飞书项目之自动排期

飞书项目之自动排期

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产品功能
功能介绍
介绍
项目各环节的计划开始、计划完成时间,支持通过正排或倒排方式,按照管理员后台预设,或者单个实例预设的方式,在计划表内实现多节点的自动排期(仅计划表支持自动排期功能)。
例如,在确认项目开始时间后就自动根据人力预计投入情况对后序节点进行排期规划。在项目上线时间提前时,也能自动将前序节点排期向前调整,减少因关键节点排期变更导致的修改全部节点排期的成本。
基本概念
估分
评估完成具体事项的工作量,例如需要两个人一起完成"质量验证"节点需要5天,此时估分=工作天数×人数。估分可在具体的项目计划表中按项目情况进行调整。
基准估分
基准估分是指由管理员配置的计划表中该节点/任务的默认估分,用于表达对估分(投入工作量)的预期值,为所有项目提供参考。
计划工期
评估完成具体事项的时间长度,排除节假日。例如需要两个人一起完成"质量验证"节点需要5天,工期=工作日天数=5。计划工期默认可在具体项目计划表内按项目情况进行调整,并根据计划工期自动生成排期。例如在计划表中确认项目节点/任务的开始/结束时间后,可自动根据工期计算完整的排期,预计结束时间=预计开始时间+工期+节假日。
基准工期
基准工期是指由管理员配置的计划表中该节点/任务的默认工期,用于表达对工期(投入工作天数)的预期值,为所有项目提供默认值。
功能入口
整体排期规则预设
管理员可在【空间配置】-【工作项管理】-【工作项】-【流程管理】-【WBS"计划表配置"】,针对项目进行计划表-排期规则的预设,如果具体项目实例上没有手动调整排期规则,将按管理员预设规则生效。
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  • 基准估分:配置该节点/任务的默认估分,即默认投入工作量(人数*天数),不会影响实际排期。
  • 基准工期:配置该节点/任务的默认工期,即默认投入工作天数,因此具体实例中不支持调整基准工期,实例中的自动排期依赖计划工期生效。
  • 预计开始/结束时间:可设置本节点/任务的排期开始/结束时间计算规则,支持选择本流程中的其他节点/任务,或其他关联子流程的节点/任务的预计开始/结束时间作为排期计算的基础,并通过设置【±X 天】自动向前/后计算本节点排期时间,如遇节假日将自动顺延。
  • 节点排期开始时间会精确的当天0点,排期结束时间会精确到当天24点,所以在自动计算排期时会认为:排期开始时间=排期结束时间+0天=排期结束时间次日。
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  • 通过添加依赖关系设置的依赖项排期联动也会自动展示到该节点/任务的预计开始/结束时间。
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  • 同一节点/任务的预计开始/结束时间可设置多个排期规则,正排时预计开始时间将取实例中多个规则计算后的最早时间,倒排时预计结束时间取最晚时间。
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实例排期规则编辑
管理员配置好默认的计划表自动排期规则后,项目成员在实际项目中的计划表内查看默认排期规则并支持按实际情况灵活调整。
进入项目实例计划表编辑页面,可查看管理员配置的默认规则,并根据实例具体情况额外编辑排期规则。
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1.自动排期
实例的负责人可见,当开启自动排期后,计划表内各节点/任务可按排期规则自动更新排期,支持设置正排和倒排。
  • 正排工期:自前往后,根据前置节点/任务排期关系、当前节点/任务基准和计划工期自动确定排期。即确认第一个节点排期后,可通过排期规则推算后序节点排期。
  • 倒排工期:自后往前,根据后置节点/任务排期关系、当前节点/任务基准和计划工期自动确定排期。即确认最后一个节点排期后,可通过排期规则推算前序节点排期。
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  • 基准工期:管理员配置的计划表中该节点/任务的默认工期,用于表达对工期(投入工作天数)的预期值,实例不可编辑。
