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本篇来自飞行家 黄怡然

黄怡然

易参创始人兼 CEO

中国政法大学法学学士、香港中文大学法学硕士

“中国最会分钱的女人”

爱好 📚✍🏻🏂🏋🏼♀️🏍🐈🎮

飞书深度玩家组织「飞行家」成员

分享概览

一、关于易参

二、易参用飞书提效协作的场景分享

三、飞行家直播回看分享

一、关于易参

易参成立于 2017 年，是一家由保利资本、Carta、腾讯投资、顺为资本、源码资本等国内外顶级投资机构投资的一站式股权激励服务商。我们的产品和服务覆盖从 Start-up 到 Pre-IPO 各个阶段以及股权服务各个环节，为超过 1500 家企业提供咨询前置、SaaS 落地的标准化一站式股权激励解决方案，

易参是一家 90 后为主的团队。90 后这批年轻人是互联网原住民（从小就开始使用互联网），在搜集信息、判断信息、逻辑推理的能力更强。怎么“管”好 90 后呢？我们非常认可字节跳动“Context, not control”的理念，多提供 context，减少 control，打造自驱型组织，使其自我进化。

二、易参用飞书提效协作的场景分享

1、把知识沉淀在文档上

📑 场景一：用飞书文档做知识沉淀，沟通成本大幅降低

组织痛点

易参是一家典型的法律服务与互联网结合的公司，业务天然带有专业门槛，市场上现成人才很少，基本上都需要自己培养，培训和沟通成本都很高。如何高效培训非专业背景的员工，并提高日常沟通效率，就成了易参需要解决的一个问题。

使用飞书前

新人入职后要培训其专业知识，如果员工后来离职了，培训成本也花出去了，培训成本高；同时，由于没有快速查找专业知识的地方，员工遇到问题只能问人，如果相关人员离职了，更是无从问起，沟通效率低。虽然公司之前沉淀了部分物料，但都储存在本地，比如 Word 文档、PPT，培训也是一次性的，没有沉淀到文字上，非常不利于知识流转。

使用飞书后

我们制作了《股权激励常见问题手册》和《股权激励基础概念》等沉淀大量专业知识的飞书文档，新人入职后只需让新人跟随文档学习了解即可，节省了大量培训时间。市场、销售、咨询、CSM、产研、人力财务等部门也将过往的培训资料沉淀下来，把集体培训分散成日常碎片化学习，培训和沟通成本降低 50%。

云文档知识库妙记

借助飞书会议+妙记+文档，各个部门在知识库积累了大量有效信息，从企业资料到行业报告、客户案例、优质内容等销售物料，再到各种内部分享、培训，工作成果百分百沉淀到飞书文档上，核心团队也撰写了自己的个人说明书。易参把显性知识和隐性知识都沉淀下来，各种信息都可以在文档中找到，员工可以随时查看取用，快速获得赋能，大大降低了培训和沟通成本。

我们可以在飞书管理后台看到知识库的使用情况。

目前，易参员工人数有 70+ ，「走进易参」知识库（公司级知识库）在过去一个月的访问人数有 70 人，访问量超过 90%。超过 1000 次访问的知识空间有 4 个，包括 1 个公司级、2 个部门级和 1 个员工个人知识空间，其中访问量最高达到 2600+，取代了大量无效沟通。

我们还可以查看特定知识空间的使用情况，比如某个部门的知识空间，看看哪些页面的访问量很高，哪些页面基本没人访问，从而不断优化知识库。

通过飞书文档和知识库，易参实现了从「人找人」到「人找信息」的转变，在新人培训、日常沟通等场景大大提高了组织效率。现在，易参还基于自建的股权知识库，通过飞书词典应用，从「人找信息」向「信息找人」转变，持续提高组织效能。

