说到财务管理，你的印象是否还是厚重的系统、复杂的表单、手动更新的数字、繁杂的数据汇总？
让多维表格来帮你搭建一个轻量级的财务管理系统！
本文重点以预算管理的业务流程为例，介绍多维表格如何在系统搭建层面中为你“排忧解难”。
一、常见的预算管理系统包含哪些流程？
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企业的预算管理是一套 “从计划到落地、从监控到复盘” 的闭环流程，常见的预算管理系统通常包含 4 大核心模块，对应全周期的财务动作：
1. 预算制定与申请模块
这是预算管理的起点模块，核心作用是收集各部门的预算需求：由各部门根据自身业务规划，制定对应周期（如全年）的预算计划（包含预算科目、金额、用途等信息），并统一提交至财务 / 管理部门，为后续预算统筹提供基础数据。
2. 预算审批模块
该模块是预算合理性与资源分配的 “把关环节”：由财务或管理层统筹各部门提交的预算计划，对预算的业务必要性、金额合规性进行审核，同时根据企业整体资源情况进行调整（如部分部门预算的增减），最终确定可执行的正式预算方案。
3. 预算执行与监控模块
这是预算落地的核心模块，包含两部分动作：
- 预算执行：实际发生费用（如报销、采购）时，将支出与对应预算科目 / 部门关联，完成费用登记；
- 预算监控：同步展示对应部门 / 科目的预算剩余额度，让执行人员实时掌握预算使用情况，避免超支风险。
4. 单据管理与归档模块
这是预算管理的收尾与留存模块：将预算审批过程中的审批单、费用发生后的报销单据等资料进行统一管理（包含电子记录与纸质存档），既满足企业内部的合规要求，也便于后续审计、预算复盘时快速调取历史凭证。
二、多维表格如何搭建预算管理系统？
1、使用表单视图，让预算制定、报销申请更简单
搭建一个申请表太困难、填写结果还需要手动汇总？
使用多维表格的表单视图，搭建更轻松。表单填写结果也将自动汇总到多维表格数据表中，无需加工即可生成规范数据。
场景示例：
- 各部门提交预算计划，包含单据编号、预算部门、预算金额、预算科目、备注说明等关键信息。
- 各部门提交费用报销单，包含报销单号、部门、费用金额、备注说明等信息，每一条费用记录关联部门预算。
操作指引：
- 在多维表格界面，选择表单视图，进行表单问题编辑。你也可以在表格视图中设定好各个字段，通过“新建表单视图”来一键转为表单。
- 开启表单分享，复制表单分享链接，发送给填写者。
- 成员点击分享链接，完成表单填写并提交，便会在多维表格内自动生成汇总记录。
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2、同步审批数据，优化财务工作流
财务申请流程已通过飞书审批承载、不想另设申请表？没问题，多维表格与审批可实现数据同步！
你可以将设定好的费用报销、预算申报等审批流程中的所有记录同步到多维表格中，进行汇总与查看。审批信息发生变更时也会自动同步至多维表格。
操作指引：
- 点击多维表格左下角的从其他数据源同步>飞书审批。
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- 选择审批流程、时间范围、要同步的字段，以及是否开启自动同步。
- 添加同步后，该审批流程的全部字段及审批记录都会被同步到多维表格中。
3、使用多维表格查询页面，轻松获知申请进度
提交申请后如何查询进度？误提交的数据还能否再修改？查询页面来帮忙！
管理者可以设置“提交人”“所在部门”等查询条件，将查询页面分享给员工。查询者即可根据自己的姓名或部门查看自己提交的信息，查询处理进度等。
场景示例：
- 部门 A 员工提交部门预算计划后，部门负责人 B 可根据部门查询已提交的记录，进行查看或修改。
- C 员工提交费用报销单后，根据单据编号或自己的姓名，查询报销的处理进度。
- D 员工输入自己所在的部门名称后，查询部门的预算占用及剩余情况。
操作指引：
1、管理者新建查询页面：点击多维表格视图名称最右侧的+ 新增视图>查询页面。
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2、分享查询页面链接：点击查询页面右上角的发布，复制分享链接或分享二维码。
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3、员工在点击分享链接或扫描二维码后，即可查询自己所需的结果。
4、到期提醒、定向推送，自动化助力财务流转
在财务管理的每个流程节点，都存在着负责人的变更、任务的流转。要如何自动感知到业务节点的变化、识别出对应负责人并发送跟进提醒？如何在节点完成时通知相关方查看结果？多维表格自动化流程，为你省时省力。
场景示例：
当新增一条费用报销时，提醒财务负责人进行审批。
当部门的预算计划被审批通过时，提醒预算申请人“你所提交的申请已有处理结果，点击跳转查看”。
操作指引：
点击多维表格右上角的自动化按钮，创建一个自动化流程，设置触发条件和操作。
