有人说：项目管理是变理想为现实，化抽象为具体的一门科学和艺术。
这是对项目管理的一种精辟总结。
项目管理专业的方法和知识能教会我们如何快捷、科学、艺术地做事。
一、项目管理体系
项目管理体系最早起源于军事领域PERT（计划评审技术）概念的提出，不断发展完善，扩展应用到企业管理领域。美国项目管理协会PMI对项目管理的标准体系进行总结归纳，将项目管理划分为五大过程及十大管理要素。
飞书可通过「即时通讯」、「云文档」（含多维表格）、「音视频会议」、「任务中心」等能力组合，从各个维度支撑项目管理。
二、项目策划与方案管理
📜「云文档」做项目策划与方案管理
在项目启动前期，对项目目标、方案、高阶计划及里程碑、沟通机制等内容进行规划。利用云文档能力，进行方案协同编辑与在线异步讨论。
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云文档亮点功能：
- 通过协同能力，打通不同人、组织的障碍，最终把各个业务、产品连接起来
- 随时进行文档局部评论，编辑者可实时收到评论提醒，清晰讨论，内容沉淀
- 可插入多重富文本元素：云文档、任务待办、流程图、图片、视频、表格、文件等，内容表达更充分
- 相关同事可通过一键@ 提醒，落实到人
- 任务列表：可以设置负责人、Deadline，用文档做项目的任务拆解非常方便
- 介绍飞书云文档的亮点
- 完成客户现场拜访
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- 流程图：强大的流程图工具，使用这个功能，不用下载任何软件或者注册任何网站、付费，就可以画出优雅的流程图、组织架构图等，并支持多人协作共创
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- @某人：@+人名可以提及某个团队成员，并且默认会通知对方；其他人可以点击这个人名联系他。
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- 云文档： @+文档名可以插入另一个文档的链接
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- 权限控制：灵活对云文档进行权限控制
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- 历史记录：在线文档支持查看所有历史记录，并支持一键还原至任何历史版本
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三、项目范围与计划管理
📊「多维表格」助力瀑布/敏捷模式下项目任务与计划管理
- 项目范围管理与进度管理的关键工作在于对项目任务的管理。
- 在传统项目管理模式下，项目任务的梳理需要自上而下进行，将项目的范围与目标，按照一定原则进行拆解，拆分到最细颗粒的可执行任务，确保任务与目标的一致性，以及存在依赖关系的各任务开展有序；
- 在敏捷项目管理模式下，由于客户需求不确定及变化性较大，无法提前完整的确定项目目标及范围，因此将项目划分为多个Sprint持续迭代，项目任务管理主要体现为定期对product backlog的需求进行管理，确定版本目标、需求清单及推进计划，强调团队密切合作。
多维表格亮点：
✅ 比Excel等表格工具更清晰易读，便于结构化展示
✅ 比专业项目管理工具更轻便灵活，可快速适应业务变动
✅ 任务分解可以直接@人，设置完成时间提醒
✅ 每日任务在线反馈进展，可自动推送进展填写提醒
✅ 高级权限设置，确保内容编辑不混乱
a.“瀑布型”项目任务与计划管理
动作 | 描述 | 图例 |
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| 个人轻松查看To-do
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- 其他自动化流程推荐：设定触发条件和执行操作后，多维表格会根据数据变更，自动执行下一步操作
- 在任务截止前 1 天，自动提醒未完成任务的负责人
- 新增一条任务时，系统自动将任务状态标为未开始
- 每周一早上 10 点提醒所有团队成员更新周报
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- 高级权限推荐：
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b.“敏捷型”项目任务与计划管理
动作 | 描述 | 图例 |
| 每双月/定期确定当月项目objectives，并根据该objectvie进行需求列表梳理，确定本周期迭代需求池 | |
| 对需求合理性、优先级进行评估，评估通过的需求更新状态为「待排期」 | |
| 对需求进行评估，分配负责人、排期并规划迭代版本 | |
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| 按状态review看板 250px|700px|reset 按负责人员review看板 250px|700px|reset |
| 定期Reivew需求进展
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其他自动化流程推荐：
- 新增一条产品需求时，自动通知产品负责人
- 新增一条产品反馈时，根据所属产品线自动分配负责人并发送通知
- 需求信息更新后，自动通知产品和研发负责人
- 需求状态变更为待验收时，自动通知验收负责人
- 新增一个 bug 时，根据 bug 所属类型自动分配负责人并发送通知
- 通过表单收集产品需求和反馈时，自动提醒相关负责人查看详情
若需要打通多维表格与其他系统之间的接口，请参考：多维表格API能力
🗂「任务中心」管理日常轻量化任务
作为轻量级的团队任务管理工具，飞书任务可有效帮助成员：
- 集中管理任务：将分散在会话中的消息直接转为任务，集中管理，有序规划工作节奏
- 追踪任务进度：及时了解任务的执行进展，尽早规避任务逾期的潜在风险
- 推进团队协作：与团队成员们协作完成任务，共同达成团队目标
对于个人、小团队范围内的日常任务，可以通过任务中心来进行实现。
步骤 | 描述 | 示例 |
| 进入任务中心-点击右下角的 + 创建任务，维护任务内容、备注、协作者、截止时间、提醒时间等。 成员也可以在会话入口创建任务，并可将消息快速转为任务。 | 250px|700px|reset 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
| 点击侧边栏中的 任务，进入到任务中心，在以下分类中查看相关任务：