🔖 场景二：用服务台推送优质文档，让好内容被看见

组织痛点

在一家公司中，大到公司和部门、小到一个项目组和个人，都会产生非常有价值的知识，但是这些知识并没有很好地流转起来。

使用飞书前

公司内产生的知识都带有特定属性，比如某个部门或者某个项目组写的文档，虽然有价值，但是并不能拿来即用，而要想抽象出通用的方法论，成本又太高。有没有更高效的方法呢？

使用飞书后

在飞书管理后台，我们可以看到知识库中文档的访问数据，即便带有部门或项目属性，结合访问人数和访问次数两个数据，可以大致判断哪些文档的通用性更强。然后，我们使用服务台定期（比如每月）在全员群中推送最 hot 的文档，供大家学习参考。

管理后台知识库服务台

在飞书管理后台，我们除了可以看到知识空间的使用情况，还可以看到特定文档的使用情况。

然后，我们通过「服务台」把这些最 hot 的文档推送给每个人或者特定群聊，让好内容被看见。

2、用文档打造共创文化

📄 场景三：用飞书文档汇聚集体智慧，加速知识流转

组织痛点

每个部门、每个员工掌握以及能获得的信息都很有限，如何调动全公司资源做“大”事？尤其是涉及到全公司的项目，比如「公司年度总结」。

使用飞书前

项目负责人一对一收集信息，开会、线上沟通、收集资料......耗时耗力。

使用飞书后

使用飞书文档在全公司范围内发起共创活动，全员在一个飞书文档中协同编辑，最终完成了总字数 1.5W+ 的共创文档。这次共创让我们选出了公司层面的大事记，同时也是一次很好的团建，共创文档也作为一份重要的企业资料保存了下来，是属于每个人的 2021 时间胶囊，以后每个人（包括新入职易参的员工）都能看到 2021 年易参发生了什么有趣的事情。

🎯 场景四：用飞书文档开战略会，助力管理层高效决策

组织痛点

「定战略」是每家公司都要做的事情。但是战略定的是否科学，除了要求创始人及管理层有很强的战略思考能力，还要有充分的信息环境。如何统一管理层的认知，对战略达成共识？仅靠会议宣贯，很难获得很好的效果；战略定下来之后，又该如何在全公司宣贯落地？这些都是战略制定和落地的难题。

使用飞书前

制定战略需要数据支持，但是各部门在会前没有做好数据统计分析，难以给决策提供支持，管理层“听不见炮火声”；会上现做耗费大量时间，导致会议效率低下；会议讨论记录零散，不利于后续执行和复盘，而且因为没有书面沉淀，战略在传递过程中会发生信息损耗，非常不利于各部门落地执行，导致最终拿不到结果，员工对 OKR 也产生质疑。

使用飞书后

战略会的前一周，CEO 采用飞阅会的形式，通过飞书文档布置会议相关的会前思考题，参会人员在会前填写完成，大家提前阅读并评论，会前就可以就部分内容提前达成共识。

会议讨论过程中，全程用文档记录，全体参会人员协同编辑，会后可以直接作为会议纪要，便于后续复盘和查阅。

战略确定之后，用同样的流程拆解部门 OKR，然后用飞书 OKR 落地，执行效率提升 50%。e.g.咨询部人数 20+，拆解部门 OKR 原本需要 2 周的时间，现在只需 1 周，高效愉悦。

附：战略会相关文档模板 👇🏻

【模板】战略共创会-会前思考题

【模板】战略共创会协作文档

【模板】OKR 汇报提问与解答文档

3、场景提效三：通过写作使组织同频

✍🏻 场景五：深度社恐 CEO 疯狂写博客，与全公司同频

组织痛点

“上下同欲”是每个组织都想实现的状态。当公司还小的时候，十几二十个人，大家知根知底比较好办，但是当公司大了，很多员工都叫不上名的时候，这就代表着企业文化的稀释。

易参也面临这个问题。近两年来公司发展快速，随着越来越多的同学加入易参，公司总人数已经接近 100 人，即将达到“邓巴数” 150 人的阈值。很多同学反映，对于新加入的同学经常彼此叫不出名字，而且也开始出现信息断层的情况。