例如，你可以将触发条件设置为“添加新记录时”，执行操作选择“发送飞书消息”。当新增一条费用报销记录时，向财务负责人发送消息，提醒对方对新增申请进行查看和审批。
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5、高级权限精细管控，重要财务数据相互隔离
要实现财务的精细化管控，获取不同财务数据的权限管理则至关重要。
多维表格支持对表中的数据进行精细化的权限设置，可针对不同的数据表、视图、记录（行）、字段（列）分配不同的权限，例如“可编辑与成员自己相关的内容”、“仅可阅读”或“无权限”等。
场景示例：
为预算信息表设置高级权限，按部门设置角色，让部门内成员仅能查看本部门的财务明细数据。
为费用报销表设置高级权限，使员工仅可查看本人提交的报销单信息。
操作指引：
1、点击右上角高级权限按钮，开启高级权限。
2、修改角色权限，按需设置记录和字段的权限。例如，下图中为“市场部”角色组的设置，在“预算登记”数据表中，市场部成员只能编辑和查看“创建人”为自己、且“预算部门”为市场部的指定记录，其余记录禁止查看。
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6、数据透明且直观，仪表盘展示预算用量
各部门的预算总盘、预算占用量、预算剩余额度等重点数据，如何从单一枯燥的表格变成可视化的图表？
来试试多维表格仪表盘，用饼图、柱状图、统计数字展示全公司各部门的预算占比、预算用量等，让数据更直观。
操作指引：
- 点击页面左下角的仪表盘来新建一个仪表盘。
- 点击+ 添加组件来添加各种类型的图表、组件。你可以使用饼图来查看部门预算的占比、使用统计数字来直观展示重点数字。仪表盘还支持全屏展示、独立分享。
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7、排版打印纸质单据，满足线下留存与管理需求
如果需要留存纸质的报销单据，你可以使用多维表格的排版打印插件，对单据内容进行排版和打印，满足线下审批、存档等管理需求。
操作指引：
1、在你需要打印的数据表中，点击视图名称右侧的+>排版打印，打开排版打印插件的编辑界面。
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2、点击编辑按钮可自定义排版界面及结构，你可以拖拽组件至右侧，也可以引用数据表中已有的字段。
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三、使用多维表格搭建预算管理系统的优势
高效的表单与查询能力
- 表单视图轻松搭建 ：可快速设计预算制定、报销申请等表单，填写结果自动汇总到数据表，无需手动加工即可生成规范数据。
- 查询页面便捷追踪 ：管理者可新建查询页面，设置如“提交人”“所在部门”等查询条件，员工可根据姓名或部门查询申请进度、预算占用及剩余情况等。
- 大量模板直接使用：多维表格目前推出了丰富的模板，现有的财务管理模板可以直接使用，无需手动搭建。
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高效协作与数据处理
- 流程轻量化与自动化 ：飞书多维表格可实现预算编制流程的轻量化管理，如通过表单方式设置底表+多级联动，自动带出关联信息，减少手动填写工作量。同时，支持审批自动化提醒，基于审批线每天提醒审批确认，提高审批效率。
- 实时协作与版本管理 ：支持多人同时在线填写预算数据，不同部门可实时协作，避免传统 Excel 的版本混乱问题。所有修改实时同步，团队成员始终看到最新版本，减少沟通成本。
- 数据汇总与分析 ：可直接在表格中设置公式汇总预算数据，无需反复复制数据及人工汇算。借助仪表盘功能，可实现与往年的同比和环比、各维度的比较，协助做预算决策。
- 与其他系统集成 ：可与飞书审批、财务系统等集成，实现数据的自动同步和分析。例如，飞书审批的报销单可同步到系统，可设置自动更新时间和指定字段，生成表格后可进行公式计算和流程提醒。
灵活的权限管控
- 精细权限分配 ：支持按提报人、审批人、管理员设置不同的权限管控，精确到行和列的权限，如项目任务分配、预算、报销等内容可分别设置不同人员的查看权限，确保重要财务数据安全隔离。
- 多视图适配 ：可根据不同角色和部门配置不同的视图，如部门仅可见“填报视图”（仅显示本部门字段，可编辑），财务人员使用“审核视图”（筛选待审核数据），管理层查“汇总视图”（按部门/科目分组展示）。
可视化与移动端支持
- 数据可视化展示 ：通过仪表盘功能，可用饼图、柱状图、统计数字等多种图表类型，实时展示全公司各部门预算总盘、占用量、剩余额度等重点数据，支持全屏展示和独立分享，让数据更直观易懂。
- 移动端便捷操作 ：支持手机端直接填写预算、查看审批进度等，适应灵活、便捷的需求，加快预算收集时间。
与其在传统预算管理里消耗人力、埋着错漏风险，不如现在打开飞书多维表格，直接复用现成的预算管理模板，快速把预算管理从 “繁琐手动” 换成 “轻量智能”吧！