  • 计划工期:针对该项目实例中该节点/任务的计划投入工作天数的评估,自动排期时将排除节假日。当实例更新排期时,默认取基准工期作为计划工期(当基准工期为空时计划工期则自动取1)来计算节点/任务排期。当实例节点/任务生成排期后,计划工期将自动更新=排期周期内的工作日天数。当手动调整计划工期时,排期也将再次自动计算。
  • 计划排期:针对该项目实例中该节点/任务的计划投入周期的预估,可手动编辑,在自动排期打开时将根据计划工期或预计开始/结束时间等排期规则自动生成排期。
2.实例排期联动
  • 点击可查看依赖该节点/任务进行排期计算的节点/任务和其预计开始/结束时间排期规则。
  • 修改节点排期后,弹窗展示因该节点/任务排期变动可联动的节点/任务排期变动情况,点击确定将自动修改被依赖联动的排期,点击取消或关闭页面将不会更新被依赖排期。
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3.排期规则修改
  • 点击节点【修改节点/任务排期关系】可编辑排期联动规则,支持在管理员预设预计开始/结束时间排期规则基础上添加额外规则,也支持直接删除并覆盖管理员预设规则。
  • 当预计开始/结束时间存在多个排期计算规则时,正排模式将取实例中多个规则计算后的最晚时间,倒排模式将取最早时间。
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4.节点和子任务排期联动
  • 如果节点和子任务分别有排期联动关系,计算排期时要考虑节点和子任务排期的关系:节点开始时间≤子任务最早的开始时间,节点结束时间≥子任务最晚的结束时间。
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排期联动提醒
当计划表内多个节点存在排期关系,修改其中一个节点排期后,可快速查看被影响的节点及其排期。
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1.调整联动项及撤销
点击「调整联动项」,可详细查看本次排期修改影响的全部节点,及其排期变更信息。
  • 部分撤销:在「调整联动项」弹窗,支持取消勾选部分不希望联动变更排期的节点;
  • 全部撤销:点击「撤销」,可支持撤回本次全部操作
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自动排期生效规则
  1. 估分/基准估分不影响排期自动计算;
  1. 所有自动排期计算规则均会自动跳过节假日;
  1. 排期计算【±X 天】需要考虑延隔时间关系,节点排期开始时间会精确的当天0点,排期结束时间会精确到当天24点,所以在自动计算排期时会认为:
  1. 如设置B节点排期开始时间=A节点排期开始时间+0天,则取A节点排期开始时间当日
  1. 如设置B节点排期开始时间=A节点排期结束时间+0天,则取A节点排期结束时间次日
  1. 如设置A节点排期结束时间=B节点排期开始时间+0天,则取B节点排期开始时间前日
  1. 如设置A节点排期结束时间=B节点排期结束时间+0天,则取B节点排期结束时间当日
  1. 若同一节点/任务存在预计开始/结束时间多个排期规则,正排时取最晚时间倒排时取最早时间
  1. 当设置节点排期规则后,默认按下列规则生效,生效后依然可手动修改排期。
场景
工期情况
规则
同时配置了预计开始和预计结束时间
无计划工期
正排:
自动计算节点预计开始时间
  • 有基准工期:取多个规则计算的最晚时间作为预计结束时间,并按工作日天数生成计划工期。
  • 无基准工期:按排期关系自动生成预计结束时间,并按工作日天数生成计划工期。
倒排:
自动计算节点预计结束时间
  • 有基准工期:取多个规则计算的最早时间作为预计开始时间,并按工作日天数生成计划工期。
  • 无基准工期:按排期关系自动生成预计开始时间,并按工作日天数生成计划工期。
有计划工期
正排:
自动计算节点预计开始时间
  • 取多个规则计算的最晚时间作为预计结束时间,并根据最新排期更新计划工期。
  • 如计算后开始时间和结束时间存在冲突,仅保留预计开始时间,结束时间按工期计算。
倒排:
自动计算节点预计结束时间
  • 取多个规则计算的最早时间作为预计开始时间,并根据最新排期更新计划工期。
  • 如计算后开始时间和结束时间存在冲突,仅保留预计结束时间,开始时间按工期计算。
只配置了预计开始时间
无计划工期
自动计算预计开始时间
  • 有基准工期:自动填充计划工期=基准工期
