在团队协作与工作推进过程中，会议是不可或缺的沟通和决策手段。然而，低效的会议不仅浪费时间成本，还可能导致信息传递失真、决策滞后等问题。为帮助团队提升会议效率，确保每次会议都能达成预期目标，本文将围绕会前、会中、会后三个关键阶段，详细介绍如何使用飞书进行高效会议管理。
为什么要在开会上下功夫?
开会效率低是一个企业内普遍的困境，也是职场人感知无效时间消耗的重点灾区，只有会议内容被快速&高效落实，项目才有可能成功。
如何才能把“又臭又长”的会议，变成“短小精悍”的决策引擎？
今天，我们就来深度拆解飞书的高效会议心法——“飞阅会”，并手把手教你如何利用飞书，实现会前、会中、会后的全流程提效。
一、什么样的会议是高效的
有明确的会议目的
划重点：会议目的不是沟通，而是通过沟通达成共识
会议瘦身秘籍
在开会这件事上做到彻底的“节俭”！
1⃣️ 减少开会次数
| 2⃣️ 减少参会人数
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3⃣️ 缩短开会时间
| 4⃣️ 减少参会的频次
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二、用飞书开启高效会议
传统会议和飞阅会的区别
传统常见的开会是怎样的?
- 临时喊人来开会
- 成员写好PPT，汇报时领导在下面听
- 汇报时经常被打断，会议时长不断延后
- 参会成员拿本子记笔记
- 会后待办靠人为提醒
飞阅会，全称为“飞书文档阅读会”，是字节跳动内部极为推崇的一种会议模式。
飞阅会，是以飞书文档作为载体进行信息的传递。
飞阅会不是一款产品，而是基于飞书云文档、日历、视频会议和任务的一个开会方法
会前做好信息沉淀全面同步上下文，在会中采用“先阅读后讨论”的模式，聚焦评论展开讨论，会后记录待办进行追踪。
高效会议的操作指引
开有准备、过程轻松高效、有沉淀的会
- 「会前」快速约会，做足准备：基于日历确定可用时间，一键创立会议日程，明确会议内容，设置入会权限
- 「会中」灵活共享，体验友好：根据需要选择共享屏幕或妙享文档，开启AI总结和录制，同步评论回复，多种功能人性化提升会议体验
- 「会后」生成妙记和纪要，便于查阅总结：妙记智能转写音视频内容，快捷生成可搜索、可定位的文本，智能纪要重点一目了然，会议待办跟进事半功倍
会前：精心筹备，奠定高效会议基础
（一）拟定清晰会议日程，发起日程邀约
- 明确核心目标：会议组织者在发起邀请前，必须精准界定会议核心议题
例如，“信息技术中心周例会” 或 “观城项目住宅回迁复盘”
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- 邀请必要的「参会人」
在日程中直接邀请参会人，可以让大家都收到日程邀请，在会议开始前也能收到提醒，把各种线下沟通、临场呼人参会的时间都省下来了。此外，以会议日程为中心，邀请所有需要参加的人员，还可以充分利用到飞书强大的团队协作功能，如：一键创建会议群、一键创建会议纪要，实现以事建群、高效沟通。
你知道吗？ 有些会议想邀领导出席旁听，但如果领导有别的安排可以不用出席，此时该怎么做呢？ 你可以把该名参与人设为「可选参加」！ | 250px|700px|reset |
- 写明会议描述
基本要素 | 说明 |
会议目的 | 简要的说明一下会议的目的，让所有参会人在会前就能建立正确的预期，提前做好准备。 会议目的：观城项目住宅回迁复盘 |
会议文档 | 📌 把会议相关的文档链接，插入到日程描述中。 或是把会议材料上传到日程描述中，方便所有参会人事前阅读、理解。 |
议程 & 时间安排 | 在日程描述中附上具体议题，同时加上时间分配 议程可参照60分钟的项目进度会议议程 |
（二）使用云文档协同准备材料
- 选择合适工具：使用飞书云文档，支持多人实时在线协作编辑，打破时间和空间限制，方便团队高效完成会议材料筹备。
- 多人协作编辑：在文档中明确标注各部分内容的撰写人或负责人，团队成员可随时查看、编辑文档。
- 版本管理保障：云文档会自动保存历史版本，任何修改操作都可追溯。若出现误删或内容修改不当的情况，可随时恢复到之前的版本，保障材料安全性和完整性。
- 提前共享会议材料：在会议邀请中附上材料，或至少在会议开始前30分钟将文档发送给所有参会人员 / 飞书群，便于大家提前准备相关资料和思考议题，，会议按照议题的顺序逐个讨论，或者聚焦过评论，提高会议参与度。
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会中：高效推进，确保会议目标达成
（一）主持人操作会议设置
- 主持人可在视频会议中点击“主持人操作”图标，进入设置不同的入会权限，以便提高会议安全性和会议管控能力。入会权限包含：所有人可加入、仅发起人企业的用户可加入、仅指定联系人和群可加入
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如何正确开启会议录制和智能会议纪要？
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路径 1：飞书-视频会议，打开右上角“设置” 250px|700px|reset | 路径 2：视频会议界面-更多-设置 250px|700px|reset |
设置界面：视频会议-设置-智能会议 250px|700px|reset | ① ：如会议开启了录制，则生成的录制文件（妙记）中会自动生成智能纪要总结，如不需该功能，可手动关闭； ② ：如会议开启了纪要文档，则在生成的纪要中会自动生成智能的会议纪要总结，如不需该功能，可手动关闭； ③ ：如点击勾选，❗❗ 则由你发起的所有视频会议/通话中会自动开启生成智能纪要功能； ④ ：如点击勾选，则表示在会议上，仅主持人可以开启或关闭，其他参会人员不可管理此权限 ⑤ ：如点击勾选，在会议结束后自动推送智能会议纪要到对应的群或单聊的沟通界面，前提是打开了③； |
