2024年07月18日
ubras 信息中心负责人、副总裁常飞作为演讲嘉宾，在 「 流程驱动新增长」飞书项目 新产品发 布会上分享了 ubras 如何打造可持续进化的流程型组织。
“ 在过去，很多的流程其实都已经贴在了墙上，但为什么执行起来还是有很多的短板？进行了所有的数字化转型之后，有很多的系统，为什么在跨部门、跨系统的时候就是有一些信息丢失，甚至是错误。”
常飞介绍， 跨部门协同是他们想在飞书项目中去解决的一个重要问题。
以下是他的演讲全文。
ubras是谁
大家好，我是常飞。很高兴能够站到这里跟大家分享 ubras 在过去一年中如何使用飞书项目来落地流程型组织的实践。首先给大家介绍一下彼悦： 彼悦致力于为不同成长阶段，不同场景需求的女性，提供了完整的贴身衣物创新解决方案，旗下拥有女性贴身衣物品牌ubras 由彼、青少年品牌likeuu、公益品牌ubras CARE 益彼、运动品牌 INNERLAND等。 likeuu 是针对于发育期的青少年提供的贴身衣物解决方案。我们希望父母能够把真正的爱给到孩子。这个爱是什么呢？我觉得就是把一个安全舒适的贴身衣物送给他的宝贝。另一个品牌就是 ubras，作为女性舒适贴身衣物领域的专家品牌，我们也致力于成为每一个女性成长过程当中的温情陪伴者。还有一个品牌是 ubras CARE，就像它的名字也一样，它其实是一种对乳腺术后患者的关爱，也是ubras公益子品牌。最后一个品牌 INNERLAND 是我们诠释运动生活的品牌，我们希望在运动的时候能够达到自由自在的状态，同时打造可视化、可持续化的生态。
数字化的下一步是什么？
今天的重点是 ubras 跟飞书项目的成长过程。其实每一个企业我相信都有自己的数字化，关于数字化每个人都会有自己的诠释。数字化的下一步可能是智能化，但我觉得智能化可能还是很远。在我们企业当中，我觉得数字化的下一步是做很多可视化和流程化的创新。
为什么当企业在做项目的时候，跨组织、跨部门很难去拉通，甚至有一些信息很难传导下去。所以在 23 年 2 月份的时候，我们组织了一个流程型组织的培训。当培训完成的时候，创始人把这个项目交给了我和总裁办，希望能够联合把这个项目落地。其实在之前，我就有对飞书项目有了一些了解，所以我们仅仅用了 2 周的时间就完成了所有评估、签约并直接上线了。更加想不到的是，我们用四周就把公司核心的 12 个流程全部上线了。
在过去一年当中，很多人问我，你的投入是什么？其实除了产品之外的投入，我用了 1/4 个产品经理和 1/4 的开发人员。 所以这个项目在过去一年的投入其实只用了 1/2 的人，没有用到其他任何额外成本。
在这个过程当中，我们识别出来了三个非常重要的元素：流程、系统、人。那流程怎么去解释呢？我相信其实每一个公司的高管，甚至创始人，在每一次汇报当中，都能够在电脑中投出来很好的流程片子，有的流程也贴在了墙上，甚至沉淀在了一些老员工的头脑里。对于新员工来说，他的上游是谁，下游是谁，我觉得是一个非常大的挑战。其实我们在构建整个流程的时候，很多业务部门就先问你，是不是要再重新构建一套系统？因为他们说已经把所有的数据都输入到了各个系统中。比如我们的产研系统，PLM。还录入到了供应链系统，人力系统，以及所有的费用系统。
为什么要再去做这样一个组织？其实我们希望这样的流程，能够像一本书的目录一样，把这些东西都能够串起来。
其实就像我刚才那个例子一样，当你在开会的时候，你老板突然问到你一个问题，这个研发项目进展到什么地方了？他可能还在某一个项目上，那实在不行，把那个人喊进来，问问他具体情况是什么。
我相信每家企业都会存在这种低效的汇报行为。当一个项目上线的时候，当时的资料在什么地方？可能在张三的笔记本里面。其实这样的挑战我们到底来怎么去解释？经过跟飞书项目一年多的共创，我们沉淀下来了很多流程。今天也不吝啬地拿出三个真实的流程跟大家分享一下。
