如何使用通讯工具|介绍如何选择以及介绍时的注意事项-飞书官网

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沟通工具是提高工作效率和推进远程工作的必要工具。通过了解如何正确选择和有效利用，可以极大提升公司内部的沟通质量。

但可能也有人对"如何选择沟通工具？","有什么有效的使用方法和实施时注意的问题?"感到困扰。

因此，本文将从沟通工具的基本知识、有效利用方法、选择方法和实施时的注意事项等方面进行详细解读。也会以实施案例和常见问题来回答大家的疑惑，那些正在考虑改善公司内部沟通的人不妨参考一下。

对于对Lark的使用和应用感兴趣的人士，欢迎您查看相关资料。也欢迎先免费试用，以确保满意度。

什么是沟通工具？关于其基本知识及重要性

沟通工具是人们共享信息，并进行相互沟通的数字工具和平台。例如，电子邮件、视频会议系统、内部社交网络等。

在商业环境中，为了促进团队之间的沟通以使项目顺利进行，沟通工具是不可或缺的。它们也作为支持远程工作和全球团队合作的基础，发挥着重要的角色。

引入有效的沟通工具，可以提高业务透明度，减少误解，并可能提高总体生产力。

如何有效利用沟通工具

沟通工具的利用方法如下：

提高业务效率
推进远程办公
促进员工之间的信息共享和沟通

现在针对每一点进行详细解释。

业务效率化

通过利用通信工具，能够实现业务的高效化。例如，如果使用聊天工具，比邮件更快地分享信息，并得到顺畅的反馈。

此外，利用任务管理功能可以实时跟踪项目的进度，防止团队成员之间的认知差异。最后，可能会缩短会议时间，让业务流程顺利进行。

推动远程工作

通信工具在推广远程工作方面起到重要的作用。如果使用视频会议功能，不受地理限制，可以与团队成员进行通信。

通过这种方式，即使是在远程工作的团队成员也可以更容易地参与会议和讨论，维持团队的凝聚力。利用文档共享工具，可以高效地进行远程协同工作。

员工间的信息共享和通信

通过使用通信工具，员工间的信息共享和交流将得到促进。如果使用公司内部的社交媒体和聊天工具，就可以轻松分享日常工作的信息和想法，这是一大优点。此外，员工间的交流难度将降低，会进行更开放、更活跃的意见交流。引入这些工具可以增强员工间的关系，也可以改善团队协作，这是可以期待的效果。

通信工具的选择方式

在选择通信工具时，重要的是考虑工具是否符合组织的特定需求和目标。以下是具体的选择方式。

根据使用目的选择
考虑安全性既是表格，又是零代码应用，立即获取飞书多维表格权益 →
性价比合适
提前确认易用性
确认对所需设备的兼容范围

我们将详细解释以上各点。

根据使用目的选择

在选择通讯工具时，明确使用目的是非常重要的。企业引入通讯工具的主要原因如下：

促进团队间的日常沟通
支持远程工作
快速进行信息共享

根据使用目的选择工具，可以找到最优的工具，而无需额外花费。

注意安全性

在使用通讯工具时，要考虑到安全性。特别是在处理机密信息和个人信息的情况下，保护数据和保障隐私是必需的。

如果选择了安全措施得当的工具，可以将信息泄露的风险降到最低。要检查二因素认证和访问权限管理等安全功能，重视安全性是选择的重要考虑因素。

考虑性价比

在选择通讯工具时，成本效益是否适中也是需要考虑的要素。高价的工具并不一定就是最好的，有时候，能在预算内提供必要功能的工具才是最佳选择。

此外，您还需要考虑许多其他因素，如基于订阅的费用体系、附加功能的成本、升级费用等。考虑到持续使用的运营成本，让我们选择最适宜的工具。

预先确认易用性

通讯工具的易用性不仅影响是否采用，也关系到员工的接受程度。直观、易理解的界面、简单的操作性、快速的设置流程等，选择用户友好的工具是重要的。

此外，是否提供培训和支持也是影响易用性的因素。为了让新的工具被员工接纳，易用性显得尤其重要。

确认对必要设备的适应范围

选择通信工具时，应确认其是否与组织内使用的设备兼容。如能在PC、智能手机、平板等设备上流畅运行的工具，则能在任何地方进行通信。

此外，还应注意该工具是否支持不同的操作系统。如果支持，则组织内的各种用户都可以有效地使用同一个工具。

Microsoft Teams

Microsoft Teams是由微软公司提供的先进通信工具。它在一个平台上提供协作工作空间，有效地优化了企业内外的通信和协作。

其特点是与Office 365的深度整合，可以轻松创建文件、演示文稿和共享电子表格。适用于大型企业到小型团队的各种规模的组织，并在安全性和管理方面得到了高度评价。