如果会议涉及敏感信息内容时，会议主持人可通过系统配置来限制参会人自动获取智能会议纪要，避免信息过度外溢。 | |
（二）演讲人共享屏幕 / 文档
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（三）主持人利用文档评论聚焦讨论，把控节奏
- 评论引导议题：会前，组织者或相关负责人可在云文档中对需重点讨论或存在争议的内容添加评论，如 “此处功能逻辑是否存在优化空间？请大家发表意见”，引导参会人员围绕关键问题展开讨论，避免讨论过于分散。
- 实时互动沟通：会议进行过程中，参会人员可随时在文档对应位置添加评论、回复，将讨论内容与文档紧密关联。同时，主持人需及时关注评论区动态，针对提出的问题和建议，引导大家深入讨论并推动决策。
- 把控会议节奏：若讨论偏离主题，主持人应及时提醒，设置倒计时，参照文档评论中的核心问题，将讨论拉回正轨，确保会议高效进行，按时完成各项议程。
250px|700px|reset 文档评论回复 | 250px|700px|reset 聚焦评论 |
250px|700px|reset 倒计时创建 | 250px|700px|reset 倒计时提醒 |
（四）借助 AI 实时查看会议情况
- AI提效：飞书视频会议能够自动识别参会人员发言，实时生成会议纪要。
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- 实时AI字幕
- 当耳机不在身边、或不方便打开扬声器听取会议内容时，可以在会议中点击【更多】开启字幕，支持自动识别中英日三种语言，实时记录显示，帮助你了解沟通内容。在会中可随时查看全部的历史字幕，更支持历史字幕搜索、筛选和复制
- 与海外同事进行会议沟通时，可进行语言设置，将参会人的发言的内容实时翻译，支持多语言的字幕转译，跨国沟通无障碍
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会后：明确结论，确保决策有效落地
（一）完善会议结论
- 回顾完善智能会议纪要：飞书智能会议纪要工具会按照时间顺序自动记录会议发言内容，并智能识别重点词汇、关键语句，进行高亮标注，方便后续查看和梳理。会议结束后，记录人需快速浏览 AI 生成的纪要内容，补充遗漏信息，修正错误表述，并对纪要进行结构化梳理，使其内容更简洁、逻辑更清晰，便于后续查阅和执行。
250px|700px|reset 妙记版：支持完整回放 | 250px|700px|reset 文档版：方面团队协同 |
- 梳理核心结论：记录人在整理完会议纪要后，需将会议达成的结论、决策事项等关键内容进行重点标注，确保信息一目了然。
- 确认共识无误：可将会议纪要及时发送给所有参会人员，要求大家在规定时间内确认内容准确性，如有理解偏差或信息遗漏，及时沟通修正，确保所有人对会议结论达成共识。
（二）制定待办并跟进执行
- 拆解任务明确责任：依据会议结论，将后续工作细化为具体的工作任务待办事项，明确每项任务的责任人、完成时间，并同步至飞书任务中。
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- 定期跟踪任务进度：设置任务提醒，定期检查待办事项完成情况。对于未按时完成的任务，及时与责任人沟通，了解原因，协调资源解决问题，确保会议决策有效推进。
- 复盘总结持续改进：任务完成后，组织复盘会议，总结执行过程中的经验教训，为后续工作提供参考。同时，鼓励团队成员对会议流程、任务执行等环节提出反馈建议，不断优化会议效率和工作质量。
三、客户案例：小鹏汽车是如何做到“少开会”的
你可能觉得“少开会”很难，但在小鹏汽车，这已经成为了现实。
野生阶段：长会、大会、密集的会
何小鹏曾在小鹏汽车的一场会议上算过一笔账：一个月，小鹏汽车开了 1.2 万场会，总时长 1.4 万小时。如果压缩给同一批人，每天工作 10 小时，要不间断开 3 年多。其中，20 人以上、超过 90 分钟的大型会议有 344 场。
按每小时平均工资 150 元计算，一场大型会的成本是 2.7 万元，“每开 10 场会议就够买一辆小鹏 G6 顶配版”。
逐渐规范：起步难，效果慢
“少开会” 的难度并不比调整一款车型、更改一项技术要求低。这需要员工们统一共识、建立意识、在日常工作中执行，是一场更静默、周期更长、更容易变形的改革。
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面向全员的会议工具包：高效会议文化渗透
- 搭建数据看板，开发自建应用记录会议信息，建立 企业级会议效率看板。明确要求 会议人数≤8 人、时长≤1 小时，并纳入 OKR 管理，要求 2025 年 90% 的会议达标，对公司内部会议做指标监控，排名晾晒。
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- 倡导 高效会议公约（明确目标、精简人员、控制时间段），推行 低效会议举报机制，并通过内训视频和文化活动 强化全员意识
借 AI 助力：原地提速
利用 智能会议纪要 和 会议质检 技术自动生成结论和待办，通过 AI 辅助巡检推动低效会议整改。
这场效率改革持续到今天。和 2023 年初时相比，小鹏的车型平台从 3 个增至 5 个，新发布了 MONA 系列，进入了此前未涉足过的 15 万元内市场，企业规模增长，但会议变少了。
✅ 智能生成 16 万+会议纪要：2024 年全年 AI 生成会议纪要有 16 万场，提效 20-25%；
✅ 短会占比提升到接近 70%：<8 人 且 <1 小时 的会议成为主流，全年平均单月会议总时长同比下降 15%+
✅ 纪要智能化：80%+会议纪要自动生成并关联待办，提升人效与决策效率；
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有AI助力的小鹏