门店筹开管理
我相信零售行业，甚至泛零售、大零售的行业当中，开一个线下门店，是一个再普通不过的项目。但大家可以想一下，这个项目的重要性有多大？它一次性投资很大，因为你要负责所有的装修，租金的成本是非常大的，然后开店的周期也很长，没有3～6个月是开不了一个店的。
为什么呢？在开店过程中，你能发现很多很多的事情，比如说选址、商务谈判，还有财务测算、成立分子公司、报税等等。然后要装修，装修完了还要招人，招人完了每家门店还要设目标，然后还要去配货，仓储、物流，要把货发到门店，还要去陈列，还要上 POS 系统，还要上各种的考勤系统。所以整个下来，就是人多、事多，非常复杂。传统怎么做呢？有经验的人，就拿 Excel 管理。
大家可以看一下，我们是怎么做的。其实我们开店有不同的状态，可能在不同的区域里、不同的城市里。随便找到一个城市，就知道这个城市下面有几个项目正在进行，有几个项目正在完结，所有的节点都能够清楚地能够看到。这个节点上的负责人是谁，你也能找到，不用再去问。任何一个新人都可以找到这个负责人。这个项目沉淀下来的文档，你的楼层图、所有的资料、合同都在这个上面。当一个店开了三年之后，你问他当时的路由器密码是多少？谁都找不着了，但在飞书项目的这个流程里，我们随时可以找到。
这个流程到底有多少个节点？55 个节点。多少个角色呢？有 20 个角色在协同。因为作为一个管理者，一定要知道，现在有哪些项目正在进行，哪些已经完成了。当我们知道了所有这些信息之后，我还要知道哪些节点是可以并行的，哪些节点是串行的，前面依赖项是什么，你的协作下游是谁。
那么节点当中，你不用知道这个节点装修部的负责人是谁，可能对于一个店铺的人，他一定不知道是谁。你能找到这里头每一个节点上都有一个角色，都有一个人，实实在在的人，你可以直接跟他飞书去聊天，可以一键拉群，跟他去互动。更重要的是，其实所有的资产全部起沉淀到了这 个飞书项目当中，不至于沉淀到每个人的笔记本或者某个人的脑子当中。
我们觉得这是最大的收获。当然我觉得如果只要做过零售，都知道它最大的场景是移动化办公。管理者希望的事，所有的信息能触手可得，所有的进展一览无余。 通过在手机上的操作，哪个区、哪个地点，有多少个项目，现在的进展是什么样，卡在了什么地方，其实一览无余。甚至我们也可以通过一个报表很容易地看到，在这个区域当中，还有多少家店，这些店的状态是什么。
开一家店平均需要多长时间，其实都在这个项目上了。做完这样一个场景，总结下来，我们不是构建了一套新系统，而是在所有现有的系统上，把这个东西做了一个目录，把所有的系统和人员都串联起来了。
以前的管理就像我说的，用 Excel 来管理。但问题就来了，数据的真实性、及时性以及所有沉淀的文档在哪里？数据安全性、版本如何控制？是要来回传这个 Excel 吗？
所以很多人也在问，你做完这样的一个项目，它的投资回报率有多大？其实一个项目真正的投资回报率有一种比法，就是上线前看一看它到底有多大的价值。
但其实我在这里想分享的，不是说上线前有多大的价值，而是上线后我们开始了价值的回归。怎么讲？因为我们把所有的数据都沉淀在了流程当中。大家可以去做一个简单的计算。如果你是一家公司，一年营收是 365 亿，一天平均下来一亿。如果是 36.5 亿，一天就是 1000 万。如果是 3.65 亿，一天就是 100 万。
那有没有想过， 如果你是一个 36.5 亿的公司，一天 1000 万，如果通过这个流程的改进，你能让每一个项目、每一个案子能够提前五天，5000 万！
我觉得这就是一个简单的 ROI 。因为你跟商场签订的合同的时候，有两个月是免租期。如果你能提前五天，那不就节省了钱了吗？
