飞书是我们面向海外市场的品牌名称。
飞书多维表格对应的英文产品名称为Lark Base
不论您是否在为海外业务寻找合适的解决方案，还是对飞书产品有任何疑问，随时随地，我们都欢迎您与飞书取得联系和咨询！
我们的团队最近在圣何塞欢迎了一个全新的园区，这是一个占地15英亩的综合体，同时承载着我们母公司在湾区的多个业务部门。 当实际运营的时候挑战显现出来，全球实际企业团队意识到他们需要一个强大且集成的工具来保持操作的正常运行，足够让负责行政、办公室规划、建筑、房地产等20多个团队保持高效，以确保在3个月内完成300多个任务。
虽然Asana被提议用于这个运营准备项目，但团队很快发现最好的项目管理工具就在他们每天工作使用的工作区中。飞书的多维表格帮助我们自己的全球企业服务在各个阶段组织任务，自动保持重要的里程碑进展，并使用自动化保持更新。
挑战：众多团队，庞大的任务，无数的截止日期
对于运营的准备工作，需要将一切事物形成周期性的流程。团队需要创造出足够灵活的工作流，使得所有的机器、人员以及校区的物流可以无缝地一起运转，使每个人都能够踏进新办公室并感到被欢迎与支持。 多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →
协调如此多的团队和管理大量的任务显然是一项艰巨的任务，尤其是和无法使用日历跟踪的各种截止日期一起。接收前一批租客离开的建筑，规划建设与采购并进行质量控制 - 没有一项任务是简单的。如果没有正确的工具，任务可能会失控，团队成员也可能会感到压力过大。
"我记得我上一份工作中使用Asana进行项目管理," 我们的区域房地产经理Chris说，"但对于这个项目，我们需要一个非常强大的项目管理工具来帮助我们跟踪一切。" 对于任务更新的时效性以及将所有内容合并到一个地方的需求，Asana无法满足团队的要求，因此任何链条上的节点缺失可能都会导致协作崩溃。然后，团队发现了Lark的项目管理面板，并在Base上找到了他们的答案。
解决方案：一个为所有团队定制的项目基础
"在一位Lark的同事的指导下，我用了不到一小时就在Base上创建了我想要的这个表格。一个完整的表格，仪表板，报告，以及自动化流程。对于新校区的开放，这真的可以针对所有的企业服务任务进行定制。
1. 把“不可能的任务”分解成可触及的里程碑和任务
在整个运维准备的项目中，由于所面临的所有挑战，它看起来像是一项不可能实现的任务。但当我们将其分解为需要达到的里程碑，然后列出任务以实现这些里程碑，整个大任务开始变得更易于每个团队理解和消化。
对于全球企业服务团队来说，这些里程碑是涉及到准备项目的所有成员的标识。每个任务都从里程碑中级联出来，并被分配给特定的个人，在Base中使用双向链接与里程碑链接。这样，团队就能够跟踪每个任务的进度，并获得里程碑整体进度的全面视图。
通过将这个庞大的项目分解为里程碑和任务，全球企业服务下的团队终于可以看到完成一个里程碑需要多长时间。Chris借助甘特图视图自动生成时间线，然后使用一个简单的公式，通过计算这一里程碑下最早任务的开始日和最后任务的完成日来计算进度和持续时间。
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"我们想要知道我们完成一个里程碑需要多长时间，比如，办公室的设计。这真的帮助我们很容易地通过只需要从团队的视野和任务中提取数据，然后它会自动为我们填充这个甘特图视图。神奇的。"
2. 统一的项目信息进行跟踪，定制的视图进行团队操作
在设定了里程碑、任务以及负责团队后，Chris和他的团队将他们的基地扩展为运营准备项目中心。在基地中创建了一份执行摘要，使团队领导能够清晰地了解完成情况、即将到来的任务以及每个团队的进展。这有助于团队领导了解接下来的情况并有意义地分配他们的资源，通过点击图表，他们可以了解数字背后的细节。
每个团队在使用自定义视图的时候也可以更轻松地专注于自己的任务，而不会被无关的任务和信息所干扰。"他们可以容易地追踪所有他们应该完成的任务和行动项目，利用自定义视图，其中的记录是由团队过滤的。"Chris说。"在交付圣何塞的这个项目上，我们的时间限制非常紧迫，员工们将在12月12日进入这个空间。对我们来说有很多行动项，很多需移动的部分，不同团队视图帮助每个团队逐项、逐任务地跟踪进展。
通过专门的视图，每个团队可以得到自己的带有描述、关联里程碑和负责团队成员的任务列表，以及满足条件时自动生成的延迟警告。这些团队特定的视图使得每个有责任的团队和个人不仅可以轻松地看到谁将做什么，还可以在一屏上识别出延迟的任务，以尽快赶上进度。
3. 一键提醒，保持对任务的主动性
保持团队对截止日期和即将到来的工作的了解是确保及时交付的最后一道防线。使用飞书，帮助负责人按时完成这些时间表的工作是全自动化的，只需一键即可开启。
"事实上，它与我们的聊天自然链接，你可以设置提醒，这将事情提升到了另一个层次。当行动项目即将到来或者行动项目超过期限时，它可以向团队成员推送通知，" 克里斯说，"这很棒，特别是当你不必手动提醒他们或花费几个小时建立集成时。"
结果
飞书的全球企业服务团队能够成功地按时完成我们面积658,000平方英尺的圣何塞园区第一阶段的准备工作，并准备使用同样的Base完成第二阶段和第三阶段。"我肯定会在我们的下一个项目中再次选择Base而不是Asana，" 克里斯说，"用户友好性的程度以及Base与我们其他所有工作的紧密结合是无法比拟的。它非常有帮助，激活起来非常容易，我肯定推荐我的团队在我们的未来财产组合的项目中使用Base。"
