商品采购与管理是门店运营的核心闭环流程，从结合销售数据与市场需求制定采购计划、筛选优质供应商，到完成询价签约与订单下达，再到商品到货验收入库、日常库存监控调拨，以及出库支撑销售，最后通过供应商绩效评估、成本分析持续优化流程，全链路保障门店商品供应稳定、库存周转高效。
商品供应资质审批涉及供应商、采购部、质量部等多方沟通，依赖采购在中间转达，沟通不畅且效率低下；同时资质文件分散存储于各自电脑，不易统一存档、查找及共享。商品库存数据繁多且变化频繁，难以汇总、维护及共享；同时数据报表可视化程度低，有效信息不易获取。
因此，对于尚未建立大型采购系统的企业来说，如何实现采购工作中的过程信息管理是普遍痛点。采购部门产生和管理的信息繁杂，传统办公软件难以进行精细化和高效率的过程管理：
- 过程信息管理困难：采购业务会涉及大量人员、事项、物料信息；传统表格收集耗时耗力，难以实现高效的信息整合和呈现
- 信息安全阻碍协作：采购业务涉及大量的供应商以及产品信息，对于信息安全具有较高要求，普通的在线表格无法满足协作需求
- 向上汇报整理耗时：对于向上汇报的场景，繁杂零散的信息需要耗费大量的时间进行整理，往往手忙脚乱、低效耗时
面临传统商品采购系统的痛点，飞书提出了「文档」+「多维表格」的高效解决方案
飞书多维表格不仅仅是一张表格，而是一个文档化、自动化、可视化的业务系统。通过一张多维表格，我们可以实现采购流程中的“人、事、物”信息综合管理。
- 使用飞书文档化审批，高效联动内外部组织，实现“提交文档式采购申请 - 资质文档在线协商 - 流程节点审批 - 资质文档自动存档”的多环节自动化流转管控，提升供应资质审批的有效性和实效性。
- 使用飞书多维表格，将不同仓库、不同货架的商品库存数据统一汇总至一张表格，各个负责人可协同维护表格数据。不同部门在查阅数据时，可按需切换成表格、看板、甘特等多种视图，高效获取信息。
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一、在商品采购与管理中，飞书可以做什么
基于多维表格的原生能力搭建轻量化的采购中心综合管理系统，通过一份多维表格实现采购过程中的人事物信息的综合管理，并通过权限设置在保证公司信息安全的基础上，进一步推动内部协作；此外，多维表格仪表盘的数据可视化能力赋能向上汇报和内部目标管理。
目标与关键动作
目标：采购过程信息高效管理，提升部门协同效率
信息整合：通过1份多维表格整合采购中心工作过程中的重要信息，实现人事物信息统一管理
工作协同：通过权限设置保证公司重要信息安全的基础上，最大程度地实现内部信息的共享与协作
向上汇报：通过可视化能力进行信息呈现，实现高效向上汇报和向下协同
使用多维表格进行商品采购与管理的五大亮点
- 亮点一：敏捷搭建，人人都是产品经理🛠️
修改传统系统开发周期长、难，而飞书多维表格让业务人员也能成为“开发者”。这种“边跑边换轮子”的敏捷能力，让系统能够随时适应业务变化，不再僵化。
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- 亮点二：仪表盘对外共享，打破信息孤岛🔗
系统搭建了全流程仪表盘，支持直接分享给甲方对接及公司领导 。合作伙伴只需一个链接，即可实时查看采购大盘数据、月度费用汇总和品类分配，信息透明了，信任成本自然降低。
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- 亮点三：轻量级预算布局，自动流转不扯皮💸
许多采购系统的预算管理非常复杂，而飞书变得像聊天一样简单。多维表格可以搭建轻量级的审批流程，每月做下个月采购预算，填写后系统会自动@审批人，整个预算、费用统计都非常清晰。
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- 亮点四：二维码扫码，库房管理“零增值”📱
以前入库要开电脑填表，现在一部手机全搞定。将出多维表格入库表单生成二维码，直接贴在仓库货架或门口。无论是行政领用还是物资入库，拿出手机扫一扫就可以录入，操作难度降到最低。
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- 亮点五：数据自动“生长”，告别手工做报表📈
只需前台通过表单或扫码录入数据，后台的统计表格会自动实时更新表单。再也不用等到月底把一批Excel复制粘贴、整理汇总。每次录入，都会自动生成你的月度汇报PPT。
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二、使用飞书多维表格进行全流程商品采购与管理
1、采购员工管理
员工信息管理 建立采购中心人员表，信息台账建立方便对员工信息快速更新和实时管理 | 采购中心人员表 |
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员工绩效管理 通过采购中心个人PPC对个人PPC（Personal Performance Commendation）进行计记录，并通过看板试图清晰展现达成/未达成目标项目；设置高级权限，leader可快速了解所有员工的完成情况，员工仅可查看自己相关绩效评价内容，实现数据精细化管理 | 采购中心个人PPC |
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2、供应商管理
供应商管理 三张表实现供应商寻源-管理-考核闭环，并通过仪表盘可视化呈现供应商数据 寻源：通过预研采购技术交流清单的表单视图收集与供应商交流沟通的相关信息，寻找潜在供应商货源 管理：通过供应商管理建立供应商台账，记录供应商信息 考核：通过供应商评价考核对供应商的能力等级、业绩表现、意愿强弱进行评价，从而对供应商进行分级分层评价 | 供应商管理 |
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| 预研采购技术交流清单 |
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| 供应商评价考核 |
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3、采购流程管理
