作者：谭锐
推荐理由
基于集成平台+多维表格实现云文档对外分享自动化，一键开启分享和定时关闭功能，超直观的台账管理。
一、业务/日常场景
日常工作中，有一些文档需要对外分享，如果涉及到一些敏感材料，需要定时的去关闭。需要耗费大量的人力精力去维护各个文档的权限，且没有一个统一的台账去管理。
二、主要痛点
1、需要人工的去关闭和开启文档权限
2、无法精确且自动化的关闭对外分享权限
3、无法统一查看目前哪些文档对外分享
三、集成模板及解决方式
✏️基于多维表格作为台账管理，利用自动化能力的定时执行功能作为自动关闭的触发点，集成平台接收到指令后，调用文档的权限更新API，实现云文档的对外分享自动开启/关闭。
多维表格
1、首先我们需要创建一个多维表格作为统一管理操作的台账。因为该场景设计到触发的动作，需要维护一个时长（单位：小时），所以选择了多维表格的定时触发功能。
2、多维表格字段说明
字段 | 逻辑 | 说明 |
文档链接 | 填写目标云文档的链接 | |
文件token | 根据前面的文档链接，通过公式截取获取URL中的filetoken。 | 知识库中的该token不是文件的真正token |
自动编号 | 作为主键使用 | |
时长 | 业务逻辑自行维护需要分享多长 | 单位：小时 |
开启日期 | 点击开启分享的时间 | |
关闭日期（自动计算） | 公式计算出：开启时间+时长的结果 | |
关闭日期（计划） | 点击分享时根据关闭日期（自动计算）的值更新到具体的字段上 | 因为公式字段在后面无法作为触发时间使用，所以需要更新到一个具体的值上 |
状态 | 包含：已开启，已关闭 | |
操作 | 按钮操作，手工触发分享 | 提供一种思路，也可以设置为表单新增记录后触发 |
3、多维表格自动化说明
🍞开启分享
步骤1:点击按钮时触发
步骤2:更新开启时间和状态修改为已开启
步骤3:查询出需要关闭的具体日期（计算后的值），用于下一步更新使用
步骤4:更新关闭的日期到具体的时间字段上，用于自动化的触发计算条件
步骤5:调用集成平台的流程，触发文档权限的变更处理
🍞关闭分享
步骤1:基于自动化的：到达记录所在的数据表触发器，选择日期字段：已计算出来关闭日期
步骤2:调用集成平台权限变更流程
250px|700px|reset
集成平台
根据类型走不同的分支
更新需要设置的权限
四、集成效果
1、高效便捷：基于多维表格快速搭建管理台账
2、分享定时自动化：相比手工关闭分享，降低了操作的成本和增加了实用的效率
3、快速的响应需求：从需求到案例交付，不到1个小时。能快速的响应需求变化