  • 无基准工期:自动填充计划工期=1
按生成的计划工期计算预计结束时间,即结束时间=开始时间+计划工期。
有计划工期
自动计算预计开始时间
按计划工期计算预计结束时间,即结束时间=开始时间+计划工期,手动修改计划工期后,排期也将联动变更。
只配置了预计结束时间
无计划工期
自动计算预计结束时间
  • 有基准工期:自动填充计划工期=基准工期
  • 无基准工期:自动填充计划工期=1
按生成的计划工期计算预计开始时间,即开始时间=结束时间-计划工期。
有计划工期
自动计算预计结束时间
按计划工期计算预计开始时间,即开始时间=结束时间-计划工期,手动修改计划工期后,排期也将联动变更。
示例
正排:当确认A节点排期后,自动计算后序节点排期
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场景案例
场景一:确认项目开始/结束时间,开启正排/倒排
正排:项目确认开启时间后,可以根据排期规则,自动计算后序节点排期,根据整体项目节奏确认项目预计上线事件。
倒排:项目确认上线时间后,可以根据排期规则,自动计算前序节点排期,倒推如果需要按时完成项目,应该在合适启用。
配置思路
  1. 确认项目开始时间:找到项目流程中第一个需要排期的节点,作为整体的开始时间。
  1. 配置排期关系:根据第一个排期节点,依次向后配置后序各节点的预计开始/结束时间和此节点的关系。
  1. 设置基准工期:确认各节点的预计投入周期,可以结合自动计算的预计开始时间生成节点预计结束时间。
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实例演示
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场景二:确认里程碑节点时间,正排、倒排相结合
项目流程涉及到一些重要的的评审作为里程碑节点,评审时间固定,因此需要通过已经确定的评审时间,向前自动计算评审节点前序节点的排期,向后自动计算评审节点后续节点的排期,即正排、倒排相结合。
配置思路
  1. 确认里程碑排期节点:找到关键排期节点,作为其他节点计算排期的依据。
  1. 配置排期关系:根据关键排期节点,确定其前后节点的排期关系,包括预计开始时间或预计结束时间。
  1. 设置基准工期:确认各节点的预计投入周期,结合预计开始/结束时间可计算出完整节点排期。
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实例演示
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场景三:结合节点依赖关系确认排期规则
在项目流程中,部分节点间会存在依赖关系,例如评审节点完成后才能正式启用项目。因此可以在依赖关系基础上配置节点排期关系,实现自动排期。
配置思路
  1. 确认节点依赖:明确各节点间的依赖关系,设置FS(完成才允许开始)、FF(完成才允许完成)规则。
  1. 配置排期关系:在节点依赖基础上,设置依赖和被依赖节点的排期关系,该设置将被同步添加到节点预计开始/结束时间设置位置。
  1. 设置基准工期:确认各节点的预计投入周期,结合预计开始/结束时间可计算出完整节点排期。
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场景四:计算WBS主/子流程排期
子流程作为嵌套到主流程的一环,主流程将管控各子流程的排期,即子流程排期需要根据主流程排期进行联动确认,同时子流程排期结束时间也可能影响后序主流程排期进程。
配置思路
  1. 确认主子流程:明确主流程和子流程关系,以及前后依赖情况。
  1. 配置排期关系:在主、子流程基础上,配置各节点/任务间的排期关系。
  1. 设置基准工期:确认各节点的预计投入周期,结合预计开始/结束时间可计算出完整节点排期。
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常见问题
自动排期是否支持跳过节假日?
支持。
为什么节点排期没有自动计算?
  1. 排期规则仅对计划表生效,在流程节点表单等其他位置编辑的排期不会触发排期计算规则。
  1. 项目实例的节点/任务排期规则可以在计划表再次修改,可能被删除或调整导致原排期规则不生效。
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