飞书项目-项目管理最佳实践

飞书项目-项目管理最佳实践

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解决方案
项目实践
明确三个概念
项目、要素、流程
认识管理结构
让每个角色在自己的场景下最高效的工作
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项目管理流程
项目创建
  • 项目从上至下拆解
1. 项目根据组织管理方式设置级别
2. 可以一层层拆解建立项目
3. 可以建立项目后,再归属到其他项目下
4. 每个项目能建立自己的一套信息
  • 每个项目选用最合适的流程
往往公司层级的项目拆解下来后,会变成不同部门不同业务的项目,涉及硬件、软件、事务类等多个类型,项目流程和里程碑应当不同。
  • 项目组自动拉群
每个项目自动建立飞书群,项目的进展在群中自动同步,信息不丢失。
项目规划
项目活动应当有期限、有依赖、明确到人、可分解
  • 复用了组织的流程规则,并不代表计划是一层不变不能增删的。项目经理可以在组织配置的规则内,增删活动从而使计划更贴合实际,也能将自己的管理经验沉淀到流程中;
  • 每个活动都应有自己的时间范围,时间范围之间会相互影响。当前置活动延期后,后续的依赖活动都会受到影;
  • 项目关键节点下的交付物,预制到流程中,也可以选择将指引规则加到流程中体现,规范项目团队的交付物输出;
  • 对于里程碑节点,可以选择在计划中将嵌入评审流程,评审不通过项目将无法继续推进;
项目执行
项目下的任何要素,都应当被高效的创建和管理;
  • 不同类型的项目,可以配置差异化的项目要素,实现精细化的管理;与此同时,子项目的要素也可以根据规则向上卷积,在上级项目中进行管理;
  • 流程中的每个活动,都可以对接到上下游系统,当规则匹配时,将自动完成;
  • 流程中的每个活动,都可以将相关的信息进行聚合,无论是文档、链接、附件等,都应当在项目执行的过程中沉淀下来;
  • 执行过程中的任何进展都将实时推送至飞书,在满足条件的情况下,在飞书中可以直接完成项目活动,不需要再进入飞书项目;
项目监控
  • 进度展示
流程图、甘特图、泳道图、计划表、红绿灯,多种不同的进度展示方式,适配不同的管理场景
  • 风险管理
风险统计、风险预警、风险过程跟踪、风险的向上升级、与企业风险库的关联
  • 人力管理
预期的人力资源与实际的人力投入,人力资源是否已经被占用、人力资源何时能释放,团队的饱和情况
  • 图表分析
高层的管理驾驶舱,项目的整体看板,不同要素的数据变化,甚至是预算的使用情况
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项目复盘
好的经验,坏的实践,都应当成为组织资产的一部分
  • 项目的执行过程都将在飞书项目中进行记录,与此同时,不同项目下的要素将被拿到同一个维度中对齐,寻找异同迭代流程及标准;
要素管理方法
变更管理
  • 发起变更
根据不同组织的管理流程配置差异化的规则,可以实现任何场景任何信息的变更控制,只有当变更流程结束后,相关的数据才能完成变更;
  • 变更流程
变更的信息不同,审批的角色不同,甚至变更流程链条都会存在差异;
  • 数据分析
变更不应当仅仅是一个动作,我们应当对单一项目下的变更次数,以及不同项目下的变更内容进行分析,项目的流程应当不断优化
风险管理
  • 企业风控库
风险作为项目管理中最不可控但又必须减少的要素,组织应当具备自己的企业风险库,给出风险的拆解方法、等级标准、应对措施,并定期迭代;
  • 风险登记
风险除了由项目经理在项目下管理,组织中的风险管理部门也应当预判风险并分配到对应的项目中;
  • 风险发生记录
在企业风险库、各个项目内,我们都应当能观察风险记录以及应对流程,实施干预从而降低风险的发生概率;
质量管理
  • 质量标准
无论是硬件项目还是软件项目,在关键性的里程碑\节点都应有对应的准入准出标准,从而提高项目活动的质量,保证整个项目结果的可靠性;
  • 要素管控
在质量标准中,应当根据不同的阶段及特性制定不同的质量要素,并将质量要素纳入项目的质量管理体系中,只有评审通过后才能继续推动;
  • 流程管控
对于项目中的里程碑或者关键节点,应当设置差异化的评审流程,且在流程中展示质量标准及要素,形成整个质量管理体系的闭环;
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预算管理
由于预算本身的保密性,只对预算结果进行管理
  • 预算同步,对接财务系统,根据企业的管理规则,按照项目、科目、时间等不同的维度将预算同步到飞书项目平台中;
  • 预算分配,项目经理可以将预算从一级项目逐渐向下分解,同时进行动态调控;
  • 预算使用,预算的实际使用并不在飞书项目平台中进行,但为了项目数据分析体系的完整性,需要将使用结果按财务账期进行更新;
其他要素
任何要素,都可以在飞书项目配置成以上形式进行管理
  • 问题管理
  • 设备管理
  • 资源管理
  • ......
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管理结构展示
项目
作为项目经理,可以在项目信息界面,管理项目下的所有信息,并进行图表化分析,包括但不限于:
  • 子项目
  • 项目计划
  • 项目需求
  • 项目变更
  • 项目风险
  • 项目质量
  • 项目资源
  • 项目成本
  • 项目文档
  • 项目测试记录
  • 项目下版本
  • ...
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业务
作为不同的业务方,可以在业务界面,管理所有项目下的相关内容,并进行图表化分析,包括但不限于:
  • 项目经理
  • 研发人员
  • 风控人员
  • 财务人员
  • 信息技术人员
  • ...
个人
作为项目成员,可以在个人工作台,管理所有项目下与自己相关的所有要素,例如:
  • 我的待办
  • 我的参与
  • 我的关注
  • ...
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