采购目标制定 | 采购完成率跟踪表 关联： 采购合同台账 |
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采购申请与审批 | |
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供应商准入 | | 新供应商提交准入申请表单，分别由一级、二级负责人审批，合作后归档到合规供应商管理库 | 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
采购实施 | | 项目跟进池记录采购的各阶段状态，甘特图展示项目进度 | 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
采购合同录入 | 采购合同台账 |
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合同执行跟踪 | 采购合同台账 关联： 采购物流过程跟踪表 |
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物流信息录入 | 采购物流过程跟踪表 关联： 采购合同台账 |
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物流执行跟踪 | 采购物流过程跟踪表 关联： 采购合同台账 |
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采购分析 | | 仪表盘实现预算执行情况等关键指标的展示 | 250px|700px|reset 250px|700px|reset |
4、销售流程管理
销售目标制定 | 销售目标完成跟踪表 关联： 销售合同台账 |
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销售合同录入 | 销售合同台账 |
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合同执行跟踪 | 销售合同台账 关联： 销售物流过程跟踪表 合同回款跟踪 |
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物流信息录入 | 销售物流过程跟踪表 关联： 销售合同台帐 |
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物流执行跟踪 | 销售物流过程跟踪表 关联： 销售合同台帐 |
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回款信息录入 | 回款合同追踪 关联： 销售合同台帐 销售物流过程跟踪表 |
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5、采销流量管理
根据上述的销售及采购信息，创建一张日采销执行情况表，通过自动化流程可自动保证每日新增一行记录，并可自动从上述表单内抓去当日销售发货量、当日入库量、当日采购发货量等信息，在物流管理同学录入其他基础数据后，可自动计算当日的采销差异数，便于后续通过仪表盘关注采销流量变动情况。
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6、可视化仪表盘
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三、美妆行业商品采购与管理实战
美妆行业的竞争，本质上就是“速度”的竞争。一个新品从市场洞察、配方研发、包材采购到最终上市，往往涉及研发、采购、市场、合规等多个环节的几十次完善。任何一个环节的“掉链子”，都可能导致当季风口的缺失。
下面的案例将以美妆案例为例，说明其如何借助多维表格告别繁琐的Excel和纸质表单，搭建一套从原料采购到成品出库的“敏捷供应链体系”。
操作人：货品需求管理员 由管理员将新增样品品类维护至多维表格 | 250px|700px|reset |
操作人：入库责任人 新增入库样品时，由责任人将样品维护至系统，并上传照片 | 250px|700px|reset |
操作人：货品需求管理员 当入库货品为新品时，自动计算展示新品标识，补充至货品库 | 250px|700px|reset |
工厂库存管理员 每天定时查询各工厂当前库存情况，自动化提示库存不足商品 | 250px|700px|reset |
工厂库存管理员 可在货品库内查看现有物品及相关库存信息 | 250px|700px|reset |
所有人 填写货品出库表单，并上传照片，以便追溯 | 250px|700px|reset |
货品需求管理员 以货品品类维度查看累计出入库量和现存货品量 | 250px|700px|reset |
工厂管理员&责任人 以货品出入库批次维度查看累计出入库量和现存量 | 250px|700px|reset |
库存调配管理员 以图表形式展现各个工厂剩余库存，及详细数据信息 | 250px|700px|reset |
管理员 服务台&工作台 | 250px|700px|reset |
所有人 服务台&工作台 | 250px|700px|reset |
四、从“繁杂表格”到“数字化经营”，你只差这一步
飞书多维表格不仅仅是一个记录数据的工具，更是一个能够连接业务、连接人、连接数据的轻量级综合管理系统。
通过这套方案，我们不再是被动的数据录入员，而是业务流程的掌控者：
- 实现信息整合：用一份多维表格将散布无数的人、事、物信息统一归拢，告别“数据孤岛”。
- 高效完成协作：通过灵活的权限设置，在保障信息安全的前提下，让内部外部协作如丝般顺滑。
- 赋能向上汇报：修复枯燥的Excel堆砌，用自动化的可视化仪表盘，让每一次汇报都言之有物，驱动数据决策。
无论您是需要解决供应商资质审批的沟通难题，还是想通过手机扫码实现库存的实时管理，或者希望打通采销流量的数据闭环，飞书多维表格能为您提供“开箱即用”的解决方案。
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