特性

微软提供的通信工具
在一个平台上提供聊天、视频会议、文件共享
特点是与Office 365的深度整合

月费

免费——约1560日元（不含税）/用户

官网：

LINE WORKS

LINE WORKS是作为LINE的商业版提供的通讯工具。你可以利用习惯的LINE界面，进行商业场景下的聊天、视频通话、文件分享。

它能够顺畅内外部通信，提高团队的生产力。在安全方面也有加强，是企业对于商业环境能放心使用的一个特点。

特性

作为LINE的商业版提供的工具
聊天、视频通话、日程管理等功能
利用习惯的LINE界面

月费

免费〜800日元（不含税）/用户

HP：

Asana

Asana是一个以任务管理和项目管理为核心的设计工具。你可以有效地管理团队的工作，直观地分配任务，跟踪进度，设置截止日期。

它具备可视化的项目计划功能，团队成员可以一眼看到正在进行的工作。Asana最适合需要同时管理多个项目的团队。

特性

以任务管理和项目管理为核心的设计工具
有效管理团队工作，直观地进行任务分配、进度跟踪和期限设定
视觉化的项目计划功能

月费

免费〜3,300日元（税除外）/用户（若想无限制用户数量使用，则需要咨询）

官网：

Notion

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Notion是一款提供笔记、数据库、项目管理等多功能于一体的通讯工具。高度可定制性，从个人备忘录到团队项目管理，广泛适用。

在一个地方进行文档创建、任务管理、信息整理等操作，促进团队知识共享和协作。直观的界面和灵活的功能可以满足各种业务需求。

特征

在一个应用中提供笔记、数据库、项目管理等多功能
高度可定制性，从个人备忘录到团队项目管理都可以应对
通过直观的界面和灵活的功能满足多样的业务需求月费

免费至约2,700日元（不含税）/用户（如需高级管理功能和支持，请咨询）

官方网站：

Direct

Direct是在日本国内开发的商业聊天系统。其目标是最大限度地提升现场效率，提供能使信息分享愉快的功能。

除了聊天、视频通话和文件共享等基本功能外，还配备了多种支持业务效率化的功能。它的直观操作性和高安全性使其成为适应日本商业环境的理想工具。

特点

在日本国内开发的商业聊天系统
旨在最大化现场能力，提供使信息共享变得愉快的功能
直观的操作性和高安全性，是适应日本的商业环境的设计

月费

免费至50,000日元(不含税)

官方网站：

Backlog

Backlog是一个以任务管理和项目管理为中心设计的工具。它的目标是实现业务的可视化，促进团队内部的沟通。

它具有简单的操作界面和易懂的外观，不仅开发者可以使用，设计师、市场人员等团队里的任何人都可以使用。进度管理和期限设置一目了然，使得更易于把握项目是否在顺利进行。

特征

以任务管理和项目管理为中心设计的工具
以实现业务的可视化为目标，促进团队沟通
简单的操作界面和亲切的外观设计

月租费

2,970日元〜82,500日元（不含税）

官网：

导入通信工具的注意点

在导入通信工具时，为了防止失败，需要注意以下几点。

明确导入目的
确定操作规则
实施内部教育和培训

下面将详细解释这些。

明确导入目的

在利用通讯工具时，明确导入目标是非常重要的。如果目标明确，便能够更容易地判断哪个工具最适合组织的需求。

例如，如果目标是改善公司内部的通讯，那么易用的聊天工具和公司内部的社会化媒体可能就是最好的选择。然而，如果目标是支持远程工作，那么可能就需要具有视频会议和文件共享功能的工具。

通过根据目的选择合适的工具，您可以最大限度地提高导入后的效果。

制定运营规则

导入工具后，制定运营规则是非常重要的。如果制定了规则，就可以防止工具使用方法的混乱，从而促进高效的通讯。

例如，明确哪些信息应在哪个频道分享，紧急时的联系方式等等是很重要的。保护隐私和信息安全的指导方针也是确保安全通讯环境所必需的。

实施内部的教育和培训

引入新的通信工具，必不可少的是在公司内部进行教育和培训。为了让每个人都能有效使用这些工具，我们需要对操作方法和功能进行培训。

此外，也非常重要的是需要在公司内部共享最优的通信工具使用方式。通过培训让员工理解工具的优点，并顺利整合，这将促进成功的引入。

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通信工具的引入案例

在这里，我们将介绍通信工具的引入案例。
了解了引入通信工具之后所发生的变化，让我们一起看看详细的过程吧。

工具整合成功地削减了85%的成本｜NeXT株式会社

运营广告代理业务的株式会社NeXT公司曾经使用了许多零散的工具，如文档服务，聊天服务等。然而，由于成本负担较大，为了压低成本，他们选择了引入Lark。

由于引入Lark后统一了工具，不必要的业务工具契约减少了，成功实现了85％的成本削减。日历，聊天，邮件等可以在同一个应用程序中使用，也变得可以专注于主要业务，这也是一个优点。

此外，以前容易被忽视的信息也可以在一览表中查看，任务管理和信息管理的效率大大提高。

参考：

使用工具处理内外交流｜合同会社DMM GAMES

合同公司DMM GAMES在2017年，作为内部通讯工具在集团内全面引入了Slack。然而，由于交易伙伴和外部创作者开始在Chatwork中进行交流，目前Chatwork已成为公共工具并得到了普及。

由于Chatwork可以细分群聊，从而整理信息，因此在管理游戏开发过程中的信息时，它起到了重要的作用。通过适当的投稿给全部频道和在线程内回复，成功的避免了通讯混乱。

