2024年06月27日
上线飞书仅一个半月的健力宝，已经涌现出一批飞书效率先锋了。 正值“四十不惑”之年的健力宝，于4月29日宣布： 全员上飞书。 这个诞生于1984年的老牌民族企业，希望不断借助科技与工具力量，求新求变，实现业务增长。 健力宝董事长叶红汉说： “希望我们每个员工都要发挥主人翁精神，为企业大家庭添砖加瓦，用好高效工具，让健力宝基业长青。 ” 2024年6月12日，这个愿望初步实现了。
在为期三周的飞书学习培训和效率先锋大赛的催化下，健力宝涌现出了几十位效率先锋，他们不但自己学习飞书，还带领部门一起学习飞书，更是用飞书探索深入一线业务的解决方案。
我们跟几位获奖的效率先锋聊了聊，发现不论部门，不论岗位，他们都具备一个共同点： 有着问不完的问题，也有着不怕麻烦去解决问题的执行力。
工作十三余载，食品安全专业出身的罗俊杰见证了健力宝新品开发工作流一步步的进化历程。
最早的流程很简单，研发人员看到好的产品就在实验室研制、再到生产线生产，品保在完成检测没问题后，就上市了。
后来跟其他公司合作，健力宝的新品开发主要也是根据合作伙伴的流程和管理规则来。
2022年，健力宝意识到新产品对于市场竞争的重要性，开始重新梳理自己的新品开发流程，发现流程复杂、耗时长，还有很多部门间的交叉环节。 罗俊杰说： “目前产品开发流程在我们公司常规需时至少六个月，而且很多时间会损耗在部门间的沟通、信息互通上。 ” 新的流程更加完整，可降低产品失败几率。 要做好一个产品开发，需要各部门的共同参与，这也意味着会带来更加复杂的沟通和协作。 目前，健力宝新品开发用的是4D流程（Discovery，Design，Delivery，Distribution），每个阶段都有对应的任务以及需要交付的文件，各阶段细分的任务比较多，过去都是在Excel里记录，常常有部分产品已经完成试产了（即实际进度已进入D2），但表单流程仍停留在D1（即《新品开发立项书》）的情况。
参加了飞书的培训班后，他们意识到，这套流程若是搬到多维表格上，定能大大减少由于各任务衔接不得当带来的时间上的耗费。为了研究清楚，他们甚至愿意牺牲下班后的时间去学习，小组成员 何绮琪 说： “虽然花工作以外的时间去研究会心生抱怨，但数字化趋势就在这里，我们必须要适应，要跟上。” 基于4D流程中协作最复杂的D2步骤，他们火速搭建了一套方案： 新品立项成功后，通过收集表，秒进大盘。各个项目进度都可以在多维表格上清晰可见。还能一个项目一个群，有针对性地沟通。
催进度也无需项目经理费太多口舌，根据任务设置时间提醒，具体到这个环节的责任人。
目前这个方案已经在团队内部跑了起来，后续会拉上供应链，研发，质量，财务，品牌，销售等在内的全公司跟新品有关的职能部门都用起来。
万新冉说未来想做的还有很多，尤其是知识沉淀方面，自己从入职到真正上手，花了差不多半年，希望后面的新人可以有更多基于飞书沉淀下来的前辈们的学习资料。 “信息留痕做好了，不仅新同事可以快速上手，也会避免研发失败案例的出现。 ”她说。
2022年，健力宝的生产线升级成为了健力宝5G+智慧工厂。 虽然数字化工厂的信息看板可以提供准确的生产数据，但对于实际的生产工作而言，颗粒度依然不够细。
比如日产效的统计，这些数据会反映整条产线的生产情况，“如果有故障，那就要马上处理，不然会影响下一个产程。 ”生管组长李浩姬介绍说。
这类数据，过去只能手动收集。 每天，工厂结束当天的产程后，大家会开一个日产效会，当班班长需快速将产效信息编写并发送到微信群。
由于产线较多，工作群信息类别复杂，需要安排专人花数个小时收集各线各班产效信息，整理后填入 EXCEL 表，用于计算效率并在会议上展示。
最让人头痛的是，负责这个事情的员工近期离职了，“我们又招了个实习生来做这个事，但是这种辅助性职能岗位的减少肯定会是个必然趋势。 ”李浩姬说。
在她现在的方案里，只需要在每个产程结束后花3分钟填写工单，数据就自动进入系统了。
收集来的数据不仅可以节约会前准备的时间，也对故障判断和减少损失有着重要意义。大家直接看仪表盘，就能快速地了解故障对效率的影响，并及时采取措施来解决问题。
李浩姬不光自己学，还主动帮助工会发放物资的同事搭建了多维表格的解决方案。“我就是个爱管闲事的人，也很享受学习新东西的过程。”据效率先锋大赛的工作人员透露， 李浩姬是在培训开始一周后，主动申请报名的，很少见。 她快速掌握工具后，根据实际的业务场景，涌现出了很多奇思妙想，佛山厂日产效管理便是其中一例。