以前我们定性、定量的数据在哪里？在 Excel 里、在人的脑子里。现在都在这个地方，所有的数据都可追溯了，可以去回归，也可以去演算。所以这就是我说的这个项目不是上线前它有多大的价值，而是上线后我们开始的价值的回归。这是我分享的第一个 case。
供应链交付管理
第二个case，我相信作为任何一家品牌商，供应链是它的一个核心的底座。大家也知道，产品的制造一个复杂的过程，你还要协同所有的供应商体系上下游。你要做得好，还要做得快。
怎么完成所有的任务？ 我们把每一款都作为一个项目去管理。在这个盘中，每一个节点我们都知道它是否延期、超期了。因为在产品研发供应链，老板一定要知道你的时间管理如何。这几款产品怎么样，随时通过一个图表、一个度量，就能够看到我们现在进展的实际情况。
大家可以数一下，能看到上面有多少个节点吗？我可以告诉大家，上面有 80 个节点。其实我们用这种方式，改变了整个跟单元工作的模式。原来是人找事，现在是事找人，为什么？
以前你需要进入各个系统查看进度，比如这八十多步进展到哪里了。而现在，你可以回到目录中，通过标识了解情况。首先，哪些节点延期了？你可能关注 15 款产品，我会告诉你其中 5 款已经延期，并标注出来。同时，通过多维筛选，你可以快速定位到哪些产品延期了。我们还会给你一个报告，随时查看所有数据。延期的信息会在每天早晨十点推送给你，也可以推送到群里，让所有人都知道这件事的重要性。完成这个项目后，我们不觉得做了什么伟大的事情，但确实解决了一个效率问题。以前你需要找人，现在不需要了。
我们相信，一个人以前能管理 15 款产品，现在可以用 10 倍速的方法管理 150 款产品。 以前联系供应商主要通过邮件或微信，现在我们把所有联系整合到飞书关联组织。当产品到达工厂后，你可以在飞书中创建一个群组。商品信息敏感，安全性要求高，所以在飞书中，所有人实名制，你知道他们的在职状态，离职自动退群。所有信息可追溯、闭环管理。
飞书项目三月份上线，用三个月时间就将准交率提高到 95%。并且，从六月份到现在，准交率一直保持在 95%
以上。所以今年老板改变了目标，不再看准交率，而是关注爆品的断货率。我们需要探索如何更好地支撑业务。
用户声音管理
在电商渠道，我们收集了很多用户反馈和评价，包括商品、物流、价格和服务等维度。我们管理这些数据，并通过客服部门发起流程，解决商品问题。流程会在内部完成闭环，由客服部门初判问题归属，例如设计、工艺、质检或物流部门。每个流程节点都能找到相应负责人。客服人员不必知道具体负责人是谁，系统会自动指定部门负责人，确保流转顺畅。当用户反馈达到一定阈值时，所有相关部门都能看到用户评价。
这种方式让所有部门与用户零距离接触，客服不再单独处理用户问题。我们希望通过流程将用户反馈带到所有部门面前。客服承接问题，内部协同解决，确保问题彻底解决。以前用户反馈问题后，一个月后问题进展不明。现在有了流程，确保问题闭环解决。我们对用户负责，确保每件事都做好。
未来的探索
构建核心流程，解决跨部门问题。组织是一个整体，当项目穿越组织时，问题会出现。我们用飞书项目定义核心流程，穿越整个组织，让大家回到同一页面。
未来，我们将继续探索更多事项。例如，现有流程是一维的，能否变为二维或多维？我们有 55 个节点，有 80 个节点，老板可能只想看到 15 个节点。我们希望将节点沉降到子流程，让管理者看到简化的视图。
此外，我们希望在流程图表上显示角色和阶段。例如，产研阶段、下单工厂产前样、大货生产等。我们与飞书项目的下一阶段探索包括这些内容。
更重要的是，我们一直在探索 AI 应用。如果数据沉淀在飞书项目中，我们可以问 AI，不仅是哪个项目卡住了、到哪个人了，还可以问如何缩短开店时间，找到关键路径和核心卡点，优化流程。这是一个提升组织效能和协同能力的起点，这是我觉得一个美妙之处。
以上就是我今天分享的内容，谢谢大家。