参考：

作为员工间通讯的工具使用｜易志股份有限公司

易志股份有限公司为了实现自由的工作方式和无纸化，全公司引入了通讯工具。引入了聊天和网络会议系统，为每个项目或团队创建聊天频道，积极进行员工交流。
通过使用全公司的工具，所有员工都可以顺利地进行沟通，运营变得更加顺畅。业务单位引入了任务管理工具，可以根据业务内容进行最佳管理，公司内部的信息共享更加高效。

参考：

关于通讯工具的常见问题

在最后，我们来回答一些关于通讯工具的常见问题。

有免费的通讯工具可以使用吗？
内部通讯应用能简单制造吗？

有免费的通讯工具可以使用吗？

存在许多可以免费使用的通讯工具。这些免费工具对于初创公司或小规模团队来说很有吸引力。

例如，通讯工具『』的免费版本就提供了基本的聊天功能、文件共享和视频会议等。另一方面，付费版本则能增加更高层次的权限管理和独立的数字顾问等选项。

由于免费版本在某些功能上可能有限制，根据需要，可以考虑升级到付费版本。

内部通讯应用能简单制造吗？

可以制作专门用于内部沟通的应用程序。然而，所使用的工具、平台以及应用程序的复杂性会影响制作难度。

比如，可以利用Microsoft Teams或Slack的现有功能构建自己的沟通环境。它们提供用户友好的界面，即使没有编程知识也可以进行基本的自定义。

设计应用程序时，需要理解内部用户的需求，并注重易用性。

现在，我们来介绍几个引入沟通工具的实例。
让我们仔细看看引入沟通工具后发生了什么变化。

通过工具整合成功减少了85％的费用 | 株式会社NeXT

经营广告代理店的NeXT株式会社，曾经使用过许多散乱不一的工具，如文档服务和聊天服务等。然而，由于成本负担过大，他们为了降低成本，选择引入了Lark。多维表格已AI升级，复杂表格功能AI一键实现，立即了解 →

通过引入Lark整合工具，成功降低了不必要的商业工具合同，降低了85%的费用。日历、聊天、邮件等都可以在同一应用内使用，这使得他们可以更专注于主业。

而且，原本容易被忽视的信息也可以一览无余地查看到，任务管理和信息管理的效率大幅提高。

参考：

使用工具进行内外交流｜合同会社DMM GAMES

合同公司DMM GAMES在2017年内部通讯工具的选择上全体一致决定引入Slack。不过，由于与合作伙伴和外部创作者的交流开始使用Chatwork，因此现在Chatwork已经作为通用工具而得到公认。

Chatwork能够通过细分群聊来整理信息，因此在游戏开发的信息管理方面非常有帮助。通过适当区分针对所有频道的帖子和线程内的回复，成功地防止了通讯混乱。

参考：

作为员工间的通讯工具的使用 | 易事公司

易事公司以自由的工作方式和无纸化为目标，引入了全公司的通讯工具。引入了聊天与网络会议系统，创建了针对各个项目和团队的频道，积极进行员工交流。
通过使用全公司通用的工具，全体员工可以顺利进行通讯，运作变得更加流畅。通过按照业务单元引入任务管理工具，根据业务内容实施最佳管理，使得公司内的信息共享更加高效。

参考：

关于通讯工具常见问题的答疑

最后，我们将回答一些关于通讯工具的常见问题。

是否有免费的通讯工具可以使用？
公司内部通讯应用能否简单创建？

是否有免费的通讯工具可以使用？

市面上存在许多免费的通讯工具。免费的工具对于初创公司和小团队相当有吸引力。

例如，通讯工具“”即使在免费版本中也提供了基础的聊天功能、文件分享以及视频会议等功能。而在付费版本中，则可以享受更高级的权限管理和专属数字咨询等选项。

免费版本中有可能会对某些功能进行限制，因此根据实际需要考虑是否应升级到付费计划。

公司内部通讯应用能否简单创建？

可以创建专门用于公司内部的通信应用。然而，使用的工具和平台，以及应用的复杂性决定了其难度。

例如，Microsoft Teams和Slack等工具可以利用现有功能来创建自己的通信环境。它们提供了用户友好的界面，即使没有编程知识也可以进行基本的定制。

设计应用时，要了解公司内部用户的需求，重视易用性。

在公司内部引入通信工具

引入社内通讯工具是增强组织效率和效能的重要步骤。引入后，团队间的通讯将得到改善，项目进程将变得更加流畅。

这也支持了远程工作和灵活的工作方式，可以提升员工的满意度和生产力。引入这类工具将改变整个组织的通讯文化，构建一个更具生产力的工作环境。

如果您不确定哪种工具最适合，可以考虑引入团队协作工具『Lark』。Lark是一个提升团队通讯的工具，非常适合进行远程工作的公司使用。

它可以共享项目进度和想法，只要引入，就能激活员工间的通讯。如果您正在考虑引入团队协作工具，请务必试试Lark。

如何使用通讯工具|介绍如何选择以及介绍时的注意事项