她发现多维表格简单好用，还能跟业务有很好的结合。未来，她计划将更多生产数据搬到多维表格上，细致到每一条产线，区分开总数和合格品的数量，给生产提供更多有价值的参考。 “我以前是Excel课程的会员，现在要花精力好好学习多维表格了。” 她说。
加入健力宝五年的劳均贤，近几年参与安全相关的工作。 “主要是建立安全生产体系，保障员工的安全。 ”他解释说。
在国家“人人讲安全、个个会应急”的号召下，企业安全生产管理信息化已成必然趋势。 如何拥有一个全员参与、低门槛、易上手的安全隐患管理平台呢？ 参加了效率先锋培训后，劳均贤有了答案。 他和搭档何蔚雯接触到了飞书多维表格，瞬间解锁了新思路。
现在，在他们的方案里，填报安全隐患只要扫码就能完成，全员都能参与。 所有动作线上留痕，任务细化、分派到人。 数据的整理、分析、推送，都交给多维表格自动完成。
主管们可以通过看板，实时看到整改的进展，沟通0成本。
要是在过去，安全隐患的排查和整改一直像是个“黑盒” ，隐患排查并记录后，就很难追踪整改进度了。 主要原因，是缺乏实时同步的便利机制。 “各工厂每周都会组织安全周会，跟踪安全隐患的整改进度，但日常很难追踪各责任人的整改是否及时完成”劳均贤说。
“初次接触多维表格很不习惯，但是只有用过才知道里面有这么多深入的功能。”何蔚雯他们不仅把安全隐患的方案在内部跑了起来，还打算把部门更多Excel都搬到多维表格上，比如调货的场景，周会事项追踪的场景。何蔚雯还在跟 数智化本部 的同事沟通共创，她希望让飞书可以跟原有的宝运通系统有更好的打通。 “要是数据直接同步过来，就更方便了。 ”
作为一家拥有40年历史的老牌企业， 如何让健力宝再次重回大众视野，重现民族企业荣光?这背后离不开系统的品牌传播。 而品牌费用的管理是个让财务需要花费很多精力的工作 ， 尤其让人头疼的是需要开非常多的会。 从约会、开会，到整理会议纪要，耗掉了大量的工作时间。 品牌部在广州，财务中心在佛山，在过往，他们各自有一个Excel用于记账，然后再拿着资料每个月线下碰一次，一条条核对。一旦对不上，就要查找原始数据，非常麻烦。不仅如此，对于财务部门来说，品牌费用管理步骤繁多，且需要品牌中心、行销采购和财务中心3个部门的协作完成。这意味着，开不完的会。 “常常是开了一天会，快下班了才有时间干真正重要的活儿。” 财务邢月红说。 现在，多维表格+视频会议+日历，给他们提供了更优的解法。 开会协同更加便利之余，还通过多维表格的 高级权限 ，签呈数据表仅有品牌中心负责人可以日常管理，其他人员只有查看权限；登记通过表单来，结项通过机器人催。
他们把品牌专项费用都汇总进了一张表里，运用多维表的查找引用、单向关联、双向关联功能，数据穿透，不用开会也能便利地自行查询。
财务邢月红介绍说：“对财务而言，最重要的能力是专业素养，沟通协调能力和业财融合。使用飞书节约下来的沟通协调的时间，让大家有更多精力去学习业务，了解业务。”目前，他们还在跟品牌部一起优化这个解决方案，通过更细致的分类，让大家看到一笔笔钱是怎么花的。
HR柯楚霞最近在忙着统计分析第二季度的培训计划执行情况，这个培训计划覆盖了35个部门，过往她要负责对接所有部门的数据。 沟通是HR的必备技能之一 ，是因为这真的占据了他们工作中的大部分时间。 就拿这次培训来说，在过去，HR们需要沟通收集各个部门的培训数据，再汇总，若是对方反馈不及时，还要在各种微信群里通知喊话，或者一个个私聊催促。
“微信上已读未读都不知道，收没收到，是不是屏蔽了群消息，都不知道。 ”她感概道。 层层收集上来各个分公司的Excel数据，再整理和分析，很容易出现错漏或更新不及时。 不仅如此，还要每周期重复，为区分各周期，他们需新建文件夹并重复流程工作，造成表格多、乱的情况。
现在，通过群公告、群置顶、群标签等功能，将群聊管理体系化，确保信息传递到位。
全国的培训数据都汇总到这张权限可控，流程自动的表里，谁没提交，自动化流程帮忙催，大大解放了他们的双手。 还建立起了各季度整体达成情况表，通过仪表盘，直观看到当季度各单位的达成率。
尝到了甜头后，柯楚霞想要复用这套流程应用到更多的工作场景中。“希望可以借着项目进一步深挖飞书里面的功能。”她补充说。
写在最后
不少公司都发觉，做到“组织上云”很容易，但做到“业务上云”其实很难。 把好用的工具交给爱钻研的员工，让懂业务的人迸发解决方案的思路，才能让数字化转型扎实落地。 这批效率先锋，是健力宝数字化转型探索之旅的新起点。 健力宝的赵总在大赛上许愿： “期待各位效率先锋牢记自己的使命，带领本部门小伙伴继续把飞书用得更深，用飞书为健力宝创造更多业务提效价值。 ” 期待看到更多批效率先锋。
