，您需要问的第一个问题很简单：可以通过以下方式完成吗？
如果答案是肯定的（甚至可能），那么就停在那里，撰写电子邮件并发送。将会议留到另一天。
但是，如果答案是肯定的“不”，那么是时候深入研究以下九个制定有效团队会议议程的最佳实践了。
1. 明确会议目的
这是什么类型的会议？它的目标是什么？为什么必须是团队会议？这是头脑风暴会议吗？我们需要与团队分享重要信息并获得反馈吗？我们是在寻找特定问题的解决方案吗？
回答这些问题可以让你更轻松地确定会议的目的，并列出需要分享、讨论或决定的主题或事项。
2. 列出讨论要点并适当确定其优先顺序
列出要讨论的主题后，确定其中哪些是最重要的。你自己对团队所做工作的专业知识可以提供帮助 - 或者你可以使用。
这里的目标是确保你的团队在会议期间能够专注于列表上的每个重要事项。因此，如果你没有时间，基本工作已经完成。其余工作可以延续到下次会议。
3. 将出席人数限制在绝对必须出席的团队成员
有效的会议需要合适的人员参加。小型会议可以加快决策速度，提高员工的参与度。考虑这些因素，以确保从团队会议中获得最大价值。
但还有另一个考虑因素：“7 法则”。根据哈佛大学乔治·米勒教授基于大脑极限的这一法则，我们可以在短期记忆中同时记住最多七件事。因此，如果您希望问题解决会议有效，请考虑将会议人数限制在不超过七人或问题不超过七人。
4. 提前分享议程
与团队分享议程草案的一种方法是将其包含在会议邀请中。这样所有人都可以轻松访问它。
在会议前委派任务和职责也有助于确保会议成功。提前分享议程可以让团队准备好您为他们安排的任何事项。 立即体验飞书智能会议系统，让会议更智能、信息同步更精准高效 →
不过，时间安排很重要——一般经验法则是给与会者三天时间准备。
如果您使用 Lark，您可以用它来管理和分享您的议程。
此功能还使您的团队能够在会议开始前就议程项目提出问题并实时协作。
5. 积极寻求意见
分享您的议程并征求团队的意见可以激励他们贡献自己的想法，找出可以为会议增加价值的其他问题并表达关切。但是，他们贡献多少取决于您的团队文化和参与的个人。
当然，这会带来风险：如果团队成员建议进行更改而您选择不使用它，这可能会阻止他们将来提出建议。如果是这样的话，清楚地传达您不使用该想法的理由至关重要。
6. 尽可能缩短会议时间，同时涵盖所有必要事项
决定会议时长可能很棘手。毕竟，关于这个问题有不同的观点。
Donna McGeorge 以一本关于的书开启了作家和演讲者的职业生涯。Francesco Cirillo 是她的灵感来源。
但 25 分钟可能不足以涵盖团队会议中您需要的所有内容。因此，仅将其视为指导方针。让工作决定最终数字。
7. 估计每个项目所需的时间
查看您的任务列表，计算出分配给每个项目的时间。如果所需的总时间超过会议预定的时间，请删除优先级较低的项目。它们可以在稍后的会议中处理或通过电子邮件处理。
最后，对议程上的任务进行排序，以便在每个人都精力充沛时开始处理重要项目。您还可以使用它将议程组织成类似任务的组。
8. 分配角色和职责
委派任务可能很棘手。您需要确定谁最适合处理每个主题，并确保向他们简要介绍他们需要做什么。不过，好消息是，分配职责会将“您的”会议变成“我们的”会议。
使用类似工具来创建议程、主持虚拟会议参与者和记录会议也很有帮助。
9. 记录所做的决定
大多数会议都有会议记录，通常是经过编辑的会议记录。如今，您可以使用基于 AI 的软件工具，例如，它可以从记录中生成。您所要做的就是在分享会议记录之前突出显示和关键决定。
同页会议的方式就是一个很好的例子：
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会议组织者准备一份包含讨论要点的文件并分发。 立即领取飞书项目换新计划限时权益：穿透流程，清晰管理 →
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在会议开始时，每个人都阅读会议记录并在 Lark Suite 中添加评论。
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组织者在共享屏幕时突出显示这些评论。
您还可以使用应用程序让您的会议更加高效并简化您的工作流程。或者更进一步，使用应用程序来减轻繁琐的管理负担。
关于团队会议议程的常见问题
如何为虚拟团队设置有效的会议议程？
您可以通过以让每个人都有机会发表意见的方式构建虚拟团队的会议议程来设置有效的会议议程——这需要准备时间。
详细列出会议议程也很重要。每个人都应该知道他们什么时候需要贡献，他们需要贡献什么，以及他们有多少时间这样做。
Lark 有一个有用的议程来帮助您入门。
团队会议中，每个议程项目应该花多少时间？
这个问题的答案取决于项目本身、需要多少人参与以及项目有多复杂。
例如，假设您的七人团队需要进行头脑风暴会议。您可以为每个人安排两分钟时间，并安排两分钟的总结时间。由于他们事先知道每个人只有两分钟时间，因此他们可以相应地准备自己的贡献。
我如何改善我的团队会议？
制定议程是改善团队会议的一个良好开端。太多的会议可能会没有效率。这就是事情失败的原因。
您在会议中的时间总是有限的，因此您需要充分利用您拥有的时间。您可以通过努力（同时也让每个人都有发言权）遵守议程时间表来做到这一点。如果您做得好，并且议程有足够的回旋余地，您甚至可以提前结束会议。没有什么比在一次富有成效的会议后有几分钟的空闲时间更能提高团队士气了。
如果您想利用现代技术，可以考虑使用来自动执行重复性任务。
使用 Lark 简化您的议程制定
组建一支精心打造的团队需要协作。因此，使用 来促进这一过程非常有意义——尤其是当您拥有远程团队时。Lark 提供全天候多语言客户支持。
使用 Lark，您可以告别昂贵的订阅、碎片化数据、信息孤岛、隐藏的培训成本以及必须使用许多不同工具等问题。
今天就来亲自看看它能为您和您的团队做些什么。