使用飞书前

仅通过每季度末的 CEO 季度总结，或者不定期的活动，进行企业文化宣导，但是频率较低，效果有限，公司战略层面的宣导则几乎没有。

使用飞书后

CEO 带头写博客并分享，输出自己的思考，与全公司同频。

我会把部分博客发布在我的个人公众号「黄怡然Ariel」，欢迎关注哦。

⌨️ 场景六：管理层写周报，提高 OKR 周会效率

组织痛点

各部门信息割裂，跨部门协作需要花费很多时间拉通信息。

使用飞书前

每周的 OKR 会议，各部门分别汇报自己的工作同步信息，会议效率低效。

使用飞书后

2021 年 Q4 开始，中层以上的同学开始写周报，记录本周占用自己精力最多的三件事、上周工作、下周安排、心得与思考、视野与情报。同时，用飞阅会开周会，OKR 承接人提前把 OKR 进度写到文档里，会前划词评论，会上只过评论内容，极大地提升了会议效率。

我的上周周报，68 人已读，占全公司人数 90%

20+ 位中层撰写周报，可能是写周报最勤快的创业公司

4、场景提效四：建立功能群赋能组织

💬 场景七：建立好评夸夸群，使组织获得正向反馈

组织痛点

不论是管理层还是基层员工，获得正向激励都很重要，否则很容易对工作失去热情。

使用飞书前

客户和市场对易参的评价散落在不同群组、不同员工的聊天记录中，管理层无法看到真实的评价，基层员工也可能看不到正反馈，没有成就感，工作热情日渐消磨。

使用飞书后

我们创建了「易参夸夸群」，收集客户或合作方对易参品牌和特定同学的评价，迄今为止，夸夸群一共收集整理了 100+ 评价。夸夸群至少起到了以下几个效果：

管理层能够直观感受到市场对易参的评价；
当涉及到特定同学时，我们会把这些同学拉进群里，给这些同学带来了正向激励；
很好地促进了跨部门的信息流通，比如某个政策发布后，很多客户建议我们做一场直播；
在公司内部营造了一种“夸”文化，管理层自上而下不吝于夸奖，这样可以让员工知道公司在鼓励什么、不鼓励什么。

👥 场景八：用群组筛选人才，“感觉”也可以很“科学”

组织痛点

刘润老师说过：“想要考察一家咨询公司或者商学老师说的是不是真的有用，就看他们用不用自己的理论和方法来经营自己。”

作为一家专门做股权激励的公司，我们也用股权来激励我们自己的员工。但是，如何筛选出值得激励的伙伴？像大厂一样，先制定职级，然后才能确定？但问题是，对创业公司来说，当业务还不够成熟稳定的时候，制定职级往往是不够科学的，而且大厂“271”或“361”的人才分布也值得商榷，创业公司的人才密度并不高。

如何更好地筛选出值得激励的人才？

使用飞书前

易参在创业早期，人数在 20 人左右时，可以直接判断哪些员工比较优秀，毕竟人数少，大家知根知底，但是当人数逐步达到 100 人时，创始人已经不能清晰地了解每个员工的能力，这就需要制定职级。但是由于业务不够成熟稳定，制定的职级并没有那么科学，而且有的部门也不适合或者很难制定职级，比如人数比较少、创意驱动的部门，识别人才全凭“感觉”。

使用飞书后

Context，not control.我们认为「信息就是权力」，为了提高组织效率，易参致力于创造透明的信息环境，而群组里面有着最丰富的信息。

通过建立各种群组，可以直观地看到每个员工的活跃度，而且飞书的所有聊天记录都沉淀在群组里，加上员工在文档中的创作，好的思想会闪光，在一定时间尺度内，优秀的员工就能脱颖而出，我们也从中筛选出了值得培养的伙伴。然后，我们再把值得培养的伙伴拉到更高权限的群组，使其获得更加丰富的信息环境，获得赋能，从而自驱地成长，逐步进阶。

就像私域运营一样，如果说私域运营要给客户卖出公司的产品，那么公司要卖给员工的东西就是自己，因为员工在这里工作也是一种投资，投资的是自己的时间。

中层每周共享工作思考和情报

核心团队讨论底层组织问题

三、飞行家直播回看分享

欢迎回看直播妙记，可以直接查看嘉宾分享逐字稿【SaaS 企业如何用文档取代无效沟通，一年节省 2000 小时】

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