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| 成员可以将任务分享到会话中，方便他人查看任务详情。 在任务中心，点击任务右侧的 分享 按钮，成员可以将任务分享到会话中，方便他人查看任务详情。 | 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
四、项目资源管理
1. 「多维表格」做项目资源规划
- 根据项目范围及方案，评估并调配项目资源，组建项目团队。
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2. 「多维表格」做工时管理
为了实现资源的合理安排，并确保资源投入成本可控，通过多维表格实现工时管理。
角色 | 动作 | 描述 | 效果 |
项目成员 |
| 每日收到提醒，填写工时 | 250px|700px|reset |
项目成员 |
| 通过两种方式，维护工时：
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项目经理 |
| 对每日工时进行确认 | |
项目经理 |
| 对项目各任务节点的工时进行统计 | 250px|700px|reset |
五、项目沟通管理
在项目管理过程中，涉及到众多干系人，如项目团队、项目评审委员会、项目需求方、客户方、其他中台支持方等等，良好的沟通机制是推进项目顺利进行的必要条件。
1. 创建项目「沟通组」
我们鼓励“一项目一群”，让沟通围绕着项目开展，同时方便干系人对项目信息的对齐
- 用于项目核心内容、进展沟通以及同步
- 用于项目会议邀约
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2. 群聊「标签分组」
- 用于收纳同一项目内相关的沟通群组
小Tips
在命名同一个项目下的相关沟通群组时，建议统一命名规则，例如 - xxx项目xxx沟通群。便于1）组员使用分组功能时搜索到相关的沟通群
2）全局搜索时搜索到相关的沟通群
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3. 「群公告」、群标签页及群组件
- 用于介绍项目的背景、人员分工、沟通群等信息
- 用于沉淀相关文档与项目组成员进行协作
- 通过群标签页将项目高频使用文档置顶，方便项目成员快速查找
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- 还可以将项目相关流程、关键指标加入到群空间，通过群组件快速了解项目进展情况
通过插入多维表格，自动读取仪表盘信息
通过群开放能力打通项目管理系统，插入业务系统关键页面视图
4. 「优先级」处理
- 置顶
小Tips - 使用置顶功能
置顶功能可以将你最关心的会话以及项目沟通群置顶在消息列表最上方区域，方便随时查看
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- 稍后处理
小Tips - 稍后处理会话
当你关注一个会话，但暂时没有时间处理时，你可以将此会话标记为“稍后处理”，等到合适的时间再来处理会话，从而避免事情被遗漏
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- 已完成
小Tips
如你已处理沟通群中的内容，可在对话栏点击已完成，将此对话移除消息主界面，助力于聚焦其他尚未完成的任务
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5、项目高效会议
在一个项目中，为了加强项目干系人的沟通，需要建立一系列沟通机制，确保团队信息的同步及问题的解决，例如项目周会、关键节点评审会议、Sprint review会议等。
- 一键「查看忙闲、拉会」
项目沟通群一键拉会 | 日历界面一键拉会 |
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- 「公共日历」管理项目进展
创建并管理公共日历
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- 「飞阅会」开项目沟通会议
对于会议你是否有以下的感触？
- 除非被cue到，大多时间作为聆听者，没有太多输出
- 专注于制作精美的PPT，PPT里的内容及数字较难进行拆解
- 会议冗长，会后却无法产生有效结果及下一步
飞阅会如何解决这些问题？
会前
| 会中
| 会后
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六、项目问题与风险管理
1. 「多维表格」做项目问题管理
项目各阶段都可能产生各类型的问题，例如资源问题、测试bug等，需要通过问题闭环管理流程，确保问题有评估、有跟踪、有解决。
动作 | 描述 | 效果 |
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2. 「多维表格」做风险管理
风险管理贯穿项目管理全过程，可通过多维表格来实现全过程的记录，具体操作步骤与问题管理类似。
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七、项目复盘
复盘是在一个结束事件之后对整个事件的发展过程进行目标回顾、结果评估、差异分析和经验总结的过程
1. 如何做项目复盘
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2. 复盘过程中「常见错误」
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3.「在线文档」做项目复盘
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- 用「多维表格」管理项目资料库
项目过程中资料的梳理与归档将作为项目过程管理及复盘环节的重要工作，项目经理应督促项目组，及汇总项目相关文档，确保项目过程中交付内容的沉淀，并且对未来的新项目进行持续赋能。
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八、项目归档
- 共享空间 vs 知识库
| 共享空间 | 知识库 |
定位 | 项目内容沉淀 | 项目内容沉淀、再次消费 |
展现形式 | 文件夹层层嵌套 250px|700px|reset | 树状目录展示 250px|700px|reset |
适合文档类型 |
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九、 项目管理规范
当公司项目管理机制常态化后，需对项目过程中产生的文档进行规范，促进项目内容资产化，提高项目管理水平。
